Disusun Oleh :

Adamin, S. Kom M.Eng

NDH : 01

PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN VIII

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN
KAJIAN DESENTRALISASI DAN OTONOMI DAERAH
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
SAMARINDA
2019
 LEMBAR PERSETUJUAN
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

Yang bertandatangan di bawah ini menyatakan bahwa Rancangan Proyek

Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III Angkatan VIII

Nama : Adamin, S. Kom M.Eng

NDH : 01
NIP : 196804132000031008
Jabatan : Kepala Bidang Egovernment
Instansi : Diskominfo Kota Balikpapan
Judul Proper : INSAF (Integrasi Sistem Absensi Fingerprint)

Dinyatakan LAYAK untuk diajukan dalam Seminar Rancangan Proyek

Perubahan pada hari Jum’at ranggal 3 Mei 2019 bertempat di Kampus
Puslatbang KDOD LAN.

Mentor, Coach,

Sutadi, S. Sos, MM M. Harry Rahmadi, S.Pi, MM

NIP. 196603151987011001 NIP. 198510092011011012
 LEMBAR PENGESAHAN
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

Yang bertandatangan di bawah ini menyatakan bahwa Rancangan Proyek

Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III Angkatan VIII :

Nama : Adamin, S. Kom M.Eng

NDH : 01
NIP : 196804132000031008
Jabatan : Kepala Bidang Egovernment
Instansi : Diskominfo Kota Balikpapan
Judul Proper : INSAF (Integrasi Sistem Absensi Fingerprint)

TELAH DISEMINARKAN dalam Seminar Rancangan Proyek Perubahan pada

hari Jum’at, tanggal 3 Mei 2019 bertempat di Kampus Puslatbang KDOD LAN.

Penguji, Coach,

Windra Mariani, SH., MH M. Harry Rahmadi, S.Pi, MM

NIP. 198203052005012001 NIP. 198510092011011012
 Daftar isi

Halaman

COVER LAPORAN.....................................................................................i

LEMBAR PERSETUJUAN .........................................................................i

LEMBAR PENGESAHAN .........................................................................iii

Daftar Isi ...................................................................................................iv

1. Deskripsi Inovasi..................................................................................1

2. Latar Belakang.....................................................................................2

3. Tujuan................................................................................................10

4. Manfaat..............................................................................................11

5. Pentahapan (Milestones)...................................................................12

6. Jadwal Pelaksanaan..........................................................................13

7. Tata Kelola Proyek dan Pembentukan Tim Efektif...........................16

8. Identifikasi Stakeholder .....................................................................19

9. Strategi Komunikasi Stakeholder.......................................................21

10. Identifikasi Potensi Masalah..............................................................22

11. Kriteria Dan Faktor Kunci Keberhasilan...........................................23

12. Rincian Rencana Anggaran...............................................................25

Hal. iv
1. Deskripsi Inovasi

Melakukan kolaborasi dengan Badan Kepegawaian Daerah dan

Sumber Daya Manusia (BKPSDM) dalam pengelolaan kehadiran
pegawai melalui “Integrasi Sistem Absensi Fingerprint” (INSAF) dengan
menyiapkan sistem informasi monitoring absensi pegawai yang bisa
diakses secara online.

INSAF atau Integrasi Sistem Absensi Fingerprint, adalah suatu

sistem pengelolaan absensi terpusat yang digunakan untuk monitoring
dan pengelolaan laporan kehadiran pegawai dalam rangka pembinaan
dan pengawasan disiplin kehadiran kerja pegawai.

Aplikasi INSAF dibangun menggunakan bahasa pemrograman

PHP dengan Databse MySql yang akan diinstall pada Windows atau
Linux Server Diskominfo dan dihubungkan ke jaringan intranet / internet.

Dengan INSAF, monitoring kehadiran pegawai bisa dilakukan

secara realtime, laporan kehadiran, keterlambatan dan tidak masuk kerja
direkap secara otomatis yang bisa diakses melalui alamat website
insaf.balikpapan.go.id sesuai dengan level pengguna, yang terdiri dari
user pengguna, admin OPD, admin Kota, kepala Perangkat Daerah serta
user monitoring (Inspektorat, Asisten, Sekretaris Daerah dan Walikota).

Untuk jangka pendek INSAF akan digunakan di dua Perangkat

Daerah yaitu Sekretarit Daerah dan Dinas Komunikasi dan Informatika
Kota Balikpapan dengan jumlah pegawai 276 orang. Untuk jangka
menengah sampai Desember 2010 akan diterapkan di seluruh OPD dan
diintegrasikan dengan Aplikasi eKinerja serta dikembangkan berbasis
mobile untuk keperluan monitoring, dan untuk jangka panjang tahun 2021
akan dikembangkan Absensi mobile, dimana proses absensinya melalui
perangkat Mobile.
Hal. 1
2. Latar Belakang

Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di era

globlalisasi khususnya teknologi komputer telah menjadi kebutuhan
sekaligus persyaratan bagi sebuah organisasi dalam rangka mencapai
tujuan yang diinginkan. Penerapan TIK di organisasi pemerintahan
sebagai upaya untuk mendukung pelaksanaan Peraturan Presiden
Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
(SPBE) atau eGovernment dengan prinsif efektivitas, keterpaduan,
kesinambungan, efisiensi, akuntabilitas, interoperabilitas dan aman
dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Untuk melaksanakan fungsi Bidang eGovernent dalam

pelaksanaan kebijakan di bidang infrastruktur Teknologi, Informasi dan
Komunikasi, pengelolaan data dan aplikasi, dan pengembangan
eGovernment dalam mewujudkan Balikpapan Smart Governance dengan
memperkuat dan mengembangkan penerapan eGovernment melalui
eGovernance adalah mengintegrasikan layanan berbasis data yang
dikelompokkan kedalam tiga kategori data umum, yaitu :

a. Data Kepegawaian
b. Data Keuangan
c. Data Kependudukan

Pelaksanaan kebijakan absensi elektronik di lingkungan

Pemerintah Kota Balikpapan telah diatur dalam Peraturan Wali Kota
Balikpapan Nomor 24 Tahun 2015 Tentang Disiplin Kerja dan
diperbaharui dengan Peraturan Wali Kota Balikpapan Nomor 5 Tahun
2019 Tentang Pedoman Disiplin Kehadiran Kerja Pegawai di Lingkungan
Pemerintah Daerah, dimana absensi elektronik merupakan salah satu
sarana untuk mengevaluasi disiplin kehadiran kerja pegawai.

Masing-masing perangkat daerah di lingkungan pemerinta Kota

Balikpapan sudah menggunakan mesin absensi Fingerprint untuk

Hal. 2
mencatat masuk dan pulang kerja setiap pegawai yang ada. Sistem dan
proses pengelolaan datanya masih Stand-Alone dan parsial, pembuatan
laporan bulanan menggunakan excel serta penyampaiannya ke BKPSDM
umumnya diatas tanggal 5 pada bulan berikutnya.

Tabel 1
Laporan Bulanan Absensi Pegawai
Berdasarkan Perangkat Daerah / Unit Kerja
Bulan Desember 2018
Tanggal
No Nama Perangkat Daerah / Unit Kerja
Diterima
I SEKRETARIAT
1 Sekretariat DPRD 08-Jan-19
2 Sekretariat KPU 08-Jan-19
3 Sekretariat Daerah
a Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, 08-Jan-19
b Bagian Kesejahteraan Rakyat, 08-Jan-19
c Bagian Hukum, 08-Jan-19
d Bagian Pemerintahan, 08-Jan-19
e Bagian Humas dan Protokol, 08-Jan-19
f Bagian Perkotaan, 08-Jan-19
g Bagian Umum dan Perlengkapan, 08-Jan-19
h Bagian Keuangan dan Bagian Organisasi 08-Jan-19
II BADAN / DINAS / RUMAH SAKIT / INSPEKTORAT
4 BKPSDM 08-Jan-19
5 DLH 10-Jan-19
6 Bappeda 10-Jan-19
7 Dinas Penanaman Modal dan Perijinan Terpadu 08-Jan-19
Banda Pengelola Pajak Daerah dan Retribusi
08-Jan-19
8 Daerah
9 BPKD 08-Jan-19
10 Inspektorat 08-Jan-19
11 Dinas Koperasi Usaha Mikro Kecil dan Perindustrian 02-Jan-19
12 Dinas PU 08-Jan-19
13 Dinas Perumahan dan Pemukiman 03-Jan-19
Hal. 3
 14 Dinas Pertanahan dan Penataan Ruang 07-Jan-19
15 Dinas Perhubungan (Sekretariat) 10-Jan-19
a UPT PKB 10-Jan-19
b UPT PARKIR 10-Jan-19
16 CAPIL 02-Jan-19
17 Disporapar 10-Jan-19
18 Dinas Pangan, Pertanian dan Perikanan 10-Jan-19
19 Dinas Perdagangan (Sekretariat) 10-Jan-19
a UPT. Wilayah I 10-Jan-19
b UPT. Wilayah II 10-Jan-19
c UPT. Wilayah III 10-Jan-19
d UPT. Wilayah IV 10-Jan-19
e UPT. Metrologi 10-Jan-19
20 Dinas Ketenagakerjaan 09-Jan-19
21 Dinas Sosial 10-Jan-19
22 DPPPAKB 07-Jan-19
23 BPBD (Sekretariat) 10-Jan-19
a UPT. Wil Timur 02-Jan-19
b UPT. Wil Barat 10-Jan-19
c UPT. Wil Utara 09-Jan-19
d UPT. Wil Selatan 03-Jan-19
e UPT. Wil Tengah 03-Jan-19
f UPT. Wil Kota 03-Jan-19
24 Kesbangpol 08-Jan-19
25 Dinas Perpustakaan dan Arsip 07-Jan-19
26 Satpol PP 08-Jan-19
27 Dinas Pendidikan 03-Jan-19
28 Dinas Kesehatan 10-Jan-19
29 Diskominfo 03-Jan-19
30 RSUD 10-Jan-19
31 RS Khususn Bersalin Sayang Ibu 07-Jan-19
III KECAMATAN
32 Kec. Balikpapan Timur 07-Jan-19
Kelurahan

