PANDUAN PENDAFTARAN

UPTD PUSKESMAS BENTENG

PEMERINTA KOTA SUKABUMI

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS BENTENG
Jalan Benteng Kidul Nomor 70 Kota Sukabumi 43132 Provinsi Jawa barat
Telp. 0266 225219 Email : puskesmasbenteng16@gmail.com
 BAB I
PENDAHULUAN

A. DEFINISI
1. Front Office
Front Office adalah salah satu tempat yang berada paling depan yang
merupakan pintu gerbang utama dari suatu kantor intansi sehingga
mudah diakses oleh pihak luar, baik dalam hal informasi maupun
secara operasional
2. Loket Pendaftaran
Loket pendaftaran adalah Sarana Penyedia Layanan tempat pendataan
dan pencatatan data pasien untuk mendapatkan pelayanan
3. Pasien
Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi tentang
masalah kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehanan yang
diperlukan baik secara langsung maupun tidak langsung kepada
dokter, dokter gigi, dan kepada petugas kesehatan lainnya
4. Identifikasi Pasien
Identifikasi Pasien adalah Proses pengumpulan data dan pencatatan
segala keterangan serta bukti bukti dalam penentuan status pasien
5. Pasien Baru
Adalah Pasien datang berkunjung sebagai pengunjung untuk pertama
kalinya, pasien baru dengan nomer regester lama adalah kunjungan
pasien untuk yang pertama kali tetapi salah satu anggota keluarga
pasien sudah pernah melakukan kunjungan ke penyedia layanan
6. Pasien Lama
Pasien datang untuk kunjungan berikutnya, dan sudah tercatat
dengan nomer register sebagai kunjungan lama
7. Pasien Umum
Pasien datang berkunjung dengan tanpa adanya jaminan kesehatan
dari badan atau lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan
penyedia layanan
8. Pasien dengan Jaminan Kesehatan (JKN)
Pasien datang berkunjung dengan adanya jamiman kesehatan dari
badan atau lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan penyedia
layanan (Jamkesmas, Askes, Jamkesda, Pemegang Kartu KIS )
9. Pasien Khusus
Pasien Khusus adalah pasien dengan kereteria tertentu ( Usia > 60
tahun, Disabilitas, Pasien pengobatan TBC, Pasien penderita
gangguan kesehatan jiwa, Pasien Gawat Darurat )
10. Rekam Medis
Adalah berkas yang berisi catatan atau dokumen tentang identitas
pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain
yang diberikan kepada setiap pasien
11. Rekam Medis Elektronik
adalah Rekam Medis yang dibuat dengan menggunakan sistem
elektronik. Sistem ini menjadi gudang penyimpanan informasi
elektronik berisi status kesehatan dan layanan kesehatan yang
diperoleh pasien sepanjang hidupnya
12. Kartu Pengenal Pasien
Adalah kartu Identitas yang diberikan penyedia layanan yang berisi
tentang data pasien, nomer induk regester yang dimiliki dalam satu
keluarga, daftar nama nama anggota keluarga tertanggung
13. Family Folder
Family Folder adalah arsip Rekam Medis dalam satu keluarga yang
dikemas dalam satu folder dengan satu nomer register induk
14. Individu Folder
Individu Folder adalah arsip satu Rekam Medis yang berdiri sendiri
atas nama pasien dengan nomer register sendiri
15. Kasir
Kasir adalah sarana penyelesaian administrasi keuangan
16. Informasi
Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda
yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun
penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan
dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi baik secara elektronik ata upun
non-elektronik dengan tujuan agar mereka mengetahui atau
memahaminya.
17. Penyampaian Informasi
Penyampaian informasi adalah proses pemberian pengetahuan
mengenai tatacara pendaftaran pasien kepada pasien dan / atau
 keluarga pasien oleh petugas pendaftaran untuk mendapatkan
pelayanan kesehatan
18. Hak
Hak adalah kekuasaan atau wewenang yang dimiliki seseorang untuk
mendapatkan atau memutuskan berbuat sesuatu
19. Hak Pasien
Hak pasien adalah hak-hak pribadi yang dimiliki manusia sebagai
pasien
20. Kewajiban
Kewajiban adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan
oleh seseorang
21. Kewajiban Pasien
Kewajiban Pasien adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus
dilakukan oleh seseorang Pasien
22. Alur Pendaftran
Alur Pendaftaran adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui
pasien dalam hal melakukan pendaftran
23. Alur Pelayanan
Alur Pelayanan adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien
secara keseluruhan bagi pasien untuk memperoleh pelayanan
24. SOP ( Standar Operasional Prosedur)
SOP adalah suatu intruksi atau perintah kerja atau tata cara yang
teperinci dan tetulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman
dalam menjalankan suatu pekerjaan

