KEPUTUSAN INSPEKTUR JENDERAL KEMENTERIAN AGAMA NOMOR |47 TAHUN 2022 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN LAYANAN KONSULTANSI INSPEKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN AGAMA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA INSPEKTUR JENDERAL KEMENTERIAN AGAMA, Menimbang : a. bahwa dalam rangka meningkatkan kapabilitas Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP) dan mendorong transparansi dan akuntabilitas layanan konsultansi, perlu adanya pengaturan kegiatan konsultansi untuk satuan kerja di lingkungan Kementerian Agama; b. _ bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Keputusan Inspektur Jenderal tentang Petunjuk Pelaksanaan Layanan Konsultansi Inspektorat Jenderal Kementerian Agama; Mengingat : 1. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 127, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4890); 2. Peraturan Presiden Nomor 83 Tahun 2015 tentang Kementerian Agama (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 168); 3. _Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 182); 4. Peraturan Menteri Agama Nomor 41 Tahun 2016 tentang Pengawasan Internal pada Kementerian Agama (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 1494); 5. Peraturan Menteri Agama Nomor 72 Tahun 2022 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 955); 6. Keputusan Menteri Agama Nomor 681 Tahun 2022 tentang Standar Kerja Pengawasan Internal pada Kementerian Agama; MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN INSPEKTUR JENDERAL TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN LAYANAN KONSULTANSI INSPEKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN AGAMA.KESATU KEDUA KETIGA Menetapkan Petunjuk Pelaksanaan Layanan Konsultansi Inspektorat Jenderal Kementerian Agama yang selanjutnya disebut Juklak Layanan Konsultansi sebagaimana tercantum dalam Lampiran I dan Lampiran Il yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Keputusan ini. Petunjuk Pelaksanaan Layanan Konsultansi sebagaimana dimaksud dalam Diktum KESATU merupakan petunjuk pelaksanaan bagi Aparatur Sipil Negara (ASN) pada Inspektorat Jenderal Kementerian Agama dalam melaksanakan Layanan Konsultansi pada Inspektorat Jenderal Kementerian Agama. Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal § Desember 2022 INSPEKTUR JENDERAL, yor —_ FAISAL/LAMPIRAN I KEPUTUSAN INSPEKTUR JENDERAL KEMENTERIAN AGAMA NOMOR 147 TAHUN 2022 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN __LAYANAN __ KONSULTANSI INSPEKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN AGAMA BABI PENDAHULUAN Latar Belakang Inspektorat Jenderal Kementerian Agama sebagai Aparat Pengawasan Intern Pemerintah mempunyai peran strategis dalam memberikan pendampingan kepada ASN Kementerian Agama untuk melaksanakan tugas dan fungsinya. Pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut harus berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Maka sudah menjadi kewajiban Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) untuk memahami peraturan perundang-undangan dan produk hukum lainnya. Selain itu berbagai permasalahan juga seringkali muncul, dikarenakan ketidakharmonisan peraturan maupun belum dijelaskannya secara detail sebuah peraturan atau dibutuhkannya interpretasi atas suatu peraturan. Peran pengawasan oleh Inspektorat Jenderal dalam hal ini dapat diwujudkan dengan bimbingan dan konsultansi. Mindset pengawasan yang lama, yakni pengawasan yang menempatkan auditi sebagai obyek audit mempengaruhi mindset ASN bahwa pengawasan belum menjadi suatu kebutuhan manajemen organisasi. Sejak ditetapkannya Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, Inspektorat Jenderal selaku APIP dituntut untuk menjalankan fungsi pengawasan yang semula sebagai watchdog bergeser menjadi pembina, konsultan, pendeteksi dini (early warning) dan penjamin mutu (quality assurance). Sudah saatnya untuk mengubah pola pengawasan dengan lebih mengedepankan fungsi pencegahan terjadinya penyimpangan, dan mengupayakan auditi lebih proaktif berkonsultansi pada APIP. Konsultansi merupakan wujud kesadaran kedua belah pihak bahwa pengawasan internal adalah bagian dari manajemen yang dapat membantu tercapainya tujuan organisasi. Konsultansi diadakan guna membangun komunikasi intensif antara auditor dengan auditi. Konsultansi dapat dilakukan melalui berbagai mekanisme yakni: 1. Mengirim Surat ke Inspektorat Jenderal; 2. Tatap muka dengan cara datang langsung ke Inspektorat Jenderal; 3. Mengunggah surat resmi pada aplikasi e-Konsultansi; dan 4. Konsultansi langsung melalui chat pada Aplikasi e-Konsultansi. Data dari konsultansi yang diperoleh dari keempat mekanisme tersebut akan menjadi bahan pelaksanaan layanan konsultansi Inspektorat Jenderal Kementerian Agama dan hasilnya akan disampaikan kembali kepada pihak yang berkonsultansi. Untuk memperlancar Layanan Konsultansi pada Inspektorat Jenderal, telah dibuat aplikasi e-Konsultansi. e-Konsultansi merupakan aplikasi pelayanan konsultansi melalui sistem berbasis