Hal. 4
 a Kel. Teritip 07-Jan-19
b Kel. Lamaru 03-Jan-19
c Kel. Manggar 07-Jan-19
d Kel. Manggar Baru 02-Jan-19
33 Kec. Balikpapan Barat 02-Jan-19
Kelurahan
a Kel. Baru Ilir 04-Jan-19
b Kel. Baru Ulu 07-Jan-19
c Kel. Baru Tengah 07-Jan-19
d Kel. Kariangau 02-Jan-19
e Kel. Margo Mulyo 04-Jan-19
f Kel. Marga Sari 02-Jan-19
34 Kec. Balikpapan Utara 04-Jan-19
Kelurahan
a Kel. Marga Sari 02-Jan-19
b Kel. Batu Ampar 02-Jan-19
c Kel. Gn. Samarinda 02-Jan-19
d Kel. Karang Rejo 10-Jan-19
e Kel. Muara Rapak 09-Jan-19
f Kel. Gn. Samarinda Baru 10-Jan-19
g Kel. Graha Indah 09-Jan-19
35 Kec. Balikpapan Selatan 10-Jan-19
Kelurahan
a Kel. Sungai Nangka 08-Jan-19
b Kel. Damai Bahagia 04-Jan-19
c Kel. Damai Baru 08-Jan-19
d Kel. Gunuang Bahagia 07-Jan-19
e Kel. Sepinggan 02-Jan-19
f Kel. Sepinggan Raya 02-Jan-19
g Kel. Sepinggan Baru 09-Jan-19
36 Kec. Balikpapan Tengah 08-Jan-19
Kelurahan
a Kel. Gn. Sari Ulu 03-Jan-19
b Kel. Gn. Sari Ilir 03-Jan-19

Hal. 5
 c Kel. Kr. Jati 07-Jan-19
d Kel. Kr. Rejo 07-Jan-19
e Kel. Sumber Rejo 02-Jan-19
f Kel. Mekar Sari 03-Jan-19
37 Kec. Balikpapan Kota 04-Jan-19
Kelurahan
a Kel. Klandasan Ulu 02-Jan-19
b Kel. Klandasan Ilir 03-Jan-19
c Kel. Damai 03-Jan-19
d Kel. Telaga Sari 03-Jan-19
f Kel. Prapatan 03-Jan-19

Sumber : BKPSDM Balikpapan, Januari 2019

Tabel 2
Rekapitulasi Laporan Bulanan Absensi Pegawai
Berdasarkan Tanggal Pelaporan
Bulan Desember 2018

Jumlah
Tanggal Perangkat
No
Pelaporan Daerah / Unit
Kerja

1 02 Januari 2019 14

2 03 Januari 2019 14

3 04 Januari 2019 5

4 07 Januari 2019 12

5 08 Januari 2019 21

6 09 Januari 2019 9

7 10 Januari 2019 21

Jumlah 92

Hal. 6
 Selanjutnya berdasarkan laporan bulanan rekapitulasi daftar
hadir pegawai yang diterima dari perangkat daerah, BKPSDM membuat
laporan hasil monitoring dan evaluasi tingkat kehadiran pegawai kepada
Sekretaris Daerah, yang membutuhkan waktu sampai akhir bulan,
misalnya pelaporan absensi Desember 2018, baru bisa disampaikan ke
Sekretaris Daerah pada tanggal 31 Januari 2019, yang terdiri dari :

1. Laporan bulanan absensi pegawai seluruh perangkat daerah di

lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan;

2. Persentase tingkat kehadiran pegawai seluruh perangkat daerah;

3. Laporan ketidakhadiran pegawai yang diduga melakukan tindakan

indispliner per bulan;

4. Laporan ketidakhadiran pegawai yang diduga melakukan tindakan

indispliner per tahun.

Fakta yang ada menggambarkan belum Optimalnya Pengelolaan

Data Absensi Pegawai di Lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan,
dengan permasalahan sebagai berikut :

1. Sistem Stand Alone;

2. Pengeloaan Data Absensi parsial;

3. Pembuatan rekapitulasi laporan absensi bulanan perangkat daerah

dilakukan manual;

4. Penyampaian laporan bulanan perangkat daerah ke BKPSDM pada

umumya diatas tanggal 5 pada bulan berikutnya;

5. Pemangku kepentingan tidak bisa mengetahui kehadiran pegawai

secara real time;

6. Input rekapitulasi absensi secara manual ke aplikasi eKinerja;

7. Pembuatan laporan hasil monitoring dan evaluasi tingkat kehadiran

pegawai se Kota Balikpapan dilakukan secara manual dan
membutuhkan waktu sampai akhir bulan.
Hal. 7
 Tabel 3:
Kondisi yang Diharapkan

No Kondisi Saat Ini Kondisi Yang Diharapkan

1 Sistem Stand-Alone Terintegrasi

2 Pengeloaan Data Absensi Terpusat

parsial

3 Pembuatan rekapitulasi laporan Otomatis

absensi bulanan perangkat
daerah dilakukan manual

4 Penyampaian laporan bulanan Otomatis

perangkat daerah ke BKPSDM
pada umumya diatas tanggal 5
pada bulan berikutnya

5 Pemangku kepentingan tidak Secara Real Time / setiap hari

bisa mengetahui kehadiran
pegawai dengan cepat

6 Input rekapitulasi absensi Otomatis dan terintegrasi

secara manual ke aplikasi dengan aplikasi eKinerja
eKinerja

7 Pembuatan laporan hasil Otomatis

monitoring dan evaluasi tingkat
kehadiran pegawai se Kota
Balikpapan dilakukan secara
manual dan membutuhkan
waktu sampai akhir bulan

