PENGELOLAAN SEDIAAN

FARMASI
apt. Rachmi Nurkhalika, S.Farm., M.Clin.Pharm
081928296006 / rachminurkhalika@malahayati.ac.id
Universitas Malahayati Bandar Lampung
ALUR PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI

Penerimaan Distribusi Obat

Perencanaan Pemusnahan
Pemilihan dan dan
dan Obat atau
Penyimpanan Pelaporan
Pengadaan Recall
 PEMILIHAN

Seleksi / Pemilihan obat dilakukan oleh panitia farmasi dan terapi (PFT) /
Komite Farmasi Terapi (KFT) dengan menyusun suatu daftar obat dan alat kesehatan
yang akan digunakan di rumah sakit sebagai bagian dari pelayanan rumah sakit.
Setelah dilakukan seleksi, maka pengadaan obat dimulai dengan perencanaan obat
CONTOH Formularium RSSA Malang
 Penyusunan dan Revisi Formularium Rumah
Penyusunan dan Revisi Sakit dikembangkan berdasarkan pertimbangan
terapetik dan ekonomi dari penggunaan obat
agar dihasilkan Formularium Rumah Sakit yang
Formularium selalu mutakhir dan dapat memenuhi kebutuhan
pengobatan yang rasional.
Penyusunan
Formularium
KRITERIA PEMILIHAN OBAT UNTUK MASUK FORMULARIUM RUMAH SAKIT
 PERENCANAAN DAN PENGADAAN

Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode

pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai
dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat
jumlah, tepat waktu dan efisien. Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan
Obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-
dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi
metode konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
METODE PERENCANAAN

03
02
01 EPIDEMIOLOGI
KOMBINASI

KONSUMSI

Get a modern PowerPoint

Presentation that is beautifully
Get a modern PowerPoint designed.
Presentation that is beautifully
Get a modern PowerPoint
designed.
Presentation that is beautifully
designed.
01
KONSUMSI Langkah-langkah metode konsumsi yaitu :
• Langkah Evaluasi
• Evaluasi rasionalitas pola pengobatan periode lalu
• Evaluasi suplai obat periode lalu
• Evaluasi data stock, distribusi, dan penggunaan obat
periode lalu
• Pengamatan kecelakaan dan kehilangan obat
Estimasi jumlah kebutuhan obat periode mendatang dengan
memperhatikan :
- Perubahan populasi cakupan pelayanan
- Perubahan pola morbiditas
- Perubahan fasilitas pelayanan
Kelebihan metode konsumsi:
Data konsumsi akurat (metode paling mudah).
Tidak membutuhkan data epidemiologi maupun standar pengobatan.
Jika data konsumsi dicatat dengan baik, pola preskripsi tidak berubah dan
kebutuhan relatif konstan.

Kekurangan metode konsumsi:

Data konsumsi, data obat dan data jumlah kontak pasien kemungkinan sulit untuk
didapat.
 Tidak dapat dijadikan dasar dalam mengkaji penggunaan obat dan perbaikan
pola preskripsi.
Tidak dapat diandalkan jika terjadi kekurangan stok obat lebih dari 3 bulan, obat
yang berlebih atau adanya kehilangan.
Kebiasaan pengobatan yang tidak rasional seolah olah ditolerir
02 Metode epidemiologi didasarkan pada pola penyakit, data jumlah
EPIDEMIOLOGI kunjungan, frekuensi penyakit dan standar pengobatan yang ada.
Langkah langkah :
• Susun daftar masalah kesehatan atau penyakit utama
yang terjadi
• Lakukan pengelompokkan pasien
• Prinsip penggolongan umur harus sesederhana mungkin
• Tentukan frekuensi tiap penyakit per periode
• Sususn standar terapi rata-rata atau terapi ideal
• Dengan mengetahui data epidemiologi, estimasikan tipe
dan frekuensi pengobatan yang diperlukan
• Susun daftar obat yang dikuantifikasikan
• Hitung jumlah episode pengobatan untuk setiap penyakit
• Hitung safety stock atau jumlah obat diperkirakan hilang
Kelebihan metode epidemiologi:
Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran.
Program-program yang baru dapat digunakan.
Usaha memperbaiki pola penggunaan obat dapat didukung oleh standar
pengobatan.

Kekurangan metode epidemiologi:

Memerlukan waktu yang banyak dan tenaga yang terampil.
Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan terdapat
penyakit yang tidak termasuk dalam daftar/tidak melapor.
Memerlukan sistem pencatatan dan pelaporan.
Pola penyakit dan pola preskripsi tidak selalu sama.
Dapat terjadi kekurangan obat karena ada wabah atau kebutuhan insidentil
tidak terpenuhi.
Variasi obat terlalu luas
03 Metode Kombinasi
Metode kombinasi merupakan kombinasi metode konsumsi
KOMBINASI dan metode epidemiologi. Metode kombinasi berupa perhitun
gan kebutuhan obat atau alat kesehatan yang mana telah
mempunyai data konsumsi yang jelas namun kasus penyakit
cenderung berubah (naik atau turun).

