JOBDESC PANITIA

PENGERTIAN STEERING COMMITTEE, PENANGGUNG JAWAB, ANGGOTA,

DAN TUGASNYA

A. Steering Committee (SC)

Steering Committee adalah individu yang bertanggung jawab untuk mengelola
dan mengawasi kegiatan suatu kegiatan. Steering Committee bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa kegiatan berjalan sesuai dengan rencana dan anggaran yang telah
ditetapkan, serta memastikan bahwa tujuan dan target kegiatan tercapai. Steering
Committee juga bertugas untuk mengevaluasi dan memberikan masukan terhadap
kegiatan, serta menyelesaikan masalah yang muncul selama pelaksanaan proyek atau
program.
B. Penanggung Jawab (PJ)
Penanggung jawab adalah individu yang bertanggung jawab atas pelaksanaan dan
pengelolaan suatu kegiatan. Penanggung jawab kegiatan juga bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa kegiatan tersebut dilaksanakan dengan efektif dan efisien, serta
memastikan bahwa tujuan dan target kegiatan tercapai. Penanggung jawab juga bertugas
untuk menyelesaikan masalah yang muncul selama pelaksanaan kegiatan, serta
melaporkan kemajuan dan hasil kegiatan kepada pihak-pihak terkait.
C. Anggota
Anggota panitia adalah individu-individu yang terlibat dalam kegiatan suatu
panitia atau tim kerja yang bertugas untuk mengelola dan menyelenggarakan suatu
kegiatan. Anggota panitia bertanggung jawab untuk membantu mengelola dan
menyelenggarakan kegiatan atau acara yang telah ditetapkan, serta memastikan bahwa
kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Ketupel :
• Bertanggung jawab secara penuh atas keberlangsungan agenda secara keseluruhan.
• berkoordinasi dengan seluruh panitia untuk persiapan
• memastikan setiap panitia menjalankan tugas
• Menjadi pemegang keputusan tertinggi dalam semua hal selama kegiatan dengan
berdasarkan hasil koordinasi panitia, Sekpel, Benpel, SC, dan BPH HIMASOS khususnya
BPH Dinas terkait.
• Memantau dan membantu kendala/masalah yang dialami oleh setiap Sie/Divisi.
• Bersama BPH dinas terkait bertanggung jawab dalam mengurus administrasi kegiatan
(perizinan, pengajuan proposal, follow up proposal, audiensi, dll).
• Menjalin komunikasi yang baik kepada semua jajaran kepanitiaan (sekretaris,
bendahara, koordinator, SC, dan Anggota).
• Selalu berkoordinasi dengan SC.
Sekretaris Pelaksana :
• Membuat semua jenis surat menyurat, mulai dari izin kegiatan, peminjaman tempat,
permohonan dana, undangan, dll.
• membuat notulensi setiap rapat
• Membuat timeline kegiatan berkoordinasi dengan Ketupel, Benpel dan Panitia acara.
• Memastikan jadwal rapat berjalan sesuai timeline, membuat redaksi undangan rapat dariH-
3, memastikan setiap PJ dan koordinator untuk hadir dan konfirmasi apabila berhalangan.
• Selalu berkoordinasi dengan SC.

Bendahara Pelaksana :
• berkoordinasi dengan seluruh pj untuk keperluan yg memerlukan anggaran dana
• Mengatur keuangan selama kegiatan dengan berkoordinasi langsung dengan Bendahara
Umum dan BPH terkait
• Memastikan semua pengeluaran dan pemasukan tercatat secara rinci, rapi dan jelas.
• Mengumpulkan nota dan mencatat setiap pengeluaran yang terpaksa di talang sementara
oleh uang pribadi panitia.
• Selalu berkoordinasi dengan SC.

Acara :
• menentukan tema dan konsepan acara
• membuat susunan acara / rundown hari h
• mencari dan membimbing pengisi acara
• Menentukan tema, rundown kegiatan, dan konsepan acara, berdiskusi dengan anggota,
ketua pelaksana, koordinator, SC, seluruh panitia, dan BPH terkait
• Membuat redaksi dalam rangka pemasifan informasi kegiatan, dan berkoordinasidikirim
kepada Sie Pubdok untuk keperluan publikasi.
• Selalu berkoordinasi kepada SC.

Pubdok :
• membuat pemflet kegiatan
• membuat countdown H-3, H-2, H-1dan D-day
• membuat sertifikat panitia
• Mengelola penyebaran informasi kegiatan (membuat timeline penyebaran informasi,
baik instagram, WA, dan media sosial/lainnya).
• Mendesain dan mempublikasikan pamflet kegiatan (persiapan, pelaksanaan, dan
penutupan kegiatan).
• Membuat pamflet coming soon, pamflet countdown, ajakan.
• Mengkoordinir dan melaksanakan proses dokumentasi selama persiapan, pelaksanaan,
dan penutupan kegiatan.
• Selalu berkoordinasi dengan SC
Perlengkapan :
• menyiapkan kebutuhan yang diperlukan
• memastikan bahwa seluruh perlengkapan yang dibutuhkan tersedia
• berkoordinasi dengan seluruh pj ttg perlengkapan yg dibutuhkan
• Mengurus segala bentuk kelengkapan kegiatan (mic, sound, banner, perlengkapan
konsumsi, dll).
• Mendata, menghubungi, dan memfollow up setiap panitia yang bertanggung jawab
membawa perlengkapan
• Siap dalam setiap urusan terkait sarana dan prasarana yang tidak terduga selamakegiatan
• Selalu berkoordinasi dengan SC

Humas :
• Menghubungi dan memfollow up surat
• Ngambil barang
• Bertanggung jawab dalam penginformasian, pengundangan, dan memastikan tamu
undangan mengetahui dan datang pada saat waktu yang telah ditentukan.
• Mengirimkan surat menyurat kepada pihak kerjasama berkoordinasi dengan sekpel.
• Selalu berkoordinasi kepada SC.

Konsumsi :
• Berkoordinasi dengan SC terkait konsumsi panitia/peserta selama kegiatan (jenis
makanan, mekanisme pembagian, tempat membeli, pemesanan dan pengambilan)
• Koordinasi dengan benpel terkait kemampuan pendanaan konsumsi
• Bekerjasama dengan perlengkapan untuk memastikan konsumsi panitia dan peserta siap
sebelum jam makan
• Memastikan setiap panitia terdata dan semua mendapat konsumsi
• Siap untuk setiap urusan konsumsi yang tak terduga termasuk obat-obatan
• Selalu berkoordinasi dengan SC

Keamanan :
• Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan keamanan
acara
• Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan acara
• Berkoordinasi dengan pihak keamanan seperti satpam untuk penjagaan lokasi acara
• Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia