03

INSTRUMEN PENGAWASAN SISTEM

KEARSIPAN INTERNAL
 FORMULIR AUDIT SISTEM KEARSIPAN INTERNAL (ASKI)
PADA KEMENTERIAN/LEMBAGA

FORMULIR AUDIT SISTEM KEARSIPAN INTERNAL TERBAGI MENJADI 2 (DUA) YAITU:

A. UNIT PENGOLAH
➢ GUNAKAN FORMULIR: ASKI KL UP A.1.1. PENCIPTAAN ARSIP
ASKI KL UP A.1.2 PENGGUNAAN ARSIP PENGELOLAAN ARSIP
ASKI KL UP A.1.3 PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS
ASKI KL UP A.1.4 PENYUSUTAN ARSIP

ASKI KL UP A.2.1 SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN

ASKI KL UP A.2.2 PRASANA DAN SARANA KEARSIPAN SUMBER DAYA
KEARSIPAN
B. UNIT KEARSIPAN

➢GUNAKAN FORMULIR : ASKI KL UK B.1.1. PENGENDALIAN NASKAH DINAS

PENGELOLAAN
ASKI KL UK B.1.2. PENGGUNAAN ARSIP
ASKI KL UK B.1.3. PEMELIHARAAN ARSIP ARSIP DINAMIS
ASKI KL UK B.1.4. PENYUSUTAN ARSIP

ASKI KL UK B.2.1 SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN

ASKI KL UK B.2.2 PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
SUMBER DAYA
KEARSIPAN
 PENGORGANISASIAN
PENGORGANISASIAN
KEARSIPAN UNIT KEARSIPAN
KEARSIPAN UNIT KEARSIPAN
Kepala JENJANG BERIKUTNYA
JENJANG BERIKUTNYA
BPSDM

UK II Sekretariat Unit Pengolah

BPSDM

PPSDM PPSDM PPSDM PPSDM

Migas Geominerba KEBTKE Aparatur
Unit Pengolah Unit Pengolah Unit Pengolah Unit Pengolah

UPT UPT UPT UPT

UK III dan UP UK III dan UP UK III dan UP UK III dan UP

 INSTRUMEN/FORM ASKI
√
EKSTRAKSI PENILAIAN
PADA INSTRUMEN AUDIT SISTEM KEARSIPAN INTERNAL

UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN

NILAI NILAI
NO ASPEK/SUB ASPEK BOBOT NO ASPEK/SUB ASPEK BOBOT
STANDAR STANDAR
1 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 7900 50% 1 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 6400 50%
1.1. Penciptaan Arsip 3200 25% 1.1. Pengendalian Naskah Dinas 800 25%
1.2. Penggunaan Arsip 700 25% 1.2. Penggunaan Arsip 800 25%
1.3. Pemeliharaan Arsip 2800 25% 1.3. Pemeliharaan Arsip 2000 25%
1.4 Penyusutan Arsip 1200 25% 1.4 Penyusutan Arsip 2800 25%
2. SUMBER DAYA KEARSIPAN 3700 50% 2. SUMBER DAYA KEARSIPAN 6100 50%
2.1 SDM Kearsipan 1600 50% 2.1 SDM Kearsipan 2500 50%
2.2 Prasarana dan Sarana Kearsipan 2100 50% 2.2 Prasarana dan Sarana Kearsipan 3600 50%

Jumlah bobot maksimal

adalah 100 yang dibagi
secara proporsional untuk Jumlah bobot
setiap aspek minimal untuk satu
aspek adalah
sebanyak 40%

Form ASKI UP
KELENGKAPAN BUKTI DUKUNG
FORMULIR ASKI
UNIT PENGOLAH
 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENCIPTAAN SUB ASPEK PENCIPTAAN ARSIP PADA UNIT PENGOLAH

Menilai kesesuaian dalam pembuatan dan penerimaan arsip

dengan tata naskah dinas yang berlaku di lingkungan K/L

❑ Sample naskah dinas yang dibuat pada masa audit

❑ Sarana pencatatan pembuatan dan penerimaan naskah dinas (Buku Agenda/Agenda
Elektronik)
❑ Buku ekspedisi/sarana pengiriman naskah dinas
❑ Lembar disposisi
❑ 1 buah sampel amplop yang digunakan untuk mengirim surat dinas keluar
❑ Konsep nett naskah dinas untuk melihat pembubuhan paraf
❑ Screen Shoot pelaksanaan tahapan pengendalian naskah dinas pada aplikasi
persuratan TOOLS:
TATA NASKAH DINAS
 SAMPLE:
NASKAH DINAS PADA MASA AUDIT
 SAMPLE:
SARANA PENCATATAN
 SAMPLE:
SARANA PENCATATAN
 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENGGUNAAN SUB ASPEK PENGGUNAAN ARSIP PADA UNIT PENGOLAH

