ANALISIS PENYIMPANAN DAN PEMINJAMAN BERKAS REKAM

MEDIS DI RUMAH SAKIT MUTIARA HATI SUBANG

Robin Prasakti
Akademi Perekam Medis Dan Informatika Kesehatan (Apikes) Bandung
Robinprasakti39@gmail.com

ABSTRAK

Kata Kunci:

I. PENDAHULUAN
Rumah sakit sebagai pemberi pelayanan kesehatan selain memberikan
pelayanan klinis juga memberikan pelayanan non klinis. Pelaksanaan non klinis
meliputi penyelenggaraan rekam medis, pengelolaan rekam medis, untuk
menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan
kesehatan rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan yang benar,
maka tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit. Oleh karena itu
manajemen informasi kesehatan khususnya rekam medis dibuat secara baik dan
benar oleh tenaga kesehatan pada sarana pelayanan kesehatan yang kemudian
dikelola secara terencana.
Dalam hal ini pelayanan rekam medis pasien salah satunya dilakukan di
bagian ruang penyimpanan. dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap
maupun gawat darurat disimpan karena memiliki aspek hukum maka keamanan
fisik menjadi tanggung jawab rumah sakit, sedangkan aspek isi rekam medis
merupakan hak milik pasien.
Dalam pelaksanaan penyimpanan dan peminjaman dokumen rekam medis
berpedoman pada standar operasional prosedur tentang penyimpanan dan
peminjaman dokumen rekam medis. Kualitas pelayanan yang diberikan oleh
bagian rekam medis merupakan gambaran awal bagi pasien ataupun masyarakat
luas tentang baik buruknya pelayanan kesehatan yang diberikan oleh rumah sakit
tersebut. salah satu yang menunjang dalam pelayanan rekam medis adalah ruang

1
penyimpanan dimana berkas rekam medis rawat jalan, rawat inap, maupun gawat
darurat disimpan dan peminjaman rekam medis yaitu tata cara peminjaman berkas
rekam medis yang harus dijalankan petugas dibagian penyimpanan berkas rekam
medis. Untuk mencapai pelayanan yang maksimal, maka perlu juga adanya
penyimpanan dan peminjaman berkas rekam medis yang baik, serta ditunjang oleh
sarana yang ada guna menunjang efektifitas pelayanan.
Berdasarkan pengamatan pendahuluan bahwa pelaksanaan penyimpanan
di Rumah Sakit Mutiara Hati Kabupaten Subang masih ditemukan adanya berkas
rekam medis yang berada tersimpan dibawah lantai karena tidak adanya rak
penyimpanan yang kosong untuk menyimpan berkas rekam medis tersebut, berkas
yang tersimpan dibawah lantai tidak tersusun sehingga menyulitkan pada saat
pencarian, pada saat melakukan pengambilan dan peminjaman berkas rekam
medis petugas tidak menggunakan tracer/outgide sebagai kartu petunjuk keluar
berkas rekam medis, berkas yang sudah in aktif masih bersatu dengan yang aktif
sehingga ruangan penyimpanan menjadi penuh.

Tujuan Penelitian
a. Tujuan Umum
Untuk memberikan gambaran umum mengenai penyimpanan dan
peminjaman berkas rekam medis dalam memberikan pelayanan kepada pasien
di Rumah Sakit Mutiara Hati Kabupaten Subang.
b. Tujuan Khusus
a. Mengidentifikasi penyimpanan dan peminjaman berkas rekam medis di
Rumah Sakit Mutiara Hati Subang.
b. Mengidentifikasi hambatan dalam penyimpanan dan peminjaman berkas
rekam medis di Rumah Sakit Mutiara Hati Subang.

2
II. TEORI DAN HIPOTESIS
Pengertian Rekam Medis
Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan berkas
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain kepada pasien pada fasilitas pelayanan kesehatan (Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia [Permenkes RI], 2013).
Pengertian rekam medis menurut para ahli :
 Menurut Huffman (1999), Rekam medis adalah fakta yang berkaitan
dengan keadaan pasien, riwayat penyakit pasien dan pengobatan
masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh profesi kesehatan yang
memberikan pelayanan kepada pasien.
 Menurut IDI (2005), Rekam medis adalah rekaman dalam bentuk
tulisan atau gambaran aktivitas pelayanan yang diberikan oleh
pemberi pelayanan kesehatan kepada pasien.
 Menurut Hanifah dan Amir (2007), Rekam medis adalah kumpulan
keterangan tentang identitas, hasil anamnesis, pemeriksaan, dan
catatan kegiatan para pelayan kesehatan atas pasien.

