Modul Kearsipan

MODUL
KEARSIPAN DAN KORESPONDENSI

BAHASA INDONESIA
Oleh
Dra. WIDWI HANDARI ADJI, M.M.
POLITEKNIK
PIKSI GANESHA BANDUNG
2022
BAB I
MANAJEMEN ARSIP
Tujuan perkuliahan; setelah mempelajari teori manajemen arsip, mahasiswa

diharapkan dapat memahami pengertian manajemen, arsip, kearsipan, ruang lingkup,
manajemen kearsipan, tujuan, masalah dalam kearsipan serta faktor-faktor sistem
kearsipan yang baik dalam kegiatan administrasi perusahaan
A. Pengertian Manajemen
Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Pengaturan ini
dilaksanakan terhadap suatu bidang pekerjaan, dan diterapkan melalui serangkaian fungsi
manajemen.
Berikut definisi manajemen menurut beberapa ahli :
1. Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan

Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan
sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2. G.R. Terry
Management is a distinct processs consisting of planning, organizing, actuating, and
controlling performed to determine and accomplish states objectives by the use of human
being and other resources
Artinya ;
Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk
menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan
sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.
Jadi kesimpulan dari pengertian manajemen adalah suatu proses untuk mengelola
sumber-sumber daya organisasi melalui serangkaian fungsi manajemen agar tujuan dapat
tercapai. Dan dalam usaha agar tujuan tercapai, maka manajemen ini dilakukan melalui
serangkaian fungsi.
Pada dasarnya fungsi manajemen terdiri atas :
1. Planning (perencanaan)
Yaitu suatu kegiatan untuk menetapkan serangkaian tindakan yang akan dilakukan
2. Organizing (pengorganisasian)
Yaitu suatu kegiatan untuk mengatur berbagai sumber daya organisasi, sehingga tujuan
yang telah ditetapkan dapat tercapai secara efektif dan efisien.
3. Actuating (pengarahan)
Yaitu kegiatan untuk mengarahkan semua bawahan, agar mau bekerja sama dan bekerja
efektif untuk mencapai tujuan, melalui fungsi pengarahan, kepemimpinan, dan
koordinasi.
4. Controlling (pengendalian)
Yaitu suatu kegiatan untuk mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan
sehingga sesuai dengan apa yang telah direncanakan dan apabila terdapat penyimpangan,
maka segera dilakukan tindakan perbaikan
Manajemen Arsip Page 1

B. Pengertian Arsip Dan Kearsipan
Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudian berubah
menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea
artinya adalah dokumen atau catatan mengenai permasalahan.
Beberapa pengertian arsip dan kearsipan :

1. Menurut Undang – undang No. 7 tahun 1971 tanggal 18 Mei 1971, tentang pokok
kearsipan,
a. Naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga dan Badan – badan Pemerintahan
dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kehidupan pemerintahan.
b. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan dan Swasta atau perorangan,
dalam bentuk corak apapun baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Yang terbaru adalah Undang-undang Revisi nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,
disebutkan dalam pasal 1 ayat 1 dan 2 bahwa :
a. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip
b. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan, daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2. Hasil Seminar Dokumentasi Kearsipan yang diselenggarakan pada tanggal 28 Februari

sampai tanggal 2 Maret 1957, yakni :
a. Arsip adalah kumpulan dari surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan, aksi,
transaksi, tindak tanduk doumenter yang disimpan sehingga pada tiap – tiap saat
dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya.
b. Arsip adalah badan dimana diadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan –
pengolahan tentang segala surat – surat baik dalam Pemerintahan maupun dalam soal
umum baik kedalam maupun keluar dengan system yang tertentu yang dapat
dipertanggung jawabkan.
3. Menurut M.N. Maulana, dalam bukunya “Administrasi Kearsipan”.

Arsip adalah tulisan yang dapat memberi keterangan tentang kejadian – kejadian dari
pelaksanaan organisasi, kemungkinan arsip dapat berwujud surat menyurat, data – data
(bahan – bahan yang dapat memberi keterangan) barang cetakan, kartu – kartu, sheets dan
buku catatan yang berisi korespondensi. Peraturan pemerintah dan lain sebagainya yang
diterima / dibuat sendiri oleh tiap lembaga baik Pemerintah maupun swasta, kecil atau
besar.
4. Menurut Prof. Dr. Prajudi Admosudirjo, dalam bukunya “Dasar – Dasar Manajemen
dan Office Manajemen ‘’ :
a. Tempat penyimpanan secara teratur daripada bahan – bahan tertulis, piagam –
piagam, surat – surat, akte – akte, peta – peta.
b. Kumpulan teratur daripada bahan – bahan kearsipan tersebut diatas.
Bahan – bahan yang harus diarsip itu sendiri.

5. Menurut William Beneden ( Record Management 1969 )
Arsip adalah suatu kertas, buku, potret, film kecil, lukisan, bagan, kartu, pita magnetis
atau suatu salinan atau cetakan dari itu, yang telah diciptakan atau diterima oleh suatu
perusahaan atau satuan – satuan pelaksanaannya ataupun penggantinya sebagai bukti dari
kegiatan – kegiatannya atau karena adanya , keterangan yang terkandung didalamnya.
6. Rumusan dari T.R. Schellenberg

Arsip adalah warkat – warkat dari suatu Badan Pemerintah atau swasta yang diputuskan
sebagai hal yang berharga untuk diawetkan secra tepat, guna keperluan mencari
keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu
badan kearsipan.
7. Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya “Administrasi Perkantoran Modern”.
Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan.
Manajemen kearsipan (Records Management) adalah seni pengendalian dokumen berupa
pengendalian penggunaanya, pemeliharaannya, perlindungan serta aktivitas penyimpanan
arsip.
Dengan lengkap dapat dikatakan bahwa Manajemen Kearsipan adalah pekerjaan

pengurusan Arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan
pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi, pekerjaan tersebut meliputi
siklus “kehidupan” dokumen sejak lahir sampai mati.
C. Ruang lingkup Manajemen Kearsipan

Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen
kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi
pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of
archive). Dan kegiatan manajemen arsip inipun dilakukan melalui serangkaian fungsi
manajemen yaitu fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian serta
pengendalian.
Drs. The Liang Gie dalam Kamus Administrasi Perkantoran memberikan batasan
manajemen kearsipan, sebagai berikut : Rangkaian kegaitan penataan terhadap penciptaan,
pengurusan, pemeliharaan, pemakaian, pengambilan kembali dan penyingkiran dokumen-
dokumen yang dilakukan oleh sorang pejabat pimpinan dari suatu organisasi agar terjamin
bahwa dokumen-dokumen yang tidak berguna tidak lahir atau disimpan, sedangkan dokumen
yang bernilai benar-benar terpelihara dan tersedia.
Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga

keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan,
pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip.
Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip
serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas
institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien.
Bertitik tolak dari batasan itu, maka ruang lingkup manajemen kearsipan meliputi
serangkaian fungsi dalam manajemen, yaitu meliputi Planning, Oganizing, Actuating dan
Controlling.

1. Planning (perencanaan)
Aspek perencanaan dibidang arsip meliputi masalah perencanaan arsip apa yang benar-
benar perlu diciptakan, bagaimana proses penataan dan penyimpanan, jenis arsip apa saja
yang perlu disimpan, peralatan dan perlengkapan apa yang diperlukan, ruangan yang
bagaimana yang akan digunakan, bagaimana cara pemberian pelayanan terhadap mereka
yang membutuhkan, kapan perlu dilaksanakan penyusutan dan bagaimana kegiatan
pemusnahan.
2. Organizing
Aspek ini mengatur dan melaksanakan koordinasi dalam berbagai sumber daya
organisasi, misalnya :
- Para pegawai (tenaga arsiparis) yang memiliki keahlian di bidangnya (kompeten).
Serta memenuhi syarat kepribadian diantaranya jujur, dapat menyimpan rahasia,
tekun dan disiplin
- Keuangan yang mendukung
- Peralatan dan perlengkapan yang memadai
- Sistem dan metoda penyimpanan yang sesuai dengan jenis arsip yang dimiliki.
3. Actuating
Yaitu meliputi pelaksanaan penyimpanan serta pengeloaan arsip, sejak lahirnya arsip
hingga pemusnahan atau pelestarian termasuk di dalamnya masalah pemeliharaan arsip,
perawatan, melalui pengawasan yang cermat serta terarah.
4. Controlling
Yaitu melaksanakan pengendalian terhadap semua komponen dari manajemen kearsipan.
Dan melaksanakan evaluasi terhadap keberhasilan sistem penyimpanan arsip yang telah
dilakukan
D. Tujuan Manajemen Kearsipan

Masalah pertama dalam mengatur arsip adalah mengenali adanya kebutuhan untuk
mengelola arsip. Salah satu caranya adalah dengan menjelaskan tujuan-tujuan dari
manajemen arsip.
Ada dua cara untuk melihat tujuan-tujuan tersebut:

1. Perspektif Strategis: dari atas ke bawah:
a. Melakukan analisis yang jelas terhadap semua sumberdaya informasi yang
dihasilkan oleh organisasi.
b. Membina hubungan dengan badan pengelola informasi lainnya, terutama
perpustakaan, dalam merancang strategi informasi yang sesuai.
2. Perspektif Prosedural: dari bawah ke atas.
a. Untuk mendapatkan dokumentasi yang efektif tentang kebijakan dan transaksi
organisasi.
b. Membuat dokumentasi tersebut tersedia bagi siapa saja yang membutuhkannya se-
efisien mungkin.

Kegiatannya:
1. Mengawasi proses penciptaan arsip.
2. Arsip-arsip tersebut perlu dirawat dan dibuat agar tersedia secara efektif dan efisien.
3. Arsip-arsip yang tidak berguna lagi harus dihancurkan.
4. Arsip-arsip yang memiliki nilai permanen atau nilai guna jangka panjang dipilih
secara teliti.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa tujuan pengelolaan arsip, antara lain:
a. Memelihara arsip dengan baik.

b. Menyimpan warkat dengan sistem yang tepat, sehingga mudah ditemukan kembali
secara cepat dan tepat pula.
c. Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai.
d. Menjamin keselamatan warkat baik isinya maupun bentuknya.
e. Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik.
E. Masalah-Masalah Yang Berkaitan Dengan Manajemen Arsip:

1. Status arsip dan hubungannya dengan informasi secara umum.
Harus diingat bahwa manajemen informasi merupakan aset organisasi. Model dasar
sistem informasi menunjukkan bagaimana kita mulai dengan data yang relevan yang
terdapat dalam sumber-sumber tertentu. Sumber-sumber ini bisa berupa arsip. Data ini
kemudian diinterpretasikan oleh orang-orang dalam lingkungan tertentu. Sebagai hasilnya
kita mendapatkan Informasi. Hal-hal penting dari model tersebut adalah cakupan sumber
data yang terpercaya membutuhkan pertimbangan serius dan lingkungan tempat
dilakukannya interpretasi memiliki pengaruh yang kuat dalam proses pengesahan.
2. Informasi sebagai sumberdaya

Para analis biasanya melihat tiga sumberdaya penting dalam organisasi: orang, uang dan
premis (milik dan perlengkapan). Sumber-sumber ini sangat berpengaruh terhadap
keberhasilan dan keefektifan organisasi. Sekarang ini informasi merupakan sumberdaya
utama yang keempat. Manajemen arsip yang baik harus melindungi sumberdaya keempat
ini.
Pentingnya mengatur arsip perusahaan sehingga harus dilihat sebagai salah satu elemen
dalam strategi informasi perusahaan. Dengan menggunakan strategi, sistem arsip itu sendiri
dapat terhubung dengan jelas pada tujuan utama organisasi.
F. Faktor-Faktor Sistem Kearsipan

Faktor-faktor sistem kearsipan yang baik adalah :
1. Kepadatan : Faktor kepadatan bermaksud tidak menggunakan terlalu banyak tempat,
khususnya ruangan lantai. Yaitu efisiensi penggunaan ruangan kantor.
2. Mudah dicapai : Aspek kemudahan dicapai sangat diperlukan, file cabinet/almari
penyimpanan arsip harus ditempatkan sedemikian rupa dan mudah untuk menyimpan
ataupun mengambil surat-surat.
3. Kesederhanaan : Faktor kesederhanaan bermaksud agar sistem penggolongan atau sistem
penataan arsip dapat dimengerti dan dilaksanakan oleh setiap petugas.
4. Keamanan : yaitu agar dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat
sesuai dengan kepentingannya.

5. Kehematan : Sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang, tenaga kerja dan biaya
lainnya.
6. Elastisitas : Bermaksud bahwa sistem kearsipan harus dibuat dengan pertimbangan
perluasan sistem penyimpanan di masa yang akan datang.
7. Penyimpanan dokumen seminimalnya, faktor ini bermaksud bahwa dokumen yang
disimpan adalah dokumen yang benar-benar bernilai.
8. Keterangan-keterangan harus diberikan bilamana diperlukan sehingga dokumen dapat
ditemukan melalui bermacam-macam kepala (heading).
9. Dokumen-dokumen harus selalu disusun secara up to date, meskipun hal demikian dapat
bergantung pada penyusunan tenaga dan pengawasan.
10. Harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat. Tidak ada sistem kearsipan
yang paling baik, yang paling baik adalah sistem yang cocok dan tepat dengan kebutuhan.
Dengan demikian pemilihan sistem harus benar-benar didasarkan pada kebutuhan,
sehingga sistem tersebut dapat membantu pencarian dokumen secara efektif.
Dan Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila
mempunyai ciri-ciri sebagai berikut.
a. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan,
baik dalam penyimpanannya, pengambilannya maupun dalam pengembalian arsip-
arsip.
b. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak
menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem
kearsipan harus sederhana. Untuk itu sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis
dan luas lingkup kegiatan organisasi.
c. Murah/ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak
berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga,
peralatan atau perlengakapan arsip.
d. Tidak memakan tempat

Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan
oleh sesuatu badan pemerintah atau swasta. Tempat penyimpanan dapat berupa
ruangan,bangunan atau gedung (gudang arsip), rak arsip, almari dan sebagainya.
Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan, pada dasarnya sistem
kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat.
e. Mudah dicapai
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan
mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan, apabla sewaktu-waktu
diperlukan lagi.
f. Cocok bagi organisasi

Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan
luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu
organisasi belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.

g. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes berarti sistem filing yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap
satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Perlu diingat bahwa
organisasi bersifat dinamis, berkembang. Jangan sampai sistem filing yang
dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh perkembangan organisasi.
Oleh karena itu sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan
organisasi.
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara
dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem
kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang
tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan.
Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang dsebabkan
oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.
i. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan yang
dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/
peralatan, misalnya, kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, atau kartu
pinjam arsip atau out slip, dan sebagainya.

