PENYIMPANAN REKAM MEDIS

No. Dokumen : 445/SOP/UKP/RM/01/2022PKMBin

No. Revisi : 03
SOP Tanggal Terbit : 3 Januari 2022

Halaman : 1/4
Kepala UPTD Puskesmas Binakal
UPTD
PUSKESMAS
BINAKAL
drg. Lilik Sumarlik,M.Mkes
NIP. 19741202201001 2 005
1. Pengertian Penyimpanan berkas rekam medis adalah kegiatan menyimpan berkas pasien di ruang filling setelah
melalui proses pengolahan berkas rekam medis
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah langkah untuk mengatur penyimpanan berkas rekam medis secara
teratur, tertib, sistematis, dan efektif agar dengan mudah, cepat dan tepat dapat di temukan kembali apabila
di perlukan.

3. Kebijakan Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Binakal nomor 440/00140A/430.9.3.9/2022 tentang

Rekam Medis di UPTD Puskesmas Binakal
4. Referensi Peraturan Menteri Kesehatan No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis
5. Prosedur Alat dan Bahan:
1. Rekam Medis
2. Komputer
3. Printer
4. Alat Tulis
Petugas:
1. Pelaksana Loket Pendaftaran
2. Pelaksana Rekam Medis
Langkah-langkah:
1. Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit ( puskesmas ) wajib di simpan
sekurang - kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal pasien
terakhir pasien berobat.
2. Setelah batas waktu yang di tentukan terlampaui, rekam medis dapat di musnahkan.
a. Prosedur retensi status rekam medis :
- Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
  - Setelah 2 (dua) tahun dari kunjungan terakhir pasien tersebut tidak  berkunjung ke
puskesmas, berkas di ambil dari rekam medis yang masih akti,
kemudian catat dalam buku retensi rekam medis.
- Retensi dilakukan satu tahun sekali setiap bulan Desember.
b. Prosedur pemisahan status rekam medis dari aktif menjadi inaktif
- Dilihat dari kunjungan terakhir
- Rekam medis yang tidak aktif selama 2 tahun terhitung dari kunjungan terkhir pasien,
berkas di pisahkan di ruang lain / terpisah dari status rekam medis aktifkemudian catat di
buku catatan rekam medis in aktif
 - Status rekam medis inaktif di kelompokan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan.
c. Prosedur pemusnahan
- Status rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk di musnahkan di laporkan kepada
kepala puskesmas.
- Kepala puskesmas membuat surat keputusan tentang pemusnahan status rekam medis.
- Pembentukan tim pemusnahan dari unsure rekam medis dan tata usaha dengan SK kepala
puskesmas.
- Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang di tanda tangani ketua dan
sekertasris dan di ketahui kepala puskesmas.
- Berita acara pemusnahan status rekam medis yang asli di simpan di  puskesmas.

6. Bagan Alir
a. Prosedur retensi status rekam medis :
- Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
  - Setelah 2 (dua) tahun dari kunjungan terakhir pasien tersebut tidak  berkunjung ke
puskesmas, berkas di ambil dari rekam medis yang masih akti,
kemudian catat dalam buku retensi rekam medis.
- Retensi dilakukan satu tahun sekali setiap bulan Desember.

b. Prosedur pemisahan status rekam medis dari aktif menjadi inaktif

- Dilihat dari kunjungan terakhir
- Rekam medis yang tidak aktif selama 2 tahun terhitung dari kunjungan terkhir
pasien, berkas di pisahkan di ruang lain / terpisah dari status rekam medis
aktifkemudian catat di buku catatan rekam medis in aktif
- Status rekam medis inaktif di kelompokan sesuai dengan tahun terakhir
kunjungan.

c. Prosedur pemusnahan
- Status rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk di musnahkan di
laporkan kepada kepala puskesmas.
- Kepala puskesmas membuat surat keputusan tentang pemusnahan status rekam
medis.
- Pembentukan tim pemusnahan dari unsure rekam medis dan tata usaha dengan
SK kepala puskesmas.
- Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang di tanda tangani ketua
dan sekertasris dan di ketahui kepala puskesmas.
- Berita acara pemusnahan status rekam medis yang asli di simpan di
puskesmas.

SOP Penyimpanan Rekam Medis Halaman2/4

7. Hal-hal yang Petugas Rekam Medik wajib mematuhi prosedur Rekam Medis
perlu
diperhatikan
8. Unit terkait - Poli Umum
- Poli KIA
- Poli Gigi-Mulut
- GD-Rawat Inap
- Pustu
- Ponkesdes
9. Dokumen 1. Pendaftaran
Terkait
2. Register Pendaftaran
10.Rekaman No. Yang Isi Perubahan Tanggal Mulai Berlaku
Historis Dirubah
Perubahan 1. Kebijakan Kebijakan awal: SK Kepala 3 Januari 2022
Puskesmas Binakal tentang
Layanan Klinis Berorientasi
Pasien berubah menjadi SK
Kepala Puskesmas Binakal
tentang Proses Rekam Medis

2. Referensi SOP lama menggunakan 3 Januari 2022

referensi Permenkes no. 75
tahun 2014 tentang
Puskesmas, berubah menjadi
referensi baru menggunakan
Permenkes no. 43 tahun 2019
tentang Puskesmas

3. Isi Prosedur wajib 3 Januari 2022

Prosedur mencantumkan penyesuaian
Juknis pelayanan puskesmas
pada masa pandemi Covid 19

4. Kepala SOP lama ditandatangani oleh 3 Januari 2022

Puskesmas Kepala Puskesmas drg. Noeri
Rustianti
SOP baru ditandatangani oleh
drg. Lilik Sumarlik,M.Mkes

SOP Penyimpanan Rekam Medis Halaman3/4

5. Format Format SOP terbaru 3 Januari 2022
SOP mengikuti format sesuai Surat
Keputusan Kepala Dinas
Kesehatan nomor
440/157A/430.9.3/2022
tentang Format SOP di UPTD
Puskesmas

SOP Penyimpanan Rekam Medis Halaman4/4