Badan Kepegawaian Negara

ANALISIS BEBAN KERJA

 Budhi Wirawan,S.E.,M.Psi.T
Magister Psikologi Terapan SDM manajemen SDM di organisasi , maupun dalam memberikan jasa layanan konsultasi
Universitas Indonesia
Sarjana Ekonomi - Manajemen adalah : PT Sucofindo , PT Telkom, PT Garuda Maintenance Facilities, PT Varley
Universitas Padjadjaran
Skills & Certification
 Talents Mapping
Assessment
 Competency Standard
Design
 Assessor Assessment
Center
 Behavioral Event Interview
 HR Management &
Industrial Relations
 Master Trainer (Training
Methodology)
08129152171
budhiwirawan2@gmail.com
Profesional dalam pengembangan sumber daya manusia di organisasi, dengan
pengalaman yang beragam baik sebagai praktisi, konsultan, trainer, asesor maupun
sebagai dosen praktisi di PTN.
Memiliki pengalaman yang memadai baik dalam mengelola secara langsung aspek
dan pelatihan. Beberapa klien yang sedang dan pernah diberikan jasa bidang SDM
Indonesia , PT BNI Syariah , PT Agility International, Laznas BSM (Bank Syariah
Indonesia) , LKPP , BPDSM Jawa Barat dan BKN (Badan Kepegawaian Negara)
Learning & Development Consultant
Memberikan jasa konsultasi pengembangan sumber daya manusia di organisasi,
berbasis potensi dan kompetensi. Tujuannya agar dapat memberikan kontribusi yang
lebih baik terhadap produktivitas dan kinerja organisasi
HR Consultant, Trainer, Assessor & Lecturer
Sebagai konsultan, trainer maupun asesor bidang manajemen SDM, baik yang
bersifat public maupun in house, untuk berbagai macam / jenis perusahaan , baik
BUMN , Lembaga Pemerintah maupun swasta.
Sebagai dosen praktisi bidang Manajemen SDM pada salah satu PTN di Jakarta
Instruktur pada Udemy (Learning Marketplace)
MANFAAT ANALISIS JABATAN , BEBAN KERJA DAN
EVALUASI JABATAN
PENGGUNAAN
• Recruitmen,
HASIL (tahap 1) Seleksi &
• Job Description Penempatan
KEGIATAN • Beban Kerja per • Sistem
Jabatan Manajemen
• Analisa Jabatan Kinerja
• Analisa Beban • Nilai Jabatan (Job
Value) • Sistem
Kerja Manajemen
• Evaluasi Jabatan HASIL (tahap 2) Pelatihan
• Sistem
• Analisa Kebutuhan Karyawan
Manajemen
• Kompetensi dan Syarat
Jabatan
Remunerasi
• Indikator Kinerja • Sistem
• Job Grading Manajemen Karir
 MEKANISME PENYUSUNAN
Badan Kepegawaian Negara

KEBUTUHAN KARYAWAN
TUGAS • NAMA JABATAN
ANALISIS INFORMASI
POKOK DAN • IKHTISAR JABATAN
JABATAN JABATAN
FUNGSI • URAIAN TUGAS

ANALISIS BEBAN
KERJA

PETA JABATAN KEBUTUHAN

KEBUTUHAN KARYAWAN
 ANALISIS BEBAN KERJA
Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk

menentukan jumlah dan jenis pekerjaan

suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis

menggunakan teknik analisis jabatan dengan

memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya

 METODE ANALISA
BEBAN KERJA
Badan Kepegawaian Negara

KUESIONER
 Daftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugas
 Tugas tambahan sesuai renja/renstra
WAWANCARA
 Panduan wawancara terbuka tentang uraian / rincian tugas dan
tugas tambahan
 Sampel / seluruh karyawan
METODE PENGAMATAN LANGSUNG
 Lembar observasi (check list)
 Lokasi tempat kerja.
 PENDEKATAN ANALISA BEBAN KERJA
Badan Kepegawaian Negara

BERDASARKAN HASIL KERJA

BERDASARKAN OBJEK KERJA

BERDASARKAN PERALATAN KERJA

BERDASARKAN TUGAS PER TUGAS

 PENDEKATAN ANALISA BEBAN KERJA
Badan Kepegawaian Negara

1 HASIL KERJA
Pendekatan ini untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/kebendaan atau non fisik
yang dapat dikuantifikasi.
Informasi yang diperlukan :
 Wujud hasil kerja dan satuannya
 Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai
 Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja
Contoh :
Jabatan : Pengentri Data Beban Kerja : 200 Data
Hasil Kerja : Data Standar Kemampuan Rata2 : 30 Data/Hari
Beban Kerja 200 Data
Kebutuhan Kary = x 1 orang = x 1 orang
SKR 30 Data
= 6,67 orang = 7 orang (dibulatkan)
 LANJUTAN…
Badan Kepegawaian Negara

2 OBJEK KERJA
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari jumlah objek
yang harus dilayani.
Informasi yang diperlukan :
 Wujud objek kerja dan satuannya
 Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus dilayani
 Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja
Contoh :
Jabatan : Dokter Jumlah Objek Kerja : 80 Pasien
Objek Kerja : Pasien Standar Kemampuan Rata2 : 25 Pasien/Hari
Objek Kerja 80 Pasien
Kebutuhan kary. = x 1 orang = x 1 orang
SKR 25 Pasien
= 3,2 orang = 3 orang (dibulatkan)
 LANJUTAN…
Badan Kepegawaian Negara

3 PERALATAN KERJA
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada peralatan
kerjanya. Informasi yang diperlukan :
 Jumlah dan satuan alat kerja
 Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja
 Rasio jumlah pegawai per alat kerja
Contoh :
Satuan & jumlah alat kerja : 20 Bis
Jabatan yg diperlukan & rasio : 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis
1 Montir untuk 5 Bis
20 Bis 20 Bis 20 Bis
K. kary = x 1 Sopir + x 1 Kernet + x 1 Montir
1 Bis 1 Bis 5 Bis
= 20 Sopir + 20 Kernet + 4 Montir = 44
 LANJUTAN…
Badan Kepegawaian Negara

4 BERDASARKAN TUGAS PER TUGAS

Pendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan karyawan

pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam yang artinya
hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya.
Informasi yang dibutuhkan :
 Uraian tugas
 Satuan hasil
 Waktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugas
 Volume/beban kerja dari setiap uraian tugas
 Waktu kerja efektif
 METODE TUGAS PER TUGAS
Badan Kepegawaian Negara

1 URAIAN TUGAS
Uraian tugas pokok yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa
dikerjakan (why)
2 WAKTU PENYELESAIAN RATA-RATA
Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang digunakan
menyelesaikan suatu tugas jabatan yang di pengaruhi beberapa
faktor, antara lain :
 Perangkat kerja
 Kondisi lingkungan kerja
 Prosedur kerja
 Kompetensi pemegang jabatan
 LANJUTAN…
Badan Kepegawaian Negara

3 WAKTU KERJA EFEKTIF

Asumsi :
Hari Kerja/Minggu = 40 jam
Satu Minggu = 5 hari
Jadi 1 Hari Jam Kerja = 40 jam / 5 hari = 8 jam/hari
Toleransi waktu (Waktu tidak produktif) =
12,5 %
PolaEfektif/Hari
Jam 5 Hari Kerja : = 8 jam - (8 jam x 12,5 %) = 7 jam = 420 menit
 Per Hari : 1 x 420 menit = 420 menit
 Per Minggu : 5 x 420 menit = 2.100 menit
 Per Bulan : 20 x 420 menit = 8.400 menit
 Per Tahun : 240 x 420 menit = 100.800 menit
 LANJUTAN…
Badan Kepegawaian Negara

4 VOLUME / BEBAN KERJA

Jumlah banyaknya satuan hasil kerja yang harus diselesaikan dalam

waktu kerja efektif harian, mingguan, bulanan, atau tahunan

JUMLAH KEBUTUHAN Waktu Penyelesaian Rata2 x Beban Kerja

=
PER JABATAN Waktu Kerja Efektif
Badan Kepegawaian Negara

STANDAR KEMAMPUAN RATA2

Standar kemampuan rata-rata diukur dari:
 Satuan Waktu (Norma Waktu)
ORANG x WAKTU
NORMA WAKTU =
HASIL

HASIL
 Satuan Hasil (Norma Hasil)
NORMA HASIL =
ORANG x WAKTU
FORMULIR PENGUKURAN BEBAN KERJA KARYAWAN
Badan Kepegawaian Negara

Nama Jabatan :
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan :
Waktu Waktu Kerja Efektif Beban/ Volume Kerja
Uraian Hasil Pegawai Yg
No Penyele- (dalam sebulan atau (dalm sebulan atau Ket.
Tugas Kerja Dibu-tuhkan
saian Rata2 setahun) setahun)

1
2
3
4
5
6
7
8
Jumlah
 PETUNJUK PENGISIAN
Badan Kepegawaian Negara

URAIAN KETERANGAN
Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama yg tersebut dalam
surat keputusan
Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja
Ikhtisar Jabatan
Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran secara umum
tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan
apa yang dikerjakan (What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa
dikerjakan (Why)

Uraian Tugas
Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara secara berurutan
dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan
apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan
(why)

Hasil Kerja Tulislah hasil kerja yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas pada setiap uraian
tugas, hasil kerja tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu rencana, surat, data, berkas,
buku, laporan, dll.
 PETUNJUK PENGISIAN
Badan Kepegawaian Negara

URAIAN KETERANGAN
Waktu
Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam penyelesaian suatu
Penyelesaian
tugas jabatan
Rata2
Waktu Kerja Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu efektif = 420
Efektif menit, 1 minggu = 2100 menit, 1 bulan = 8.400 menit dan 1 tahun 100.800
menit
Beban/Volume Beban/volume kerja yang harus diselesaikan dalam harian, mingguan,
Kerja bulanan, atau tahunan
Pegawai Yang Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan (IKJ)
Dibutuhkan dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun
 CONTOH (1)
Badan Kepegawaian Negara

Nama Jabatan : Pengolah Data

Unit Kerja : Sistem Informasi
Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan mengenai data dan informasi

Waktu Volu-
Waktu
Penye- me/ Karyawan Yg
No Uraian Tugas Hasil Kerja Kerja Ket
lesaian Beban Dibutuh-kan
Efektif
Rata2 Kerja

Memeriksa data usulan formasi yang 600

15 menit
disampaikan oleh bagian terkait dengan Laporan ………………… usulan
1 setiap …….
format formulir yang ditentukan agar Checklist menit per
usulan
data akurat bulan
 CONTOH (2)
Badan Kepegawaian Negara

Waktu Volu-
Waktu
Penye- me/ Karyawan Yg
No Uraian Tugas Hasil Kerja Kerja Ket
lesaian Beban Dibutuh-kan
Efektif
Rata2 Kerja

Menginventarisasi data usulan formasi 600

…………………
dengan cara mengelompokkan sesuai usulan
2 Rekap Data 30 menit …………….. …….
jabatannya agar memudahkan dalam per
menit
pencarian data bulan

600
Mengolah data usulan formasi Informasi …………………
usulan
3 berdasarkan jenis jabatan untuk per Jenis 45 menit ……………me ……
per
membuat bahan pertimbangan Jabatan nit
bulan
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (3)
Waktu Volu-
Waktu
Penye- me/ Pegawai Yg
No Uraian Tugas Hasil Kerja Kerja Ket
lesaian Beban Dibutuh-kan
Efektif
Rata2 Kerja

Memberikan informasi yang dibutuhkan

Penganalisis Formasi Pegawai
berdasarkan data usul formasi sebagai 72.000 600
4 Laporan 45 menit 0,375
bahan pembuatan kebijakan formasi dan menit Instansi
pertimbangan alokasi tambahan formasi
pegawai Instansi Pusat dan Daerah

Membuat konsep pertimbangan Kepala

BKN mengenai alokasi tambahan
Draft
formasi pegawai Instansi Pusat dan 3.000 72.000
5 Pertim- 1 0,042
Daerah berdasarkan data usul formasi menit menit
bangan
sebagai bahan pertimbangan teknis
Kepala BKN
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (4)
Waktu Volu-
Waktu
Penye- me/ Pegawai Yg
No Uraian Tugas Hasil Kerja Kerja Ket
lesaian Beban Dibutuh-kan
Efektif
Rata2 Kerja

Membuat laporan statistik mingguan

mengenai formasi pegawai Instansi
6 Pusat dan Daerah berdasarkan data usul Laporan 60 menit 1.500 menit 1 0,040
formasi untuk diserahkan kepada atasan
langsung

Memelihara database formasi pegawai

dengan cara menyimpan,
7 memperbaharui dan memproteksi data Kegiatan 30 menit 6.000 menit 1 0,005
agar tetap akurat dan terjaga
kerahasiaannya

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang

diperintahkan oleh atasan baik lisan
8 Kegiatan 30 menit 300 menit 3 Tugas 0,300
maupun tertulis untuk kelancaran
pelaksanaan tugas

Jumlah 1,512
Badan Kepegawaian Negara

TINGKAT EFISIENSI JABATAN

Tingkat Efisiensi Σ IKJ
=
Jabatan Σ PJ x WKE
Keterangan
 IKJ : Isi Kerja Jabatan (Beban Kerja x Norma Waktu)
 PJ : Pemegang Jabatan
 WKE : Waktu Kerja Efektif
Standar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ)
 A = sangat baik apabila TEJ > 1
 B = baik apabila TEJ = 0,90 – 0,99
 C = cukup apabila TEJ = 0,70 – 0,89
 D = sedang apabila TEJ = 0,50 - 0,69
 E = kurang apabila TEJ < 0,50
Badan Kepegawaian Negara

TERIMA KASIH
SEMOGA BERMANFAAT