BAB II
ARSIP DAN DOKUMENTASI
Tujuan perkuliahan; setelah mempelajari arsip dan dokumentasi, mahasiswa

diharapkan dapat memahami nilai guna arsip, bidang gerak dokumentasi, tahapan
hidup kearsipan, jenis arsip serta fungsi arsip serta pengorganisasian pengelolaan arsip
dalam kegiatan administrasi perusahaan.
Setiap fungsi manajemen dalam organisasi yakni, perencanaan, produksi, keuangan,

pemasaran, personalia dan sebagainya dalam melaksanakan proses kegiatannya akan
menghasilkan dokumen dan arsip. Arsip tersebut perlu diberkaskan atau disimpan (filing)
yakni mengatur, menyusun, dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang
sistematis dan logis agar dapat ditemukan kembali (finding) dengan cepat, tepat, akurat dan
lengkap.
A. Nilai Guna Arsip
Pada umumnya arsip perlu disimpan karena mempunyai suatu kegunaan khusus bagi
suatu organisasi. Vennon B Santen dalam buku “Administrasi Perkantoran” mengatakan
bahwa warkat perlu disimpan karena mempunyai nilai-nilai yang dicakup dalam satu istilah,
yaitu “ALFRED” singkatan dari :
A – Administrative Value (nilai administrasi)
L – Legal Value (nilai hukum)
F – Fiscal (nilai keuangan)
R – Research (nilai penelitian)
E – Education (nilai pendidikan)
D – Documentary (nilai dokumentasi)
Nilai guna suatu arsip dapat juga dibedakan menjadi :

1. Nilai guna primer meliputi nilai administrasi, hukum, fiscal
2. Nilai guna sekunder meliputi nilai informasi dan kebuktian
Pendapat lain yang dikemukakan oleh Milton Reitzfeld yang dikutip oleh The Liang Gie
dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern (hal 117) menetapkan adanya 7 nilai dari
sesuatu warkat terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanannya, yaitu :
1. Values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi)
2. Values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum)
3. Values for fiscal use (nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)
4. Values for policy use (nilai-nilai untuk kegunaan haluan organisasi)
5. Values for operating use (nilai-nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi)
6. Values for historical use (nilai-nilai untuk kegunaan sejarah)
7. Values for research (nilai-nilai untuk keperluan penelitian)
Arsip dan Dokumentasi Page 8

B. Bidang Gerak Dokumentasi
Dokumentasi meliputi 3 bidang garapan, seperti terlihat pada gambar berikut ini :
Berikut adalah penjelasan mengenai dokumen dan dokumentasi :
1. Kearsipan
Adalah dokumen privat, dikatakan sebagai dokumen privat karena arsip hanya dimiliki
oleh suatu organisasi tertentu, yang disimpan karena berkaitan dengan aktivitas organisasi
tersebut. Sifatnya tertutup, digunakan dan disimpan untuk kepentingan organisasi yang
bersangkutan. Pengadaan arsip ini dilakukan sebagai hasil kegiatan organisasi, baik
organisasi itu membuat ataupun menerima dari organisasi lainnya. Arsip hanya dapat
dipinjam oleh orang-orang intern organisasi, pihak ekstern hanya boleh melihat dan
itupun hanya untuk arsip-arsip tertentu.
2. Perpustakaan
Adalah dokumentasi literair, koleksi perpustakaan berbentuk buku-buku. Pengumpulan
bahan yang terdapat diperpustakaan dapat melalui cara membeli, hibah ataupun dengan
cara yang lainnya. Sifat perpustakaan terbuka bagi umum, dapat dipinjam dengan suatu
persyaratan tertentu.
3. Museum
Adalah dokumentasi korporil, atau dokumentasi benda, sebagai bahan-bahan bagi
dokumentasi museum. Koleksi museum adalah hasil dari penemuan, sifatnya terbuka bagi
umum.
4. Dokumen, adalah keterangan atau warkat yang dipergunakan sebagai bahan pembuktian
dan biasanya berupa arsip penting dan asli.

5. Dokumentasi, adalah rangkaian kegiatan untuk mengumpulkan, menyusun,
menyelidiki/meneliti dan mengolah serta memelihara bahan, guna menyampaikan
informasi yang bermanfaat .
C. Tahapan Hidup Kearsipan
Tahapan hidup kearsipan adalah serangkaian langkah yang dilalui oleh arsip, sejak arsip
itu muncul sampai dengan disimpan ke arsip pusat, atau juga bagi arsip yang tidak memiliki
nilai guna lagi akan dimusnahkan.
Tahapan ini akan selalu dilalui dalam bentuk siklus arsip, sebagai berikut :
1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu dalam
bentuk konsep, formulir dsb
2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap pada setiap surat masuk dan keluar
dicatat sesuai sistem yang ditentukan
3. Tahap referensi, yaitu surat digunakan dalam proses kegiatan administrasi. Setelah surat
diproses, diklasifikasi, diindeks kemudian surat disiman berdasarkan sistem tertentu.
4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
5. Tahap pemusnahan, memusnahkan arsip yang sudah tidak terpakai lagi
6. Tahap penyimpanan di unit pusat kearsipan,
7. Tahap penyerahan ke Arnas Nasional/Arsip Nasional Daerah
D. Fungsi Arsip
Alasan suatu arsip disimpan pasti karena ada kegunaan atau fungsi tertentu, berikut ini
adalah fungsi arsip :
1. Arsip merupakan bukti pertanggungjawaban kinerja pemerintahan
2. Arsip merupakan manajemen perencanaan dan pembangunan
3. Arsip merupakan bukti sah di pengadilan
4. Arsip merupakan memori koleksi bangsa
5. Arsip merupakan bukti sejarah bagi generasi penerus
Selain itu dari sumber yang lain menyebutkan bahwa arsip disimpan karena memiliki
fungsi-fungsi sebagai berikut :
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori

Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan sumber rujukan pencari
informasi jika diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan
kembali informasi – informasi yang terekam dalam arsip tersebut.
2. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan

Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi
yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data
dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai
media, baik media elektronik ataupun non elektronik.
3. Arsip Sebagai Bukti atau Legalitas

Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti –
bukti apabila diperlukan.

4. Arsip Sebagai Rujukan Historis
Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang
akan datang. Sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui
perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan organisasi.
E. Jenis – Jenis Arsip
Arsip yang terdapat di suatu perusahaan atau instansi, secara pokok dapat dibedakan
menjadi arsip fasilitatif dan arsip substantif. Arsip fasilitatif adalah arsip yang tercipta akibat
pelaksanaan kegiatan yang bersifat penunjang atau fasilitatif untuk membantu tugas pokok
dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan oleh suatu instansi. Sedangkan arsip
substantif adalah arsip yang tercipta akibat pelaksanaan kegiatan yang bersifat pokok (tugas
utama organisasi) dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan oleh suatu instansi.
Yang termasuk ke dalam arsip fasilitatif adalah arsip masalah kepegawaian dan arsip
masalah keuangan.
Dalam pengelompokkannya, arsip dibedakan menjadi :

1. Arsip Dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan
disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip aktif
Adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus, yang
diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
3. Arsip inaktif
Adalah arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi telah
menurun
4. Arsip statis
Adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan,
telah habis retensinya, dan berketangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan
atau lembaga kearsipan.
5. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang.
Untuk jenis arsip dinamis aktif yang disimpan secara desentralisasi pada setiap bagian
atau unit kerja akan membutuhkan sarana penyimpanan yang berbeda dengan arsip dinamis
inaktif yang disimpan secara sentralisasi pada Record Centre (Pusat Penyimpanan Arsip)
begitu pula dengan arsip statis. Jadi efektifitas dan efisiensi sarana penyimpanan arsip yang
digunakan akan sangat tergantung pada hal-hal tersebut, sehingga pemilihannya
membutuhkan suatu pengalaman dan keahlian khusus, agar investasi organisasi tidak sia-sia
belaka (mubazir).

Dikatakan dokumen arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan
melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang di dalamnya mengandung informasi
mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta dokumen asset (kekayaan) instansi seperti
sertifiakt tanah, Bukti Pemilik Kenderaan Bermotor (BPKB), gambar gedung/ijin mendirikan
bangunan (IMB), dokumen pengadaan barang/jasa, dan lain-lain. Apabila dokumen/arsip
vital hilang, tidak dapat diganti dan akan mengganggu/menghambat keberadaan dan
pelaksanaan kegiatan instansi, bahkan dapat dituntut di muka pengadilan karena mengandung
unsur sebagai alat pembuktian di pengadilan.
Meskipun demikian, tidaklah semua arsip dapat “dibuka untuk umum”, karena dalam
beberapa hal ada sejumlah rahasia negara yang dilindungi Undang-undang. Karena itu
penting diketahui pembedaan kategori arsip yang menjadi hak instansi pemerintah dan arsip
yang bisa diakses seluruh masyarakat. Sesuai dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor
02/SE/1983, arsip dapat dibedakan antara nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai
guna primer pada prinsipnya adalah nilai yang melekat pada kepentingan instansi yang
bersangkutan.
Dalam hal ini dapat dibedakan dalam empat nilai guna yaitu:
1. Administrasi, merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab
kedinasan.
2. Hukum, merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab kewenangan
3. Fiskal, merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab keuangan
4. Ilmiah/Teknologi, merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab
intelektual/prestasi budaya.
Disamping nilai guna primer, sebagian kecil arsip memiliki nilai guna sekunder yang
berkaitan dengan bukti pertanggungjawaban nasional dan atau pelestarian budaya bangsa.
Termasuk dalam nilai guna sekunder, adalah nilai guna pelestarian budaya bangsa, nilai guna
information dan nilai guna evidential. Arsip bernilai guna informasional pada prinsipnya
adalah semua hal yang mengenai peristiwa/fenomena orang/organisasi/tempat yang menjadi
bagian langsung dari arus peristiwa nasional dan tokoh nasional. Arsip bernilai guna
evidential merupakan arsip bukti keberadaan sejarah lembag, pencipta (creating agency).
Arsip yang bersangkutan termasuk keberadaan suatu fenomena sejarah. Termasuk pula jenis
arsip ini adalah produk hukum yang bersifat mengatur dari instansi yang bersangkutan dan
bukti prestasi budaya/intelektual yang bersifat original. Semua arsip yang bernilai guna
sekunder tersebut, dalam prinsipnya adalah arsip bernilai guna permanen. Artinya harus
dilestarikan keberadaannya. Untuk arsip bernilai guna permanen, dapat disimpan secara terus
menerus di lembaga pencipta arsip (creating agency) dan apabila sudah tidak diperlukan lagi
wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai arsip statis
Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan seperti yang
kerap dianggap oleh kebanyakan orang. Untuk itu kita dapat membedakan beberapa jenis
arsip sebagai berikut :
1. Arsip menurut Subyek atau Isinya

• Arsip kepegawaian
Contoh ; data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat, pengangkatan pegawai.
• Arsip Keuangan
Contoh ; laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian.

• Arsip Pemasaran
Contoh ; surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan.
• Arsip Pendidikan
Contoh ; kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport.
2. Arsip menurut Bentuk dan Wujud Fisik

Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam
merekam informasi.
• Surat
• Pita Rekaman
• Microfilm
• Disket
• Compact Disk ( CD )
3. Arsip menurut Nilai atau Kegunaannya

• Arsip bernilai Informasi
Contoh ; pengumuman, pemberitahuan, undangan.
• Arsip bernilai Administrasi
Contoh ; prosedur kerja, ketentuan – ketentuan organisasi.
• Arsip bernilai Hukum
Contoh ; akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan.
• Arsip bernilai Sejarah
Contoh ; laporan tahunan, gambar / foto peristiwa.
• Arsip bernilai Keuangan
Contoh ; kwitansi, bon penjualan,
• Arsip bernilai Ilmiah
Contoh ; hasil penelitian
• Arsip bernilai Pendidikan
Contoh ; karya ilmiah para ahli, kurikulum.
4. Arsip menurut Sifat Kepentingannya

• Arsip Tidak Berguna ( non esensial )
Contoh ; surat Undangan, memo.
• Arsip Berguna
Contoh ; absensi pegawai, surat permohonan cuti.
• Arsip penting
Contoh ; surat keputusan, laporan keuangan.
• Arsip Vital
Contoh ; akte pendirian perusahaan, sertifikat tanah, ijasah.
5. Asip menurut Fungsinya

• Arsip Dinamis
Arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari –
hari. Contoh ; absensi pegawai.
• Arsip Statis
Arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari – hari. Contoh ; data pegawai.