Hal. 8
 Berdasarkan masalah tersebut diatas, dilakukan analisis USG
sebagai berikut :

Tabel 4 :
Analisis USG Terhadap Masalah

NO MASALAH U S G TOTAL

1. Lemahnya koordinasi antar OPD 4 3 2 9

terkait

2. Belum adanya sistem pengelolaan 4 4 3 11

absensi yang terintegrasi

3. SOP Pengelolaan Absensi belum ada 3 3 3 9

4. SDM Programmer terbatas 4 4 2 10

Keterangan:

• U: Urgency, tingkat kegawatan, • Angka 1: Kecil

apabila masalah tidak
• Angka 2: Sedang
ditanggulangi akan semakin
• Angka 3: Besar
gawat.
• Angka 4: Tinggi
• S: Seriousness adalah tingkat
keseriusan masalah terhadap
masalah lainnya.

• G: Growth adalah tingkat besar/

luasnya masalah.

Hal. 9
 Hasil analisis USG terhadap empat masalah yang menyebabkan
belum Optimalnya Pengelolaan Data Absensi Pegawai di Lingkungan
Pemerintah Kota Balikpapan.

Empat masalah ini merupakan masalah yang melibatkan beberapa

OPD terkait yaitu Dinas Kominfo, BKPSDM, Bagian Organisasi
Sekretariat Daerah Kota Balikpapan dan OPD Pengeola Absensi.

Untuk mengatasi masalah di atas, Dinas Kominfo mengusulkan

adanya kolaborasi antara Dinas Kominfo dengan BKPSDM untuk
menyiapkan instrumen yang bisa digunakan dalam pengelolaan absensi
berupa Integrasi Sistem Absensi Fingerprint (INSAF) secara online,
Pembuatan SOP Pengelolaan Absensi dan pembuatan Surat Edaran dari
Sekretaris Daerah terkait Uji Coba Penggunaan Aplikasi INSAF.

3. Tujuan

a. Tujuan Jangka Pendek (2 Bulan)

Terciptanya aplikasi INSAF untuk digunakan di dua Perangkat
Daerah percontohan agar meningkatkan pengawasan, disiplin dan
kinerja pegawai serta percepatan pelaporan kehadiran pegawai.

1. Sekretariat Daerah,
• Bagian Pengadaan Barang dan Jasa,
• Bagian Kesejahteraan Rakyat,
• Bagian Hukum,
• Bagian Pemerintahan,
• Bagian Humas dan Protokol,
• Bagian Perkotaan,
• Bagian Umum dan Perlengkapan,
• Bagian Keuangan dan
• Bagian Organisasi

2. Dinas Komunikasi dan Informatika

Hal. 10
 b. Tujuan Jangka Menengah (1 – 2 Tahun)

1. Penerapan aplikasi INSAF di seluruh perangkat Daerah

pemerintah Kota Balikpapan;

2. Mengintegrasikan Aplikasi INSAF dengan aplikasi eKinerja,

dimana perhitungan Tunjangan Kinerja Daerah (TKD)
berdasarkan capaian disiplin kerja, nilai persentase kehadiran
pegawai setiap bulannya yang diinput secara manual,
selanjutnya akan menggunakan data dari INSAF;

3. Membuat Absensi Mobile, bisa melakukan absensi

menggunakan perangkat mobile dengan menentukan radius
dari kantor atau lokasi yang sudah ditentuka dan mendapatkan
laporan tentang kehadiran masing-masing pegawai

c. Tujuan jangka Panjang (3 - 5 Tahun)

Mengintegrasikan semua aplikasi layanan yang berbasis data

kepegawaian, data keuangan dan data kependudukan berupa
Sistem Informasi Eksekutif dalam satu Dashboard.

4. Manfaat

Dengan adanya Inovasi Proyek Perubahan berupa optimalisasi

Pengelolaan Data Absensi Fingerprint Pegawai melalui “Integrasi
Sistem Absensi Fingerprint” (INSAF) di lingkungan Pemerintah Kota
Balikpapan, maka :

a. Setiap Perangkat Daerah tidak perlu lagi menyampaikan laporan

bulanan rekapitulasi daftar hadir pegawai ANS (PNS, CPNS dan
Pegawai Tidak tetap) kepada Sekretaris Daerah melalui Kepala
BKPSDM Kota Balikpapan;

Hal. 11
 b. Para Pemangku kepentingan setiap saat bisa mendapatkan
laporan kehadiran pegawai;

c. Pelaksanaan evaluasi dan pembinaan disiplin kehadiran pegawai

bisa dilakukan secepatnya;

d. Persentasi kehadiran pegawai secara otomatis bisa digunakan

untuk Perhitungan Tunjangan Kinerja Daerah (TKD) Berdasarkan
Capaian Disiplin Kerja.

