#1

Business Proses Improvement

 #2

B Level Level
0 1

The WHY Bisnis BP Level 0 BP Level 1

Yang akan Pekerjaan SOP

dipelajari
dalam Proses Improvement

Charting Value Improvement Continuous

Improvement
 Regular Class; Semester 6 3
Senin, 17 April 2023

Nilai
Business Process Improvement - Lecture #11
 4

Value = nilai

Nilai (definisi dari ilmu ekonomi)

“Ukuran manfaat yang mungkin diperoleh dari barang atau jasa”
 5

Bisnis = proses penciptaan nilai (value)

 6

Barang yang laku – yang bernilai.

Makin tinggi nilainya makin mahal
harganya
 7

Nilai ekonomisnya 2 th
 8

Barang yang tidak laku –

 9

Barang yang sangat laku –


Aktivitas yang menambah nilai
Berkontribusi untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan
Diperlukan untuk menghasilkan output
dari suatu proses
Pelanggan siap membayar aktivitas
tersebut
10
Aktivitas yang tidak menambah nilai
Tidak berkontribusi untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan
Tidak diperlukan untuk menghasilkan
output dari suatu proses
Pelanggan tidak siap membayar aktivitas
tersebut
 11

Improvement dilakukan dengan :

• Meningkatkan aktivitas penambah nilai
• Minimalkan aktivitas yang tidak menambah nilai
• Minimalkan waktu tunggu (bottleneck)

Pengerjaan ulang tidak boleh dimasukkan ke dalam proses – mengulangi adalah pekerjaan
yang tidak menambah nilai
 12

Aktivitas bernilai tambah – DIPERTAHANKAN / DITAMBAH

Hal yang harus dijaga adalah membuat setiap langkah dalam proses memberikan nilai
tambah pada input yang sedang diproses menjadi output. Untuk meningkatkan
efisiensi dari proses, penting untuk menentukan jumlah maksimal dari waktu yang
dialokasikan untuk setiap aktivitas bernilai tambah tersebut. Orang yang
merencanakan proses harus tahu, kira kira berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk
melakukan proses tersebut sehingga setiap aktivitas / tugas dapat diberi batas waktu.

Batasan waktu ini juga menolong untuk mengidentifikasi bila ada masalah dan hal-hal
lain yang membutuhkan perhatian ekstra.
 13

Aktivitas tidak bernilai tambah – DIHILANGKAN / DIMINIMALKAN

1. Aktivitas yang muncul lebih dari sekali dalam suatu proses

2. Aktivitas yang sama yang ada diberbagai area
3. Area yang berpotensi menjadi bottlenecks
4. Kegiatan penundaan / menunggu,
5. Proses inspeksi atau checkpoint.
6. Kegiatan yang tidak jelas (tidak ada penanggung jawab)

Setalah terindentifikasi, pikirkan bagaimana caranya untuk menghilangkan atau

mengurangi aktivitas tidak bernilai tambah tersebut.
Semua aktivitas tidak bernilai tambah ini merupakan peluang untuk diperbaiki saat
dilakukan improvement.
 14

Simbol Dasar
Menunjukkan bila satu kegiatan sedang dila-
Kegiatan / Operation
kukan
Menunjukkan bila ada perpindahan tempat
Transportasi
yang dilakukan
Menunjukkan bila ada pemeriksaan yang
Inspeksi
dilakukan
Menunjukkan bila tidak ada yang sedang
Penyimpanan / delay
dilakukan / menunggu / disimpan
Menunjukkan bila suatu item tidak digunakan
Destroy / lagi dalam system dan dikeluarkan dari
penghancuran system / dihancurkan
 15

Simbol Nilai Tambah

Melakukan Kegiatan / Menunjukkan bila suatu kegiatan fisik sedang
Operation dilakukan (memotong, menghaluskan, dll)
Menunjukkan pada memproses informasi,
Origination / input data
saat informasi ditambahkan pertama kali
Menunjukkan pada memproses informasi,
Mengubah
saat informasi diubah
 16

Surat harus ditandatangani oleh sersan. Surat yang telah

ditandatangani dikirimkan ke sekretaris.
Tuliskan langkah-langkahnya :
1. Surat dikirim
2. Diletakkan di kotak masuk
3. Menunggu sampai diambil Sersan
4. Ditandatangani
5. Kirim ke asisten
6. Tunggu diambil asisten
7. Dikirim ke sekretaris
17
 18

Handling / aktivitas
Simbol Handling (penanganan) mewakili aktivitas dalam proses yang tidak melibat-kan
perubahan informasi. Aktivitas ini dapat menggunakan dokumen (kertas atau elektronik).
Simbol ini lebih banyak digunakan daripada simbol yang lain.
Di proses produksi, simbol ini menggambarkan dari mulai sampai selesainya pembuatan
produk dan tugas yang diasosiasikan dengan sebuah pekerjaan.
Kata2 yang di hubungkan dengan handling antara lain
• Memuat • Membongkar
• Merakit • Melampirkan
• Mengurutkan • Memisahkan
• Menyingkirkan
Kegiatan penanganan seperti simbol lain, karena tidak menambah nilai pada barang yang
diproses, mereka merupakan peluang untuk disederhanakan.
 19

Handling

Kegiatan penanganan seringkali termasuk langkah yang tidak diperhatikan selama

pengumpulan fakta, karena sering tercampur dengan langkah lain.
Contoh :
Kegiatan mengambil dokumen, memindahkan lalu mengembalikan pada tempatnya sering
hanya ditulis sebagai langkah transportation. Atau hanya mengambil dokumen saja
20
 21

Originate
Simbol ini menggambarkan saat pertama kali informasi dicatat / dibuat dalam dokumen.
Simbol ini menunjukkan adanya pertambahan nilai dalam proses informasi
Kata-kata yang sering dihubungkan dengan simbol ini akan menunjukkan apa yang terjadi
dengan dokumen, misalnya
• Mengisi • Mempersiapkan
• Melengkapi • Mencetak
• Menulis • Membuat copy
Atau yang lebih spesifik seperti :
• Nama dan alamat dicatat • Kode produk, deskripsi dan jumlah dicatat
Dalam melakukan improvement, orang biasa mencari simbol origination ini. Bila proses
input awal ini bisa dihapuskan, maka semua proses yang mengikutinya juga bisa
dihapuskan, sehingga akan bisa meningkatkan produktivitas.
 22

Saat sebuah copy dibuat, maka suatu proses yang baru akan ada dalam system. Walaupun
semua informasi dalam copy tersebut persis sama dengan dokumen aslinya. Dokumen copy
itu akan muncul sebagai suatu dokumen baru dengan flownya sendiri. Artinya suatu flow baru
akan terbentuk dengan origination simbol seperti misal customer order copy.
Kalau kita mencetak email maka ada 2 copy (electronic dan hard copy) atau kita membuat
email dan cc ke seseorang maka akan juga timbul 2 copy electronic file (satu di sent item kita
dan satu di inbox org yang di cc)
Karena simbol origination menggambarkan saat pertama kali informasi diinput dalam
dokumen, maka dimungkinkan timbul beberapa simbol ini dalam sebuah proses.
Beberapa item dicatat sebelum prosesnya dimulai. Contoh : jika proses pemesanan dimulai
dengan diterimanya form pesanan, maka sebelum form pesanan tersebut kita terima,
customer sudah terlebih dahulu mencatat form tersebut dalam proses mereka sebelum kita
menerima formnya.
23
 24

Do
Simbol ini mewakili perubahan fisik yang terjadi pada produk yang membawanya ke arah
lebih dekat ke produk jadi. Menunjukkan adanya nilai tambah pada proses pro-duksi
Simbol ini tidak digunakan dalam aliran informasi saja, tapi dapat ditampilkan dalam
gambar yang menunjukkan aliran informasi dan proses secara bersama.
Beberapa kata yang dapat digambarkan dengan Do misalnya

• Melubangi • Menghaluskan
• Menggiling • Mengampelas
• Mengecat
25
 26

Add/Alter
Simbol penambahan / perubahan menggambarkan saat informasi di tambah atau diubah
setelah input yang pertama. Simbol penambahan / perubahan ini bersama dengan simbol
origination meliputi saat informasi berubah.
Kata2 yang dihubungkan dengan simbol ini (yang menerangkan pada pembaca tentang apa
yang terjadi dengan dokumen) antara lain ;
• Ditandatangani • Diberi tanggal
• Diperbarui • Di edit
• Dikoreksi • Diinput
Simbol penambahan / perubahan menunjukkan perubahan informasi, sehingga ada
tanggal, inisial, tanda tangan atau penghapusan dari data sebelumnya.
 27