Menilai layanan arsip dinamis (aktif) yang sudah dilakukan

oleh Unit Pengolah berdasarkan sistem klasifikasi keamanan
dan akses arsip dinamis yang berlaku di lingkungan K/L

• SOP Peminjaman
• Buku Peminjaman/Formulir Peminjaman
• Penggunaan Out Indicator (out sheet/ out guide)
• Daftar arsip aktif berdasarkan SKKAAD
• Foto/Video perbandingan antara arsip aktif yang sudah closed file dan arsip
yang sudah diberkaskan
TOOLS:
SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS
 SAMPLE:
OUT INDOCATOR
FORMULIR/BUKU PEMINJAMAN ARSIP
Daftar Arsip Aktif berdasarkan SKKAAD
 SAMPLE:
DAFTAR ARSIP AKTIF DENGAN FORMAT SEKURANG-
KURANGNYA
 SAMPLE:
BERITA ACARA ALIH MEDIA ARSIP DAN DAFTAR ARSIP
ALIH MEDIA
 KEMENTERIAN XXXXXX
BIRO YYYYY
DAFTAR ARSIP VITAL

UNIT PENGOLAH: BIRO YYYYY

KURUN JANGKA LOKASI METODE

NO. JENIS ARSIP UNIT KERJA MEDIA JUMLAH KET.
WAKTU SIMPAN SIMPAN PELINDUNGAN
1 Rancang bangun Sub Bagian 2012 - Kertas 7 lbr Selama Brankas I Vaulting Kondisi
gedung A Umum 2016 gedung Biro YYY Baik
masih ada.
2 Rancang bangun Sub Bagian 2012 - Kertas 5 lbr Selama Brankas I Vaulting Kondisi
gedung B Umum 2015 gedung Biro YYY Baik
masih ada.

SAMPLE:
DAFTAR ARSIP VITAL
 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENYUSUTAN SUB ASPEK PENYUSUTAN ARSIP PADA UNIT PENGOLAH

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF √ DILAKSANAKAN OLEH UNIT PENGOLAH

KE UNIT KEARSIPAN

PEMUSNAHAN ARSIP DILAKSANAKAN OLEH UNIT KEARSIPAN

PENYERAHAN ARSIP STATIS DILAKSANAKAN OLEH UNIT KEARSIPAN

KE LEMBAGA KEARSIPAN (ANRI)

• Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif; dan

• Daftar Arsip Inaktif Yang Dipindahkan.
TOOLS:
JADWAL RETENSI ARSIP
Pasal 49 UU 43 Tahun 2009
 SAMPLE:
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
 ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
SDM KEARSIPAN
SUB ASPEK SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN PADA UNIT PENGOLAH

ARSIPARIS PENGELOLA ARSIP

Database Arsiparis Database Pengelola
pada Unit Pengolah; Arsip pada Unit
Dokumen ABK Pengolah;
Arsiparis SK/Surat Perintah;
SKP Penilaian Prestasi STTPL teknis kearsipan
DATA DUKUNG Kerja Arsiparis bagi pengelola arsip;
SK pengangkatan dan
Arsiparis; Sertifikat lain dalam
Sertifikat uji rangka pengembangan
kompetensi; dan SDM Kearsipan.
Sertifikat lain dalam
rangka pengembangan
SDM Kearsipan.
 ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
SARPRAS KEARSIPAN SUB ASPEK PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN PADA UNIT PENGOLAH

filing cabinet

folder
guide tersier
guide sekunder
guide primer

out indicator

FORM ASKI
 FORMULIR ASKI
UNIT KEARSIPAN JENJANG
BERIKUTNYA
 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENCIPTAAN SUB ASPEK PENCIPTAAN ARSIP PADA UNIT KEARSIPAN

• Sarana pencatatan pembuatan dan penerimaan naskah dinas

(Buku Agenda/ Agenda Elektronik); dan
• Buku ekspedisi.
• Lembar disposisi
• Screen Shoot pelaksanaan tahapan pengendalian naskah dinas pada
aplikasi persuratan

TOOLS:
TATA NASKAH DINAS
 SAMPLE:
SARANA PENCATATAN
 SAMPLE:
SARANA PENCATATAN
 SAMPLE:
BUKU EKSPEDISI
 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENGGUNAAN SUB ASPEK PENGGUNAAN ARSIP PADA UNIT KEARSIPAN