5. Pentahapan (Milestones)

Tahapan jangka pendek, menengah, dan panjang yang akan

dilaksanakan untuk mencapai tujuan dari proyek perubahan ini adalah
sebagai berikut:

Gambar 1:

Milestones
Integrasi Sistem Absensi Fingerprint (INSAF)

Hal. 12
6. Jadwal Pelaksanaan

Penjabaran dari milestones tahap 1 (jangka pendek) dapat dilihat

pada jadwal pelaksanaan pada tabel 1 di bawah ini:

Tabel 5 :

Jadwal Pelaksanaan
Integrasi Sistem Absensi Fingerprint (INSAF)

Estimasi Waktu
No Uraian Kegiatan Output Aktor
Mei Juni Juli

2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3
1 Koordinasi Unit Kerja

a.Koordinasi internal • Surat 1. Reformer

Bidang Undangan
2. Rekan kerja
• Daftar hadir

• Notulen

b.Koordinasi internal • Surat 1. Reformer

OPD Undangan
2. Mentor
• Daftar hadir
3. Rekan kerja
• Notulen

2 Pembentukan tim kerja efektif

a.Rapat pembentukan • Surat 1. Reformer

Tim Undangan
2. Mentor
• Daftar hadir
3. Sponsor
• Notulen
4. Rekan kerja

b.Pembuatan SK Tim SK Tim 1. Reformer

2. PIC Administrasi

c.Pendistribusian SK Tanda terima 1. PIC Administrasi

Tim SK

Hal. 13
3 Mengintegrasikan Mesin Absensi
a. Koordinasi internal • Surat 1. Reformer
Undangan 2. Koordinator
• Daftar Jaringan
hadir 3. Anggota Jaringan
• Notulen

• Jaringan 1. Koordinator
b. Integrasi mesin
integrasi Jaringan
Absensi
2. Anggota Jaringan

4 Pembuatan Aplikasi

c. Analisa Kebutuhan • Surat 1. Reformer

Undangan
2. Koordinator Prog
• Daftar
hadir 3. Anggota Progr

• Notulen

d. Design aplikasi Gambar Anggota Prog

tampilan
aplikasi

e. Design Database Gambar struktur Anggota Progr

Database

f. Coding Source Code Anggota Progr

Aplikasi

g. Uji coba aplikasi Hasil Uji Coba 1. Reformer

INSAF 2. Koordinator Prog
3.Anggota Prog

h. Integrasi INSAF Hasil Integrasi 1. Reformer

dengan eKin 2. Koordinator Prog
menggunakan 3. Anggota Prog
Webservices (Json
atau XML) atau
DbConnect

5 Menginstal Aplikasi ke Server

a.Penyiapan Server • Web Server 1.Koordinator

Jaringan
b. Install INSAF • Aplikasi
2. Anggota Prog

Hal. 14
6 Launching Aplikasi

• Reformer
a.Undangan Launching • Surat
Undangan • Mentor
b. Launching INSAF
• Sponsor
• daftar
hadir • Rekan kerja
• OPD terkait
• notulen
• Media

7 Sosialisasi dan Pelatihan

a. pembuatan jadwal Surat Administrasi

Undangan

b. pembuatan panduan eBook Administrasi

penggunaan aplikasi
Programmer

c. Pelaksanaan Daftar Hadir 1.Reformer

pelatihan 2.PIC
Pelatihan

d. Pembuatan SOP SOP OPD Terkait

e. Pembuatan Surat Edaran OPD Terkait

Surat Edaran

8 Implementasi / Penerapan

1.Reformer
Implementasi Berita Acara
2.Sponsor
penggunaan INSAF
3.Mentor
4.OPD terkait

9 Monitoring dan Evaluasi

1.Reformer
Monitoring dan laporan
2.Sponsor
Evaluasi penerapan
INSAF 3.Mentor
4.OPD terkait

Hal. 15
7. Tata Kelola Proyek dan Pembentukan Tim Efektif

Untuk melaksanakan tahapan-tahapan dalam pelaksanaan proyek

perubahan, reformer membentuk tim efektif yang akan membantu
pelaksanaan dan operasionalisasi rencana kegiatan yang telah disusun.
Tim efektif ini dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2 :
Struktur Tim Proyek Perubahan

SPONSOR
Asisten Administrasi Umum
Setdakota Balikpapan
M. Saufan, S.E., M.Si.

MENTOR
Plt. Kepala Diskominfo Kota Balikpapan
Sutadi, S. Sos, MM

COACH
M. Harry Rahmadi, S.PI, MM

REFORMER
Kepala Bidang Egovernmnet Diskominfo
Kota Balikpapan
Adamin. S. Kom M.Eng

Administrasi dan
Koordinator Tim Koordinator Tim
Dokumentasi
Sarana IT Programmer
RAIHANA RAHMAH
HERYANTO DWI RAHMAWATI

Anggota Anggota Anggota

1. Linda Anggraini 1. Aris Setyawan 1. Hendy Hidayat
2. Lilik Herawati 2. Dwi Suryo 2. Heru Hidayat
3. Saibah 3. Dimas Erlangga 3. Indra Yoga Permana
4. Indah Rahayu Nikel 4. Yudo Prasongko
5. Dinita Auliya 5. Dea Ayu

Hal. 16
 Penjelasan tentang tugas-tugas dari setiap anggota tim efektif
adalah sebagai berikut :

1. Sponsor

Memberikan dukungan dan masukan terhadap proyek perubahan.

2. Mentor

a. Memberikan arahan terkait jenis perubahan, rencana, dan

pelaksanaan secara keseluruhan proyek perubahan;

b. Membantu project leader untuk mendapatkan sumber daya

dalam pelaksanaan proyek perubahan;

c. Membantu project leader untuk menyelesaikan permasalahan

diluar kewenangan project leader.

3. Coach

a. Memberikan bimbingan tentang jenis perubahan yang akan

dilakukan oleh project leader;

b. Membimbing dan memantau serta memberikan arahan tentang

pelaksanaan proyek perubahan.

4. Reformer

a. Merencanakan jenis inovasi yang akan dilakukan;

b. Membangun tim yang akan melaksanakan inovasi / proyek

perubahan;

c. Menyiapkan, mengelola dan mengatur secara administrasi

seluruh kegiatan proyek perubahan;

d. Melaporkan progress proyek perubahan

Hal. 17
5. Koordinator dan anggota Tim Administrasi dan Dokuentasi

a. Bertugas membantu project leader untuk melaksanakan

administrasi, pengumpulan data dan bukti proyek perubahan;

b. Melakukan dokumentasi kegiatan

6. Koordinator Tim Sarana IT

a. Bertugas membantu project leader untuk melaksanakan survey

lokasi, identifikasi dan integrasi jaringan mesin absensi;

b. Bertugas membantu project leader untuk menyiapkan dan install

Server aplikasi;

c. Bertugas membantu project leader untuk melaksanakan

Visualisasi kegiatan.

7. Koordinator dan anggota Tim Programmer

a. Bertugas membantu project leader untuk membuat user

requirement;

b. Bertugas membantu project leader untuk membuat desain aplikasi

dan database;

c. Bertugas membantu project leader untuk melakukan Coding

Aplikasi;

d. Bertugas membantu project leader untuk melakukan Testing

Aplikasi;

e. Bertugas membantu project leader untuk melakukan Pelatihan

Aplikasi.

Hal. 18
8. Identifikasi Stakeholder

Stakeholder merupakan individu, sekelompok manusia, komunitas

atau masyarakat baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang
memiliki hubungan serta kepentingan terhadap inovasi / proyek
perubahan yang sedang dilakukan oleh reformer. Stakeholder yang akan
terlibat dalam proyek perubahan ini terdiri dari stakeholder internal di
lingkungan Dinas Kominfo Kota Balikpapan dan stakeholder eksternal.
Tabel berikut menjelaskan jenis stakeholder :

Tabel 6:
Daftar Stakeholder

STAKEHOLDER INTERNAL STAKEHOLDER EKSTERNAL

1. Sekretaris Diskominfo 1. Walikota Balikpapan

2. Kepala Bidang Informasi dan 2. Sekretaris Daerah Kota Balikpapan

Komunikasi
3. Kepala Sub Bagian Umum
Diskominfo
4. Iwan Setiawan, Video editing
3. Kepala BKPSDM Kota Balikpapan
4. Kepala Bagian Organisasi Setdakota
Balikpapan
5. Kepala Sub Bagian Pengembangan
Aparatur dan Akuntabilitas Kinerja, Bagian
Organisasi

6. Kepala Bagian Hukum Setdakota

Balikpapan

7. Kepala Sub Bagian Peraturan Perundang-

Undangan

8. Kepala Bidang Pembinaan dan Informasi

Aparatur Sipil Negara, BKPSDM

9. Kepala Seksi Pengolahan Dokumen

Kepegawaian, BKPSDM

10. Martina, Pengolah Data

11. ASN Pemerintah Kota Balikpapan

12. Media Cetak (Balikpapan Pos)

Hal. 19
 Setelah mengidentifikasi stakeholder yang mempengaruhi proyek
perubahan, selanjutnya reformer melakukan analisis terhadap pengaruh
stakeholder untuk tercapainya keberhasilan proyek perubahan ini.
Analisis stakeholder menggunakan analisis tingkat pengaruh (influence /
power), dan tingkat minat (interest) stakeholder tersebut terhadap proyek
perubahan yang akan dilakukan. Adapun hasil tersebut dapat
digambarkan dalam bagan sebagai berikut :

PENGARUH

LATENS PROMOTORS

1. Sekretaris Diskominfo 1. Walikota Balikpapan

2. Kepala Bidang Informasi dan
Komunikasi
3. Kepala Bagian Hukum Setdakota
4. Kepala Sub Bagian Peraturan
Perundang-Undangan
5. Pengguna sistem
6. Media Cetak (Balikpapan Pos)
2. Sekretaris Daerah Kota Balikpapan
3. Kepala BKPSDM Kota Balikpapan
4. Kepala Bidang Pembinaan dan Informasi
Aparatur Sipil Negara, BKPSDM
5. Kepala Seksi Pengolahan Dokumen
Kepegawaian, BKPSDM
6. Kepala Bagian Organisasi Setdakota
Balikpapan
7. Kepala Sub Bagian Pengembangan Aparatur
dan Akuntabilitas Kinerja, Bagian Organisasi

MINAT

APATHETICS DEFENDERS

Seluruh ASN di jajaran Pemerintah 1. Kepala Sub Bagian Umum

Diskominfo
Kota Balikpapan
2. Iwan Setiawan, Video editing

3. Martina, Pengolah Data

Hal. 20
 Hasil analisis pengelompokkan stakeholder menunjukkan bahwa
terdapat empat kelompok stakholder yaitu:

• Promotors adalah stakeholder yang memiliki pengaruh dan minat

tinggi terhadap keberhasilan proyek perubahan.