web yang terintegrasi dengan website Inspektorat Jenderal Kementerian Agama untuk meningkatkan kinerja Inspektorat Jenderal dalam menerapkan fungsikonsultansi bagi satuan kerja (satker) di lingkungan Kementerian Agama. Hal ini merupakan langkah Inspektorat Jenderal dalam mengadopsi dan mengembangkan sistem e-government yang tengah digalakan oleh Pemerintah. Dengan demikian Layanan Konsultansi Inspektorat Jenderal diharapkan mampu berjalan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan ini. B. Maksud dan Tujuan 1, Maksud Juklak Layanan Konsultansi Inspektorat Jenderal Kementerian Agama ini bermaksud memberikan keseragaman prosedur kepada APIP dan auditi yang ingin mendapatkan solusi atas permasalahan terkait peraturan/rancangan peraturan, produk hukum, dan permasalahan hukum yang dihadapi. 2. Tujuan Jukiak Layanan Konsultansi Inspektorat Jenderal Kementerian Agama ini bertujuan: a. sebagai petunjuk pelaksanaan bagi pelaksana layanan dalam konsultansi kepada pengguna layanan; b. meningkatkan kredibilitas dan kepercayaan atas layanan konsultansi di lingkungan Inspektorat Jenderal Kementerian Agama; cc. mewujudkan analisis, kajian dan evaluasi permasalahan hukum serta peraturan perundang-undangan bidang pengawasan yang baik dan benar, efektif, efisien, serta berkualitas; d. mewujudkan sistem pengelolaan analisis, kajian dan evaluasi permasalahan hukum serta peraturan perundang-undangan bidang pengawasan yang baku, terintegrasi, dan komprehensif; dan , mewujudkan hasil analisis, kajian dan evaluasi permasalahan hukum serta_peraturan —_perundang-undangan _bidang pengawasan yang dapat dimanfaatkan sebagai bahan masukan terhadap penyelenggaraan manajemen organisasi. C. Ruang Lingkup Ruang lingkup Juklak Layanan Konsultansi ini meliputi: 1. Mekanisme Layanan Konsultansi; Konsultansi Secara Elektronik (e-Konsultansi); dan 3. Evaluasi dan Tindak Lanjut Layanan Konsultansi. Layanan Konsultansi terdiri dari: Proses Penjatuhan Hukuman Disiplin/Tindakan Administratif/ Kepegawaian (HUK); Pengelolaan Keuangan (KEU); Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN); Pengadaan Barang/Jasa (PBJ); Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMP); Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP); Laporan Kinerja Pemerintah dan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LKJ); Wilayah Bebas Korupsi/Wilayah Birokrasi Bersih Melayani (WBK); Manajemen Risiko (MRS); = NOMSN B ee10. 11. Gratifikasi (GTF); dan Perencanaan (PRC). Pengertian Umum Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan: ils Konsultansi adalah proses dialog yang mengarah kepada sebuah kesimpulan berupa kegiatan pelayanan seperti bimbingan teknis, asistensi/pendampingan, dan sosialisasi kepada pemangku kepentingan untuk meningkatkan efektivitas manajemen_risiko, pengendalian, dan proses tata kelola sehingga dapat memberikan nilai tambah dan meningkatkan pencapaian tujuan pemerintahan dan pembangunan yang dilaksanakan dengan suatu pendekatan keilmuan yang sistematis. Layanan Konsultansi adalah layanan dalam bentuk dialog untuk mendapatkan kesimpulan; Pengguna adalah Satuan Kerja yang mengajukan layanan konsultansi kepada Inspektorat Jenderal Kementerian Agama. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah yang selanjutnya disebut APIP adalah instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukan pengawasan. Rekomendasi adalah saran dari Inspektorat Jenderal berdasarkan hasil pengawasan yang ditujukan kepada orang dan/atau badan yang berwenang untuk melakukan tindakan dan/atau perbaikan. Inspektorat Jenderal adalah Inspektorat Jenderal Kementerian Agama. Inspektur Jenderal adalah Inspektur Jenderal Kementerian Agama. Inspektur adalah Inspektur Wilayah dan/atau Inspektur Investigasi. Tim e-Konsultansi adalah tim yang terdiri atas Pengarah, Penanggung jawab, Tim Pelaksana dan Tim Sekretariat. . Tim Pelaksana adalah Supervisor dan Konsultan. . Tim Sekretariat adalah Admin e-Konsultansi. . Auditor adalah Pegawai Negeri Sipil yang mempunyai Jabatan Fungsional Auditor dan/atau pihak lain yang diberi tugas, wewenang, tanggung jawab dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang melaksanakan pengawasan untuk kepentingan negara untuk dan atas nama APIP.BABII MEKANISME LAYANAN KONSULTANSI Dalam pelaksanaan konsultansi, APIP harus menghindari peran sebagai pengambil keputusan yang menjadi tanggung jawab manajemen. Hasil layanan konsultansi berupa kesimpulan dan bersifat sebagai referensi serta tidak mengikat secara hukum. A. Sarana Layanan Konsultansi Sarana layanan Konsultansi yang disediakan oleh Inspektorat Jenderal berupa: 1. Melalui surat yang dialamatkan ke Kantor Inspektorat Jenderal Kementerian Agama JI. RS. Fatmawati No. 33 A Cipete Selatan, Kecamatan Cilandak Kota Jakarta Selatan Provinsi DKI Jakarta; 2. Tatap muka dengan cara datang ke Kantor Inspektorat Jenderal Kementerian Agama JI. RS. Fatmawati No. 33 A Cipete Selatan, Kecamatan Cilandak Kota Jakarta Selatan Provinsi DKI Jakarta; 3. eKonsultansi. Mekanisme Layanan Konsultansi 1. Layanan Konsultansi melalui surat yang dialamatkan ke Kantor Inspektorat Jenderal Kementerian Agama Pengguna menyampaikan pertanyaan konsultansinya melalui surat yang memuat nama lengkap, NIP, unit kerja, jabatan, dan substansi permasalahan dan dikirim ke alamat Inspektorat Jenderal Kementerian Agama. 2. Layanan Konsultansi dengan cara Tatap muka Pengguna datang ke kantor Inspektorat Jenderal Kementerian Agama. Receptionist akan mengarahkan pengguna untuk menuju ruang Layanan Konsultansi dan memanggil penanggung jawab konsultansi. 3. Layanan Konsultansi melalui e-Konsultansi Konsultansi disampaikan melalui aplikasi e-Konsultansi yang terintegrasi pada situs resmi Inspektorat Jenderal Kementerian Agama. Satuan kerja menyampaikan pertanyaan konsultansinya melalui admin Satuan Kerja. Admin mengirim konsultansi melalui e- Konsultansi ke Inspektorat Jenderal. Konsultansi melalui aplikasi e-Konsultansi dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu: a. Langsung Pengguna yang sudah memiliki akun pada aplikasi e-Konsultansi melakukan konsultansi dengan memilih opsi/pilihan Langsung. Kemudian pengguna dapat mengetik perihal yang ingin dikonsultansikan. b. Surat Resmi Pengguna yang sudah memiliki akun pada aplikasi e-Konsultansi melakukan konsultansi dengan memilih opsi/pilihan Surat Resmi. Kemudian pengguna dapat mengunggah surat resmi yang berisi perihal yang ingin dikonsultansikan. Konsultansi melalui aplikasi e-Konsultansi harus memenuhi kriteria sebagai berikut:a. masing-masing Satker hanya dapat memiliki 1 (satu) akun e- Konsultansi melalui admin masing-masing Satuan Kerja; b. Admin pada masing-masing Satuan Kerja melakukan registrasi pengguna (User); c. Admin pada masing-masing Satuan Kerja melakukan pengisian form registrasi data pengguna (User) dan klik/pilih submit agar data tersimpan; d. Admin e-Konsultansi akan melakukan cek validasi pengguna (User); e. Jika diterima, admin pada masing-masing Satuan Kerja akan menerima info registrasi pengguna (User) ACC; f. pengguna (User) dapat mengajukan konsultansi berupa pertanyaan atau permohonan penjelasan dan saran dengan kalimat yang jelas dan berkaitan dengan tugas dan fungsi Kementerian Agama. Admin satuan kerja e-Konsultansi terdiri dari: a. Admin unit kerja Eselon Il Pusat adalah Kepala Bagian Tata Usaha (Kabag TU)/Kepala Subbagian Tata Usaha (Kasubbag TU); b. Admin Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri (PTKN) adalah Kepala Satuan Pengawasan Intern (SPI); c. Admin Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi adalah Kepala Bagian Tata Usaha (Kabag TU); d. Admin Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota adalah Kepala Subbagian Tata Usaha (Kasubbag TU); e. Admin Madrasah Aliyah Negeri (MAN) dan Madrasah Tsanawiyah Negeri (MTsN) adalah Kepala Tata Usaha (Kepala TU). C. Alur Layanan Konsultansi 1, Layanan Konsultansi melalui surat yang dialamatkan ke Kantor Inspektorat Jenderal Kementerian Agama a. Surat akan diterima terlebih dahulu oleh Subbagian Tata Usaha Inspektorat Jenderal untuk kemudian didisposisikan oleh Sekretaris kepada Inspektorat Wilayah sesuai bidang yang ingin dikonsultansikan. b. Pencatatan Layanan Konsultansi dilakukan oleh Tim Sekretariat sesuai dengan prosedur penatausahaan/pengadministrasian yang berlaku pada Kementerian Agama. c. Tim Sekretariat melakukan verifikasi dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1) merumuskan inti masalah; 2) meneliti dokumen dan/atau informasi yang sudah pernah ada sebelumnya; Jika terdapat permasalahan yang sejenis dan sudah terdapat jawaban pada template/bank data maka Tim Sekretariat berkoordinasi dengan Konsultan untuk memberikan jawaban dengan persetujuan Supervisor. d. Ketua Tim menyerahkan hasil konsultansi terkait_konsultansi yang disampaikan oleh pengguna kepada Inspektur Wilayah atau Inspektur Investigasi. Setelah Inspektur Wilayah atau Inspektur Investigasi_ menyetujui kemudian dibuat nota dinas untuk diketahui Penanggung Jawab dan disetujui oleh Pengarah. JikaPengarah setuju hasil konsultansi diserahkan kepada Tim Sekretariat untuk kemudian diunggah ke dalam aplikasi e- Konsultansi oleh Admin e-Konsultansi. Layanan Konsultansi dengan cara Tatap muka a. Pengguna yang datang secara langsung ke Kantor Inspektorat Jenderal Kementerian Agama akan diarahkan oleh receptionist menuju ruang Layanan Konsultansi dan receptionist memanggil penanggungjawab konsultansi, b. Pencatatan konsultansi dan hasil analisis, kajian dan evaluasi dilakukan oleh Tim Sekretariat sesuai dengan prosedur penatausahaan/pengadministrasian yang berlaku pada Kementerian Agama. c. Tim Sekretariat melakukan verifikasi dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1) merumuskan inti masalah; 2) meneliti dokumen dan/atau informasi yang sudah pernah ada sebelumnya; Jika terdapat permasalahan yang sejenis dan sudah terdapat jawaban pada template/bank data maka Tim Sekretariat berkoordinasi dengan Konsultan untuk memberikan jawaban dengan persetujuan Supervisor. d. Ketua Tim menyerahkan hasil konsultansi kepada Supervisor. Setelah Supervisor menyetujui kemudian dibuat nota dinas untuk diketahui Penanggung Jawab dan disetujui oleh Pengarah. Jika pengarah setuju hasil konsultansi diserahkan kepada Tim Sekretariat untuk kemudian diunggah ke dalam aplikasi e- Konsultansi oleh Admin e-Konsultansi. Melalui e-Konsultansi a. Membuka halaman e-Konsultansi_ Inspektorat Jenderal Kementerian Agama = dengan = memasukkan _link itjen. kemenag.go.id/ekonsul. b. Registrasi Registrasi berfungsi agar satuan kerja di Lingkungan Kementerian Agama memiliki akun e-Konsultansi untuk dapat berkonsultansi melalui aplikasi. Masing-masing satuan kerja hanya dapat memiliki 1 (satu) akun sesuai dengan admin satuan kerja yang sudah ditentukan. Langkah-langkah yang harus dilakukan pemohon agar dapat memiliki akun adalah sebagai berikut: 1) Admin pada satuan kerja memilih tombol Daftar pada halaman log in. 2) Melengkapi pengisian form registrasi data pengguna (user) yang terdiri dau a. Nomor Induk Pegawai (NIP) b. Nama c, Username d. Password e. Re-enter Password £, Nomor Handphone g. e-mail 3) Kemudian klik/pilih Submit agar data tersimpan.4) Admin e-Konsultansi akan melakukan pengecekan untuk validasi user. Jika diterima, user akan menerima info registrasi user ACC. Log in User memasukkan username dan password yang telah dibuat pada tahapan registrasi, kemudian memilih tab log in. Membuat Jenis User Pada tahapan ini akan menjelaskan cara Super Admin dalam membuat jenis-jenis user yang bertugas dalam aplikasi e- Konsultansi dan menampiikan daftar jenis user tersebut. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Super Admin memilih tab Data User kemudian pilih tab Jenis User 2) Pilih Tambah Jenis User 3) Isikan jenis user pada kolom yang tersedia kemudian klik submit, 4) Setelah submit, maka jenis user akan tersimpan dan akan menampilkan daftar jenis user. Menambah/Membuat User (Super Admin, Konsultan, dan Pemohon) Pada tahapan ini akan menerangkan cara Super Admin untuk menambah user yang akan menggunakan aplikasi e-Konsultansi dan dapat menampilkan semua daftar pengguna aplikasi, Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Pilih tab data user, kemudian pilin tab Daftar User 2) Pilih tab Tambah User untuk menambah user sesuai dengan jenisnya seperti Super Admin, Konsultan atau Pemohon pada aplikasi e-Konsultansi 3) Isi form data user yang ditambahkan secara lengkap dan kemudian pilih submit untuk menyimpan data user tersebut 4) Setelah data user tersimpan, sistem akan menampilkan daftar user yang telah terdaftar dalam aplikasi e-Konsultansi Membuat Jenis Konsultansi Jenis konsultansi hanya dapat dibuat atau ditambah oleh Super Admin. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan untuk membuat/menambah baru jenis konsultansi ialah sebagai berikut: 1) Pilih tab Master Data dan pilih jenis konsultansi 2) Kemudian pilih Tambah Jenis Konsultansi 3) Kemudian isilah form jenis konsultansi yang terdiri dari nama jenis konsultansi dan kode yang digunakan untuk jenis konsultansi tersebut, Dan klik simpan untuk menyimpan data jenis konsultansi ke sistem. Melihat Semua Tiket dari Semua Jenis Konsultansi yang masuk Melihat semua tiket yang sudah masuk ke dalam aplikasi e- Konsultansi untuk semua jenis konsultansi hanya dapat dilakukan oleh Super Admin. Adapun langkah-langkah yang dilakukan Super Admin untuk melihat semua tiket yang masuk tersebut ialah: 1) Super Admin memilih menu Master Data dan memilih Tiket10 2) Setelah memilih Tiket, maka sistem akan menampilkan data semua tiket yang sudah masuk ke aplikasi Melihat laporan secara keseluruhan Laporan keseluruhan ini untuk memastikan user dapat melihat laporan dari semua jenis konsultansi. Laporan ini ditampilkan dalam bentuk matriks. Laporan keseluruhan ini hanya dapat dilakukan oleh Super Admin, Berikut langkah-langkahnya: 1) Pilih tab Laporan dan klik Matriks Tiket 2) Sistem akan menampilkan grafik tiket Melihat Laporan Konsultan Laporan Konsultan ini berfungsi agar Konsultan dapat melihat grafik laporan konsultansi yang ditangani. Matrik laporan ini dikelompokkan menjadi 3 status yaitu masuk, on progress, dan selesai. Adapun langkah-langkahnya ialah sebagai berikut : 1) Konsultan memilih tab menu Laporan dan kemudian memilih Laporan tiket Konsultan 2) Setelah memilih Laporan Tiket Konsultan, sistem akan menampilkan grafik laporan Export Tabel Laporan Laporan status konsultansi dapat diunduh ke dalam beberapa bentuk file, yakni pdf, csv,dan excel. Cara mengunduh laporan status konsultansi ialah sebagai berikut : 1) Memilih tab menu Laporan dan kemudian memilih Matriks Tiket 2) Pada bagian Tabel Laporan Tiket pilih/ klik jenis file yang ingin diunduh, baik itu csv, pdf maupun excel. Print Label Laporan Laporan status konsultansi dapat di-print/dicetak, cara mencetak tabel laporan status konsultansi ialah sebagai berikut: 1) Memilih tab menu laporan dan kemudian memilih Matriks Tiket 2) Pada bagian Tabel Laporan tiket pilih /klik print 3) Sistem akan menampilkan halaman print dan pilihlah jenis printer yang digunakan untuk mencetak tabel laporan dan klik print Copy Tabel Laporan Tabel laporan status konsultansi dapat di-copy, cara meng-copy tabel laporan status konsultansi ialah sebagai berikut : 1) Memilih tab menu Laporan dan kemudian memilih Matriks Tiket 2) Pada bagian Tabel Laporan Tiket pilih/klik copy 3) Sistem akan menampilkan notifikasi bahwa tabel telah di copy dan pengguna dapat melakukan paste pada word, excel, power point, atau lainnya Membuat Frequently Asked Question (FAQ) Tim Konsultan dapat membuat FAQ berupa pertanyaan dan sekaligus jawaban untuk memberikan kemudahan bagi pemohon untuk mendapatkan informasi yang biasanya ditanyakan. FAQ yang dibuat akan berdasarkan jenis konsultansinya. Berikut cara membuat FAQ :le 1) Pilih tab menu FAQ 2) Pilih Tambah FAQ 3) Maka akan tampil form yang harus diisi konsultan terkait FAQ yang akan dibuat. Lengkapilah isi form tersebut dan pilih simpan. Melihat Daftar Frequently Asked Question (FAQ) FAQ berfungsi agar user selaku pemohon dapat menemukan jawaban untuk informasi dan kendala-kendala yang sering ditanyakan oleh pemohon lainnya. Untuk dapat melihat daftar FAQ tersebut, berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan user: 1) Memilih tab menu FAQ 2) Sistem akan menampilkan jenis konsultansi yang di dalamnya terdapat FAQ yang dapat dibaca Melakukan Konsultansi Konsultansi baru dapat dilakukan jika pemohon sudah memiliki akun e-Konsultansi. Tahapan pertama yang harus dilakukan pemohon baru untuk dapat melakukan konsultansi ialah harus melakukan Registrasi (dapat dilihat langkah-langkahnya pada huruf b. Registrasi). Setelah memiliki akun, maka pemohon dapat Log in (dapat dilihat langkah-langkahnya pada poin c) dan melanjutkan langkah-langkah berikut: 1) Pemohon memilih tab Tambah Tiket Konsultansi 2) Pemohon memilih opsi Langsung atau Surat Resmi 3) Jika pemohon memilih opsi Langsung, maka: a) Pemohon mengisi form pengajuan konsultansi yang mana berikutnya disebut tiket konsultansi. (1) Jenis konsultansi diisi dengan jenis konsultansi yang ingin ditanyakan untuk memperoleh informasi yang jelas dari konsultan yang tepat. (2) Subyek konsultansi diisi dengan judul konsultansi. (3) Lampiran dapat dimasukkan untuk digunakan sebagai bahan pendukung untuk memperoleh informasi dari konsultan. (4) Keterangan diisi dengan penjelasan lebih lengkap terkait konsultansi yang ingin dibahas. b) Setelah mengisi form, klik kirim form konsultansi. ©) Sistem akan menyimpan detail form yang telah dikirim sebagai tiket konsultansi baru dan menampilkan halaman baru yang berisi kolom percakapan konsultansi antara pegawai dengan konsultan nantinya. 4) Sistem juga akan mengirim notifikasi ke e-mail pemohon bahwa tiket telah diterima/masuk ke data konsultan yang dituju 4) Jika pemohon memilih opsi Surat Resmi, maka: a) Pemohon mengunggah Surat Resmi yang mana berikutnya disebut tiket konsultansi. (1) Jenis konsultansi diisi dengan jenis konsultansi yang ingin ditanyakan untuk memperoleh informasi yang jelas dari konsultan yang tepat.-12- (2) Subyek konsultansi diisi dengan judul konsultansi. (3) Lampiran dapat dimasukkan untuk digunakan sebagai bahan pendukung untuk memperoleh informasi dari konsultan. (4) Keterangan diisi dengan penjelasan lebih lengkap terkait konsultansi yangingin dibahas. b) Setelah mengunggah Surat Resmi, klik kirim. ©) Sistem akan menyimpan Surat Resmi yang telah dikirim sebagai tiket konsultansi baru dan menampilkan halaman baru yang berisi kolom percakapan konsultansi antara pegawai dengan konsultan nantinya. d) Sistem juga akan mengirim notifikasi ke e-mail pemohon bahwa tiket telah diterima/masuk ke data konsultan yang dituju, Menjawab/Menanggapi Pertanyaan Konsultansi pengguna (oleh Konsultan) Menjawab konsultansi merupakan tugas tim konsultan yang diberikan tugas sesuai dengan bidang konsultansi yang mereka tangani. Langkah-langkah yang dijalankan dalam menjawab pertanyaan konsultansi pemohon ialah sebagai berikut: 1) Konsultan memilih tombol view pada kolom action untuk menjawab percakapan konsultansi pengguna/User sesuai dengan bidangnya. 2) Jika konsultan sedang tidak membuka aplikasi e-Konsultansi, sistem telah mengirimkan notifikasi ke e-mail tim konsultan untuk memberitahukan bahwa terdapat permohonan (tiket) baru dari pengguna. 3) Jika tim konsultan memperoleh tanggapan lanjutan dari Pengguna yang mana sebelumnya pertanyaan dari pengguna telah dijawab tim konsultan dan pengguna masih melanjutkan percakapan terkait konsultansinya, tim konsultan juga akan memperoleh notifikasi melalui e-mail, 4) Setelah tim konsultan memilih tombol view pada langkah sebelumnya, sistem akan menampilkan — percakapan konsultansi dari tiket yang dipilih dan tulislah tanggapan pada kolom obrolan dan memilih tombol kirim atau “POST”. 