Tujuan dan kegunaan rekam medis

1. Tujuan
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di
rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan yang baik dan
benar, tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit sebagaimana
yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu
faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah
sakit.
2. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis menurut Depkes RI (2006) dapat dilihat dari
beberapa aspek
antara lain :

3
a. Aspek Administrasi
Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi,
karena isinya meyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan
tanggungjawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai
tujuan pelayanan kesehatan.
b. Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan
tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan
pengobatan/perawatan yang diberikan kepada seorang pasien dan dala
rangka mempertahankan serta meningkatan mutu pelayanan melalui
kegiatan audit medis, manajemen risiko klinis serta keamanan/keselamatan
pasien dan kendali biaya.
c. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isiya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan, dalam rangka usaha menegakan hukum serta penyediaan bahan
sebagai tanda bukti untuk menegakan keadilan, rekam medis adalah milik
dokter dan rumah sakit sedangkan isinya sebagai informasi yang dimilki
oleh pasien.
d. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya
mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek
keuangan.
e. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya
menyangkut data dan informasi yang dapat digunakan sebagai aspek
pendukung penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang
kesehatan.
f. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena
isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan
kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi

4
tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran dibidang
profesi pendidikan kesehatan.
g. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena
isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dna
dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.

Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Sebelum menentukan sistem yang akan dipakai perlu terlebih
dahulu mengetahui bentuk penyimpanan yang akan diselenggarakan dalam
pengelolaan instalasi rekam medis (Departemen Kesehatan Republik
Indonesia [Depkes RI], 2006).
ada dua cara penyimpanan berkas didalam penyelenggaraan rekam medis
yaitu :
a. Sentralisasi
Sentralisasi ini diartikan penyimpanan rekam medis seorang pasien
dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik
maupun catatan-catatan selama pasien dirawat.
b. Desentralisasi
Desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan
rekam medis penderita dirawat. Berkas rekam medis rawat jalan dan
rawat inap disimpan ditempat penyimpanan yang terpisah.
secara teori cara sentralisasi lebih baik dari pada desentralisasi
Sistem penyimpanan rekam medis menurut nomor, yang sering
digunakan yaitu:
1. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filling System)
Penyimpanan dengan sistem nomor langsung adalah penyimpanan rekam
medis dalam rak penyimpanan secara berturut sesuai dengan nomornya.
misal keempat rekam medis berikut akan disimpan berurutan dalam satu
rak, yaitu 465023, 465024, 465025.dengan demikian sangatlah mudah
sekaligus mengambil 50 buah rekam medis dengan nomor yang berurutan

5
dari rak pada saat diminta untuk keperluan pendidikan, maupun
pengambilan rekam medis.
2. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling System)
Penyimpanan dengan sistem angka akhir digunakan nomor-nomor dengan
6 angka, yang dikelompokan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri
dari 2 angka, angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling
kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak ditengah dan
angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.
30 30 30
angka ketiga angka kedua angka ketiga
(tertiary digits) (secondary digits) (primary digits)

3. Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filling System)

Istilah yang dipakai adalah penyimpanan dengan sistem angka tengah,
disini penyimpanan rekam medis diurut dengan pasangan angka-angka
sama halnyai dengan sistem angka akhir, namun angka ppertama, angka
kedua, angka ketiga berbeda letaknya dengan sistem angka akhir. dalam
sistem ini angka yang terletak ditengah-tengah menjadi angka pertama.
pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua dan
pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga.
58-78-96
58-78-97
58-78-98
58-78-99
59-78-00
59-78-01

Peminjaman dan Pengambilan Rekam Medis

Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik,
dari dokter yang melakukan riset, harus ditujukan ke bagian rekam medis
setiap hari pada jam yang telah ditentukan. (Departemen Kesehatan
Republik Indonesia [Depkes RI], 2006)

6
 Poliklinik yang meminta rekam medis untuk melayani pasien
perjanjian yang datang pada hari tertentu bertuugas membuat atau mengisi
kartu peminjaman berkas rekam medis, petugas harus mengisi dengan
benar dan jelas nama penderita dan nomor rekam medisnya. (Departemen
Kesehatan Republik Indonesia [Depkes RI], 2006)
Permintaan peminjaman rekam medis yang tidak rutin, seperti
untuk pertolongan unit gawat darurat, unit rawat inap harus dipenuhi
sesegara mungkin. Permintaan lewat telepon dapat juga dilayani dan
petugas instalasi rekam medis harus menulis surat permintaan dari bagian
lain yang meminta. Petugas dari bagian yang lain yang meminta, harus
datang sendiri untuk mengambil rekam medis yang diminta ke bagian
rekam medis. Surat permintaan biasanya berbentuk satu formulir yang
berisi nama penderita dan nomor rekam medis, nama poliklinik yang
meminjam, tanggal pinjam rekam medis, dan tanggal jatuh tempo
pengembalian rekam medis (Departemen Kesehatan Republik Indonesia
[Depkes RI], 2006).
Formulir tersebut biasanya dibuat rangkap tiga, satu ditempelkan
pada rekam medisnya, satu disimpan sebagai tanda bukti keluarnya rekam
medis pada rak dimana rekam medis tersebut disimpan dan satu ditinggal
di poliklinik/ bagian/ orang yang meminjam berkas rekam medis tersebut.
Pada saat rekam medisnya kembali, kedua copy surat permintaan dibuang.
Kartu permintaan rekam medis bisa dibuat dari kertas biasa ukuran ± 10,5
x 7 cm(Departemen Kesehatan Republik Indonesia [Depkes RI], 2006).
Pengeluaran berkas rekam medis harus ada ketentuan tentang pengeluaran
berkas rekam medis yang ditentukan oleh rumah sakit :
1. Rekam medis tidak boleh keluar dari ruang penyimpanan rekam
medis, tanpa tanda keluar/kartu peminjaman rekam medis.
2. Seorang yang menerima/meminjam berkas rekam medis,
berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat
waktu. Dan harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu
peminjaman berkas rekam medis, atau berkas rekam medis berada
diluar ruang penyimpanan rekam medis.