• Latents adalah stakeholder yang memiliki pengaruh besar, tetapi

memiliki minat yang rendah terhadap keberhasilan proyek
perubahan.

• Defenders adalah stakeholder yang memiliki pengaruh kecil, tetapi

memiliki minat yang tinggi terhadap keberhasilan proyek
perubahan.

• Apathetics adalah stakeholder yang memiliki pengaruh kecil dan

minat rendah terhadap keberhasilan proyek perubahan.

9. Strategi Komunikasi Stakeholders

Strategi komunikasi yang akan dilakukan melalui koordinasi dan

konsolidasi dengan seluruh stakeholder sejak minggu pertama sampai
minggu ke 2 untuk meminta masukan awal terkait pengembangan
aplikasi serta untuk mencari metodologi terbaik percepatan implementasi
INSAF. Konsolidasi ini juga bisa digunakan untuk mensinergikan aktivitas
yang dilakukan para pihak sehingga tidak perlu membuat aktivitas baru.

Secara umum sejak awal yang akan disampaikan bahwa INSAF ini
produk yang layak untuk digunakan, sehingga setiap stakeholder sesuai
dengan kewenangannya diminta untuk dapat menerima dan mendukung
pelaksanaan proyek perubahan ini.

Adapun strategi komunikasi untuk mempengaruhi per kelompok

stakeholder di atas, sebagai berikut :

Hal. 21
a. Kelompok Promoters

• Memberikan informasi untuk menyakinkan bahwa kegiatan yang

diusulkan sangat diperlukan dan berguna. Hal-hal yang
dikomunikasikan antara lain dengan menyampaikan maksud,
tujuan, manfaat, output yang dihasilkan serta impact dari proyek
perubahan.

• Menyampaikan permohonan dukungan yang diperlukan untuk

suksesnya pelaksanaan proyek perubahan seperti perlunya
dukungan anggaran dan motivasi kepada tim.

b. Kelompok Defenders

• Meberikan motivasi bahwa kegiatan proyek perubahan ini harus

dilaksanakan karena berkaitan dengan tugas pokok dan
merupakan kesempatan untuk menunjukan kepada pihak lain
bahwa kita mampu untuk mengemban amanah.

• Menjaga semangat, motivasi dan memberikan apresiasi dan

mengingatkan secara terus menerus pencapaian upaya agar
proyek dapat terselesaikan.

• Mengajak diskusi dalam pembuatan perencanaan dan evaluasi

permasalahan.

• Melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan.

c. Kelompok Latens

Membangun komunikasi dengan memberikan informasi mengenai

maksud, tujuan, manfaat, output yang dihasilkan serta
memperlakukan mereka dengan baik.

d. Kelompok Apathetics

Memberikan informasi seperlunya dan menjaga agar tidak menjadi

penghambat dari kegiatan proyek perubahan ini.

Hal. 22
10. Identifikasi Potensi Masalah

Beberapa kendala masalah yang mungkin muncul pada saat

pelaksanaan proyek perubahan ini adalah :

Tabel 7 :
Identifikasi Potensi Masalah / Kendala

Potensi Masalah /
No Resiko Solusi
Kendala

1 Terbatasnya tenaga Aplikasi tidak Melakukan reschedule

Programmer selesai jadwal pekerjaan,
jadwal kerja dan
menambah tenaga
programmer

2 Perangkat mesin Data absensi tidak Melakukan update

absensi tidak standar semua tertarik ke data menggunakan
Database tools aplikasi bawaan
mesin absensi

3 Jaringan intranet / Data absensi tidak Melakukan update

internet terputus update / tidak real data menggunakan
time Flastdisk

4 Mesin absensi rusak Data absensi tidak Menyiapkan buku

tercatat absensi, dan petugas
absensi menginput ke
INSAF

5 Kurangnya Data absensi tidak Melakukan sosialisasi

pemahaman petugas Valid dan tidak tentang SOP dan
absnesi terhadap update memberikan pelatihan
tugas dan fungsinya. penggunaan Aplikasi

Hal. 23
11. Kriteria Dan Faktor Kunci Keberhasilan

Kriteria dan faktor kunci keberhasilan dari proyek perubahan ini

dapat digambarkan sebagai berikut:

Tabel 8
Kriteria dan Faktor Kunci Keberhasilan

NO KRITERIA KEBERHASILAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

JANGKA PENDEK

1. Pembentukan tim efektif. Soliditas antar anggota tim efektif

2. Terwujudnya INSAF Kapasitas tim untuk melakukan

user regueremen dan melakukan
design serta coding aplikasi

4. Terkoneksinya INSAF secara Kapasitas jaringan dan server yang

onlie melalui tersedia
insaf.balikpapanpu.co.id

5. Terlaksananya sosialisasi dan Kapasitas tim untuk melakukan

implementasi INSAF sosialisasi dan pelatihan INSAF

JANGKA MENENGAH DAN PANJANG

6. • Perluasan pemakaian • Melakukan koordinasi dan

INSAF dan Pengembangan kolaborasi dengan berbagai
aplikasi berbasisi mobile pihak OPD;
dan terintegrasi dengan
• Meningktakan kuantitas dan
eKinerja, dan
kualitas SDM;
• Mengintegrasikan semua
• Mengusulkan anggaran
aplikasi layanan yang
pembuatan Sistem Informasi
berbasis data kepegawaian,
Eksekutif dalam satu
data keuangan dan data
Dashboard
kependudukan berupa
Sistem Informasi Eksekutif
dalam satu Dashboard

Hal. 24
12. Rincian Rencana Anggaran

Anggaran yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek perubahan

jangka pendek ini berasal dari APBD Pemerintah Kota Balikpapan Tahun
2019, dan atau sumber lainnya yang syah, dengan rincian sebagai
berikut :
Tabel 9 :
Rincian Rencana Anggaran
Proyek Perubahan Jangka Pendek

Jum Jumlah
No Uraian Kegiatan Satuan Harga Rp.
lah Harga Rp.

1 Persiapan
a. Komsumsi rapat 20 Org 20.000 400.000
pembentukan Tim
b. Pembuatan spanduk 1 Lbr 300.000 300.000
dukungan

2 Pelaksanaan
a. Konsumsi rapat koordinasi 100 Org 20.000 2.000.000
b. Konsumsi rapat Sosialisasi
100 Org 20,000 2.000.000
/ pelatihan
c. Konsumsi acara Launching 100 Org 20,000 2.000.000

3 Pelaporan
a. Kertas A4 1 Rim 68.000 68.000
b. Poto copy 200 Lbr 100 200.000
c. Penjilidan 10 Buku 25.000 250.000
d. Pembuatan Dokumentasi 1 Paket 250.000 250.000

TOTAL Rp. 7.468.000

Sedangkan anggaran untuk jangka menengah dan jangka

panjang akan dihitung dan dimasukkan dalam kegiatan Perangkat
Daerah melalui APBD Kota Balikpapan Tahun Anggaran berikutnya.

Hal. 25
 LEMBAR KONSULTASI COACH
PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN VIII
KOLA
Nama : Adamin, S. Kom M.Eng
NDH : 01
Jabatan : Kepala Bidang eGovernment
Iinstansi : Diskominfo Balikpapan

Hari / Tanda
No. Uraian Konsultasi Media
Tanggal Tangan

Penyampaian gagasan perubahan yang memuat Deskrpsi Inovasi,

Senin,
1 Latar Belakang, Tujuan dan email
15 April 2019
Manfaat Inovasi Proyek Perubahan

Jumat
2 Penyampaian penyempurnaan gagasan perubahan WA
26 April 2019

Sabtu Diskusi terkait gagasan perubahan dan tupoksi, di kelas setelah

3 Tatap muka
27 April 2019 pembelajaran selesai

- Koreksi terkait pengertian judul, teknis dan model minta

diuraikan
Senin
4 - Latar belakang yang berisi Topoksi OPD dan STO minta dihapus Tatap muka
29 April 2019
- Minta dibuat tabel kondisi saat ini dan yang diharapkan
- Jangka menengah dinaikkan ke jangka pendek

- Menambah latar belakang yang menjelaskan gambar halaman

depan yang memuat renca yang akan didlakukan.
- Tujuan jangka pendek cukup satu saja
- Meminta direncanakan jangka panjang
- Meminta dibuatkan Mailstones
Selasa
5 - Meminta kegiatan pembuatan SOP dan Surat Edaran Tatap muka
30 April 2019
- Meminta penempatan posisi masing-masing stakeholders sesuai
perannya
- Meminta dibuat strategi komunikasi
- Meminta membuat tabel potensi masalah
- Meminta dibuat rencana anggaran

- Mengoreksi supaya tim kerja bukan jadi stakeholders, maka di

hilangkan didalam gambar kuadran yang dibuat
Kamis - Meminta diberikan penjelasan terkait tabel rincian rencana
6 Tatap muka
02 Mei 2019 anggaran jangka pendek
- Meminta melampirkan jadwal konsultasi dan Surat Area
Perubahan
 KARTU KONSULTASI MENTOR
PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN VIII
KOLA
Nama : Adamin, S. Kom M.Eng NDH : 01
Jabatan : Kepala Bidang eGovernment
Iinstansi : Diskominfo Balikpapan
Mentor : Sutadi, S. Sos. MM

No. Hari / Tanggal Uraian Konsultasi Paraf Mentor

Selasa Menyampaikan gagasan area proyek perubahan, melalui rapat

1
08 April 2019

Kamis Menyampaikan ruang lingkup dan permasalahan Bidang,

2
16 April 2019 melalui tatap muka

Rabu Menyampaikan Dokumen Draf Rancang Perubahan, melalui

3
01 Mei 2019 tatap muka

Menyampaikan dan menjelsakan point-point Dokumen Draf

Rabu Rancang Perubahan serta menyampaikan jadwal pemaparan
4
02 Mei 2019 Rancang Perubahan, melalui WA