ADMINISTRASI OSIS

A. Pengertian
Guna memudahkan pemahaman terhadap tata persuratan dan kearsipan perlu diberikan beberapa pengertian sebagai
berikut :
1. Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak
kepada pihak lain.
2. Surat Dinas adalah suatu yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan
yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.
3. Nota Dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau bawhan kepada atasan atau antar
karyawan setingkat, yang berisi catatan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.
4. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok
persoalan kedinasan.
5. Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat
tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan.
6. Surat Kawat atau Telegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata-kata sandi
mengenai suatu hal yang perlu cepat diselesaikan dan di sampaikan melalui telegraf.
7. Surat Keputusan merupakan surat yang berisi keputusan tentang suatu hal yang ditetap-kan oleh pejabat yang
berwewenang untuk itu.
8. Surat Edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan
perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada.
9. Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu
dan tempat yang telah ditentukan.
10. Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk
melaksanakan suatu kegiatan.
11. Surat Kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas
nama pemberi kuasa.
12. Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para
pegawai atau masyarakat umum.
13. Surat Pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas
pernyataan tersebut.
14. Surat Keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan
15. Berita Acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian,
tempat kejadian keterangandan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.
16. Penerima Surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar.
17. Pengarah Surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk
untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya.
18. Pengolah Surat adalah petugas yang mengolah atau yang menyelesaikan isi surat.
19. Penata Arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip.
B. Jenis Surat dan Susunannya
1. Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 091/U/1995 tanggal 25 April 1995 tentang
Pedoman Tata Persuratan dan Pengarsipan di dalam lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan telah
ditetapkan jenis surat dan susunannya :
a. Surat Dinas h. Surat Undangan
b. Nota Dinas i. Surat Tugas
c. Memo j. Surat Kuasa
d. Surat Pengantar k. Surat Pengumuman
e. Surat Kawat l. Surat Pernyataan
f. Surat Keputusan m. Surat Keterangan
g. Surat Edaran n. Berita Acara
2. Susunan surat di sini mencakup bagian dan funsi surat :
a. Kepala Surat (Heading, Letter Head) untuk mengenal identitas pemberi surat
b. Tanggal Surat yaitu tanggal pembuatan surat
c. Nomor Surat, petunjuk bagi filling dan mengukur kegiatan suatu suatu organisasi
d. Lampiran, petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat
e. Perihal, petunjuk intisari surat dan untuk petunjuk bagi petugas filling
f. Alamat yang dituju, petunjuk kemana surat itu akan disampaikan
g. Salam Pembuka, sebagai awal pembicaraan
h. Isi Surat, uraian pokok masalah sebagaiman tercantum dalam perihal surat
i. Salam Penutup, sebagai penutup pembukaan
j. Tembusan, jika ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat.
3. Di samping itu untuk OSIS perlu adanya macam-macam buku, antara lain :
 a. Buku Anggota
No Nama Siswa L/P Tpt.Tgl.Lahir Pendidikan Alamat Ket.

b. Buku Agenda Surat Masuk

Tanggal No. Alamat No.Surat Ditujukan
No Perihal Catatan
Penerimaan Agenda Pengirim Tanggal Kepada

c. Buku Agenda Surat Keluar

Dikirim No.Surat Hubungan dg.
No Tanggal No. Surat Perihal Catatan
Kepada Tanggal Surat lain

d. Buku Ekspedisi
Tgl. Tgl. dan No
No.Urut Surat Isi Pokok Surat Dikirim Kepada Parap Penerima
Kirim Surat

e. Buku Notula Rapat

1. Hari / Tanggal : _________________________
2. Ja m : _________________________
3. Tempat : _________________________
4. Yang Memimpin : _________________________
5. Yang Hadir : _________________________
Pokok Waktu Tindak
No Uraian Masalah Pelaksana Keterangan
Masalah Lanjut Penjelasan

…………………, ……………
Mengetahui ; Ketua Osis Sekretaris,
Pembina OSIS,

_____________ ____________ __________________

f. Buku Tamu
Maksud Diterima
Tgl. No. Nama Pekerjaan Catatan Tanda Tangan
Kunjungan Oleh

g. Buku Inventaris
Keadaa
No.Induk Kode Nama Ket. Banyak Tahun Harga
No n Ket
Buku Barang Barang Barang Satuan Pembelian Barang
Barang

h. Buku Agenda Kegiatan

Jenis Sumber Hasil Yg
No Waktu Sasaran Pelaksana Tempat Dana
Kegiatan Dana Dicapai

i. Buku Daftar Hadir Rapat

Hari / Tanggal : _____________________

Mulai Jam : _____________________
No. Nama Jabatan Alamat Tanda Tangan Keterangan

4. Pengelolahan Arsip
Arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian. Bagi Organisasi arsip harus dikelola
dengan baik, dengan cara sebagai berikut :
1. Sistem penataan/penyimpanan arsip yang dapat dipergunakan, antara lain menurut :
a. sistem masalah
b. sistem abjad
c. sistem tanggal
d. sistem wilayah
 Hal ini dimaksudkan agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat.
2. Arsip-arsip pasif yang penting dan permanen harus dirawat dan dijaga agar terjamin keamanan dan
keutuhannya (pasal 3 UU No.7 tahun 1971)
3. Untuk mencegah terjadinya penumpukan arsip yang tidak berguna, dilakukan penyusutan arsip/pemusnahan
arsip-arsip yang tidak berguna dengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34 tahun
1979.
C. Pengurusan Surat
Pengurusan surat merupakan bagian dari administrasi OSIS dan dilaksanakan ileh sektretaris OSIS. Pengurusan surat
meliputi: mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan surat baik surat masuk maupun surat keluar. Pengurusan surat
meliputi :
1. Pengurusan Surat Masuk :
Proses pengurusan surat masuk dilaksanakan oleh sekretaris OSIS. Urutan kerjanya :
Menerima surat masuk dan mengecek kebenaran alamatnya, membubuhkan tanda tangan atau parap pada buku
ekspedisi pengantar surat, kemudian mememilih surat untuk memisahkan surat dinasdan surat pribadi, memilih
surat dinas atas dasar rahasia/tertutup dengan tidak rahasia (terbuka). Selanjutnya proses pengurusan surat
dilaksanakan melalui kegiatan-kegiatan pengurusan surat masuk rutin, penting dan rahasia (tertutup).
2. Pengurusan Surat Keluar.
a. pengurusan surat keluar, meliputi : pencatatan pada pada lembar pengantar rutin untuk surat rutin, kartu
kendali untuk untuk surat penting, dan lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia.
b. Surat keluar dibagi 3 golongan, yaitu: surat biasa, surat penting dan surat rahasia
c. Pengurusan surat keluar dimulai sejak pembuatan konsep surat sampai pengiriman.
d. Surat Dinas keluar dibuat dengan menggunakan lembar konsep surat
e. Surat Rahasia ditangani sejak awal sampai pengiriman atas tanggung jawab sepenuhnya pimpinan pengelola
surat (sekretaris
f. Pada dasarnya pengiriman surat keluar harus melalui satu pintu.
g. Kode surat keluar, meliputi ;
- Unit Kerja, antara lain : Kode Daerah, Kode Sekolah, dan Kode Organisasi.
Contoh nomor surat yang dikeluarkan OSIS SLTP Negeri 1 Maduran :
005 /313 / OSIS / 413.101.219 / 2005
Keterangan :
005 : Kode Surat (Undangan)
313 : Nomor urut surat keluar
OSIS : Kode Organisasi
413 : Kode Kabupaten (Lamongan)
101 : Kode Kecamatan (Maduran)
219 : Kode Unit Kerja (SMP Negeri 1 Maduran)
2004 : Tahun pembuatan surat keluar
D. Proposal dan Laporan Kegiatan
1. Pengertian
- Proposal Kegiatan adalah rencana kegiatan yang dituangkan dalam bentuk tulisan dan memuat berbagai hal
yang berhubungan dengan kegiatan tersebut.
- Laporan Kegiatan ialah hasil kegiatan yang telah dilaksanakan dalam bentuk tulisan
- Proposal dan Laporan Kegiatan sangat penting untuk membantu memperlancar kegiatan dan orang akan
mengetahui kegiatan tersebut melalui proposal.
2. Sistematika Proposal dan Laporan Kegiatan :
a. Sistematika Proposal
I Dasar Pemikiran
II Dasar Hukum
III Maksud dan Tujuan
IV Sasaran
V Hasil yang diharapkan
VI Program Kegiatan
1. Persiapan
2. Pelaksanaan
3. Pelaporan
VII Pelaksanaan Kegiatan
1. Nama Kegiatan
2. Waktu
3. Tempat
4. Tema Kegiatan
5. Peserta Kegiatan
 6. Ketentuan Pelaksanaan
7. Technical Meeting (Olah raga)
8. Panitia Pelaksana
VIII Lampiran-lampiran
1. Lampiran 1 Susunan Panitia
2. Lampiran 2 Pembiayaan
3. Lampiran 3 Jadwal Kegiatan
b. Sistematika Laporan Kegiatan
I Dasar
II Tujuan Kegiatan
III Sasaran
IV Pelaksanaan
V Tempat
VI Sumber Dana
VII Yang Terlibat
VIII Faktor Penunjang
IX Hambatan
X Hasil yang Dicapai
3. Syarat-syarat Proposal dan Laporan Kegiatan
a. Benar / Obyektif e. Tegas dan Konsisten
b. Jelas dan Cermat f. Tepat pada Waktu
c. Lengkap g. Tepat Penerimaannya
d. Langsung mengenai sasaran
4. Pengetikan Proposal dan Laporan Kegiatan
a. Diketik 2 spasi di atas kertas kwarto
b. Batas pengetikan
- batas kiri 4 cm - batas atas 3 cm
- batas kanan 3 cm - batas bawah 3 cm
c. Pengetikan harus terinci dan disesuaikan dengan ejaan yang berlaku