Menilai layanan arsip dinamis (inaktif) yang sudah dilakukan

oleh Unit Kearsipan Jenjang Berikutnya berdasarkan sistem
klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis yang berlaku di
lingkungan K/L

• SOP Peminjaman
• Buku Peminjaman/Formulir Peminjaman
• Penggunaan Out Indicator (out sheet/ out guide)
• Foto/Video arsip inaktif yang sudah dipindahkan dan yang sudah ditata
berdasarkan asal usul dan aturan asli
• Daftar arsip inaktif berdasarkan SKKAAD
TOOLS:
SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DAN PROSEDUR PENGGUNAAN ARSIP DINAMIS
 SAMPLE:
OUT INDOCATOR
 SAMPLE:
FORMULIR PEMINJAMAN
 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PEMELIHARAAN SUB ASPEK PEMELIHARAAN ARSIP PADA UNIT KEARSIPAN

| Penataan Arsip Inaktif | Penyimpanan Arsip Inaktif | Alih Media Arsip Inaktif |

• Daftar Arsip Inaktif:

• Foto/Video penataan fisik arsip inaktif berdasarkan asal usul
dan aturan asli
• Bukti pelaksanaan alih media:
✓ Berita Acara Alih Media Arsip Inaktif;
✓ Arsip hasil alih media;
✓ Daftar Arsip Inaktif Yang Dialihmediakan; dan
✓ Sampel arsip inaktif hasil alih media yang telah diautentikasi

TOOLS:
KLASIFIKASI ARSIP
KEBIJAKAN ALIH MEDIA ARSIP
 SAMPLE:
DAFTAR ARSIP INAKTIF
 SAMPLE:
BERITA ACARA ALIH MEDIA ARSIP
 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENYUSUTAN SUB ASPEK PENYUSUTAN ARSIP PADA KEARSIPAN

DILAKSANAKAN OLEH UNIT PENGOLAH

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF KE UNIT KEARSIPAN

PEMUSNAHAN ARSIP √ DILAKSANAKAN OLEH UNIT KEARSIPAN

PENYERAHAN ARSIP STATIS √ DILAKSANAKAN OLEH UNIT KEARSIPAN

KE LEMBAGA KEARSIPAN (ANRI)

• Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip; dan

• Arsip yang tercipta dari pelaksanaan penyerahan arsip statis.
TOOLS:
JADWAL RETENSI ARSIP
Pasal 49 UU 43 Tahun 2009
 SAMPLE:
ARSIP YANG TERCIPTA DALAM PELAKSANAAN
PEMUSNAHAN ARSIP

a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip;

b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;
c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan
bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
d. surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip
e. surat persetujuan dari Kepala ANRI;
f. keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip;
g. berita acara pemusnahan arsip; dan
h. daftar arsip yang dimusnahkan.
a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;
c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa
arsip yang diusulkan untuk diserahkan dan telah memenuhi syarat untuk diserahkan;
d. surat persetujuan dari kepala lembaga kearsipan;
e. surat pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya,
utuh dan dapat digunakan;
f. keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis;
g. berita acara penyerahan arsip statis; dan
h. daftar arsip statis yang diserahkan.

SAMPLE:
ARSIP YANG TERCIPTA DARI PELAKSANAAN
PENYERAHAN ARSIP STATIS
 ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
SDM KEARSIPAN SUB ASPEK SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN PADA UNIT KEARSIPAN

Pejabat struktural
Bidang Kearsipan
✓ Ijazah atau STTPL teknis kearsipan bagi Pimpinan Unit Kearsipan; dan
✓ SKP Penilaian Prestasi Kerja
✓ Sertifikat lain dalam rangka pengembangan SDM Kearsipan.

✓ Database Arsiparis pada Unit Pengolah;

✓ Dokumen ABK Arsiparis Arsiparis
✓ SKP Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis
✓ SK pengangkatan Arsiparis;
✓ Ijazah atau Sertifikat uji kompetensi; dan
✓ Sertifikat lain dalam rangka pengembangan SDM Kearsipan.
Pengelola Arsip
✓ Database Pengelola Arsip pada Unit Pengolah;
✓ SK/Surat Perintah;
✓ Ijazah atau STTPL teknis kearsipan bagi pengelola arsip; dan
✓ Sertifikat lain dalam rangka pengembangan SDM Kearsipan.
 ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
SARPRAS KEARSIPAN SUB ASPEK PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN PADA UNIT KEARSIPAN

heat/smoke detector

rak
boks
folder

records center

hydrant
CCTV

fire extingusher
THANK YOU
Email address : pusat.akreditasi@anri.go.id
Telephone : 021-7805851 ext. 407
HP : 085223610510 (Deri SP)