BAB II

RUANG LINGKUP PELAYANAN

Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pelayanan klinis yang ada di
UPTD Puskesmas Benteng, meliputi

1. Identifikasi Pasien
2. Pendataan Pasien
3. Pembuatan Kartu Rekam Medis Baru Secara Manual atau elektronik
4. Pencarian Kartu Rekam Medis lama Secara Manual atau elektronik
5. Distribusi Kartu Rekam Medis ke Poli Secara Manual atau elektronik
6. Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien
7. Penyampaian Informasi Lainnya
8. Pencatan dan Pelaporan
9. Penyimpanan Kembali kartu Rekam Medis Secara Manual atau
elektronik

BAB III
TATALAKSANA PELAYANAN

A. Proses Pendaftaran Pasien

1. Pasien mengambil nomor antrian pada mesin antrian dimana

nomor tersebut terbagi atas No Tiket A untuk BP/Poli umum, No
Tiket B untuk Poli Lansia, dan No Tiket C untuk Poli Gigi Dan Poli
KIA.
2. Petugas Loket di Front Office menerima Kedatangan Pasien
berdasarkan no antrian yang di panggil pada mesin antrian.
3. Petugas Loket di Front Office melakukan identifikasi pasien
- Petugas Loket di Front Office menanyakan Nama, Alamat
tempat tinggal, tanggal lahir, susunan anggota keluarga
- Petugas Loket di Front Office menyakan KTP / Kartu Pengenal
yang dimiliki pasien
- Petugas Loket di Front Office menanyakan kartu kepesertaan
jaminan kesehatan ( JKN, KIS, ASKES, Jamkeda )
4. Jika pasien baru, maka Petugas Loket di Front Office melakukan
pendataan pasien baru
5. Petugas Loket di Front Office mempersilahkan pasien untuk
meletakkan nomer antrian pada keranjang sesuai dengan Tipe No
antrian
6. Petugas Loket Pendaftaran mendahulukan pasien pemegang No
tiket tipe B dan pasien gawat darurat
7. Petugas Loket Pendaftaran mempersilahkan pasien untuk
menunggu di ruang tunggu
8. Petugas Loket pendaftaran membuat kartu rekam medis baru
untuk pasien baru
Pencatatan data pasien pada Kartu Rekam Medis baru meliputi :
- No NIK / KK / BPJS
- Nama Pasien
 - Jenis Kelamin
- Tanggal Lahir
- Alamat Tempat Tinggal
- Nama KK
9. Petugas Loket Pendaftaran membuat Kartu Pengenal Pasien baru
yang berisi
- Nama Unit Pelayanan
- Nomer Regester Kunjungan / No Rekam Medis
- Nama Pasien
- Tanggal lahir
10. Jika pasien lama, maka Petugas Loket Pendaftaran mencari Kartu
Rekam medis milik pasien sesuai dengan nomor register yang
dimiliki pasien, adapun prosesnya adalah :
- Pencarian rekam medis pasien berdasarkan Nama, No NIK,
No. BPJS,No Rekam Medis
- Buka aplikasi E-PUSKESMAS data rekam medis Pasien UPTD
Puskesmas Benteng
- Searcing Nama / No NIK / No. BPJS / No Rekam Medis pasien
pada aplikasi E-PUSKESMAS
11. Petugas Loket Pendaftran mencatat Kartu Rekam Medis yang
didistribusikan ke Poli yang dituju pada buku catatan akses
Rekam Medis Secara Manual atau elektronik
12. Petugas Loket Pendaftaran membubuhkan tanggal kunjungan dan
nomer panggilan untuk poli yang dituju
13. Petugas Loket Pendaftaran mengembalikan KTP / Kartu Pengenal
Pasien / Kartu Kepesertaan Jaminan Kesehatan (JKN) berobat
milik pasien
14. Petugas Loket Pendaftaran menginformasikan pada pasien untuk
menunggu panggilan dari poli yang dituju
15. Petugas Loket Pendaftaran mendistribusikan Kartu Rekam medis
kepada poli yang dituju Secara Manual atau elektronik