Gabungan perhitungan metode konsumsi dengan koreksi

epidemiologi yang sudah dihitung dengan suatu prediksi
(boleh prosentase kenaikan kasus atau analisa trend).
Metode kombinasi digunakan untuk obat & alkes yang
terkadang fluktuatif, maka dapat menggunakan metode
konsumsi dengan koreksi-koreksi pola penyakit, perubahan,
jenis/ jumlah tindakan, perubahan pola peresepan,
perubahan kebijakan pelayanan kesehatan
Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan:
a. anggaran yang tersedia;
b. penetapan prioritas;
c. sisa persediaan;
d. data pemakaian periode yang lalu;
e. waktu tunggu pemesanan; dan
f. rencana pengembangan
Pemesanan Obat

SP Obat
CEK SURAT
diberikan dikirimkan
OBAT PESANAN
pada PBF ke RS

Pengecekan obat bisa Penulisan SP dan Surat pesanan Obat datang sesuai
dilihat di buku defecta ditanda tangan oleh diberikan kepada dengan SP (Sales
atau data komputer APJ (SP min 2 sales PBF yang dituju, PBF akan
rangkap kecuali SP atau melalui telepon mengkonfirmasi obat
Narkotika 4 rangkap) atau whatsapp jika tidak tersedia item
obatnya)
 SURAT PESANAN NARKOTIKA

Narkotika
Zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman, baik
sintesis maupun semi sintesis, yang dapat menyebabkan penurunan
atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa mengurangi sampai
menghilangkan rasa nyeri dan dapat menimbulkan ketergantungan,
yang dibedakan ke dalam golongan-golongan sebagainya terlampir
dalam undang-undang tentang narkotika
(PERMENKES RI NO 3 tahun 2015)

 Surat pesanan narkotika hanya dapat digunakan untuk satu jenis narkotika
 Industri farmasi yang memperoduksi narkotika PBF yang menyalurkan narkotika wajib
memiliki izin khusus dari mentri sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
 Pemesanan dilakukan ke PT KIMIA FARMA TRADE and DISTRIBUTION
(satu-satunya PBF narokita yang legal di Indonesia).
 Surat pesanan narkotika terdapat 4 rangkap
 Satu lembar surat pesanan asli dan 2 lembar salinan surat pesanan diserahkan kepada
PBF terkait, sedangkan 1 lembar salinan surat pesanan sebagai arsip apotek.
 SURAT PESANAN PSIKOTROPIKA

Psikotropika
‘Zat atau bahan baku atau obat, baik alamiah maupun sintesis bukan
narkotika, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada
susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada
aktivitas mental dan perilaku’
(PERMENKES RI NO 3 tahun 2015)

(SP min rangkap 2 dan diperbolehkan

menuliskan lebih dari 1 item obat)
 SURAT PESANAN PREKURSOR

Prekursor Farmasi
zat atau bahan pemula atau bahan kimia yang dapat digunakan
sebagai bahan baku atau penolong untuk keperluan proses
produksi industri farmasi atau produk antara, produk ruahan dan
produk jadi yang mengandung ephedrine, pseudoephedrine,
norephedrine/phenylpropanolamine, ergotamin, ergometrine, atau
Potasium Permanganat
(PERMENKES RI NO 3 tahun 2015)

(SP min rangkap 2 dan tuliskan nama prekursornya,

boleh menuliskan lebih dari 1 item obat)
 SURAT PESANAN OBAT LAIN
SELAIN NPP

(SP min rangkap 2 dan tuliskan nama obat,

boleh menuliskan lebih dari 1 item obat)
 PENGADAAN

Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang
efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar
mutu. Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari pemilihan, penentuan jumlah yang
dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan
spesifikasi kontrak, pemantauan proses pengadaan, dan pembayaran. Untuk memastikan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan mutu dan spesifikasi yang dipersyaratkan maka jika proses
pengadaan dilaksanakan oleh bagian lain di luar Instalasi Farmasi harus melibatkan tenaga kefarmasian.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai antara lain:

Bahan baku Obat harus disertai Sertifikat

Analisa.

Masa kadaluarsa (expired date) minimal 2

(dua) tahun kecuali untuk Sediaan
Bahan berbahaya harus menyertakan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Material Safety Data Sheet (MSDS). Medis Habis Pakai tertentu (vaksin,
reagensia, dan lain-lain), atau pada
kondisi tertentu yang dapat dipertanggung
jawabkan

Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai harus
mempunyai Nomor Izin Edar.
Bahan baku obat harus disertai Sertifikat Analisa.
Material Safety Data Sheet (MSDS).