6. Arsip Menurut tempat / Tingkat Pengelolaannya
• Arsip Pusat
Arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi. Berkaitan
dengan lembaga pemerintahan ; Arnas Pusat di Jakarta.
• Arsip Unit
Arsip yang berada di unit – unit dalam organisasi. Berkaitan dengan lembaga
pemerintahan ; Arnas daerah di Ibukota Propinsi.
7. Arsip Menurut Keasliannya

• Arsip Asli
Dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan
tandatangan dan legalisasi yang asli.
• Arsip Tembusan
Dokumen kedua, ketiga dan seterusnya bersama dengan dokumen asli, tetapi
ditujukan pada pihak lain selain penerima dokumen asli.
• Arsip salinan
Dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi
memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
• Arsip Petikan
Dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.
7. Arsip Menurut Kekuatan Hukumnya

• Arsip Otentik
Arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta( bukan fotocopy atau
film) sebagai tanda tangan keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat
dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
• Arsip Tidak Otentik

Arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.
Arsip ini berupa fotocopy, film, microfilm.
F. Pengorganisasian Pengelolaan Arsip
Dalam penyimpanan arsip, dikenal tiga azas pengorganisasian , yaitu :
1. Azas Sentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu
unit khusus, yaitu unit pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan
pengurusan dan penyimpanan arsip. Azas ini biasanya digunalan oleh organisasi yang tidak
terlalu besar dan masing-masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat
khusus.
Keuntungan azas sentralisasi :

 Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat,
 Memudahkan pengawasan
 Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan
 Tidak adanya duplikasi arsip
 System penyimpanan dapat diseragamkan

 Memudahkan pelaksanaan perawatan dan penyusutan
Kerugian azas sentralisasi :
 Sistem ini hanyak efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil
 Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang
seragam
 Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk
memperoleh arsip yang diperlukan
2. Azas Desentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam
suatu organisasi. Azas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar atau kompleks
kegiatannya dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang
khusus.
Keuntungan azas desentralisasi :

 Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing
 Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri
 Penanganan arsip mudah dilakukan karena arsip sesuai bidang kerjnya
Kerugian :
 Penyimpanan arsip tersebar di berbagai unit, sehingga dapat menimbulkan duplikasi
arsip yang disimpan
 Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan
 Penataraan dan latihan kearsipan perlu dilakukan karena petugas-petugas umumnya
bertugas rangkap dan tidak memiliki latar belakang pendidikan kearsipan
 Pengawasan agak sulit dilakukan
3. Azas kombinasi (campuran)

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas
sentralisasi dengan desentralisasi. Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang
terdapat pada kedua azas tersebut. Dalam pelaksanaannya arsip yang bersifat umum
(dibutuhkan semua unit) disimpan di sentral arsip, dan arsip yang sifatnya khusus disimpan di
masing-masing unit.
Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau
disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah
kurang diperguankan (arsip in-aktif) dikelola di sentral arsip. Dengan demikian, pengelolaan
arsip aktif secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam pemilihan azas, antara lain :

a) Sifat dan jenis usaha atau tugas pokok organisasi
b) Besar kecilnya struktur organisasi
c) Banyak sedikitnya volume kerja
d) Letak gedung kantor
e) Proses pelaksanaan pekerjaan

Syarat petugas arsip, untuk dapat menjadi petugas arsip (arsiparis) berikut ini :
1. Ketelitian
2. Kecerdasan
3. Kecekatan
4. Kerapian
Dalam buku Admnistrasi Perkantoran Modern, The Liang Gie mengutip dari Littlefield
dan Peteson, bahwa persyaratan bagi arsiparis meliputi :
1. Lulusan sekolah menengah dan mempunyai kecerdasan rata-rata yang normal
2. Memahami alfabet dengan baik dan mempunyai penglihatan yang cepat untuk
membedakan perbedaan-perbedaan yang kecil dari nama-nama dan angka-angka yang
tercantum pada warkat-warkat
3. Memiliki sifat kecermatan
4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil
5. Memiliki sifat sebagai karyawan yang cepat dan rapi
6. Memiliki pertimbangan yang baik

BAB III
PROSEDUR KEARSIPAN
Tujuan perkuliahan; setelah mempelajari teori prosedur kearsipan, mahasiswa

diharapkan dapat memahami pengertian prosedur arsip, prosedur permulaan serta
prosedur penyimpanan arsip serta dapat mempraktekkan dalam kegiatan administrasi
perusahaan
A. Prosedur Permulaan
Setiap kegiatan memiliki urutan langkah-langkah penyelesaian dari awal sampai selesai.
Dalam pekerjaan kearsipan langkah-langkah penyelesaian ini disebut Prosedur kearsipan.
Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur
permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi pencatatan,
pendistribusian dan pengolahan. Sedangkan untuk surat keluar meliputi administrasi
pembuatan surat, pencatatan dan pengiriman. Dan prosedur penyimpanan untuk surat masuk
dan surat keluar adalah sama, yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan, mengindeks, mengkode,
menyortir dan meletakkan.
Terdapat tiga cara pencatatan dan pengendalian surat, yaitu dengan menggunakan Buku
Agenda, Kartu Kendali dan Tata Naskah (Takah).
1. Penanganan Surat masuk
Langkah-langkah penanganan surat masuk terdiri dari :
a) Penerimaan
Yaitu penerimaan surat, baik dari petugas pos, kurir atau yang dikirim langsung.
Dengan rincian pekerjaan sebagai berikut :
 Mengumpulkan surat masuk
 Menghitung jumlah surat yang masuk
 Memeriksa ketepatan alamat si pengirim
 Mengelompokkan surat berdasarkan jenisnya
 Membubuhkan tandatangan dan stempel pada bukti pengiriman sebagai bukti
surat telah diterima
b) Pengecekan
Semua surat yang masuk perlu diteiliti kebenaran dari alamat yang tertera pada
amplop. Untuk surat yang salah alamat kita kembalikan
c) Menyortir surat
Surat yang kita terima perlu dipilih dan dipilah, karena surat terdiri dari beberapa
jenis. Selain itu untuk dapat menentukan mana surat yang boleh dibuka dan mana
yang tidak boleh dibuka juga akan menentukan sistem dalam pencatatan.
Dalam tata kearsipan, berdasarkan sifatnya surat dibedakan menjadi :

1) Surat tertutup; adalah surat yang harus diterima oleh yang bersangkutan tanpa
dibuka(tetap bersampul), dibedakan dalam :
 surat pribadi; adalah surat yang sifatnya pribadi dan tidak boleh dibuka. Jenis surat
pribadi ini dapat diketahui dan dilihat pada amplop, yaitu penulisan alamat yang
dituju adalah nama perorangan
Prosedur Kearsipan Page 17

 surat rahasia;jenis surat ini jelas tidak boleh dibuka, pada amplop biasanya tertulis
tanda “RHS” atau “SRHS” atau “Confidential”
2) Surat terbuka; adalah surat yang sebelulm diterima oleh yang bersangkutan boleh
dibuka, dan informasinya harus dicatat oleh petugas penerima surtat. Surat terbuka
menurut nilai dan kepentingan isinya, dibedakan menjadi :
 surat penting; yaitu surat yang isinya bersifat mengikat, apabila hilang dapat
mengakibatkan keterlambatan dalam pelaksanaan administrasi, mengakibatkan
kerugian,yang harus segera ditindaklanjuti dan informasi sulit dicari dari sumber
lain.contoh surat pesanan, surat keputusan dan sebagainya.
 surat biasa/rutin; yaitu surata yang isinya tidak mengikat, apabila hilang informasi
mudah dicari dari sumber lain, tidak memerlukan proses lanjutan. Contoh surat
pengumuman, undangan dan lain-lain.
d) Membuka surat dan memberi stempel agenda (tanggal penerimaan surat)
Untuk surat dinas dibuka satu persatu, dapat menggunakan pisau pembuka surat
(letter opener) atau gunting, tetapi harus berhati-hati jangan sampai surat ikut
terpotong. Selanjutnya setiap surat dan amplop diberi stempel, sesuai tanggal
diterimanya surat.
e) Pencatatan surat; untuk pencatatan surat ada 2 macam sistem, yaitu :
 Sistem Buku Agenda
 Sistem Kartu Kendali
f) Distribusi
 Catat surat yang akan didistribusikan kepada bagian pada buku ekspedisi intern
 Buku ekspedisi dan surat dibawa untuk diserahkan
 Penerima surat di bagian yang dituju, membubuhkan paraf pada buku ekspedisi
intern
 Buku ekspedisi dibawa kembali ke unit kearsipan sedangkan surat diproses di
unit pengolah
g) Pengelolaan lebih lanjut
h) Pengiriman surat/distribusi
2. Penanganan Surat Keluar

Untuk surat yang akan dikirim keluar, maka langkah-langkahnya meliputi :
a) Pembuatan konsep surat dan Persetujuan Konsep Surat
Konsep surat dibuat oleh pimpinan atau bagian yang akan mengeluarkan surat.
b) Pengetikan
Surat diketik, dengan memperhatikan tata cara pengetikan dan menggunakan kertas
yang tepat
c) Registrasi atau pemberian nomor surat
Surat diberi nomor dengan melihat pada buku agenda surat keluar
d) Penandatangan dan pemberian stempel perusahaan
e) Pencatatan
Pencatatan dilakukan baik pada buku agenda surat keluar ataupun kartu kendali
f) Pendistribusian
Adalah pengiriman surat, sebelum surat dikirim perlu pencatatan pada buku ekspedisi
ekstern.
B. Prosedur Penyimpanan
Dalam penyimpanan arsip dilakukan dua cara sebagai berikut :

1. Penyimpanan sementara (file pending) atau file tindak lanjut. Adalah file yang digunakan
untuk menyimpan sementara, sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari
map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri
dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan
berikutnya dan 31 map bulan berikutnya lagi. Biasanya ditempatkan pada filing cabinet
2. Penyimpanan tetap (permanent file). Adalah penyimpanan seterusnya, yakni terhadap
surat (arsip) yang sudah selesai diproses, langkah-langkahnya meliputi
a) Pemeriksaan adalah pemeriksaan terhadap suatu arsip, apakah telah selesai diproses
atau belum.
b) Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada kata tangkap apa suatu arsip akan
disimpan, ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang akan digunakan.
c) Mengkode adalah memberi tanda, baik dengan tanda silang maupun lingkaran, dan
menuliskannya pada pojok kanan atas surat yang akan disimpan
d) Menyortir adalah memisah-misahkan arsip yang akan disimpan menurut
kelompoknya masing-masing. Hal ini untuk memudahkan agar petugas tidak bolak-
balik ke tempat penyimpanan arsip.
e) Meletakkan adalah kegiatan menyimpan arsip pada tempatnya (sesuai dengan sistem
penyimpanan yang digunakan)
C. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian

1. Prosedur buku agenda, adalah pencatatan surat masuk maupun surat keluar menggunakan
suatu buku. Buku agenda beserta perangkatnya masih banyak dipergunakan diberbagai
kantor, terutama kantor kecil dan perusahaan swasta.
Ada 3 jenis format buku agenda yang dapat dipergunakan, yaitu :
a) Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus
surat keluar dalam satu format.
b) Buku agenda berpasangan, yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk
dan sebelah kiri untuk surat keluar.
c) Buku agenda kembar, yaitu dengan menyediakan 2 buah buku, satu buku untuk surat
masuk dan satu buku untuk surat keluar.
Format Buku Agenda Tunggal

SURAT ISI
NO TGL M/K DARI KEPADA LAMP. KET
NOMOR TANGGAL RINGKAS
Format Buku Agenda Berpasangan untuk Surat Masuk

TGL SURAT
NO DARI LAMPIRAN ISI RINGKAS KET
TERIMA NOMOR TANGGAL

Format Buku Agenda Berpasangan untuk Surat Keluar
SURAT
NO TGL KEPADA LAMPIRAN ISI RINGKAS KET
NOMOR TANGGAL
Contoh format Buku Ekspedisi Intern

No. Disampaikan Tanggal Kepada Tgl. Dan Lampiran Paraf
No.Surat
Contoh format Buku Ekspedisi Ekstern

Tanggal Dikirim Nomor Surat Kepada Paraf
Dalam suatu instansi dapat juga digunakan 3 buku agenda untuk masing-masing sifat
surat, misalnya satu buku untuk surat yang sifatnya biasa, satu buku untuk surat yang sifatnya
penting dan satu buku lagi untuk surat yang sifatnya rahasia.
3. Prosedur kartu kendali,

Adalah pencatatan setiap surat yang masuk ke dalam suatu kartu berukuran kecil. Dalam
penggunaan sarana ini, surat perlu dibedakan ke dalam 3 macam, yaitu surat penting, surat
biasa dan surat rahasia. Untuk surat penting menggunakan kartu kendali, untuk surat biasa
menggunakan lembar pengantar surat biasa dan surat rahasia menggunakan lembar pengantar
surat rahasia. Kartu kendali dan perangkatnya sudah mulai banyak dipergunakan pada
departemen-departemen kantor pemerintah dan beberapa bank.
Format Kartu Kendali:
KARTU KENDALI
Indeks : kode : tanggal : M/K

No. Urut :
Isi Ringkas :
Lampiran :
Dari/ Kepada :
Tanggal : No. Surat :
Pengolah Paraf :
Catatan:

3. Prosedur Tata Naskah (Taakah)
Takah adalah sebuah map jepit (snelchekter) yang berisi surat untuk diedarkan kepada
pengolah yang berwenang terhadap pengolahan surat yang bersangkutan (pihak yang dituju).
Map ini akan bertambah dengan instruksi-instruksi, disposisi-disposisi, catatan-catatan,
konsep-konsep surat balasan dan perubahannya dan arsip surat balasan yang dimasukkan ke
dalam map Takah berurutan secara kronologis. Takah ini beredar dari pejabat satu ke pejabat
lain sesuai keperluan dan peredarannya dimonitor oleh Tata Usaha Takah. Sampai akhirnya
persoalan suatu surat selesai dan Takahnya disimpan menurut sistem yang digunakan
(umumnya sistem subyek). Pencatatan surat masuk dan surat keluar tetap mempergunakan
Buku Agenda, yakni Buku pencatatan masuk dan buku pencatatan keluar.

BAB IV
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN ARSIP
Tujuan perkuliahan; setelah mempelajari teori peralatan dan perlengkapan arsip,

mahasiswa diharapkan dapat memahami kriteria pemilihan, tipe peralatan
penyimpanan serta perlengkapan penyimpanan arsip dalam kegiatan administrasi
perusahaan
A. Kriteria Pemilihan
Agar pekerjaan kearsipan dapat berlangsung secara efektif dan efisien, maka diperlukan
sarana dan prasarana yang sesuai. Adapun kriteria untuk memilih peralatan arsip adalah
sebagai berikut :
1. Bentuk Alami dari arsip yang akan disimpan
2. Frekuensi penggunaan arsip
3. Lama arsip disimpan di file aktif dan file in aktif
4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi)
5. Besar ruangan yang disediakan
6. Tipe dan letak penyimpanan untuk arsip in aktif
7. Bentuk organisasi
8. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan
Selain kriteria tersebut, yang harus diperhatikan dalam menentukan peralatan penataan
arsip adalah sebagai berikut :
• Arsip harus mudah diambil dan ditempatkan
• Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk arsip
• Peralatan yang digunakan memperhatikan sifat arsip
• Peralatan yang digunakan memperhatikan pertumbuhan
B. Tipe Peralatan Penyimpanan
Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat
dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat penyimpanan, yaitu :
1. Alat penyimpanan tegak (vertical file)

Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan
arsip. Contohnya adalah almari arsip (filing cabinet). Almari arsip yang standar dapat terdiri
dari 2 ladi, 4 laci, 5 laci atau 6 laci.
Disamping itu terdapat juga peralatan penyimpanan dalam bentuk kotak-kotak yang
dibuat dalam berbagai ukuran bagi penempatan kartu-kartu, kuitansi, dokumen hukum. Untuk
peta, gambar konstruksi dan bahan-bahan yang berukuran besar lainnya biasanya disimpan di
almari dengan cara tergantung seperti baju pada hanger.
Tempat penyimpanan dokumen yang masih banyak dipergunakan saat ini adalah map
ordner yang dapat dipergunakan untuk penyimpanan surat, formulir, laporan dan kuitasni.
File vertical sering dipergunakan untuk menyimpan arsip in-aktif, yaitu dengan peralatan dan
tempat yang berbiaya rendah.
Peralatan dan Perlengkapan Page 22

Berikut adalah contoh gambar alat penyimpanan tegak.
LATERAL FILING
CABINET
ROTARY FILING CABINET

MOBILE FILE MECHANIC
DRAWER FILING CABINET

VERTICAL PLAN FILE
CARD CABINET
2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)

Walaupun sebenarnya arsip diletakaan secara vertical, tetapi peralatan ini tetap saja
disebut file lateral, karena letak map-map menyamping laci. Dengan demikian file ini dapat
lebih menghemat tempat dibandingkan dengan file cabinet. Penyimpanan arsip dalam laci
akan lebih mempercepat penemuan daripada penyimpanan dalam kotak karton di rak
terbuka.
Berikut adalah contoh gambar peralatan arsip lateral :

3. Alat penyimpanan elektrik (power file)
Dengan mempergunakan file ini, penggunaan tenaga manusia dalam pengurusan arsip
dapat dikurangi.
C. Perlengkapan Penyimpanan (filing supplies)
Berikut adalah perlengkapan yang diperlukan untuk kelancaran penyimpanan arsip:

1. Penyekat
Adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau tripleks yang digunakan sebagai
pembatas dari arsip-arsip yang disimpan, bentuknya seperti kartu. Pada penyekat
didtempelkan label yang berisikan kata tangkap sebagai penunjuk (guide) sesuai
dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Penyekat dibuat dengan tempat label
(tab) yang letaknya bervariasi untuk berbagai macam sistem penyimpanan arsip.
2. Map (folder);
Adalah map tanpa daun penutup, jumlah dan jenis dokumen yang di-file, serta cara
pemuatan dokumen di dalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalam menentukan
pilihan. Contohnya folder karton manila, folder gantung. Untuk file sistem rak
terbuka, dipergunakan folder dan guide khusu yang biasanya mempunyai tab
(tonjolan) yang terletak di pinggir (bukan di atas)
3. Penunjuk (guide) ;
mempunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat dengan cepat pada
tempat-tempat yang diinignkan dalam file. Penunjuk terdiri dari tempat label (tab)
yang menjorok ke atas dibuat dalam berbagai bentuk yang disebut tonjolan
4. Kata tangkap ;
Judul yang terdapat pada tonjolan disebut juga kata tangkap, dibuat sesingkat
mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan cepat.

GUIDE
BRIEF ORDNER
STOP MAP

SNELHECTER
HANGING MAP

KARTU INDEKS
TAB

portepell

BAB V
MENGINDEKS DAN MENGABJAD

Tujuan perkuliahan; setelah mempelajari teori mengindeks dan mengabjad, mahasiswa
diharapkan dapat memahami peraturan mengindeks dan mengabjad yang digunakan
dalam penyimpanan arsip serta dapat mempraktekkan dalam kegiatan administrasi
perusahaan
A. Pengertian
Mengindeks adalah kegiatan menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata
tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap merupakan tanda pengenal dari
sesuatu warkat yang disimpan, dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah
subjek, atau angka tergantung kepada sistem penyimpanan yang digunakan.
Dalam pokok bahasan ini sudah disesuaikan dengan kebutuhan mengindeks nama-nama
Indonesia, tanpa mengubah aturan-aturan dasar demi tercapainya keseragaman pekerjaan
mengindeks dan mengabjad yang internasional dan universal.
B. Mengindeks Nama orang Indonesia

1) Nama tunggal; adalah nama yang terdiri dari satu suku kata, maka diindeks sebagai
berikut
No. Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
1. Dearliana Dearliana De
2. Suharto Suharto Su
2) Nama ganda; adalah nama yang terdiri dari lebih satu suku kata, maka diindeks
berdasarkan suku kata nama terakhir.
1. Muhamad Muslih Muslih Muhamad Mu
2. Dewi Ratna Ratna Dewi Ra
3) Nama keluarga/suku/marga; adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku/marga,

maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga.
1. Erwin Lubis Lubis Erwin Lu
2. Andri Sudira Sudira Andri Su
4) Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan tidak diketahui
kepanjangannya, maka diindeks nama jelasnya.
1. M. Zainudin Zainudin M Za
2. Anwar D Anwar D An
5) Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan diketahui

kepanjangannya maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut.
1. B.J. Habibie Habibie Baharuddin Jusuf Ha
2. A.H. Nasution Nasution Abdul Haris Na
Mengindeks dan Mengabjad Page 31

6) Nama yang memakai gelar, yang diutamakan adalah nama asli atau marga dan gelar
tidak diindeks, ditempatkan pada unit dalam tanda kurung. Namun apabila gelar
tersebut diikuti nama tunggal, maka gelar tersebut turut diindeks.
Ada beberapa gelar yang umum dipakai, yaitu :
a. Gelar akademis, seperti S.Pd., Dra., Dr., Ir., SE., Prof., Phd., M.Sc., M.Pd., MBA.,
M.M., M.Si., dan lain-lain
b. Gelar keagamaan, antara lain : Kyai, Haji, Ustadz, Bhiksu, Pastor, Pendeta dan
lain-lain
c. Gelar kepangkatan, antara lain : Marsekal, Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel,
Jenderal, Komisaris Besar, dan lain-lain
d. Gelar jabatan, antara lain Presiden, Menteri, Gubernur, Direktur, Bupati, Camat,
Lurah, dan lain-lain.
1. Ir. H. Iwan Zaiwansyah, MM. Zaiwansyah Iwan (Ir. H. MM) Za
2. Raden Arif Baskoro Baskoro Arif (Raden) Ba
7) Nama urutan kelahiran, khususnya di Bali, diutamakan untuk diindeks adalah nama diri
diikuti oleh gelar urutan kelahiran.
1. Ida Bagus Putu Oke Oke Putu Ida Bagus Ok
2. I Gusti Made Yono Yono Made I Gusti Yo
8) Nama yang didahului dengan nama baptis, diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian
diikuti oleh nama baptisnya.
1. Yohannes Rumenta Rumenta Yohannes Ru
2. Stefani Anggraeni Anggraeni Stefani An
9) Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama
suami/ayahnya terlebih dahulu.
1. Ny. Saidah Zainuddin Zainuddin Saidah (Ny.) Za
2. Yuliana Sukoco Sukoco Yuliana Su
10) Nama yang memakai kata bin, binti, diindeks dengan cara menuliskan terlebih dahulu
nama yang mengikuti nama yang bertalian.
1. Fairuz Binti Muhamad Muhamad Fairuz Binti Mu
2. Aziz Bin Muslih Muslih Aziz Bin Mu
11) Nama orang masih menggunakan ejaan lama, diindeks sebagaimana nama itu ditulis.
1. Ir. H. Tjahyono Tjahyono (Ir. H) Tj
2. Drs.Robby Djayadi Djayadi Robby (Drs) Dj
C. Mengindeks Nama-nama Orang Asing

1) Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dan lain-lain, diindeks berdasarkan nama
keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian belakang nama (Nick name).

1. Frederick W. Taylor Taylor Frederick W Ta
2) Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap sebagai
suatu unit tersendiri, tetapi merupakan dari nama keluarga. Pengindeksan dilakukan
dengan cara menempatkan nama yang didepannya diberi awalan, misalnya Va,
Vander, Von, De, La, Mc., El dan lain-lain.
1. Marco Van Basten Van Basten Marco Va
2. Oscar De La Hoya De La Hoya Oscar De
3) Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang
menggunakan tanda penghubung tersebut sebagai satu kata.
1. John Frank Smith-Jones Smith-Jones John Frank Sm
2. Sylvia Lopez-Tiana Lopez-Tiana Sylvia Lo
4) Nama orang Cina, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama
tersebut ditulis, karena baik orang Cina, maupun orang Korea nama keluarga selalu
dicantumkan didepan.
1. Liem Swie King Liem Swie King Li
2. The Liang Gie The Liang Gie Th
D. Mengindeks Nama Perusahaan

1) Mengindeks nama perusahaan pada umumnya diutamakan nama yang di
pentingkan, baru diikuti jenis badan hukumnya atau kegiatannya.
1. PT Adhi Karya Adhi Karya Perseroan Terbatas Ad
2. Toko Buku Matahari Matahari Toko Buku Ma
2) Nama bank atau nama perusahaan yang disingkat, cara pengindekannya adalah
dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan itu terlebih dahulu, kemudian
diindeks sebagaimana nama kepanjangannya.
1. BTN Tabungan Negara Bank Ta
2. PT KAI Kereta Api Indonesia Perseroan Terbatas Ke
3) Nama perusahaan yang menggunakan nama orang, sebagaimana nama itu ditulis
kemudian diikuti oleh jenis badan hukum atau kegiatannya.
1. RS. Cipto Mangunkusumo Mangunkusumo Cipto Rumah Sakit Ma
2. Bandara Soekarno-Hatta Soekarno-Hatta Bandara So
4) Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama perusahaan
tersebut, diindeks dengan cara menulis angka tersebut sebagai suatu unit.
1. Restaurant 99 Sembilan Sembilan Restaurant Se
2. Hotel 747 Tujuh Empat Tujuh Hotel Tu

5) Nama perusahaan yang menggunakan huruf dan bukan merupakan singkatan.
1. Toko Buku Yza Yza Toko Buku Yz
2. PT ABC ABC Perseroan Terbatas Ab
6) Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung dari, dan, &, tidak
dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama tersebut.
1. Beauty Fashion & Make Up Beauty Fashion(dan) Make Be
Up
2. Lia & Meyti Salon Lia(dan) Salon Li
Meyti
E. Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

1) Nama Instansi/lembaga, diindeks dengan cara meletakkan instansi/lembaga
tersebut pada unit terakhir.
1. UPI Bandung Pendidikan Indonesia Universitas Pe
Bandung
2) Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah kata pengenal terpenting dari nama

yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya.
No. Nama Unit 1 Unit 2 Unit Kode

3
1. LAN Administrasi Negara Lembaga Ad
2. LIPI Ilmu Pengetahuan Indonesia Lembaga Il
3. HMI Mahasiswa Islam Himpunan Ma
3) Nama pemerintah Negara asing, diindeks adalah unit politik dari Negara tersebut.

1. Republik Indonesia Indonesia Republik In
2. CIA American Central Intelegence (of) Am
Praktek 1
1. Doroti S. Damar 6. Biran
2. Samsu Abu 7. Fred Da Mato
3. Marto Biran 8. Frederick D’Amato
4. Doroti Damar 9. Tomi Birana
5. Pinta Abu 10. M. Biran
Praktek 2
1. Pangaribuan-Hutagaol Bakery 6. Pangaribuan Storage Company
2. Ayers Rubber Company 7. Toko Buku Santoso-Rustedjo
3. The Pardedetex Company 8. Roida Pangaribuan-Hutagaol
4. Toko Antik Titik Santoso-Rustedjo 9. Titik Santoso-Rustedjo
5. The Alferd Ayers Company 10. Johny Pardede Soccer Club

Praktek 3
1. Halim Perdanakusuma Airport 6. Airport Restaurant
2. Gunung Sahari Mobil Co. 7. Toko Bunga Airport
3. ABC Oil Co. 8. Brown Mfg. Co.
4. Tukang Cukur Kebayoran Lama 9. Brown of Hollywood
5. PT Lauk Pauk 10. Brown Meat Corp.
Praktek 4
1. Departemen Perindustrian RI Ditjen 6. Departemen Agama RI Daerah
Industri Logam Dasar Istimewa Yogyakarta
2. Pastor Gregorius 7. City of Bufallo, Dept. of Public Works
3. Kopral Djono 8. Doktor Pardede
4. Prof. Dr. Slamet Iman Santoso 9. Let. Jen. Purn. Ali Murtopo
5. Kanwil BKKBN Propinsi Lampung 10. U.S. Dept of Commerce

BAB VI
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
Tujuan perkuliahan; setelah mempelajari teori sistem penyimpanan arsip,

mahasiswa diharapkan dapat memahami sistem yang digunakan dalam
penyimpanan arsip serta dapat mempraktekkan dalam kegiatan administrasi
perusahaan
A. Pengertian
Sistem kearsipan harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen

kearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi
manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup
arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip
aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan
arsip permanen (Wallace, 1992:2-8).
Sistem merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang mengatur hubungan

dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau menurut Betty R.
Ricks, sistem adalah sekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-
sama berusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992: 12).
Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang

bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap
pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat
digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat
dengan biaya se- rendah mungkin.
Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form

management), pengurusan surat (correspondence management), penataan berkas (files
management), tata kearsipan dinamis (records management), dan tata kearsipan statis
(archives management).
Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat

agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan kembali warkat
yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat, bilamana warkat tersebut
sewaktu-waktu diperlukan.
Sistem kearsipan memiliki 5 sub sistem, yaitu :

1. Tata naskah dinas (form management),
2. Pengurusan surat (correspondence management),
3. Penataan berkas (files management),
4. Tata kearsipan dinamis (records management),
5. Tata kearsipan statis (archieves management)
Sistem pemberkasan adalah susunan yang teratur dalam bentuk berkas yang ditata
sedemikian rupa, sehingga masalah yang disimpan dapat terlihat secara jelas dan
memudahkan dalam penemuan kembali meliputi :
Sistem Penyimpanan Arsip Page 36

1. Seri adalah arsip/berkas yang disusun berdasarkan kesamaan jenis
2. Rubrik adalah arsip/berkas yang disusun berdasarkan kesamaan masalah
3. Dosier adalah arsip/berkas yang disusun atas dasar kesamaan urusan atau
kegiatan
Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata

tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang
disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan
abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah
sistem-nama (sering disebut sistem abjad), sistem geografis, dan sistem-subjek.
Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis,
dan sistem subjek numerik (sistem subjek dengan kode nomor).
Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem

penyimpanan yang standar adalah sistem abjad (sistem nama), sistem numeric, sistem
geografis dan sistem subjek.
B. Sistem Abjad
Adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dari kata
tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Nama bisa terdiri dari nama orang dan nama
badan. Nama orang terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal. Nama badan terdiri
dari nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi.
Untuk memahami sistem abjad ini terdapat beberapa istilah yang perlu diketahui,
antara lain :
 Mengindeks : adalah kegiatan membagi nama/judul terhadap beberapa unit
 Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul
 Caption adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda
pengenal
 Mengkode (kodefikasi), kegiatan menemukan kode dari nama yang sudah
diindeks. Kode diambil dari dari huruf pertama dari nama/judul yang
sudah diindeks.
 Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari
nama/judul yang sudah diindeks.
Kelebihan sistem abjad adalah :

1) Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama
organisasi/instansi/lembaga/ perusahaan
2) Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat
3) Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan menyimpan maupun
pencariannya
4) Susunan guide dan folder sederhana
Kelemahan sistem abjad :

1) Pencarian dokumen harus melalui nama belakang (last name)
2) Sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang
3) Surat-surat yang berhubungan terletak terpisah, karena nama pengirim berbeda
Berikut adalah gambar dalam laci filing cabinet dengan sistem abjad :

C. Sistem Kronologis (Tanggal),
Sistem ini adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan
waktu surat diterima atau surat dikirim ke luar. Penyimpanan sistem ini biasanya
mempergunakan map ordner. Hubungan penyimpanan sangat erat dengan Buku
agenda, karena susunannya sama-sama kronologis. Karena itu pencarian warkat
sering harus didahului dengan pencarian informasi mengenai waktu surat itu diterima
melalui Buku Agenda.
Berguna untuk arsip yang sifatnya in-aktif karena jarang digunakan, maka
intensitas pencariannya tidak terlalu sering. Dalam sistem ini arsip-arsip disimpan
menurut tanggal, yang digunakan pada umumnya adalah tanggal yang tertera pada
surat. Tahun, bulan dan tanggal dijadikan sebagai kode. Dengan ketentuan tahun
sebagai subjek, bulan sebagai sub subjek dan tanggal sub-sub subjek. Tahun sebagai
judul laci, bulan sebagai judul guide, sedangkan tanggal ditetapkan sebagai judul
folder.
Contoh berkas yang disimpan dengan menggunakan sistem ini adalah kuitansi,
cek (cheque), file tindak lanjut (follow up file), file arsip inaktif, dan sebagainya.
Kelebihan sistem tanggal :

1) Berguna bila tanggal diketahui
2) Baik untuk penggolongan secara keseluruhan, misalnya surat menyurat dalam
tahun terpisah
Kelemahan sistem tanggal :

1) Tidak selalu cocok (tahun tidak selalui diketahui)
2) Surat-surat yang masuk dapat menjadi terpisah dari jawaban surat (surat keluar).
Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan dan tahun
yang tercantum dalam surat dijadikan sebagai kode penyimpanan arsip.

Langkah-langkah yang ditempuh dalam penyimpanan arsip :
1) Persiapan
Perlengkapan dan tempat penyimpanan surat, meliputi :
a. Filing cabinet, cukup satu laci dalam satu tahun, tapi apabila dibutuhkan
dapat ditambah
b. Guide, dapat disiapkan 12 buah sebanyak bulan dalam satu tahun
c. Map folder, jumlahnya sebanyak hari dalam satu tahun. Dengan demikian
harus disiapkan sebanyak 365 buah map.
d. Kotak sortir, disesuaikan dengan kebutuhan
e. Kartu indeks disiapkan sesuai dengan kebutuhan, hal ini untuk membantu
memudahkan penemuan kembali arsip yang disimpan
f. Buku arsip, buku ini diperlukan untuk mencatat warkat yang diterima atau
dikirim
2) Menyusun klasifikasi tanggal
Klasifikasi tanggal menghendaki warkat-warkat yang bertahun sama disimpan
dalam laci yang sama. Warkat yang nama bulannya sama akan terdapat di
belakang guide yang sama dan warkat yang bertanggal sama akan terdapat
dalam folder yang sama. Misalnya tanggal surat 30 Oktober 2011, diindeks
sebagai berikut :
2011 = unit 1 kode Laci
Oktober = unit 2 kode Guide
30 = unit 3 kode Folder
3) Prosedur penyimpanan
a. Pemberian kode, yaitu kode diambil dari tahun, bulan dan tanggal
penyimpanan arsip tersebut
b. Mengisi kartu indeks, seperti contoh di bawah ini :
Indeks : Setiawati, Etty
Kode/Tanggal Simpan : 2011.10.30/2 Nopember 2015
Perihal/Masalah : Lamaran Pekerjaaan
Nomor/Tanggal : ………/30 Oktober 2015
c. Berdasarkan kode pada contoh kartu indeks tersebut, surat tersebut disimpan
dalam laci berkode 2011 di belakang guide Oktober dan pada folder 30
d. Kartu indeks disimpan dalam lemari kartu indeks pada laci S, sesuai dengan
huruf Se yang tertera pada Tab Kartu Indeks.
4) Prosedur penemuan kembali

Prosedur penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan cara sebagai berikut:
a. Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks
b. Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
c. Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci 2015, guide
Oktober dan folder 30.
Arsip in aktif dapat disimpan dengan menggunakan sistem kronologis, karena :

1) Arsip sudah kurang dipergunakan, sehingga penemuan kembali yang cepat masih
dapat ditawar
2) Jumlah arsip sangat banyak, sehingga pengelolaannya memerlukan sistem yang
mudah
3) Perlengkapan dan peralatan yang digunakan untuk sistem ini lebih sederhana dan
dengan kapasitas yang banyak, misalnya untuk cek, kuitansi.

Berikut adalah gambar dalam laci filing cabinet dengan sistem kronologis :
D. Sistem Geografis (sistem wilayah)

Adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada
pengelompokkan menurut nama tempat atau wilayah atau daerah tertentu. Sistem
ini sering juga disebut Sistem Lokasi atau Sistem Nama Tempat. Adapun nama-
nama tempat yang dipergunakan dapat berupa pembagian tempat yang umum
seperti pembagian ilmu bumi tetapi dapat juga berupa pembagian-pembagian
khusus dari instansi masing-masing.
Kelebihan sistem wilayah :

1) Apabila wilayah sudah diketahui, memudahkan dalam penemuan kembali
2) Penyimpanan secara langsung
Kelemahan :
1) Kemungkinan terdapat kesalahan, bila tidak mempunyai pengetahuan tentang
pembagian wilayah
2) Diperlukan suatu indeks wilayah
Langkah-langkah yang ditempuh dalampenyimpanan arsip sistem wilayah :

1) Perlengkapan dan peralatan arsip :
a. Filing cabinet, jumlah laci yang dibutuhkan tergantung wilayah yang
akan dijadikan pokok masalah.
b. Guide, banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan, apabila sistem
wilayah ini dibantu dengan sistem tanggal, maka dibutuhkan guide
sebanyak 12 buah (1 tahun = 12 bulan) dan apabila sistem wilayah ini
dibantu dengan sistem abjad maka diperlukan 26 buah.
c. Map folder, harus tersedia sebanyak bagian-bagian di wilayah itu
d. Kartu indeks, untuk mencatat data/keterangan yang terdapat dalam
surat, disamping sebagai sarana mempermudah penemuan kembali
surat.
e. Rak sortir, untuk menyortir surat-surat yang akan disimpan
f. Lemari/rak kartu indeks

2) Menyusun daftar klasifikasi
Daftar klasifikasi disusun berdasarkan wilayah. Dalam wilayah pemerintahan
Republik Indonesia, terdiri dari Propinsi/daerah tingkat I,
Kota/Kabupaten/daerah tingkat II, Kecamatan, dan seterusnya. Di dalam
sistem wilayah surat yang masuk atau keluar yang alamatnya dalam wilayah
yang sama dengan surat yang lainnya maka dapat disimpan dalam satu tempat
penyimpanan.
3) Prosedur penyimpanan
a. Pemberian kode surat, setiap surat yang akan disimpan alamatnya,
kemudian cantumkan kode sesuai dengan wilayahnya/letak
geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi (lihat contoh daftar
klasifikasi di atas).
b. Mengisi kartu indeks.
Indeks : Setiawati, Etty
Kode/Tanggal Simpan : JW.1.D/2 Nopember 2015
Perihal/Masalah : Lamaran Pekerjaaan
Nomor/Tanggal : ………/30 Oktober 2015
c. Berdasarkan kode tersebut pada kartu indeks di atas, surat tersebut
harus disimpan pada laci JW, di belakang guide 1 Jakarta, dan pada
folder D Jakarta Timur
d. Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laci S, sesuai
dengan kode Se yang tertera pada Tab Kartu Indeks.
4) Prosedur penemuankembali
Seperti telah disampaikan di muka kearsipan sistem wilayah adalah suatu
sistem filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan letak
wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Oleh karena itu,
kode arsip ditentukan berdasarkan atas alamat surat, mengacu pada daftar
klasifikasi yang telah dibuat.
Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut :
a. Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks
b. Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
c. Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci, guide dan
folder sesuai dengan kodenya.
Berikut adalah gambar dalam laci filing cabinet dengan sistem geografis :

E. Sistem Subyek
Adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen
yang bersangkutan atau pokok masalah. Sistem ini sering dianggap sistem yang paling
sukar penanganannya, karena petugas arsip harus menentukan terlebih dahulu hal-hal
apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya. Tepat
digunakan pada azas sentralisasi, karena arsip yang terkumpul dari banyak macam
subyek atau masalah.
Kelebihan sistem subjek :

1) Apabila perihalnya sudah diketahui, maka mudah untuk menemukan kembali
suratnya
2) Mudah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
Kelemahan sistem subjek :

1) Sulit mengklasifikasikannya, karena terdapat beraneka ragam masalah yang
hampir sama, padahal berbeda satu sama lainnya
2) Kurang cocok untuk bermacam jenis surat
3) Perlu daftar klasifikasi
Berikut adalah gambar laci dalam filing cabinet dengan sistem subyek:
Contoh : Daftar Indeks Masalah
KODE MASALAH
PM PEMASARAN
01 PERKENALAN
02 PERMINTAAN PENAWARAN
03 PENAWARAN
04 PESANAN
05 PENGIRIMAN
06 KLAIM
07 TANGGAPAN KLAIM

UM UMUM
01 UNDANGAN
02 MEMO
03 NOTA
04 KUASA
05 TUGAS
KEU KEUANGAN
01 TAGIHAN
02 PENANGGUHAN PEMBAYARAN
F. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan ini penyimpanan warkatnya berdasarkan kode nomor
sebagai pengganti nama orang atau badan, dan bukan berdasarkan nomor yang
tercantum dalam surat melainkan nomor kode penyimpanan. Dalam pelaksanaannya
diperlukan alat bantu, yaitu kartu indeks, yaitu kartu kecil yang berisi nomor dan
nama yang disusun menurut abjad. Sistem penyimpanan dengan nomor cocok
digunakan untuk perusahaan yang pengelolaan dokumennya berdasarkan nomor,
seperti Asuransi (nomor polis),Bank (Nomor Rekening), Lembaga Pendidikan
(Nomor Induk Siswa ).
Kelebihan sistem nomor :

1) Penyimpanan menjadi lebih teliti, cermat dan teratur
2) Penyimpanan menjadi lebih cepat dan tepat
3) Sederhana
4) Dapat digunakan untuk segala macam surat/warkat/dokumen
5) Nomor dokumen dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam korespondensi
6) Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas
Kelemahan sistem nomor :

1) Lebih banyak waktu digunakan untuk mengindeks
2) Banyaknya map untuk menyimpan surat-surat yang beraneka ragam dapat
menimbulkan kesulitan
3) Perlu ruangan yang luas dan peralatan yang memadai untuk menyimpan arsip
yang banyak
Berikut ini adalah gambar laci dalam filing cabinet dengan sistem nomor:

Ada dua macam filing sistem nomor yaitu filing sistem nomor Dewey dan filing
sistem nomor terminal digit.
1) Sistem Terminal Digit
System Terminal Digit adalah system yang termudah dan banyak dipakai oleh
Perusahaan Kecil atau Perusahaan yang baru berkembang. Surat – surat yang akan
di file, dibukukan terlebih dahulu pada Buku Arsip / Buku Agenda itulah yang
diindeks.
2) Sistem Melvil Dewey

Contoh masing – masing Golongan Utama diperinci menjadi 10 bagian yang lebih
kecil disebut Divisi, misalnya 300
SISTEM NOMOR (SISTEM MELVILE DEWEY)
000 UMUM
100 FILSAFAT
200 AGAMA
300 ILMU SOSIAL
400 BAHASA
500 ILMU MURNI
600 ILMU TERAPAN
700 KESENIAN DAN OLAHRAGA
800 KESUSASTRAAN
900 HISTORIS, GEOGRAFIS
Dari kelima sistem tersebut diatas, masing-masing memiliki kelebihan sendiri-

sendiri, dan tidak bisa dipastikan bahwa sistem yang satu lebih baik dibanding sistem
yang lainnya. Karena pada prakteknya dokumen yang disimpan harus menggunakan
sistem yang paling cocok diterapkan, misalnya untuk dokumen dalam bentuk bon-bon
penjualan akan lebih baik bila disimpan menggunakan sistem nomor. Karena dalam
bon tersebut tidak tercantum nama si pembeli dan jumlah barang yang relatif

beragam. Dan untuk perusahaan air minum dapat dokumen dapat disimpan dengan
sistem wilayah. Untuk surat-surat dapat disimpan dengan sistem abjad atau masalah.
Syarat utama dari sistem penyimpanan arsip adalah setiap dokumen dapat
disimpan dengan mudah dan kemungkinan pencarian setiap arsip cepat dan tepat.
Dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, The Liang Gie mengutarakan
bahwa “Pada umumnya oleh para ahli kearsipan telah diterima bahwa jangka waktu
yang baik dalam menemukan kembali sesuatu surat ialah tidak lebih daripada 1
menit”, maka dengan sistem penyimpanan yang tepat, perlengkapan arsip yang sesuai
dan pegawai yang kompeten, maka dapat dipastikan bahwa penemuan kembali arsip
akan cepat dan tepat.

BAB VII
PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP
Tujuan perkuliahan; setelah mempelajari perawatan dan pemeliharaan arsip,

mahasiswa diharapkan dapat memahami perawatan, pemeliharaan menjaga
kebersihan ruangan, dan pemeliharaan tempat serta arsip dalam kegiatan administrasi
perusahaan
Fungsi yang penting dan sering diabaikan dalam penataan arsip untuk menjamin
kelestarian informasi yang dikandung di dalam arsip adalah pemeliharaan dan perawatan
fisik. Mengingat begitu pentingnya arsip yang kita miliki, maka perlu dilakukan langkah-
langkah untuk menjaga keberadaan arsip tersebut sehingga keberadaan arsip yang kita miliki
tetap mendukung kegiatan di kantor dalam waktu yang lama atau sesuai umur arsip yang
sudah ditentukan. Ruang lingkup kerja manajemen kearsipan juga meliputi usaha
pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip.
A. Perawatan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak
selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik, perlulah
diketahui beberapa faktor penyebab kerusahan arsip dan cara pencegahannya.
Pemeliharaan dan perawatan arsip pada hakekatnya adalah pemeliharaan dan
perawatan fisik arsip. Apabila fisik arsip utuh, maka utuh pula informasi yang dikandungnya,
kegiatan pemeliharaan dan perawatan bahan arsip merupakan kegiatan yang tidak mudah
dilakukan karena bahan atau media rekam arsip beraneka macam dan penyebab dari
kerusakan suatu arsip juga bermacam-macam pula.
Untuk dapat melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip yang berdaya guna dan
berhasil guna, terlebih dulu perlu mengathui asal-usul (jenis) bahan arsip serta penyebab
kerusakannya.
Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor
eksternal. Faktor internal adalah faktor-faktor yang disebabkan dari dalam, sedangkan faktor
eksternal adalah faktor-faktor yang disebabkan dari luar arsip.
1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam (faktor internal)
Kerusakan yang disebabkan dari dalam dapat berasal dari unsur-unsur kertas, tinta, pasta
atau lem.
a. Kertas
Unsur-unsur yang terdapat pada kertas antara lain :
1) Bahan baku kertas
Kertas dapat dibuat dari bahan-bahan seperti kapas, merang, kayu dan lain-lain.
Dari bahan apapun kertas dibuat, cellulose didalam kertas akan mengandung
beberapa sifat pengawet dan sifat penghancur terhadap kertas itu sendiri.
2) Air
Air yang dipergunakan dalam proses pembuatan kertas kemungkinan air yang
tidak bersih, sehingga kertas mengandung bakteri-bakteri yang merusakkan kertas.
3) Bahan lapisan kertas/bahan tambahan
Untuk membuat kertas menjadi halus, licin, berwarna, kuat dan lain-lain
dipergunakan bahan-bahan tambahan seperti : kanji cuka, garam minneral dan zat-
zat kimia yang akan menimbulkan masalah-masalah tersendiri. Kanji misalnlya,
Perawatan dan Pemeliharaan Arsip Page 46

merupakan bahan makanan bagi berbagai macam serangga dan pertumbuhan
berbagai jenis bakteri perusak kertas.
b. Tinta
Tinta adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna yang dipergunakan
untuk membubuhkan tulisan (huruf, angka) di atas kertas.
Hal-hal yang perlu diketahui dalam penggunaan tinta adalah sebagai berikut ;
1) Pergunakanlah jenis tinta yang berkualitas baik (tidak mudah luntur). Apabila
tinta yang dipergunakan kurang baik sangat merugikan, khususnya apabila kertas
arsip terkena air, atau udara lembab.
2) Ada beberapa jenis tinta antara lain tinta karbon dan tinta yang dibuat dari pohon
oak. Tinta yang dibuat dari pohon oak dapat menimbulkan aksi-aksi kimia yang
dapat merusakkan kertas. Tinta karbon yang dibuat dari arang hitam dan lem arab
sebagai perekat tidak menimbulkan reaksi kimia, sehingga tidak merusakkan
kertas arsip. Kertas karbon banyak dipergunakan di percetakan-percetakan.
c. Pasta atau lem
Pasta atau lem dipergunakan sebagai perekat. Menurut bahan baku yang
dipergunakan, lem ada beberapa macam, yaitu :
1) Lem yang terbuat dari tepung (sagu, gandum atau beras)
2) Lem yang terbuat dari getah arab atau cellulose tape dan sejenisnya
3) Perekat sintesis terutama polven acetate
Agar kertas-kertas arsip tidak mudah rusak, pergunakanlah lem atau perekat yang
baik, jangan mempergunakan perekat yang dibuat dari getah arab atau cellulose tape.
2. Kerusakan akibat serangan dari luar (faktor eksternal)

Kerusakan akibat serangan dari luar, misalnya :
a. Kelembaban udara
b. Udara yang terlalu kering
c. Sinar matahari
d. Kotoran udara
e. Debu
f. Jamur dan sejenisnya
g. Rayap, ngengat dan tikus
B. Pemeliharaan Arsip
Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil
langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut
informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak
diinginkan.
Usaha-usaha yang dapat dilakukan dalam rangka pemeliharaan meliputi :
1. Pengaturan ruangan
a. Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab, ruangan diatur berkisar antara 65-
75 F dan kelembaban udara 50-65%. Apabila kelembaban udara melebihh 65%, arsip-
arsip akan mudah rusak (rapuh) dalam waktu relatif singkat. Untuk mengatur
kelembaban udara dan temperatur udara dapat dipasang AC, yang dihidupkan selama
24 jam terus menerus. Selain untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara, Ac
juga mengurangi banyaknya debu.
b. Ruangan harus terang dan sebaiknya menggunakan penerangan alam, yaitu sinar
matahari. Sinar matahari disamping untuk memberi penerangan ruangan, dapat pula
membantu membasmi musuh-musuh kertas. Diusahakan agar sinar matahari tidak

jatuh secara langsung pada bendel-bendel arsip karena membahayakan kertas-kertas
arsip.
Kertas-kertas arsip cepat rapuh (getas) sehingga arsip mudah rusak. Agar sinar
matahari tidak jatuh secara langsung pada bendel-bendel kertas arsip, maka pintu-
pintu dan jendela-jendela dibuat menghadap ke utara atau selatan. Dengan demikian
ruangan penyimpanan arsip tidak menghadap secara langsung pada datangnya sinar
matahari.
c. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
Ventilasi dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruang sehingga ruangan tidak
terlalu lembab.
d. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.
Untuk mencegah kemungkinan adanya serangan api, maka perlu diperhatikan hal-hal
sebagai berikut :
1) Tidak diperkenankan merokok, siapa saja yang ada di dalam ruangan
penyimpanan arsip termasuk para pegawai kearsipan sendiri.
2) Tidak diperkenankan menyalakan, menggunakan atau membawa korek api di
dalam ruangan penyimpanan arsip
3) Menempatkan alat-alat pemadam kebakaran di tempat-tempat yang strategis
4) Gedung atau ruangan penyimpanan arsip hendaknya jauh dari tempat-tempat
penyimpanan barang-barang yang mudah terbakar (barang-barang kimia dan
bahan bakar)
e. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan ari (banjir)
Untuk mencegah kemungkinan adanya serangan banjir, perlu dilakukan hal-hal
sebagai berikut :
1) Buatlah saluran air (talang, pipa air) tidak melalui ruangan penyimpanan arsip
2) Apabila dalam keadaan tertentu pembuatan saluran air itu harus melalui ruangan
penyimpanan arsip maka jagalah dan usahakan saluran air tersebut tidak bocor.
f. Dalam hal-hal tertentu (hujan) periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan
adanya talang, saluran ari dan atap gedung yang bocor. Apabila terjadi kebocoran
harus segera diperbaiki saat itu juga.
g. Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama perusak arsip
Berbagai macam hama perusak arsip antara lain : jamur dan sejenisnya, rayap,
ngengat, tikus dan lain-lain
h. Lokasi ruang atau gedung penyimpanan arsip hendaknya jauh dari lingkungan industri
agar terbebas dari polusi udara yang berbahaya bagi kertas
i. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan
disimpan di dalamnya
j. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lainnya agar
keamanan lebih terjamin
C. Menjaga Kebersihan Ruangan dan Arsip

1. Kebersihan ruangan
Membersihkan ruangan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a. Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu
b. Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan penyimpanan arsip
2. Kebersihan arsip
Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a. Arsip dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner
b. Apabila ditemukan arsip yang rusak hendaknya dipisahkan dengan arsip yang
kondisinya masih baik.

D. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak dan almari arsip dan
sebagainya dapat dilakukan usaha sebagai berikut ;
1. Rak arsip
Untuk menjaga keamanan rak arsip dari serangga, rayap dan sebagainya dapat
dilakukan usaha sebagai berikut ;
a. Rak dibuat dari logam, rak dilengkapi dengan papan rak
b. Jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih 6 inci, untuk
memudahkan sirkulasi udara dan juga memudahkan waktu membersihkan lantai
c. Rak arsip yang dibuat dari kayu hendaknya diolesi dieldrin. Cara mengolesi
dengan menggunakan kuas, searah dengan garis-garis yang ada pada kayu.
2. Almari arsip
Untuk menjaga arsip di dalam almari agar tetap terpelihara antara lain :
a. Disusun agak renggang agar tidak mudah lembab
b. Almari arsip harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembabanya
c. Arsip di dalam almari harus diberi kapur barus
E. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan terhadap fisik arsip meliputi :
a. Membersihkan arsip secara berkala
b. Melaksanakan fumigasi
c. Deadisifikasi kertas
d. Menghilangkan noda
e. Menggelantang kertas
Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin
penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang. Penyimpanan
Arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman, terjaga dan terpelihara.
Upaya peyimpanan arsip tergantung atas beberapa faktor :

a. Tujuan penyimpanan arsip dan layanan arsip;
b. Bentuk fisik dan komposisi;
c. Berapa lama akan disimpan;
d. Jalan masuk dan pengaruhnya.
Penyimpanan Fisik Arsip sebaiknya mempertimbangkan prinsip dasar sebagai berikut

sebagaimana dicantumkan dalam Keputusan Kepala ANRI No. 12 Tahun 2000
1. Kondisi Lingkungan
a. Lokasi, tempat penyimpanan arsip jauh dari lokasi yang berbahaya seperti :
Area penyimpanan bahan kimia, dapur, unit AC, kamar mandi atau basement yang
bukan diperuntukkan sebagai tempat penyimpanan arsip. Jalan masuknya terkontrol
dan terhindar dari unsur-unsur yang mengganggu keamanan arsip.
b. Kontrol Lingkungan
 Kontrol lingkungan dilakukan secara tepat sesuai dengan retensinya/jangka waktu
simpan arsip.
 Untuk menjaga kondisi fisik arsip tetap baik suhu dijaga agar tidak melebihi 27º
Celcius dan mempunyai kelembaban tidak lebih dari 60%.
 Pencahayaan langsung terhadap arsip dihindarkan.

 Jendela tidak diutamakan, apabila jendela tidak bisa dihindari seyogyanya
memasang tirai.
 Lingkungan harus bersih dari kontaminasi industri atau gas.
 Sirkulasi udara yang bebas dan segar.
 Ruang penyimpanan arsip media magnetik harus terlindung dari medan magnet.
c. Perlindungan
Adanya program pencegahan bahaya untuk menjamin arsip tidak hilang dan ditangani
secara baik.Pencegahan kebakaran dan unsur lainnya termasuk pemasangan
heat/smoke detection, fire alarm, extinguisher, sprinkler system yang terpasang di
masing-masing ruang/lantai ruang penyimpanan arsip.
2. Pengamanan
a. Pemeliharaan
 Program pemeliharaan arsip dan lokasi penyimpanan arsip harus dapat dilaksanakan
untuk menjamin kestabilan lingkungan yang cocok.
 Pelaksanaan pengawasan penyimpanan arsip harus secara berkelanjutan dan berkala.
 Perbaikan ruang penyimpanan arsip dilaksanakan secara cepat dan tepat.
 Adanya perbaikan arsip segera setelah diketahui adanya kerusakan arsip.
b. Penanganan Arsip
 Pencarian dan penggunaan arsip di lokasi penyimpanan menjadi subyek pokok
pengawasan untuk melindungi arsip dari kerusakan.
 Penanganan terhadap arsip dilaksanakan secara hati-hati untuk mengurangi
kerusakan arsip serta menjamin pelestariannya.
 Teknik dan prosedur penanganan arsip dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh
pengelola/pengguna arsip agar aman dan terlindung.
 Penanganan secara hati-hati dalam proses fotocopi dan pengalihmediaan arsip
disesuaikan dengan peraturan dan standar yang berlaku.
c. Kemudahan Akses
 Penyimpanan arsip harus memperhatikan kemudahan akses arsip yang diinginkan
yaitu harus mudah diidentifikasi, mudah diketahui lokasinya dan mudah ditemukan
kembali.
 Tersedianya standar dokumentasi dan daftar lokasi penyimpanan arsip.
3. Proteksi
 Peralatan dan tempat penyimpanan arsip sebaiknya dapat menjamin arsip selalu aman,
mudah terjangkau dan terlindung dari bahaya.
 Setiap peralatan dan tempat penyimpanan dijamin dalam keadaan bersih untuk
menjamin kebersihan.
Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip
merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan.
Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap
arsipnya. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah
kerangka sistem yang benar.

BAB VIII
PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP
Tujuan perkuliahan; setelah mempelajari teori penyusutan dan pemusnahan arsip,

mahasiswa diharapkan dapat memahami penyusutan dan pemusnahan arsip yang
dilakukan serta dapat mempraktekkan dalam kegiatan administrasi perusahaan
Jumlah arsip di unit kerja dan unit sentral selalu berkembang menjadi banyak. Semakin
tinggi kegiatan suatu kantor, semakin cepat pertambahan jumlah arsip. Untuk menghadapi
masalah tersebut, diperlukan adanya pemindahan dan pemusnahan arsip. Pemindahan
dilakukan dari file (tempat penyimpanan) aktif ke file in-aktif dan dari file in-aktif suatu
kantor di kirim ke Arnas daerah atau Pusat untuk disimpan abadi sebagai arsip statis.
Keuntungan dari adanya pemindahan dan pemusnahan arsip antara lain :

1. Menghemat ruangan kantor
2. Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan
3. Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas kearsipan bekerja
Pemindahan dan pemusnahan arsip dilaksanakan menurut suatu jadwal tertentu yang
disebut jadwal retensi arsip (JRA) yakni jadwal yang berisikan daftar umur-umur dari
berbagai jenis arsip yang disimpan pada file aktif dan file in-aktif untuk keperluan
pemindahan dan pemusnahan arsip.
Umur sesuatu jenis arsip disimpan di file aktif dan file in-aktif ditentukan berdasarkan
nilai guna dari jenis arsip yang bersangkutan. Untuk menentukan nilai guna setiap jenis arsip
diperlukan kriteria penilaian tertentu.
A. Penilaian Arsip
Kriteria untuk menentukan nilai sesuai jenis arsipo tergantung kepada kantor masing-
masing. Nilai suatu jenis arsip akan berbeda-beda sesuai dengan kepentingan kantor masing-
masing.
Kriteria penilaian yang umum dapat dipergunakan adalah ALFRED singkatan dari
 Administrasitive value (nilai administrasi)
 Legal value (nilai hukum)
 Financial value (nilai keuangan)
 Research value (nilai penelitian)
 Educational value (nilai pendidikan)
 Documentary value (nilai dokumentasi)
Berdasarkan nilai ALFRED, maka arsip dapat digolongkan ke dalam 4 golongan, yaitu
1. Arsip vital ; yaitu penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali
bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan dan
disimpan abadi selamanya. Contoh Akte pendirian perusahaan
2. Arsip penting ; arsiip ini melengkapi arsip bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya
tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di file aktif selama 5 tahun dan di file in-aktif
selama 25 tahun. Contohnya arsip bukti keuangan
3. Arsip berguna; arsip ini berguna sementara dan dapat digantikan dengan biaya rendah.
Disimpan di file aktif selama 2 tahun dan di file in-aktif selama 10 tahun. Contohnya
surat pesanan
Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Page 51

4. Arsip tidak berguna ; arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling
lama disimpan selama 3 bulan di file aktif.
B. Penyusutan
1. Pengertan dan tujuan penyusutan arsip
Arsip mempunyai arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai
penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan bangsa, serta merupakan bahan
pertanggungjawaban terhadap generasi yang akan datang. Oleh karena itu perlu
diupayakan kegiatan untuk menyelamatkan arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan.
Pada dasarnya kegiatan penyelamatan arsip meliputi kegiatan penyimpanan,

perawatan, pemeliharaan, pengamanan dan penyusutan termasuk pemindahan,
pemusanahan, serta penyerahan ke Arsip Nasional Pusat dan arsip Nasional Daerah.
Pemusnahan atau disposal arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik
arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran
tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau
dengan cara lain sehingga isi informasi dalam arsip tersebut tidak dapat lagi dikenali.
Penyusutan arsip perlu dilakukan untuk menghindari adanya penumpukan arsip yang
tentunya menimbulkan masalah, misalnya dari segi tenaga, biaya, peralatan dan perawatan.
Arsip-arsip yang tidak memiliki nilai kegunaan baik untuk masa sekarang maupun untuk
masa mendatang perlu dilakukan penyusutan. Penyusutan dilakukan dengan memisahkan
arsip yang masih aktif, in aktif dan arsip yang bernilai abadi.
Karena kegiatan penyusutan arsip menyangkut penilaian yang sifatnya subjektif dan
berbeda-beda pada setiap organisasi (Lembaga Negara, Badan Pemerintahan), maka
Peraturan Pemerintah tersebut dibuat untuk memberi ketentuan-ketentuan yang dapat
menjadi dasar atau pegangan untuk melaksanakan penyusutan arsip melalui tahap-tahap
yang telah ditentukan. Dengan demikian akan terjamin usaha untuk mendapatkan
objektivitas dalam penilaian dan dapat menghndarkan kemungkinan musnahnya arsip yng
bernilai guna ataupun yang mengandung nilai informasi tinggi.
Tujuan penyusutan arsip dapat dilihat dari dua segi, yaitu dari segi administratif dan
dari segi penelitiann :
1. Dari segi administratif, tujuan penyusutan arsip adalah :
a) Menghindari pencampuradukan atara arsip-arsip yang masih aktif dengan arsip
inaktif (semi statis), serta antara arsip yang bernilai penting dengan yang tidak
penting
b) Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan
c) Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, kepegawaian dan
lain-lain
d) File aktif akan lebih longgar untuk menampung bertambahnya arsip yang baru
e) Untuk memantapkan jangka hidup arsip dan menempatkan arsip inaktif yang
bernilai berkelanjtan di tempat yang lebih baik
f) Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen, sehingga arsip
tersebut dapat diperlukan dan diatur dengan baik, terlindung dari segala faktor
bahaya
g) Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional

2. Dari segi penelitian ilmiah
Adalah untuk membantu para ilmuwan dalam mengadakan penelitian, terutama
apabila arsip-arsip sudah mencapai masa statis, karena arsip statis akan menonjol
kegunaannya di bidang penelitian ilmiah.
C. Jadwal Retensi
1. Pengertian dan tujuan jadwal retensi
Retensi (retention) meliputi kegiatan-kegiatan menilai kegunaan suatu arsip bagi
suatu kantor, kemudian merencanakan sejauh mana arsip-arsip dari suatu kantor dapat
disimpan. Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan
dalam bentuk suatu daftar yang disebut Jadwal Retensi Arsip (Records Retention
Schedule), atau sering disebut secara singkat dengan istilah Jadwal retensi.
Definisi jadwal retensi arsip menurut Drs. Ig. Wursanto adalah “suatu daftar yang
memuat suatu kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau
dimusnahkan”. Daftar tersebut memuat informasi tentang uraian arsip dan jangka waktu
penyimpanan arsip.
Tujuan jadwal retensi arsip :
a) Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak memiliki jangka
waktu simpan lama
b) Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi bagi kepentingan
administrasi
c) Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen
Prosedur penetapan jadwal retensi
1. Lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing wajib

memiliki jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip tersebut ditetapkan oleh
pimpinan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerinthan masing-masing
setelah mendapat persetujuan dari kepala arsip nasional
2. Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilai kegunaan arsip. Jadwal
retensi arsip disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari pada pejabat yang benar-
benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan instansinya masing-masing
3. Dalam melaksanakan tugasnya, panitia tersebut perlu mendengar pertimbangan
ketua badan pemeriksa keuangan sepanjang menyangkut masalah keuangan dan
kepala badan administrasi kepegawaian negara sepanjang mengenai masalah
kepegawaian
4. Rancangan jadwal retensi kearsipan yang merupakan hasil kerja panitia tersebut
perlu mendapatkan persetujuan kepala arsip asional terlebih dahul sebelum
ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara/badan pemerintahan yang bersangkutan
sebagai jadwal retensi arsip yang berl

CONTOH JADWAL RETENSI ARSIP
Pokok Perincian Jangka Waktu Nilai

Penyimpanan Sementara Permanen
Kepegawaian Pengadaan 1. Lamaran Aktif …thn
Pegawai Inaktif…thn
2. Penyaringan Aktif …thn

Inaktif…thn
3.
4.
Kenaikan 1. DP 3 Aktif …thn

Pangkat Inaktif…thn
2. Daftar Hasil Aktif …thn

Ujian Inaktif…thn
3. Daftar Usul Aktif …thn

Kenaikan Pangkat Inaktif…thn
4.
5.
6.
7
Keuangan Buku Kas 1. Buku Kas Harian Aktif …thn

Inaktif…thn
Aktif …thn
2. Buku Kas Umum Inaktif…thn
D. Pemindahan Arsip
Memiih arsip yang akan ditransfer adalah terutama berdasarkan umur asip. Dan umur
arsip ditentukan oleh nilai guna arsip yang bersangkutan. Susunan arsip di dalam file individu
baik map atau lainnya, memang sudah tersusun menurut urutan tanggal (kronologis), dengan
demikian memilih arsip yang akan dikeluarkan lebih mudah, karena tinggal menentukan
arsip samapai dengan tahun berapa yang akan dikeluarkan.
E. Pemusnahan Arsip
Adalah penghancuran terhadap arsip yang sudah tidak diperlukan lagi. Penghancuran
arsip ini harus benar-benar hancur, sehingga informasi yang terdapat didalamnya tidak dapat
dibaca lagi. Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung
dimusnahkan dengan sepengetahuan pimpinan lembaga negara/badan
Adapun prosedur pemusnahan arsip terdiri dari :

1. Seleksi
2. Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan (daftar pertelaan)
3. Pembuatan berita acara pemusnahan
4. Pelaksanaan pemusnahan dengan dihadiri para saksi

Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dan 2 orang saksi dari
unit kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan, maka berita acara dan daftar
pertelaan ditandatangani oleh penanggungjawab pemusnahan bersama saksi-saksi.
Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan dengan cara :

1. Pembakaran
2. Penghancuran dengan mesin penghancur kertas
3. Melalui proses kimiawi

BAB IX
PENGENDALIAN ARSIP
Tujuan perkuliahan; setelah mempelajari teori pengendalian arsip, mahasiswa

diharapkan dapat memahami pengendalian yang dilakukan serta dapat
mempraktekkan dalam kegiatan administrasi perusahaan
Beberapa faktor yang menunjang dan perlu diperhatikan dalam rangka memudahkan
penyimpanan arsip adalah :
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan

memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku, baik arsip yang bersifat kedinasan
maupun arsip pribadi pimpinan
2. Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya diperhatikan
atau dipenuhi beberapa factor penunjang, antara lain :
Pada dasarnya penyimpanan arsip atau dokumen dilakukan, karena arsip atau dokumen
tersebut nantinya akan digunakan kembali. Dengan demikian, arsip atau dokumen sudah pasti
akan digunakan dan keluar dari tempat penyimpanan. Keluarnya arsip dari tempat
penyimpanan memerlukan suatu pengendalian yang baik, karena keluarnya arsip memiliki
peluang untuk hilang atau tidak diketahui keberadaannya.
A. Peminjaman Arsip
Untuk menghindari terjadinya kehilangan atau ketidaktahuan keberadaan suatu arsip,
petugas arsip harus melakukan pengendalian dengan baik. Sehingga kemanapun perginya
arsip, masih dalam kendali petugas. Keluarnya arsip dari tempat penyimpanan disebabkan
oleh kegiatan peminjaman dan kegiatan pelayanan. Kegiatan peminjaman yaitu keluarnya
arsip karena dipinjam oleh pihak lain, baik sesama karyawan, pimpinan atau yang lain.
Dengan demikian terjadi perpindahan tangan dari pihak yang bertanggungjawab atas arsip
kepada pihak yang menggunakan arsip tersebut. Karena terjadi perpindahan tangan dan
secara otomatis terjadi perpindahan tanggung jawab atas keberadaan suatu arsip, maka pihak
petugas yang bertanggung jawab akan arsip harus melakukanpencatatan atau cara yang lain.
Penctatan keluranya arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan beberapa
cara. Cara yang dapat digunakan dengan penggunaan buku peminjaman, atau dengan
formulir peminjaman. Dalam penggunakan buku peminjaman, diperlukan format peminjaman
buku yang mencakup data-data tentang peminjaman arsip. Data yang diperlukan berupa
tanggal peminjaman, identitas peminjam, data arsip yang dipinjam, lama peminjaman, tanda
tangan peminjam, tanggal kembali, tanda tangan penerima arsip.
Pencatatan dengan menggunakan buku peminjaman akan efektif apabila frekuensi
peminjaman tidak terlalu tinggi, dan jumlah peminjam tidak terlalu banyak. Tetapi apabila
frekuensi peminjaman tinggi dan jumlah peminjam sangat banyak, peran buku peminjaman
kurang dapat membantu dalam hal pelacakan suatu arsip yang dipinjam dan pengendalian
peminjaman, karena urutan buku peminjaman didasarkan pada urutan tanggal pinjam atau
secara kronologis.
Apabila frekuensi peminjaman tinggi dan jumlah peminjam banyak, pencatatan melalui
formulir peminjaman lebih efektif, karena dengan formulir peminjaman petugas arsip
memiliki inormasi yang lengkap baik dimeja petugas maupun dalam tempat penyimpanan.
Pengendalian Arsip Page 56

Formulir peminjaman dibuat dengan kertas berukuran 15 cm x 10 cm. Informasi atau data
yang ada dalam formulir peminjaman adalah : indeks, subyek, identitas peminjam, tanggal
peminjaman, tanggal kembali, tanda tangan peminjam, tanda tangan penerima.
Formulir peminjaman dibuat rangkap 2 (dua), bisa dibedakan dengan warna, formulir
rangkap pertama, digunakan untuk alat pengendali petugas arsip, yang diletakkan pada suatu
kotak di meja petugas arsip, sebagai pengingat (tickler file). Formulir-formulir tersebut ditata
atau diurutkan berdasarkan tanggal kembali. Dengan demikian seorang petugas arsip setiap
hari akan melihat dan memeriksa pinjaman yang telah jatuh tempo pada hari itu. Dengan
mengetahui tanggal jatuh tempo peminjaman, maka petugas arsip bisa memberi iinformasi
atau mengingatkan kepada peminjam untuk mengembalikan arsip yang telah dipinjam.
Apabila sudah jatuh tempo dan arsip masih dibutuhkan, maka peminjam harus melakukan
perpanjangan masa pinjaman.
Untuk formulir peminjaman rangkap 2 digunakan sebagai pengganti arsip yang dipinjam
dan diletakkan pada tempat penyimpanan. Al ini bertujuan agar apabila terjadii peminjaman
dokumen yang masih dipinjam (sedang keluar atau tidak ditempat penyimpanan) petugas
akan menemukan formulir tersebut dan langsung memberikaninformasi kepada calon
peminjam.
Peminjaman arsip bisa dilakukan salah satu lembar arsip saja, atau seluruh arsip dalam
suatu map. Apabila peminjaman hanya satu lembar arsip saja, maka dibuatkan penyekat
seukuran arsip dengan guide “out” atau “keluar”, dan diberikankantong tempat meletakkan
formulir peminjaman. Formulir peminjaman dimasukkan pada kantong penyekat kemudian
penyekat diletakkan pada posisi arsip yang dipinjam.
Apabila peminjaman meliputi seluruh arsip dalam satu map, maka formulir peminjaman
diletakkan pada kantong yang terdapat pada map penyimpanan. Sedangkan seluruh isi map
dikeluarkan dan dipindahkan ke dalam map yang lain, sebagai map pembawa. Sedangkan
map penyimpnaan yang memiliki kantong tetap berada pada posisi semula pada tempat
penyimpanan.
Contoh Kartu Pinjam Arsip
KARTU BUKTI PINJAM ARSIP/BERKAS

Peminjam
Nama :
Unit :
Arsip/Berkas yang dipinjam
Pokok Surat : Tanggal/No. surat :
Dari : Kepada :
Tanggal Pinjam : Tanggal Kembali :
Tanda Tangan Tanda Tangan
Peminjam : Pengembalian :

B. Angka Kecermatan Arsip (AK)
Angka kecermatan merupakan angka perbandingan antara jumlah warkat yang tidak
ditemukan (WTK) dengan jumlah warkat yang ditemukan (WK) dan dinyatakan dengan
prosentase. Angka kecermatan arsip untuk menentukan apakah sistem penyimpanan dan
penemuan arsip yang digunakan sesuai atau tidak.
Yang perlu diperhatikan adalah :

1. Apabila AK = 3% berarti penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali pada
posisi kritis (titik batas)
2. Apabila AK < 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali cukup baik atau
VALID
3. Apabila AK > 3% maka sistem yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk
penyempurnaan lebih lanjut.
Angka kecermatan arsip berkaitan dengan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
Rumus Angka Kecermatan Arsip (AK) :
AK = ∑WTK x 100%
∑WK
Apabila AK menunjukkan prosentase yang semakin tinggi/besar maka sistem
penyimpanan dan penemuan kembali yang digunakan kurang baik tetapi sebaliknya kecil
prosentase sistem penyimpanan semakin baik.
Contoh : Jumlah arsip yang ditemukan (WK) = 2000
Jumlah arsip yang tidak ditemukan (WTK) = 200
Jawab : AK = ∑WTK x 100%

∑WK
= 200 x 100%
2000
= 10%
Maka kecermatan arsip hanya sebesar 10% maka sistem yang digunakan perlu di tinjau
kembali untuk penyempurnaan lebih lanjut.
C. Angka Pemakaian Arsip (AP)

Angka pemakaian arsip adalah perbandingan antara jumlah permintaan arsip untuk
digunakan dengan jumlah seluruh arsip yang ada pada suatu perusahaan/organisasi. Angka
pemakaian berkaitan dengan penyusunan arsip perusahaan.
Rumus untuk menghitung AP :

AP = Jumlah permintaan Arsip x 100 %
Jumlah seluruh Arsip
Atau
AP = ∑ Pemakai x 100%
∑Arsip

Contoh :
Seorang petugas arsip dalam suatu organisasi mengurus arsip (aktif) sejumlah 9.000 lembar.
Selama waktu tertentu (satu tahun) jumlah peminjaman arsip yang tercatat dalam buku
peminjaman arsip dari bagian-bagian lain sejumlah 3.600 lembar.
Angka Pemakaian Arsip dapat di hitung sebagai berikut :

Jumlah peminjaman = 3.600 lembar
Jumlah warkat dalam arsip = 9.000 lembar
Jumlah angka pemakaian arsip adalah
AP = Jumlah permintaan Arsip x 100 %
Jumlah seluruh Arsip
= 3.600 x 100%
9.000
= 40%
Jadi angka pemakaian arsip adalah 40 %
Semakin besar angka pemakaian arsip, status atau nilai arsip yang bersangkutan
semakin baik, karena semakin banyak arsip yang secara langsung digunakan dalam proses
penyelenggaraan administrasi. Ada yang mengatakan bahwa angka pemakaian arsip masih
tergolong baik apabila sekurang-kurangnya menunjukkan angka 20%. Tetapi jelas bahwa
semakin tinggi angka pemakaian arsip semakin baik arsip yang bersamgkutan.

BAB X
SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK
Tujuan perkuliahan; setelah mempelajari teori sistem kearsipan elektronik, mahasiswa

diharapkan dapat memahami sistem kearsipan elektronik yang digunakan
Salah satu hal yang mendukung kelancaran jalannya suatu organisasi bisnis adalah dalam
hal penataan sistem kearsipan. Masalah kearsipan menjadi begitu penting dan sangat
berpengaruh siginifikans ketika kita berhadapan dengan suatu sistem bisnis dengan data dan
dokumen yang banyak sementara disisi lain kita memiliki sistem kearsipan yang kurang
mendukung terutama dari sumber daya manusia dan alat atau perlengkapan yang mendukung
kedalam kearsipan.
Pada dekade abad 21 saat ini, sistem kearsipan sudah masuk pada tahapan generasi yang
didukung oleh kecanggihan elektronik terutama dengan penemuan-penemuan generasi
komputer yang semakin baik. Dalaam dunis bisnis kita akan berhadapan dengan kepentingan
legalitas arsip dan juga bagaimana menyimpan arsip dengan baik, sehingga tujuan
pengarsipan tercapai. Perawatan sistem pengarsipan yang effisien adalah salah satu dari
masalah yang sering muncul dalam perkantoran, dan proses pemecahannya menuntut
pengertian yang tepat akan prinsip-prinsipnya.
Seiring dengan perkembangan teknologi dewasa ini, banyak pihak yang menggunakan
media elektronik dalam pengarsipan dan pengelolaan dokumennya. Sistem pengarsipan
elektronik ini biasa dikenal dengan istilah Electronic Filing System (EFS). Penggunaan
sistem kearsipan elektronik (Electronic Filing System) sangat membantu pihak pengelola
arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal
penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen.
A. Sistem Kearsipan Elektronik vs Konvensional

Sistem Kearsipan Elektonik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik
kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki cabinet yang secara fisik
berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka
sistem kearsipan berbasis komputer ini memiliki cabinet virtual yang didalamnya berisi map
virtual. Selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah
dikonversi ke dalam bentuk file gambar (bmg, jpg, dll) atau dokumen (doc, txt, dll).
Jadi, secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvesional memiliki rak,
map dan lembar asip secara fisik, maka pada kearsipan elektronik memiliki rap, map dan
arsip secara virtual dalam bentuk file. Tabel dibawah ini menunjukkan perbedaan kearsipan
konvensional dengan kearsipan elektronik.
Sistem Kearsipan Elektronik Page 60

Perbedaan komponen kearsipan elektronik dan konvensional
Komponen Kearsipan konvensional Kearsipan elektronik

Kabinet Berupa rak atau lemari arsip yang Berupa kabinet virtual yang
dibuat secara fisik dibuat dengan database
Map Berupa map fisik untuk menyimpan Berupa map virtual atau folder
lembaran arsip untuk menyimpan file dokumen
Arsip Lembaran-lembaran surat hardcopy Lembaran-lembaran surat yang
sudah ditransfer ke dalam file
gambar/teks
Berikut adalah penjelasan tentang ketiga komponen diatas :

1. Kabinet virtual
Kabinat virtual ini merupakan database yang meniru bentuk dari cabinet nyata yang
dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. Hanya bedanya jika di dalam
cabinet nyata kemampuan menampung arsip adalah terbatas, tetapi jika pada cabinet
maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas. Yang membatasi
adalah kemampuan fisik hardisk dalam menyimpan data digital.
Atribut-atribut dalam cabinet virtual ini akan mencatat beberapa hal:
 Kode cabinet ; akan mencatat kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan
kode dalam perusahaan
 Nama cabinet; digunakan untuk mencatat nama cabinet seperti misalnya “surat
masuk”, “surat keluar” dan sebagainya
 Fungsi cabinet : untuk mencatat keterangan fungsi cabinet
 Lokasi : untuk mencatat lokasi kabinet
2. Map virtual
Map virtual merupakan database yang atribut-atributnya seperti map yang
sesungguhnya dalam sistem kearsipan konvensional. Tetapi tidak seperti pada map
konvensional yang memiliki kemampuan terbatas untuk menyimpan dokumen, map
virtual ini memiliki kemampuan yang tidak terbatas.
Beberapa atribut yang dicatat mengenai map virtual tersebut antara lain, :
 Kode map : akan mencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode
dalam perusahaan
 Nama map : digunakan untuk mencatat nama map seperti misalnya : “Bagian
Pemasaran”, “Bagian Keuangan” dan lain-lain
 Lokasi map
 Keterangan
3. Lembaran arsip
Lembaran arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa berbentuk file dokumen
atau gambar. File dokumen adalah file-file yang dibuat dari Microsoft word, Excel,
Power Point dan sebagainya. Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar
sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media yang lain.
Beberapa atribut yang dicatat di dalam databasenya adalah :
 Kode arsip : akan mencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode
arsip dalam perusahaan

 Nama arsip : untuk mencatat nama yang menggambarkan isi detail dari arsip
yang disimpan
 Klasifikasi : digunakan untuk mencatat klasifikasi map seperti misalnya
“Promosi”. “Demosi”, “Tagihan”, dan sebagainya
 Tanggal arsip : untuk mencatat tanggal arsip tersebut dibuat
 Tanggal terima : untuk mencatat tanggal arsip tersebut diterima
 Pengirim : untuk mencatat pengirim arsip
 Penerima : untuk mencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip)
 Gambar : untuk mencatat file arsip yang sudah di scanner (jika ada)
 Lokasi file : untuk mencatat lokasi file di dalam hardisk
B. Kelebihan Sistem Kearsipan Elektronik

Sistem kearsipan elektronik memiliki kelebihan utama yaitu memberikan kemudahan
dalam pengelolaan dan manajemen arsip. Beberapa kemudahan yang diberikan adalah :
1. Mudah dioperasikan
2. Tampilan yang menarik
3. Fasilitas pencarian dokumen
4. Pencatatan lokasi fisik dokumen
5. Fasilitas gambar dan suara
6. Kemananan data
7. Retensi otomatis
8. Laporan kondisi arsip
9. Dapat terhubung jaringan komputer

Modul Kearsipan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Kearsipan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL

KEARSIPAN DAN KORESPONDENSI

Tujuan perkuliahan; setelah mempelajari teori manajemen arsip, mahasiswa

Berikut definisi manajemen menurut beberapa ahli :

1. Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan

Pada dasarnya fungsi manajemen terdiri atas :

Manajemen Arsip Page 1

Beberapa pengertian arsip dan kearsipan :

2. Hasil Seminar Dokumentasi Kearsipan yang diselenggarakan pada tanggal 28 Februari

3. Menurut M.N. Maulana, dalam bukunya “Administrasi Kearsipan”.

Manajemen Arsip Page 2

6. Rumusan dari T.R. Schellenberg

Dengan lengkap dapat dikatakan bahwa Manajemen Kearsipan adalah pekerjaan

C. Ruang lingkup Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga

Manajemen Arsip Page 3

D. Tujuan Manajemen Kearsipan

Ada dua cara untuk melihat tujuan-tujuan tersebut:

Manajemen Arsip Page 4

Sehingga dapat disimpulkan bahwa tujuan pengelolaan arsip, antara lain:

a. Memelihara arsip dengan baik.

E. Masalah-Masalah Yang Berkaitan Dengan Manajemen Arsip:

2. Informasi sebagai sumberdaya

F. Faktor-Faktor Sistem Kearsipan

Manajemen Arsip Page 5

d. Tidak memakan tempat

f. Cocok bagi organisasi

Manajemen Arsip Page 6

h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

Manajemen Arsip Page 7

Tujuan perkuliahan; setelah mempelajari arsip dan dokumentasi, mahasiswa

Setiap fungsi manajemen dalam organisasi yakni, perencanaan, produksi, keuangan,

A. Nilai Guna Arsip

Nilai guna suatu arsip dapat juga dibedakan menjadi :

Arsip dan Dokumentasi Page 8

Berikut adalah penjelasan mengenai dokumen dan dokumentasi :

Arsip dan Dokumentasi Page 9

C. Tahapan Hidup Kearsipan

1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori

2. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan

3. Arsip Sebagai Bukti atau Legalitas

Arsip dan Dokumentasi Page 10

E. Jenis – Jenis Arsip

Dalam pengelompokkannya, arsip dibedakan menjadi :

Arsip dan Dokumentasi Page 11

1. Arsip menurut Subyek atau Isinya

Arsip dan Dokumentasi Page 12

2. Arsip menurut Bentuk dan Wujud Fisik

3. Arsip menurut Nilai atau Kegunaannya

4. Arsip menurut Sifat Kepentingannya

5. Asip menurut Fungsinya

Arsip dan Dokumentasi Page 13

7. Arsip Menurut Keasliannya

7. Arsip Menurut Kekuatan Hukumnya

• Arsip Tidak Otentik

F. Pengorganisasian Pengelolaan Arsip

Dalam penyimpanan arsip, dikenal tiga azas pengorganisasian , yaitu :

Keuntungan azas sentralisasi :

Arsip dan Dokumentasi Page 14

Keuntungan azas desentralisasi :

3. Azas kombinasi (campuran)

Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam pemilihan azas, antara lain :

Arsip dan Dokumentasi Page 15