7
 3. Rekam medis tidak dibenarkan berada diluar rumah sakit, kecuali
atas perintah pengadilan.

Petunjuk Keluar (Kartu Pinjam/Tracer)

Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting utuk mengawasi
pengguaan rekam medis. Dalam penggunaannya “petunjuk keluar” ini
diletakan sebagai pengganti pada tempat berkas rekam medis yang diambil
atau dikeluarkan dari rak penyimpanan. Kartu pinjam tetap berada di rak
file tersebut. Sampai berkas rekam medis yang diambil (dipinjam) kembali
ke tempat semula. (Departemen Kesehatan Republik Indonesia [Depkes
RI], 2006)
Petunjuk keluar yang paling umum dipakai berbentuk kartu yang
dilengkapi dengan kantong tempel tempat menyimpan surat pinjam . Kartu
pinjam ini dapat diberi warna, yang maksudnya untuk mempercepat
petugas melihat tempat-tempat penyimpanan kembali berkas rekam medis
yang bersangkutan. Petunjuk keluar ini harus dibuat dari bahan kertas
yang keras dan kuat. (Departemen Kesehatan Republik Indonesia [Depkes
RI], 2006)

Petunjuk Penyimpanan
Pada deratan map-map rekam medis yang disimpan di rak harus
diberi tanda petunjuk guna mempercepat pekerjaan penyimpanan dan
menemukan berkas rekam medis. (Departemen Kesehatan Republik
Indonesia [Depkes RI], 2006)
contoh petunjuk terminal digit sistem, section 84 ditulis sebagai berikut :
00 01 02 03
84 84 84 84
Angka diatas adalah kelompok angka kedua, angka dibawah adalah
kelompok angka pertama. Dalam terminal digit sistem, map pertama yang
diletakan dibelakang petunjuk adalah map-map dengan nomor 01-00-84
diikuti
01-00-84

8
 02-00-84
03-00-84
04-00-84
05-00-84 dst.

Kode Warna Untuk Map/Sampul Rekam Medis

Kode warna dimaksudkan untuk memberikan warna tertentu pada
sampul rekam medis untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan
mencari berkas rekam medis yang salah simpan. Garis-garis warna dengan
posisi yang berbeda-beda untuk setiap seksi penyimpanan rekam medis,
terputusnya kombinasi warna dalam satu seksi penyimpanan menunjukan
adanya kekeliruan penyimpanan berkas rekam medis. (Departemen
Kesehatan Republik Indonesia [Depkes RI], 2006)

Ketentuan Dan Prosedur Penyimpanan Lainnya

Menurut Depkes RI (2006) ketentuan dan prosedur penyimpanan :
a. Pada saat rekam medis dikembalikan kebagia rekam medis,
sebelumnya harus dosortir menurut nomor rekam medis sebelum
disimpan
b. Hanya petugas rekam medis yang diperbolehkan menyimpan dan
mengambil berkas rekam medis di tempat peyimpanan
c. Berkas rekam medis yang sampulnya rusak atau lembarannya
lepas, harus segera diperbaiki
d. Pengamatan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara
periodik, untuk menemukan salah simpan
e. Berkas rekam medis yang digunakan berkenan dengan proses
hukum harus disimpan ditempat khusus
f. Petugas harus membuat laporan rutin kegiatan yang meliputi :
1) Jumlah berkas rekam medis yang keluar setiap hari dari rak
penyimpanan untuk memenuhi permintaan polklinik
2) Jumlah permintaan uit gawat darurat dan ruang perawatan
3) Jumlah salah simpan

9
 4) Jumlah berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan, data
tersebut berguna untuk rencana pengelolaan da pengawasan
penyimpanan rekam medis

Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan

Yang harus diperhatikan dalam rang penyimpanan yaitu alat
penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu,
pemeliharaan ruangan dan faktor keselamatan petugas. (Departemen
Kesehatan Republik Indonesia [Depkes RI], 2006)
Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai :
a. Rak terbuka (open self file unit)
b. Lemari lima laci (five-drawer file cabinet)
c. Roll o’pack
Rak terbuka lebih dianjurkan pemakaiannya, dengan alasan
1) Harganya lebih murah
2) Petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat
3) Menghemat ruangan penyimpanan dengan menampung lebih
banyak rekam medis.
Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang dianjurkan selebar 90 cm
dan satu pemeliharaan kebersihan yang baik, akan memelihara rekam
medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak terbuka. (Departemen
Kesehatan Republik Indonesia [Depkes RI], 2006)

10