3. Identifikasi Bahaya
4. Tindakan Pertolongan Pertama
5. Tindakan Pemadaman
6. Tindakan Bila terjadi Kebocoran Wadah
7. Penanganan dan Penyimpanan
8. Pengontrolan Pemaparan, Perlindungan pribadi
9. Sifat Fisik dan Kimia
10. Stabilitas dan Reaktivitas
11. Informasi Toksikologi
12. Informasi Ekologi
13. Pembuangan Limbah
14. Informasi Peraturan
15. Informasi Lainnya
Pengadaan dapat dilakukan melalui :

PRODUKSI SUMBANGAN
PEMBELIAN SEDIAAN /Dropping/
FARMASI Hibah
Pembelian

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian adalah:

1) Kriteria Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai, yang meliputi kriteria umum dan kriteria mutu Obat.
2) Persyaratan pemasok.
3) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.
4) Pemantauan rencana pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu.
 PELELANGAN

Metode pengadaan yang dilakukan melalui pelelangan dibedakan menjadi 3, yaitu:

(a) Pelelangan umum, dapat digunakan untuk pengadaan yang bernilai lebih dari Rp 5.000.000.000,00
(lima miliar rupiah).
(b) Pelelangan sederhana, dapat digunakan untuk pengadaan yang tidak kompleks dan bernilai antara
Rp 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) sampai dengan Rp 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).
(c) Pelelangan terbatas, dapat digunakan untuk pengadaan yang kompleks dan jika penyedianya terbatas.

PENUNJUKKAN LANGSUNG

Penunjukkan langsung dapat dilakukan dalam hal keadaan tertentu seperti:

(i) Penanganan darurat yang tidak direncanakan sebelumnya dan waktu penyelesaian pekerjaannya harus
segera atau tidak dapat ditunda untuk:
Pertahanan negara.; Keamanan dan ketertiban masyarakat. ;
Κeselamatan atau perlindungan masyarakat yang pelaksanaan pekerjaannya tidak dapat ditunda atau harus
dilakukan segera, termasuk akibat bencana alam dan/ atau bencana non alam dan/ atau bencana social,
dalam rangka pencegahan bencana; serta akibat kerusakan sarana/ prasarana yang dapat menghentikan
kegiatan pelayanan publik.
(ii) Barang yang spesifik dan hanya dapat dilaksanakan oleh 1 (satu) penyedia barang karena 1
(satu) pabrikan, 1 (satu) pemegang hak paten, atau pihak yang telah mendapat izin dari pemega
ng hak paten, atau pihak yang menjadi pemenang pelelangan untuk mendapatkan izin dari
pemerintah.

Pengadaan barang khusus lainnya yang bersifat khusus, seperti:

(i) Barang berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan pemerintah.
(ii) Barang yang bersifat kompleks yang hanya dapat dilaksanakan
dengan penggunaan teknologi khusus dan hanya ada 1 (satu) penyedia yang mampu.Pekerjaan
pengadaan dan distribusi bahan obat, obat dan alat kesehatan habis pakai dalam rangka
menjamin ketersediaan obat untuk pelaksanaan peningkatan pelayanan kesehatan masyarakat
yang jenis dan harganya telah ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang
kesehatan.

PENGADAAN LANGSUNG

Pengadaan langsung dapat dilakukan terhadap pengadaan yang bernilai sampai

dengan Rp 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
Produksi Sediaan Farmasi

Instalasi Farmasi dapat memproduksi sediaan tertentu apabila:

1) Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran;
2) Sediaan Farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri;
3) Sediaan Farmasi dengan formula khusus;
4) Sediaan Farmasi dengan kemasan yang lebih kecil/repacking;
5) Sediaan Farmasi untuk penelitian; dan
6) Sediaan Farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus
dibuat baru (recenter paratus).
Sumbangan/Dropping/Hibah

Instalasi Farmasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan terhadap

penerimaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai sumbangan/dropping/ hibah. Seluruh kegiatan penerimaan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dengan
cara sumbangan/dropping/hibah harus disertai dokumen administrasi yang
lengkap dan jelas. Agar penyediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai dapat membantu pelayanan kesehatan, maka jenis
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus
sesuai dengan kebutuhan pasien di Rumah Sakit. Instalasi Farmasi dapat
memberikan rekomendasi kepada pimpinan Rumah Sakit untuk
mengembalikan/ menolak sumbangan/dropping/hibah Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak bermanfaat bagi
kepentingan pasien Rumah Sakit.
Thank you