B. Proses Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien

1. Petugas Loket memperkenalkan diri kepada pasien
2. Petugas Loket mengutarakan maksud dan tujuan kegiatan
3. Petugas Loket membagikan leaflet tentang hak dan kewajiban
kepada pasien
4. Petugas Loket menjelaskan tentang isi leaflet
5. Petugas Loket memberi waktu dan kesempatan kepada pasien
untuk bertanya apabila ada yang kurang jelas atau kurang
dimengerti
6. Petugas Loket menjelaskan atas pertanyaan pasien tentang hak
dan kewajiban sebagai pasien
7. Petugas Loket menutup kegiatan
8. Hak Hak Pasien

1. Memperoleh layanan yang manusiawi, adil, jujur, dan tanpa

diskriminasi;
2. Memperoleh layanan Kesehatan yang bermutu sesuai dengan
standar profesi dan standar prosedur opersiona;
3. Memperoleh pelayanan yang efektif dan efisien sehingga
pengguna layanan terhindar dan kerugian fisik dan materi
4. Memilih dokter dan dokter gigi serta kelas perawatan sesuai
dengan keinginanya dan peraturan yang berlaku di
puskesmas;
5. Meminta konsultasi tentang penyakit yang dideritanya
kepada dokter dan dokter gigi lain yang mempunyai Surat
Izin Praktek ( SIP ) baik di dalam maumpun di luar
puskesmas;
6. Mendapatkan privasi dan kerahasiaan penyakit yang diderita
termasuk data data medisnya
7. Mendapatkan informasi yang meliputi diagsnosis dan tata
cara Tindakan medis, tujuan Tindakan medis, alternatif
Tindakan, risiko dan komplikasi yang mungkin terjadi dan
prognosis terhadap tindakan yang di lakukan serta perkiraan
biaya pengobatan
8. Memberikan persetujuan atau menolak atas Tindakan yang
akan dilakukan oleh tenaga Kesehatan terhadap penyakit
yang di deritanya
9. Di dampingi keluarganya dalam keadaan kiritis
10. Menjalankan ibadah sesuai agama atau kepercayaan yang
dianutnya selama hal tersebut tidak mengganggu pengguna
layanan lainnya
11. Memeperoleh keamanan dan keselamatan dirinya selama
dalam perawatan di puskesmas
 12. Mengajukan usul, saran, perbaikan atas perlakuan
Puskesmas terhadap dirinya
13. Menolak layanan bimbingan rohani yang tidak sesuai dengan
agama dan kepercayaan yang dianut
14. Mendapatkan perlindungan atas rahasia kedokteran
termasuk kerahasian rekam medic
15. Mendapatkan akses terhadap isi rekam medis
16. Memberikan persetujuan atau menolak untuk menjadi
bagian dalam suatu penelitian Kesehatan
17. Menyampaikan keluhan atas pengaduan atas pelayanan
yang di terima
18. Mengeluhkan pelayanan puskesmas yang tidak sesuai
standar pelayanan melalui media cetak dan elektronik sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

9. Kewajiban Pasien
1. Mematuhi peraturan yang berlaku di puskesmas
2. Menggunakan fasilitas Puskesmas secara bertanggungjawab
3. Menghormati hak-hak pengguna layanan lain, pengunjung
dan hak Tenaga Kesehatan serta petugas lainnya yang
bekerja di Puskesmas
4. Memberikan informasi yang jujur, lengkap, dan akurat
sesuai kemampuan dan pengetahuannnya tentang masalah
kesehatannya
5. Memberikan informasi mengenai kemampuan finansial dan
jaminan Kesehatan yang di milikinya
6. Mematuhi rencana terapi yang direkomendasikan oleh
Tenaga Kesehatan di Puskesmas dan disetujui oleh
Pengguna layanan yang bersangkuta setelah mendapatkan
penjelasan sesuai ketentuan peraturan perundang undangan
7. Menerima segalan konsekuensi ataskeputusan pribadinya
untuk menolak rencana terapi yang di di rekomendasikan
oleh Tenaga Kesehatan dan/atau tidak mematuhi petunjuk
yang di berikan oleh tenaga Kesehatan dalam rangka
penyembuhan penyakit atau masalah kesehatannya; dan
8. Memberikan imbalan jasa atas pelayanan yang di terima.
C. Proses Penyampaian Informasi lainya
Proses Penyampaian Informasi lainnya di loket adalah sebagai
berikut :
1. Petugas Loket menemui pasien yang datang ke Puskesmas.
2. Petugas Loket menanyakan maksud dan tujuan pasien datang
ke Puskesmas.
3. Petugas Loket menayakan/mendengarkan keluhan atau
kesulitan pasien
4. Petugas menyampaikan informasi secara lengkap dan runtut
sesuai dengan apa yang dibutuhkan pasien dengan
menggunakan bahasa sesederhana mungkin dan kalimat yang
efektif, sehingga mudah diterima dan dipahami pasien.

D. Proses Pencatatan dan Pelaporan kunjungan

Proses Pencatatan dan Pelaporan Kunjungan Pasien adalah sebagai
berikut :
a. Petugas dari Unit Layanan Klinis mengembalikan Kartu Rekam
Medis Secara Manual atau elektronik
b. Petugas Loket Pendaftaran melakukan pemeriksaan
kelengkapan isi dari Kartu Rekam Medis
c. Petugas Loket Pendaftaran Melakukan perhitungan jumlah
Kartu Rekam Medis yang keluar harus sama Kartu Rekam Medis
yang kembali
d. Petugas Loket Pendaftaran melakukan pencatatan kunjungan
pasien berdasarkan jenis kunjungan dan jenis pasien pada buku
regester kunjungan pada hari yang sama
E. Proses Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis Secara Manual
atau elektronik
1. Proses penyimpanan kembali Kartu Rekam Medis Seacara
Manual adalah sebagai berikut :
a. Petugas Loket Pendaftaran mengelompokkan menurut
Alamat desa / kelurahan Pasien yang tercatat pertama
kali, Nama Inisial KK, dan nomer urut ( sesuai kode )
b. Petugas Loket Pendaftaran menata kembali Kartu Rekam
medis ( Individu Folder ) pada Family Folder sesuai dengan
kode yang tertera
 2. Penyimpanan rekam medis elektronik merupakan kegiatan
penyimpanan data rekam medis pada media penyimpanan
berbasis digital pada fasilitas pelayanan kesehatan.
a. penyimpanan rekam medis elektronik harus menjamin
keamanan, keutuhan, kerahasiaan, dan ketersediaan data
rekam medis elektronik; fasilitas pelayanan kesehatan
wajib memiliki cadangan data (backup system)
b. Penjaminan mutu dalam penyelenggaraan rekam medis
elektronik, meliputi penjaminan mutu internal (dilakukan
oleh fasilitas pelayanan kesehatan) dan penjaminan mutu
eksternal (dilakukan oleh Pemerintah dan dapat
melibatkan pihak terkait)

BAB IV

DOKUMENTASI

1. Nomer urut antrian

- Nomor Antrian A untuk poli BP/Umum
- Nomor Antrian B untuk poli LANSIA
- Nomor Antrian C untuk poli KIA/KB & Poli Gigi
2. Kartu rekam medis secara manual atau digital
3. Kartu pengenal pasien (kartu berobat)
4. Buku Pencatatan Keluhan / Komplin Pasien
5. Buku Tindak Lanjut Komplin / Keluhan pasien / Pencatatan
Penyampaian Informasi
6. Buku Pencatatan Akses Keluar Kartu Rekam Medis secara manual
atau digital
7. Buku Pencatatan Kelengkapan Isi Rekam Medis
8. Buku Pencatatan Waktu Pengambilan Rekam Medis secara manual
atau digital
9. Register Kunjungan
10. Format laporan
 LAMPIRAN
( Foto / Dokumentasi )

1. Nomer urut antrian

2. Kartu rekam medis

a. Family Folder
b. Indivitu Folder

c. Recam Medis Elektronik

3. Kartu pengenal pasien
4. Register Kunjungan
a. Register Kunjungan Secara Manual

b. Register Kunjungan Secara Elektronik

5. Format laporan
a. Format laporan Kunjungan Secara Manual

b. Format laporan Kunjungan Secara Elektronik