5) Setelah tanggapan dikirim, sistem akan menampilkan tanggapan percakapanyang telah dikirim 6) Saat tim konsultan telah menanggapi permohonan tersebut, status tiket akan berubah menjadi “Proses”. Membalas/Menanggapi Jawaban dari Konsultan (oleh pengguna) Setelah Konsultan memberikan _tanggapan _terhadap konsultansi/pertanyaan yang diajukan oleh pengguna, pengguna akan menerima notifikasi e-mail yang memberitahukan bahwa Konsultan telah menindaklanjuti tiket konsultansi yang diajukannya. Pengguna dapat menanggapi balasan tersebut untuk mendapatkan informasi lebih lanjut jika masih ada hal yang terkait untuk didiskusikan. Pengguna dapat membalas tanggapan lanjutan konsultansinya di aplikasi E-Konsultansi dengan langkah-langkah berikut:+13 - 1) Pengguna memilih tombol view pada tiket yang ingin dilihat dan memberikan tanggapannya atas balasan yang diberikan oleh Konsultan. 2) Sistem akan menampilkan halaman percakapan konsultansi 3) Ketiklah tanggapan yang ingin diberikan atau pertanyaan lebih lanjut pada kolom obrolan, kemudian kirim atau “POST” Menutup Tiket Konsultansi Saat konsultansi telah selesai, Konsultan akan menutup tiket konsultansi_ untuk mengakhiri diskusi yang telah selesai ditangani. Langkah-langkah menutup tiket konsultansi yang telah selesai ditangani ialah: 1) Konsultan memilih tombol view pada tiket yang ingin di-closed atau ditutup. 2) Kemudian pilihlah tombol closed untuk menandakan bahwa tiket konsultansi telah selesai ditangani. 3) Setelah memilih tiket selesai/closed, sistem akan memberikan notifikasi bahwatiket telah di-update selesai, maka klik lah “OK” dan sistem akan menutup percakapan konsultansi tiket serta mengubah status tiket menjadi “Selesai” dan pengguna yang mengirim tiket sudah tidak dapat mengirimkan obrolan lagi Menilai Kinerja Layanan Konsultansi Penilaian kinerja layanan konsultansi meliputi performance per jenis layanan konsultansi yang akan dibuat dengan menggunakan indikator penilaian rating bintang dari skala 1 sampai 5. Pengguna dapat memberikan penilaian setelah tiket konsultansi telah selesai dengan cara sebagai berikut: 1) Setelah pengguna log in, maka akan tampil form penilaian tiket konsultansi yang telah selesai. 2) Isilah rating bintang dari skala 1 sampai 5 dan isikan komentar, kemudian klik submit. Edit profil Pada menu ini, pengguna/user dapat memperbaharui/mengganti data pribadi, seperti foto, nama, usemame, nomor handphone, dan e-mail. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1) Pilih tab profil pada sudut kanan web e-Konsultansi 2) Kemudian ganti/edit data profil yang ingin diganti dan pilih simpan Ganti Password 1) Pilih tab “Ganti Password’ pada sudut kanan web e- Konsultansi. 2) Kemudian isilah dengan lengkap form yang tersedia pada tabel “ganti password’, yakni password lama, password baru, dan memasukkan kembali password baru, kemudian “simpan”. Log out 1) Pilih tab “Log out” pada sudut kanan web e-Konsultansi. 2) Setelah “Log out’, sistem akan menampilkan halaman awal “Log in? web e-Konsultansi.-14- BAB IIL KONSULTANSI SECARA ELEKTRONIK (E-KONSULTANSI) Struktur Untuk menunjang efektivitas layanan konsultansi di lingkungan Inspektorat Jenderal Kementerian Agama melalui aplikasi e-Konsultansi, maka dibentuk tim e-Konsultansi. Layanan Konsultansi melalui aplikasi ¢- Konsultansi dilakukan oleh Tim e-Konsultansi pada Inspektorat Jenderal sesuai dengan bidangnya, hasilnya dikelola secara administratif dan secara online oleh Tim Sekretariat. Tim e-Konsultansi bersifat Ad hoc dan ditetapkan melalui Keputusan Inspektur Jenderal. Struktur dari Tim e-Konsultansi terdiri atas: Pengarah : Inspektur Jenderal Penanggung Jawab : Sekretaris Inspektorat Jenderal Tim Pelaksana 1. Supervisor : Inspektur Wilayah I Inspektur Wilayah II Inspektur Wilayah III Inspektur Wilayah IV Inspektur Investigasi 2. Konsultan ct Bidang Proses Penjatuhan Hukuman Disiplin/Tindakan Administratif/Kepegawaian a. Ketua Tim b. Anggota Bidang Pengelolaan Keuangan a. Ketua Tim b. Anggota Investigasi Bidang Pengelolaan Barang Milik Negara a. Ketua Tim b. Anggota Bidang Pengadaan Barang/Jasa a. Ketua Tim b. Anggota Bidang Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB) a. Ketua Tim b. Anggota Bidang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah a. Ketua Tim b. Anggota Ketua Tim Bidang Laporan Kinerja Pemerintah dan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah a. Ketua Tim b. Anggota Ketua Tim Bidang Wilayah Bebas-15- Korupsi/Wilayah Birokrasi_ Bersih Melayani a. Ketua Tim b. Anggota 9. Ketua Tim Bidang Manajemen Risiko a. Ketua Tim b. Anggota 10. Ketua Tim Bidang Gratifikasi a. Ketua Tim b. Anggota 11. Ketua Tim Bidang Perencanaan a. Ketua Tim b. Anggota Tim Sekretariat : Admin e-Konsultansi B. Tugas 1, Pengarah bertugas memberikan arahan, saran dan rekomendasi atas pelaksanaan Layanan Konsultansi melalui aplikasi e-Konsultansi pada Inspektorat Jenderal Kementerian Agama. 