Transportation
Simbol transportasi menggambarkan pergerakan dari satu tempat ke tempat lain. Ini tidak
digunakan untuk pergerakan dekat yang timbul dalam sebuah area kerja, jadi hanya untuk
menunjukkan pergerakan antara area kerja yang secara fisik terpisah. Karena pergerakan
seringkali membutuhkan waktu dan mahal.
Simbol transportasi terkait erat dengan tempat tujuan.
Kata2 yang berhubungan dengan simbol ini antara lain:
• Diserahkan ke accounting • Dikirim ke kantor pusat
• Dikirim ke supplier • Berjalan ke bagian pembelian

Bila simbol ini digunkan secara konsisten, orang yang membaca peta proses dapat melihat
dengan tepat setiap tahap dari proses dan tempatnya (bila pembuat melengkapi dengan
keterangan tempat).
28
 29

Inspection
Simbol pemeriksaan menggambarkan pemeriksaan hasil kerja untuk melihat apakah benar
sehingga dapat dilanjutkan ke tahap selanjutnya.
Kegunaan simbol ini untuk melihat ketepatan pengerjaan secara teliti. Simbol pemeriksaan
biasa diikuti oleh prosedur koreksi yang memberikan langkah2 yang harus dilakukan bila
suatu produk gagal lolos dari inspeksi.

Kata2 yang berkaitan dengan inspeksi ini antara lain :

• Diperiksa • Ditinjau
• Diverifikasi • Dibandingkan dengan standard
• Diteliti
30
 31

Storage/Delay
Simbol penyimpanan (storage) / delay (penundaan) menggambarkan waktu ketika tidak
ada yang terjadi. Seberapa kecil waktu yang masih akan kita tampilkan di peta proses
adalah tergantung pertimbangan kita masing-masing. Normalnya kita menampilkan
storage atau delay yang waktunya cukup panjang.
Kadang ‘D” digunakan sebagai simbol delay untuk membedakannya dari storage.
Sebenarnya antara delay atau storage dapat dikenali sebagai berikut. Bila simbol ada di
tengah aliran proses, maka itu adalah DELAY. Sedangkan bila muncul pada akhir sebuat
proses, maka itu adalah STORAGE.

Kata-kata yang berhubungan dengan Storage/Delay

• Dihentikan sementara • Ditahan sebentar
• Dipertahankan selama satu tahun • Ditahan sampai pk 11
 32

Storage/Delay

Biasanya dalam waktu proses ada proses menunggu. Seringkali untuk suatu proses kita
membutuhkan suatu dokumen, yang saat itu entah ada dimana, sehingga proses belum
dapat dilakukan, maka storage / delay ini harus diminimalkan
 33

Destroy
Simbol menghancurkan mewakili aktivitas yang menyebabkan suatu item keluar dari daftar.
Kegiatan ini adalah pembersihan yang ada dalam system.
Kata-kata yang berkaitan dengan simbol menghancurkan antara lain :
• Disobek kecil kecil • Tidak digunakan
• Dibuang
Simbol ini biasa terdapat pada langkah paling akhir dari sebuah aliran. Penghancuran
seringkali hanya sedikit diberi perhatian, akibatnya terjadi akumulasi item yang tidak
berguna, dan catatan yang digunakan untuk mencatat barang tidak berguna.
Catatan secara elektronik sangat mudah dicopy dan kemudian dilupakan, bahkan kadang
file yang berguna malah dihapus. Suatu proses yang baik dapat memberi paduan agar hal2
semacam itu tidak terjadi.
34
 Credit Benda 35
Aktivitas
card lain
Kendaraan berhenti di pompa bensin, credit card ada di dompet pengendara
Pengemudi keluar dari kendaraan dan berjalan ke pompa bensin memberi tahu
jenis BBM dan jumlah yg akan dibeli
Credit card ada di dompet saat BBM dikeluarkan
Setelah BBM dikeluarkan, tanda terima dicetak
Tanda terima diambil dari printer
Credit card diambil dari dompet pengemudi
Credit card dimasukkan ke dalam card reader
Credit card diverifikasi oleh card reader
Reader memperbaharui data credit card
Credit card dicabut dari card reader
Credit card dan tanda terima dimasukkan ke dompet Nama file yg dikirim :
Pengemudi masuk dan mengendarai kendaraan BPI #xx - yyyy
xx = tugas dr pertemuan ke....
yyyy = nama mahasiswa
 36

Thank you very much!