JANGKA WAKTU PENYIMPANAN REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT MEDIKA INSANI

RUMAH SAKIT MEDIKA INSANI

Jl. Sumber Jaya no 667 Tanjung Baru, Bukit Kemuning, Lampung Utara 34566
Email : rsmedikainsani.bk@gmail.com

Telp. 0724-92292 Cp. 0852 7941 0025

 BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
a. Rekam medis
adalah bukti tertulis (kertas/eletronik) yang merekam berbagai
informasi kesehatan pasien seperti temuan hasil asesmen,rencana asuhan, rincian
pelaksanaan asuhan dan pengobatan, catatan perkembangan pasien terintegrasi,
serta ringkasan kepulangan pasien yang dibuat oleh professional pemberiasuhan
(PPA). Penyelenggaraan rekam medis merupakan proses kegiatan yang dimulai
saat pasien diterima dirumah sakit sampai dengan pencatatan data medis,
keperawatan, manajer pelayanan pasien (MPP), serta PPA lainnya selama pasien
mendapat asuhan. Kegiatan dilanjutkan dengan penanganan rekam medis yang
meliputi penyimpanan dan penggunaan untuk kepentingan pasien atau keperluan
lainnya.
b. Ketentuan Penyimpanan Rekam Medis
Berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan dalam Permenkes
269/MENKES/PER/I11/2008 Bab IV tentang Penyimpanan, Pemusnahan dan
Kerahasiaan pada pasal 8 (ayat1) yang berbunyi : Rekam Medis pasien rawat
inap di Rumah Sakit wajib disimpan sekurang –kurangnya untuk jangka waktu 5
(lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan.
Dengan adanya ketentuan tersebut maka setelah batas waktu 5 tahun
sebagaimana dimaksud ayat 1 dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan
kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik sebagaimana ayat 2.
Berkas rekam medis di Rumah Sakit Medika Insani dikatakan In-Aktif
apabila tidak ada kunjungan dalam jangka waktu 2 tahun terakhir setelah pasien
berobat atau dipulangkan. Berkas rekam medis In-Aktif disimpan selama 3 tahun
diruang penyimpanan in-aktif untuk kemudian dimusnahkan.
c. Rumah Sakit Medika Insani sebagai rumah sakit tipe D. Dalam melaksanakan
pelayanan kesehatan, rumah sakit melaksanakan asuhan kepada pasien. Asuhan
pasien diberikan secara berkelanjutan yang dituangkan dalam form rekam medis.
Agar asuhan pasien dapat berjalan secara berkelanjutan maka rekam medis harus
tersedia selama asuhan pasien rawat inap, rawat jalan, dan setiap saat dibutuhkan,
serta dijaga untuk selalu mencatat perkembangan pasien terkini.
2. Maksud dan Tujuan
Maksud penyusunan pedoman ini adalah memberikan gambaran tentang
masa simpan berkas rekam medis di Rumah Sakit Medika Insani sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku. Adapun tujuannya adalah agar dalam
penyimpanan berkas rekam medis dapat dilaksanakan secara seragam, konsisten dan
terintegrasi.
 BAB II
TATA LAKSANA

