DOKUMEN PENGADAAN

untuk

Pengadaan ……………………
Kegiatan Pamsimas Desa ……………… Kecamatan …………
Kabupaten ……………. Tahun 2023

Tim Pelaksana Pokmas …………………

Desa …………………..Kecamatan ………………………

Kabupaten ……………
Tahun 2023
 BAB I
U M U M

A. Pengertian
1. Pengadaan adalah proses untuk memperoleh barang dan Barang berupa pengalihan
dari pihak ketiga melalui proses yang diatur sedemikian rupa sehingga barang dan
Barang tersebut diperoleh dengan kualitas yang tepat dan harga yang termurah.
2. Tim Pengadaan adalah Tim Pelaksana Pokmas yang dibentuk oleh masyarakat
merupakan anggota Pokmas …………Desa…………..Kecamatan …………… yang
pembentukanya di lakukan pada Rembug Warga
3. Orang-orang yang duduk dalam tim pelaksana adalah anggota masyarakat yang
mempunyai integritas, jujur, tidak mempunyai kepentingan pribadi serta dipilih secara
demokratis oleh masyarakat.
4. Barang/Barang yang akan diadakan untuk pembangunan fisik harus memenuhi
kebutuhan sesuai RKM (DED dan RAB) yang telah verifikasi oleh Tim Faslilitator dan
disetujui oleh OPD setempat, dan memenuhi spesifikasi teknis yang telah
dipersyaratkan dalam petunjuk teknis perencanaan di tingkat masyarakat untuk
program Pamsimas Tahun 2023.
5. Pengadaan Barang sewa alat /alat berat harus memperhitungkan tingkat efisiensi
penggunaan Dana Pamsimas dan efektifitas pelaksanaan sehingga program ini benar-
benar dapat memberikan pendapatan dan manfaat yang optimal bagi masyarakat.
Serta di pastikan penggunaan alat yang disewa dalam kegiatan fisik di lapangan
memang benar-benar tidak bisa di kerjakan oleh masyarakat setempat.

B. Dasar Hukum dan Referensi Utama

1. Dokumen Pengadaan ini disusun berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun
2021 Tentang Pengadaan Barang/Barang Pemerintah
2. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/Barang
Pemerintah (Perpres No. 16 Tahun 2018; pengganti Perpres No. 54 Tahun 2010)
3. Petunjuk Teknis Pengadaan Barang dan Barang Tingkat Masyarakat Tahun 2023

C. Prinsip Dasar Pengadaan

1. Terbuka : dokumen yang tertulis lengkap memungkinkan semua pihak terutama warga
masyarakat untuk mengetahui proses pengadaan secara rinci dan lintas waktu serta
dapat diikuti oleh semua pemasok/penyedia Barang.
2. Dapat dipertanggungjawabkan : proses pengadaan dilakukan mengacu pada kaidah
yang berlaku (petunjuk teknis pengadaan barang/Barang tingkat masyarakat).
3. Adil : pelaku pengadaan memberikan kesempatan yang setara kepada
pemasok/penyedia Barang.
4. Efisien : dilakukan perbandingan harga untuk mendapatkan harga yang terbaik.
Menjamin pelaksanaan pekerjaan yang efisien, sehingga dapat dimungkinkan adanya
tambahan modal untuk perluasan pekerjaan.
5. Memenuhi kualifikasi : dilakukan seleksi berdasarkan kualitas barang dan Barang yang
ditawarkan, sehingga diharapkan pemasok dan penyedia Barang dapat memberikan
kualitas barang yang bagus, alat yang tepat-guna, dan layanan Barang yang handal.
 BAB II
LEMBAR DATA PENGADAAN

A. LINGKUP 1. Tim Pengadaan :

PEKERJAAN
Dalam hal ini adalah Tim Pelaksana pada Pokmas Desa
……… Kecamatan ……… Kabupaten Cilacap.

2. Alamat Tim Pengadaan :

Kantor Desa ………….. Kecamatan ………… Kabupaten

Cilacap

No. Telepon Tim Pengadaan : (…………………..) Telepon :

…………………..

3. Nama paket pekerjaan :

Pengadaan Barang berupa …………….dengan Volume …….
unit dan Nilai HPS Rp. ……………. ( ………………….).

4. Jangka waktu penyelesaian pekerjaan :

30 (tiga puluh) hari kalender.

B. SUMBER DANA Pekerjaan ini dibiayai dari dana APBN melalui Program
Pamsimas Kabupaten Cilacap Tahun 2023

C. METODE 1. Pengadaan ini dilaksanakan dengan metode Pengadaan

PENGADAAN Langsung, dimana Tim Pengadaan akan mengirimkan surat
permintaan penawaran kepada minimal 3 toko/suplier untuk
kemudian di tetapkan pemenang dengan menggunakan
evaluasi harga terendah.
2. Tim Pengadaan akan mengirimkan surat permintaan
penawaran kepada calon penyedia untuk kemudian
dievaluasi penawarannya secara adminitrasi, teknis maupun
biaya serta koreksi aritmatika.
3. HPS yang dijadikan dasar adalah harga RAB yang telah di
susun oleh Tim Perencana Pokmas..

D. PEMAKETAN 1. Paket Pekerjaan ini adalah ……………..

E. KETENTUAN Dokumen penawaran terdiri dari :.

DOKUMEN 1. Surat Penawaran
PENAWARAN 2. Rincian Harga Penawaran dan Spesifikasinya
 3. Surat Pernyataan Jaminan Kualitas SNI (format terlampir)
4. Fotokopi SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) yang masih
berlaku untuk penyedia barang,
5. Fotokopi Akta Pendirian Perusahaan,
6. Fotokopi NPWP
7. Fotokopi Rekening atas nama Perusahaan
8. Brosur asli (Catalog Data) dari barang/alat yang ditawarkan
9. Daftar Pengalaman Perusahaan dilampiri copy kontrak

F. PEMBERIAN Pemberian Penjelasan Dokumen Pengadaan dilaksanakan pada

PENJELASAN saat pengambilan dokumen penawaran atau melalui telepon.
DOKUMEN
PENGADAAN

G. MASA BERLAKUNYA Masa berlaku penawaran selama 30 (tiga puluh) hari kalender
PENAWARAN sejak dibukanya dokumen penawaran dari peserta.

H. PEMASUKAN Hari : ………..

DOKUMEN Tanggal : …………. 2023
PENAWARAN Pukul : ……………….
Tempat : Bale Desa …………..
1. Surat penawaran yang dikirim oleh toko/ pemasok
mengunakan Format sebagaimana terlampir dalam Lembar
Data Pengadaan ini dalam kondisi tertutup untuk menjamin
kerahasiaan.
2. Dokumen Penawaran disampaikan sebanyak 2 (dua)
rangkap, yang terdiri dari dokumen asli 1 (satu) rangkap dan
salinannya 1 (satu) rangkap serta ditandai “ASLI” dan
“REKAMAN” pada pojok kanan atas sampul dokumen. Jika
terdapat ketidaksesuaian antara dokumen asli dan rekaman,
maka dokumen asli yang berlaku.
3. Peserta memasukkan Dokumen Penawaran asli dan
salinannya ke dalam 1 (satu) sampul penutup untuk menjaga
kerahasiaanya, dan ditulis “DOKUMEN PENAWARAN”,
nama paket pekerjaan, nama dan alamat peserta, serta
ditujukan kepada Tim Pengadaan dengan alamat yang
ditentukan dalam Lembar Data Pengadaan dan ukuran
sampul menyesuaikan dokumen penawaran.
 DOKUMEN PENAWARAN

Nama Paket Pekerjaan : …………............................

Nama Peserta : …………............................
Alamat Peserta : …………............................

Kepada Yth.
Tim Pelaksana Pokmas ………..
Desa ......……………...... Kecamatan ................…….....
Kabupaten Cilacap

4. Bila sampul Dokumen Penawaran tidak di rekat, Tim

Pengadaan tidak bertanggung jawab atas risiko yang mungkin
timbul terhadap Dokumen Penawaran.
5. Peserta dapat menyampaikan Dokumen Penawaran melalui
pos/Barang pengiriman, fax atau alat elektronik dengan
ketentuan sudah diterima Tim Pengadaan sebelum batas
akhir pemasukan penawaran serta segala risiko
keterlambatan dan kerusakan menjadi risiko peserta.

I. PEMBUKAAN Hari : …………….

DOKUMEN Tanggal : ………………
PENAWARAN Pukul : ………………….
Tempat : Bale Desa ………………
Untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, pembukaan
surat penawaran harus dilakukan didepan Kepala Desa, anggota
Pokmas, tokoh masyarakat, calon penyedia serta Fasilitator dan
hasilnya ditulis dalam berita acara.

J. EVALUASI Dokumen penawaran yang tidak memenuhi persyaratan dari Tim

PENAWARAN Pengadaan dianggap gugur.
Harga satuan yang digunakan dalam pelaksanaan pengadaan
barang/Barang adalah harga termurah dari proses pengadaan
(pelelangan atau survey harga).
Penawaran terendah harus dibawah atau paling tidak sama
dengan harga HPS, Jika tidak, maka proses pengadaan di ulang
dan peserta yang diundang adalah perusahaan lain yang
dipandang memenuhi syarat sebagai peserta pengadaan

K. PENETAPAN 1. Penetapan pemenang dilakukan setelah semua proses

PEMENANG pengadaan dilalui dan terpenuhi semua persyaratan yang di
persyaratkan oleh Tim Pelaksana Pokmas..
2. Peserta pengadaan yang dinyatakan/ditetapkan sebagai
 pemenang wajib menerima putusan tersebut.

L. PENGADAAN 1. Apabila semua penawar dari calon pemasok nilai

DIULANG penawarannya tidak ada yang di bawah atau paling tidak
sama dengan RAB/HPS.
2. Apabila peserta yang memasukkan penawaran jumlahnya
kurang dari 3 peserta.
3. Apabila terbukti ada campur tangan pihak diluar tim
pengadaan.
4. Apabila barang yang dikirim oleh peserta pemenang lelang
ternyata tidak sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan oleh
Tim Pengadaan

M. TINDAK LANJUT 1. Untuk proses pengadaan yang di ulang, peserta yang

PENGADAAN diundang adalah perusahaan lain yang dipandang memenuhi
DIULANG syarat sebagai peserta pengadaan.
2. Apabila peserta pengadaan lainnya yang akan diundang
pada proses pengadaan ulang hanya ada 2 (dua) di lokasi
tersebut, maka dapat mengundang minimal 1 (satu) peserta
dari daerah lain yang berdekatan yang diketahui mempunyai
kemampuan sebagai pemasok atau penyedia Barang untuk
pekerjaan dimaksud.
3. Apabila dari proses pengadaan ulang ini masih juga tidak
diperoleh penawaran dengan harga dibawah RAB maka
dilakukan proses pengadaan ulang dengan cara Penunjukan
Langsung terhadap 1 (satu) pemasok atau penyedia Barang
dengan memungkinkan untuk dilakukannya negosiasi baik
teknis maupun harga, sehingga diperoleh harga yang wajar
dan secara teknis dapat dipertanggung jawabkan.
4. Masyarakat setempat dapat bertindak sebagai pihak
ketiga/pemasok untuk mengadakan barang / Barang, hanya
apabila dapat memenuhi prinsip efisiensi dan kualifikasi.
Apabila tidak memenuhi prinsip tersebut, pekerjaan
pengadaan diserahkan kepada pemasok / penyedia Barang

N. KETENTUAN
1. Penetapan pemenang dan kontrak dilakukan setelah PKS
SPK/PO
ditandatangani
2. Apabila terjadi keterlambatan pekerjaan akibat dari
kelalaian Pemasok, maka Pemasok yang bersangkutan
dikenakan denda keterlambatan sekurang-kurangnya
1/1000 (satu perseribu) per hari dari nilai kontrak, dan akan
 diperhitungkan pada saat pembayaran kepada Pemasok
3. Keterlambatan yang diakibatkan dengan adanya force
majeure / kahar, pihak Pemasok tidak dikenakan denda
selama ada pembuktian melalui pernyataan tertulis dari
Bupati / Walikota. Pemasok harus melapor kepada Pokmas
selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah adanya kejadian
dimaksud
4. Keadaan kahar/force majeure adalah suatu keadaan yang
terjadi diluar kehendak para pihak seperti: kerusuhan,
bencana alam (banjir, gempa bumi, badai, gunung meletus,
tanah longsor, dan angin topan), kebakaran, sehingga
kewajiban yang ditentukan dalam kontrak tidak dapat
dipenuhi
5. Ketua Pokmas menyusun Kontrak Pengadaan dan
disepakati bersama dengan pemenang sebelum kontrak
ditandatangani, banyaknya rangkap kontrak dibuat sesuai
kebutuhan yaitu sekurang-kurangnya 2 (dua) rangkap,
kontrak asli untuk masing-masing pihak. Kontrak asli
pertama untuk Pokmas dibubuhi meterai yang cukup pada
bagian yang ditandatangani oleh Pemasok, dan kontrak asli
kedua untuk Pemasok dibubuhi meterai yang cukup pada
bagian yang ditandatangani oleh Pokmas, sedangkan
rangkap kontrak lainnya tanpa dibubuhi meterai (bila
diperlukan)
6. Jika Kontrak Pengadaan (SPK) sudah ditandatangani dan
dalam perjalanan/ pelaksanaanya terjadi perubahan atas
satu atau beberapa pasal dalam SPK, maka dengan
persetujuan keduabelah pihak [PIHAK PERTAMA dan
PIHAK KEDUA] wajib untuk dibuatkan Amandemen SPK

O. SYARAT-SYARAT 1. Pembayaran kepada Pemasok akan dilaksanakan secara

PEMBAYARAN bertahap/sekaligus yang dinyatakan Surat Perjanjian Kerja
2. Tatacara pembayaran akan diatur lebih lanjut dalam
perjanjian kerja
3. Bila dirasakan perlu uang muka bisa diberikan kepada
Pemasok/Penyedia Barang setinggi-tingginya 20% (dua
puluh persen) dari nilai kontrak dan pihak pemasok harus
menyerahkan jaminan uang muka dengan nilai minimal 100
% (seratus persen) dari besarnya uang muka
P. LAMPIRAN CONTOH FORMAT PENAWARAN
 KOP PERUSAHAAN

SURAT PENAWARAN

…………………….., …………….…..
20….
Nomor : ……………………….
Lampiran : 1 (satu) berkas.
Perihal : Penawaran Harga Pekerjaan Pengadaan Barang
(Bahan/Alat) berupa ……………………..

Kepada Yth ;
Koordinator Tim Pelaksana Pokmas Pamsimas ………..
Di
Tempat

Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat permintaan penawaran dari Tim Pelaksana Pokmas
Desa …………………… Nomor ………. tanggal , maka kami yang
bertanda tangan dibawah ini ;

Nama :
……………………………………………
Jabatan :
……………………………………………
Toko/Penyedia barang :
……………………………………………
Tahun didirikan atau Nomor Ijin Usaha :
……………………………………………
Alamat Toko/Penyedia barang :
……………………………………………

Setelah mempelajari secara keseluruhan dokumen pengadaan barang untuk

kegiatan Pamsimas Kabupaten Cilacap Tahun 2023, dengan ini kami
mengajukan penawaran harga sebesar Rp…………………………………..
(………………………….rupiah), rincian harga dan surat-surat Pernyataan Dukungan
dan Jaminan Kualitas, juga persyaratan lainnya sebagaimana terlampir, dengan
waktu penyelesaian pekerjaan/waktu pengiriman barang selama 30 (tigapuluh) hari
kalender terhitung sejak ditandatanganinya Surat Perjanjian Kerja.
Penawaran harga ini berlaku selama 30 (tigapuluh) hari kalender terhitung sejak
tanggal pembukaan dokumen penawaran.
Apabila Toko/Penyedia barang kami keluar sebagai pemenang maka kami bersedia
dan sanggup melaksanakan dan menyelesaikan seluruh pekerjaan dimaksud sesuai
dengan ketentuan-ketentuan yang ada, dan bahwa apabila terjadi perubahan
gambar,spesifikasi teknis maupun volume yang mengakibatkan harga dan atau
karena adanya pembatalan dana yang dilakukan oleh Pemerintah, maka kami tidak
akan menuntut ganti rugi baik secara administrasi maupun materiil kepada Tim
 Pelaksana maupun Koordinator Tim Pelaksana Pamsimas selaku pemberi
pekerjaan ini dan bersedia untuk dilakukan perubahan/amandement kontrak.
Pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan saya sanggup dituntut dimuka
pengadilan apabila keterangan-keterangan yang diberikan tidak benar.
Demikian surat penawaran ini kami buat dalam rangkap 2 (dua) dan bermaterai cukup,
untuk menjadikan periksa.

Toko/Penyedia barang

Materai Rp.
10,000,-

(……………………… )
Pimpinan
 KOP PERUSAHAAN

SURAT PERNYATAAN JAMINAN KUALITAS

No : ……/Surat Pernyataan Jaminan Kualitas/......../20.....

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama :
Jabatan : Penanggungjawab/Direktur PT/CV / (Toko/Penyedia barang/jasa)
Alamat :

Dengan ini memberikan jaminan kualitas untuk pengadaan Pipa PVC SNI 06-0084-
2002, Fitting SNI 06-0135-1987 dan Pipa HDPE SNI 06-4829-2005 (pilih sesuai jenis
pipa yg di lelang) dengan tekanan kerja 10 kg/cm2 (tebal dinding nominal antara pipa
dan aksesoris harus seragam) dan tekanan pengujian tidak kurang dari 2 (dua) kali
tekanan kerja pipa, merk ……………. produksi PT………….khusus untuk :
Pekerjaan Pamsimas Desa ………….……….……….……….….…
Kecamatan ……….…….… Kabupaten ………….…… Tahun Anggaran 2023

Surat Jaminan Kualitas ini menjamin:

a) Kesanggupan pengadaan barang sampai proyek selesai dan barang yang
dikirim 100% (seratus persen) baru, bukan barang/material bekas, kondisi baik,
dan memenuhi syarat spesifikasi teknis yang telah ditentukan.
b) Kesanggupan mendatangkan tenaga ahli bila diperlukan sesuai dengan
kebutuhan untuk membantu penanganan teknis.
c) Jaminan produk minimal selama 12 (dua belas) bulan setelah barang diterima,
dan jaminan produk ini tidak berlaku apabila terjadi kesalahan pemasangan
atau pemakaian.
d) Bersedia melakukan pengujian dan pengetesan tekanan pipa di lokasi desa atau
yang ditunjuk.

Surat dukungan ini hanya berlaku untuk proyek yang namanya tercantum diatas.
Demikian surat dukungan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
…………………………., 20…..
Toko/PT/CV …………………...

Materai Rp.
10,000,-
( ………………………. )
Penanggungjawab/Direktur