2. Penanggung Jawab bertugas: a. menetapkan langkah-langkah kerja yang harus ditempuh dalam proses Layanan Konsultansi melalui aplikasi e-Konsultansi pada Inspektorat Jenderal Kementerian Agama; b. memantau pelaksanaan aksi tindak lanjut atas hasil konsultansi melalui aplikasi e-Konsultansi pada Inspektorat Jenderal Kementerian Agama; c. menetapkan kebijakan penyelenggaraan Layanan Konsultansi melalui aplikasi e-Konsultansi pada Inspektorat Jenderal Kementerian Agama; d. memutuskan kebijakan tentang pelaksanaan__Layanan Konsultansi melalui aplikasi e-Konsultansi pada Inspektorat Jenderal Kementerian Agama; dan e. memantau kemajuan atas realisasi pelaksanaan Layanan Konsultansi melalui aplikasi e-Konsultansi pada Inspektorat Jenderal Kementerian Agama. 3. Supervisor bertugas: a, memimpin dan mengoordinasikan kegiatan konsultansi melalui aplikasi e-Konsultansi; b. menetapkan keputusan hasil konsultansi melalui aplikasi e- Konsultansi; dan c. melaporkan hasil pelaksanaan Layanan Konsultansi melalui aplikasi e-Konsultansi. 4. Konsultan bertugas: a, _memberikan Layanan Konsultansi sesuai bidangnya; b. melakukan diskusi dan penelaahan terkait permasalahan yang sedang dikonsultansikan; dan c. menyerahkan hasil diskusi dan penelaahan kepada Tim Sekretariat untuk dilakukan harmonisasi, penandatanganan dan pengiriman jawaban bagi Konsultansi melalui surat resmi; dan-16- d. menyerahkan hasil diskusi dan penelaahan kepada Supervisor untuk dapat memberikan jawaban kepada user bagi konsultansi secara langsung pada aplikasi e-Konsultansi. Tim Sekretariat bertugas: a. melakukan validasi pengguna (User) bagi satuan kerja yang sudah melakukan registrasi akun e-Konsultansi; b. menghimpun data dan mengadministrasikan hasil konsultansi dari masing-masing bidang; c. mengunggah data dan hasil konsultansi yang dilakukan di luar aplikasi e-Konsultansi ke dalam aplikasi e-Konsultansi; d. mengklasifikasikan data dan hasil konsultansi sesuai bidangnya; €. memberikan fasilitasi terkait peraturan perundang-undangan dalam aplikasi JDIH dan Sirandang; f menganalisis dan mengevaluasi_ dampak —_penerapan kebijakan/pengaturan untuk penyelesaian permasalahan hukum di masyarakat; g. memberikan kajian atau evaluasi peraturan _perundang- undangan; h. _pemetaan produk hukum; melakukan harmonisasi hasil konsultansi.oe BAB IV EVALUASI DAN TINDAK LANJUT LAYANAN KONSULTANSI EVALUASI Evaluasi atas pelaksanaan Layanan Konsultansi dilakukan dengan rapat yang diselenggarakan setiap triwulan untuk menentukan tindak lanjut hasil konsultansi dengan memperhatikan hasil pelaksanaan Layanan Konsultansi yang terjadi selama 3 bulan. Rapat dihadiri oleh seluruh struktur pada Tim e-Konsultansi. Rapat dapat mengundang narasumber yang dianggap kompeten untuk membahas masalah yang membutuhkan masukan dari para ahli di luar Tim e- Konsultansi. TINDAK LANJUT 1. Tindak lanjut hasil konsultansi dapat berupa: a. Tindakan penertiban administrasi sesuai dengan rekomendasi dan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dapat dilakukan melalui kegiatan: 1) menganalisis dan mengevaluasi konsep perjanjian kerja sama/kesepakatan bersama/nota kesepahaman; 2) menganalisis dan mengevaluasi pelaksanaan perjanjian kerja sama/kesepakatan bersama/nota kesepahaman; 3) menganalisis data dalam rangka penyusunan nota kesepahaman (memorandum of understanding); 4) menganalisis data dalam rangka penyusunan__kontrak nasional/perjanjian kerja sama; b. Tindakan administratif di bidang kepegawaian, termasuk penerapan hukuman disiplin sebagaimana yang dimaksud dalam peraturan disiplin pegawai negeri sipil. Dapat dilakukan melalui kegiatan: 1) menganalisis data dalam rangka penyusunan pendapat hukum (legal opinion); 2) menganalisis konsep dalam rangka pemberian mediasi langsung bagi pihak yang memerlukan terkait dengan permasalahan hukum; c. Tindakan penyempurnaan kebijakan, sistem, dan prosedur di bidang kelembagaan, kepegawaian, keuangan dan Barang Milik Negara, serta ketatalaksanaan. Dapat dilakukan dengan melakukan kegiatan: 1) menganalisis dan mengevaluasi_ kebutuhan _peraturan perundang-undangan untuk penyelesaian isu aktual hukum atau permasalahan hukum di masyarakat; 2) menganalisis dan mengevaluasi kebutuhan kebijakan/pengaturan untuk penyelesaian permasalahan hukum di masyarakat; 3) menganalisis dan mengevaluasi kebutuhan hukum di masyarakat; 4) merumuskan rekomendasi hasil analisis dan evaluasi isu aktual dan kebutuhan hukum masyarakat sebagai bahan dasar penyusunan kebijakan; 5) menganalisis dan mengevaluasi terkait somasi atau pengaduan yang masuk; 6) Menganalisis data kerangka dasar rancangan peraturanate perundang-undangan dalam rangka penyusunan rancangan peraturan perundang-undangan. 7) menganalisis data dalam rangka —_pengharmonisasian, pembulatan, dan pemantapan konsepsi rancangan peraturan perundang-undangan. 8) menganalisis data dalam rangka memberikan konsultansi langsung terhadap produk hukum dan permasalahan hukum. tindakan penyempurnaan peraturan normatif, dapat berupa perubahan, penggantian dan/atau pencabutan. Dapat dilakukan dengan melakukan kegiatan: 1) menganalisis dan mengevaluasi pasal-pasal dari hasil klasifikasi Peraturan Perundang-undangan, dan data dan informasi sekunder; 2) merumuskan hasil rekomendasi sebagai arah pengaturan /politik hukum dalam rangka pembangunan materi hukum ke depan berdasarkan hasil analisis dan evaluasi Peraturan Perundang- undangan; 3) menganalisis dan mengevaluasi bahan/data terkait isu aktual hukum atau permasalahan hukum di masyarakat; 4) menganalisis dan mengevaluasi permasalahan hukum untuk pembentukan Naskah Akademik, Penjelasan, Keterangan untuk pembentukan peraturan perundang-undangan; 5) menganalisis dan mengevaluasi_ dampak —_ penerapan kebijakan/pengaturan untuk penyelesaian permasalahan hukum di masyarakat; 6) mereviu rekomendasi hasil analisis dan evaluasi kebutuhan hukum di masyarakat; 7) menganalisis atau menelaah permasalahan hukum yang terkait dengan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah; 8) menganalisis dan mengevaluasi terkait permasalahan hukum yang berpotensi sengketa hukum; 9) menganalisis usul penyusunan peraturan perundang-undangan dalam rangka menelaah usul penyusunan peraturan perundang- undangan dari unit teknis. 10) menganalisis data dalam rangka pemberian kajian atau evaluasi peraturan perundang-undangan. 2. Tindak lanjut berupa pengawasan internal, dilakukan dalam bentuk : a. ce. Audit, adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif dan profesional berdasarkan standar audit, untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan _ informasi pelaksanaan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah. Pemantauan, adalah proses penilaian kemajuan suatu progres atau kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pemantauan dilakukan oleh Tim Sekretariat untuk mengetahui perkembangan layanan konsultansi. Hasil pemantauan digunakan sebagai bahan untuk perbaikan layanan konsultansi Inspektorat Jenderal Kementerian Agama. Reviu, adalah penelaahan ulang terhadap isi dokumen berkaitan dengan rencana kegiatan. d. Evaluasi, adalah rangkaian kegiatan membandingkan hasil atau-19- prestasi suatu kegiatan dengan standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan, dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu kegiatan dalam mencapai tujuan. 3. Penegakan peraturan melalui mediasi yaitu penertiban administrasi hukum dan menyamakan perbedaan pandangan hukum pada satuan kerja 4. Koordinasi dengan instansi terkait. C. Pembinaan dan Pengawasan 1, Pembinaan Layanan Konsultansi dilakukan oleh Sekretaris Inspektorat Jenderal; 2. Hasil pembinaan disampaikan ke Inspektur Jenderal.-20- BAB V PENUTUP Pelaksanaan Layanan Konsultansi membutuhkan komitmen dari semua Satuan Kerja/Unit Pelaksana Teknis. Selain itu, pengelolaan harus dijadikan instrumen untuk meningkatkan peran Inspektorat Jenderal dalam manajemen organisasi pada Kementerian Agama. Dengan adanya Juklak Layanan Konsultansi Inspektorat Jenderal Kementerian Agama diharapkan agar setiap permasalahan yang ditemui oleh masyarakat dan ASN pada Kementerian Agama dapat diselesaikan dengan solusi yang tepat. INSPEKTUR JENDERAL, ae-21- LAMPIRAN II KEPUTUSAN INSPEKTUR JENDERAL KEMENTERIAN AGAMA NOMOR \47 TAHUN 2022 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN LAYANAN — KONSULTANSI INSPEKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN AGAMA I. Catatan Konsultansi Konsultansi A. Informasi Awal Saluran Pengajuan Tanggal Pengajuan Nama Pengguna Layanan Unit Kerja Jabatan Nomor Telepon Alamat e-mail i IE al al ‘Ttd Kasubbag TU Wilayah C. Disposisi 1, Anggota Tim Pelaksana : 2. Tanggal Pelaksanaan Ttd Ketua Tim Konsultan ‘Ttd Anggota Tim Konsultan *cat: Salinan catatan konsultansi disampaikan ke Subbagian Hukum.-2- II. Data Konsultansi Data Konsultansi A. Informasi Awal Saluran Pengajuan Tanggal Pengajuan Nama Pengguna Layanan Unit Kerja Jabatan Nomor Telpon Alamat e-mail AQaAPone B. Permasalahan Saran Ttd Ketua Tim Pelaksana ‘Ttd Anggota Tim Konsultan D. Penyajian Hasil Saran Kepada Pengguna 1. Saluran Penyampaian 2. Tanggal Penyampaian : ‘Ttd Tim Sekretariat3) Ill. Laporan Pemantauan Laporan Pemantauan Konsultansi No Uraian Total | Total Bin | Bulan | Jumlah | % Tahun | Sebelumnya| Ini Lalu ‘A. Jumlah laporan yang diterima berdasarkan saluran 1. | Surat 2. | Tatap Muka 3._[e-Konsultansi B. Jumlah Laporan yang diterima berdasarkan mitra 1._| Sekretariat 2. [Inspektorat Wilayah 1 3._|Inspektorat Wilayah IT 4. | Inspektorat Wilayah IIT 5._| Inspektorat Wilayah IV 6._| Inspektorat Innvestigasi C.Jumlah laporan berdasarkan yang diterima berdasarkan permasalahan I. | Proses Penjatuhan Hukuman Disiplin 2._| Pengelolaan Keuangan 3. | Pengelolaan Barang Milik Negara 4. | Pengadaan Barang/Jasa 5. | Penilaian Mandiri Pelaksanaan _Reformasi Birokrasi (PMPRB) 6. |Sistem Pengedalian Intern Pemerintah 7. | Laporan Kinerja Pemerintah dan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah 8. | Wilayah Bebas Korupsi/Wilayah Birokrasi Bersih Melayani 9.__| Manajemen Risiko 10. | Gratifikasi 11. [Perencanaan Jakarta, Tim Sekretariat,me IV. Database Konsultansi Database Konsultansi Bulan Tahun : No |Tanggal Permasalahan Saran Jenis Uraian Jakarta, ‘Tim Sekretariat, INSPEKTUR JENDERAL, ya2e a FAISAL