1. Pemisahan Berkas Rekam Medis Inaktif.

Pemisahan berkas sebagaimana ketentuan diatas, berkas rekam medis yang
statusnya In-Aktif memiliki perlakuan tersendiri yaitu dengan adanya kebijakan yang
berbunyi "Lama penyimpanan berkas rekam medis adalah 2 tahun aktif dan 3 tahun
in-aktif atau terhitung 5 tahun dari tanggal terkhir kunjungan pasien". Kegiatan
pemisahan berkas Aktif menjadi In-Aktif disebut dengan Pemisahan atau penyusutan
berkas rekam medis (retensi) baik untuk berkas rekam medis rawat jalan maupun
berkas rekam medis rawat inap.
Penyusutan rekam medis berdasarkan buku Pedoman Penyelenggaraan dan
Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Revisi II 2006 Depkes RI adalah suatu kegiatan
pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara :
a. Memindahkan arsip rekam medis in-aktif dari rak aktif ke rak in-aktif dengan
cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.
b. Memikro filmisasi berkas rekam medis in-aktif sesuai ketentuan yang berlaku.
c. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikro film dengan cara
tertentu sesuai ketentuan yang berlaku.
d. Dengan melakukan scaner pada berkas rekam medis.
Tujuan dari pemisahan dan penyusutan tersebut adalah :
a. Untuk mengurangi kapasitas berkas dari rak penyimpanan berkas rekam
medis aktif.
b. Untuk mengakomodir keterbatasan kapasitas rak penyimpanan berkas
rekam medis aktif.
c. Untuk memudahkan pencarian berkas rekam medis yang akan
dimusnahkan nantinya.
d. Untuk terciptanya sistem penyimpanan arsip yang efektif dan efisien.
e. Menyelamatkan berkas yang bernilai guna tinggi serta mengurangi
berkas rekam medis yang nilai gunanya telah menurun.
Dalam penyelenggaran rekam medis khususnya pada proses
penyusutan dan penyimpanan berkas In-Aktif, memiliki ketentuan sebagai
berikut :
 a. Berkas in-aktif adalah berkas yang telah disimpan minimal selama 2
tahun ditempat penyimpanan berkas, terhitung sejak tanggal terakhir
pasien tersebut berobat atau dipulangkan.
b. Setelah diketahui berkas In-Aktif, Petugas meretensi berkas yang telah
2 tahun tersimpan dalam file aktif dengan melihat tahun terakhir
kunjungan.
c. Berkas yang dikeluarkan dari rak penyimpanan tidak perlu diganti
dengan tracer tetapi dicatat dalam buku retensi berkas rekam medis.
d. Lama penyimpanan berkas diruang In-Aktif adalah 3 tahun terhitung
sejak berkas masuk dalam ruang filling In-Aktif, dengan catatan tidak
terdapat transaksi / kunjungan selama berkasdiruanganIn-Aktif.
Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem Straigh
Numerikal Filling system yaitu file hasil scan disatukan dalam folder dengan
nama 2 angka awal.

2. Pemusnahan Berkas Rekam Medis In-aktif

Pemusnahan berkas rekam medis adalah suatu proses kegiatan
penghancuran secara fisik berkas Rekam Medis yang telah berakhir fungsi
dan nilai gunanya (setelah melewati masa In-Aktif). Penghancuran harus
dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau mendaur
ulang sehingga tidak dapat dikenali lagi baik isi maupun bentuknya.
Ketentuan pemusnahan Rekam Medis adalah sebagai berikut :
a. Dibentuk tim pemusnah arsip dengan surat keputusan direktur yang
beranggotakan sekurang-kurangnya dari : Sekretariatan, Bagian
Rekam Medis, Bagian Pelayanan (Rawat Jalan dan Rawat Inap)
dan Komite Medis (termasuk Panitia Rekam Medis).
b. Rekam Medis yang mempunyai nilai guna tertentu tidak
dimusnahkah tetapi disimpan dalam jangka waktu tertentu.
c. Membuat pertelaan arsip bagi Rekam Medis aktif yang telah
dinilai.
d. Daftar pertelaan arsip Rekam Medis yang akan dimusnahkan oleh
tim pemusnah dilaporkan kepada Direktur Rumah Sakit dan
Direktur Jenderal Pelayanan Medis Departemen KesehatanRI.
e. Berita acara pelaksanaan pemusnahan dikirimkan kepada Pemilik
Rumah Sakit dan Kepala Direktur Jenderal Pelayanan Medis
 Departemen Kesehatan RI.

Tata cara penilaian berkas rekam medis yang telah berakhir fungsi
dan nilai gunanya adalah berkas yang telah 5 tahun in-aktif. Indikator yang
digunakan untuk menilai berkas rekam medis in-aktif adalah frekuensi rekam
medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian, bernilai guna primer
administrasi, hukum, keuangan dan IPTEK, serta bernilai guna sekunder
untuk pembuktian dan sejarah.
 BAB III
PENUTUP

1. Rekam medis rawat inap dapat disimpan sekurang-kurangnya 5 tahun terhitung dari
tanggal terakhir kali berkunjung dirumah sakit
2. Berkas disortir untuk dipisahkan antara berkas aktif dan berkas in-aktif
3. Berkas rekam medis dapat dimusnahkan kecuali resume medis dan persetujuan
tindakan medik
4. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medic dapat di musnahkan setelah 10
tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut