UNIVERSITAS TRINITA No. Dok.

:
PANITIA PELAKSANA WISUDA Revisi :
RISALAH RAPAT Tanggal : Senin, 8 Januari 2024
KOORDINASI AWAL TAHUN
UNIVERSITAS TRINITA 2023 Halaman : 1

Hari / Tanggal Senin, 8 Januari 2023

Waktu 13:00 WITA – Selesai
Tempat Ruang Rapat Lantai 1 Gedung Garah 1 Universitas Trinita
Agenda Pelaksanaan UAS , Beasiswa 3-M dan Pelaksanaan Penelitian Pengabdian Masyarakat
Peserta Rektor, Wakil Rektor Bidang Akademik, Wakil Rektor Bidang Keuangan, Wakil Rektor
Bidang Kemahasiswaan, Dekan FIPTEK, Dekan FIK, Kepala Biro Akademik, Kepala
Biro Keuangan, Kepala Biro Administrasi dan Kemahasiswaan.
Doa Buka Wakil Rektor Bidang Keuangan
Doa Tutup Dekan FIK

Ringkasan Pelaksanaan UAS pada tanggal 4 Desember 2023 terhambat oleh masalah sistem
di ICT, sehingga ujian dilakukan secara manual oleh beberapa dosen yang telah terjadwal.
Ini dilakukan agar mahasiswa dapat memenuhi persyaratan keuangan. Rencananya, UAS
akan dilaksanakan melalui sistem pada Minggu kedua bulan Januari 2024. Saat ini, ICT
tidak dapat diakses oleh dosen dan mahasiswa. Menurut informasi dari BAKOM – IT,
diharapkan ICT dapat diakses sekitar tanggal 3-5 Januari 2024, namun hingga saat ini
masih terkendala. Jika kendala masih berlanjut, perlu dipertimbangkan alternatif,
termasuk pelaksanaan UAS secara manual. Penting untuk memastikan akses ICT, dan jika
perlu, data pelunasan pembayaran keuangan mahasiswa harus disampaikan secara manual
dengan batas waktu tertentu.
Rencananya, pelaksanaan UAS akan diserahkan kepada dosen pada tanggal 11
Januari 2024, dengan syarat bahwa data mahasiswa per prodi yang memenuhi syarat
keuangan agar terdaftar untuk mengikuti ujian UAS. Namun, jika ada mahasiswa yang
belum membayar, pemberitahuan perlu diberikan sebelum periode waktu pelaksanaan
UAS yang rencananya dimulai pada hari Senin, 15 Januari 2024.
Secara teknis Perlu Pembuatan Panitia UAS 2024. Printout Daftar Hadir
(pengganti slip) Mahasiswa yang memenuhi syarat dihadirkan di kampus, membagi
mahasiswa per fakultas (FIK-5 dan FIPTEK-7). Persiapan soal dikirimkan melalui
whatsapp, soal dicetak atau diimplahkan (dibacakan). Pelaksanaan ujian : waktu
pelaksanaan ujian, informasi pelaksanaan dan kehadiran mahasiswa. Tetapi Kalau ujian
manual akan kekurangan SDM sehingga tenaga tidak mampu sehingga disarankan untuk
UAS Manual. Dosen yang sudah melaksanakan ujian maka akomodasikan yang sudah
ujian. Bidang Akademik akan proses sesuai pelaksanaan UAS (Berita acara dan Daftar
hadir).
Meskipun server baru sudah siap, terdapat kendala pada database lama di server
dan file database backup yang ada di server lama. Meski seharusnya ICT dapat aktif
dalam 8 jam setelah proses backup, belum ada kepastian untuk pengaktifan ICT. Oleh
karena itu, UAS dilakukan secara semi-manual dengan mengumumkan nama mahasiswa
yang lunas keuangan dan layak ujian untuk dimasukkan ke sistem e-learning.
Dosen yang telah melaksanakan ujian perlu diakomodasi. Bidang Akademik akan
memproses sesuai pelaksanaan UAS dengan syarat tersedia berita acara dan daftar hadir.
Saat ini, dosen sedang berusaha mengumpulkan data BKD hingga 31 Januari 2023 karena
sistem ICT mengalami kerusakan. UAS kali ini dianggap gagal sistem. Disarankan untuk
menyerahkan pelaksanaan UAS kepada dosen karena hasil ujian saat ini tidak dapat
diinput ke ICT. Perlu dibuat jadwal ujian tanggal 15–19 Januari 2024.
Masalah lainnya adalah mahasiswa yang belum membayar dan menggunakan surat
pernyataan dan perjanjian, tidak di-follow up. Oleh karena itu, diberikan batas waktu
pelunasan hingga tanggal 13 Januari 2023 untuk penyelesaian masalah keuangan dan 15
Januari 2023 untuk pelunasan keuangan.
Bagian Akademik membutuhkan tiga aspek nilai: Tugas, UTS, dan UAS. Dosen
diberikan kebebasan untuk melaksanakan ujian. Beberapa program dapat tumpang tindih
 UNIVERSITAS TRINITA No. Dok. :
PANITIA PELAKSANA WISUDA Revisi :
RISALAH RAPAT Tanggal : Senin, 8 Januari 2024
KOORDINASI AWAL TAHUN
UNIVERSITAS TRINITA 2023 Halaman : 1

jika UAS belum segera dilaksanakan. Sudah baik jika nama mahasiswa diberikan kepada
dosen dan pelaksanaan UAS diberikan kepada dosen. Namun, dekan belum mengetahui
jumlah dosen yang telah melaksanakan UAS.
Diperlukan sumber data dosen yang telah melaksanakan ujian pada dari bidang
akademik, bukan bersumber informasi hanya dari mahasiswa. Berita acara dan daftar
hadir mahasiswa yang mengikuti ujian dilaporkan ke bagian akademik perlu sesuai SOP.
Beberapa dosen tidak terlalu peduli, kecuali diberi pemberitahuan dan mekanisme
administrasi SOP.
Panitia dan Warek Keuangan memberikan informasi kepada mahasiswa yang
belum layak ujian agar siapapun tidak perlu mencari informasi gagal ujian dan/atau
susulan ke bidang lain. Hanya 2% dosen yang mengetahui bahwa nilai UAS tidak akan
keluar jika tidak melunasi keuangan. Oleh karena itu, direkomendasikan untuk rekap dari
keuangan harus yang sudah membayar satu semester.
Data mahasiswa yang layak sudah ada, namun dosen perlu bekerja sama agar
sesuai dengan data nama dari keuangan. Data keuangan mahasiswa yang layak ujian juga
sudah tersedia per kelas per program studi. Hingga saat ini, belum ada keluhan bahwa
mahasiswa yang tidak membayar tidak bisa mengikuti ujian. Portal keuangan sudah dapat
diakses, dan pembayaran uang kuliah dapat diselesaikan mulai besok (9/1/2024).
Portal ICT mengalami gangguan terkait IP, sehingga diusulkan untuk
menggunakan cloud server, terutama untuk angkatan 2023.
Pemberitahuan dari Bagian Akademik akan dimulai pada tanggal 8 Januari 2024.
Pemasukan nilai UAS dari dosen dimulai pada tanggal 15 Januari dan paling lambat 29
Januari 2023. Pelaksanaan UAS pada tanggal 15–19 Januari 2023. Draft jadwal
perkuliahan sudah tersedia pada tanggal 5–9 Februari 2024. Registrasi ulang mahasiswa
pada semester baru akan berlangsung pada tanggal 5–16 Februari 2024. Penetapan jadwal
mengajar dilakukan setelah tanggal Pemilu pada tanggal 14 Februari 2024. Kuliah
perdana semester baru dimulai pada tanggal 26 Januari 2024. Semester pendek
berlangsung pada bulan Februari, dengan pendaftaran semester pendek sudah dilakukan
sejak akhir Januari 2024.
Penting untuk memasukkan bulan Pengabdian Masyarakat untuk semester gasal
pada tanggal 11 Januari – 10 Februari. Sedangkan bulan Pengabdian Masyarakat semester
genap berlangsung pada bulan Juni–Agustus.
Promosi kampus menggunakan iklan berbayar di Facebook Page akan dilakukan
pada bulan Februari, setelah periode waktu tersebut diarahkan langsung turun ke sekolah-
sekolah.
Batas akreditasi prodi ditetapkan pada bulan April 2024 dengan diadakannya rapat
akreditasi sejak bulan Januari 2024.
Data 3M untuk mahasiswa di Manado perlu dibahas dalam rapat dengan Warek
Keuangan karena ada mahasiswa 3M yang mengikuti perkuliahan dengan 2 program studi
sekaligus.
Rapat 8 IKU perlu diadakan, dan akan diikuti oleh rapat lanjutan dengan Rektor.
 UNIVERSITAS TRINITA No. Dok. :
PANITIA PELAKSANA WISUDA Revisi :
RISALAH RAPAT Tanggal : Senin, 8 Januari 2024
KOORDINASI AWAL TAHUN
UNIVERSITAS TRINITA 2023 Halaman : 1

KEPUTUSAN RAPAT AWAL TAHUN 2024

UNIVERSITAS TRINITA

024 – 001 RAPAT KOORDINASI KEGIATAN AKREDITASI

Diputuskan : Menyetujui melaksanakan rapat awal koordinasi bulan Januari 2024 untuk
batas akhir pengajuan proses akreditasi pada bulan April 2024

024 – 002 PERSIAPAN UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS)

Diputuskan : Menyetujui persiapan pelaksanaan :
1. Pembuatan Panitia UAS 2024
2. Pencetakan Daftar Hadir Mahasiswa (pengganti dari slip ujian) untuk
kelayakan Mengikuti UAS
3. Mahasiswa peserta ujian telah melunasi biaya UKT Semester berjalan

024 – 003 PEMBERITAHUAN PELAKSANAAN UJIAN AKHIR SEMESTER

(UAS)
Diputuskan : Menyetujui pemberitahuan pelaksanaan UAS dari Bagian Akademik pada
tanggal 8 Januari 2024

024 – 004 REKAP DATA KEUANGAN MAHASISWA

Diputuskan : Menyetujui penerbitan hasil rekap data keuangan dari bagian keuangan pada
tanggal 8 Januari 2024

024 – 005 BATAS AKHIR WAKTU PELUNASAN KEUANGAN MAHASISWA

Diputuskan : Menyetujui batas akhir waktu pelunasan keuangan mahasiswa tanggal 15
Januari 2024

024 – 006 PERIODE PELAKSANAAN UAS SEMESTER GANJIL 2023

Diputuskan : Menyetujui periode pelaksanaan UAS semester ganjil 2023 pada tanggal 15
Januari – 19 Januari 2024

024 – 007 PERIODE PEMASUKAN NILAI UAS SEMESTER GANJIL 2023

Diputuskan : Menyetujui periode pemasukan nilai UAS semester ganjil 2023 pada tanggal
20 Januari – 29 Januari 2024

024 – 008 PELAKSANAAN AWAL PERKULIAHAN SEMESTER GENAP 2024

Diputuskan : Menyetujui pelaksanaan awal perkuliahan semester genap 2024 pada tanggal
26 Januari 2024

024 – 009 PERIODE PENDAFTARAN SEMESTER PENDEK (SUMMER)

Diputuskan : Menyetujui periode waktu pendaftaran semester pendek (summer) pada
tanggal 29 – 31 Januari 2024

024 – 010 KEGIATAN SEMESTER PENDEK

Diputuskan : Menyetujui kegiatan semester pendek (summer) pada bulan Januari –
Februari 2024

024 – 011 PEMASUKAN DRAFT JADWAL PERKULIAHAN SEMESTER

GENAP
Diputuskan : Menyetujui pemasukan draft jadwal perkuliahan semester genap pada
tanggal 5 – 9 Februari 2024
 UNIVERSITAS TRINITA No. Dok. :
PANITIA PELAKSANA WISUDA Revisi :
RISALAH RAPAT Tanggal : Senin, 8 Januari 2024
KOORDINASI AWAL TAHUN
UNIVERSITAS TRINITA 2023 Halaman : 1

024 – 012 REGISTRASI ULANG MAHASISWA

Diputuskan : Menyetujui periode registrasi ulang mahasiswa pada tanggal 5 – 16 Februari
2024

024 – 013 PENETAPAN JADWAL MENGAJAR

Diputuskan : Menyetujui penetapan jadwal mengajar pada tanggal 14 Februari 2024

024 – 014 PELAKSANAAN SOCIAL MEDIA MARKETING UNIVERSITAS

TRINITA
Diputuskan : Menyetujui pelaksanaan social media marketing Universitas Trinita pada
bulan Januari sampai dengan Februari 2024

024 – 015 PELAKSANAAN OFFLINE / DIRECT MARKETING UNIVERSITAS

TRINITA
Diputuskan : Menyetujui pelaksanaan Offline / Direct Marketing Universitas Trinita pada
bulan Maret 2024
 UNIVERSITAS TRINITA No. Dok. :
PANITIA PELAKSANA WISUDA Revisi :
RISALAH RAPAT Tanggal : Senin, 8 Januari 2024
KOORDINASI AWAL TAHUN
UNIVERSITAS TRINITA 2023 Halaman : 1

RISALAH RAPAT
RAPAT AWAL TAHUN 2024

No/Inf. Masalah Penyelesaian Target

Rektor Pelaksanaan UAS 4 Desember Pelaksanaan UAS melalui sistem agar Pelaksanaan
2023 karena ada kendala sistem mahasiswa dapat memenuhi persyaratan UAS
di ICT sehingga belum keuangan Minggu
terlaksana, tapi sudah ada dosen kedua
yang melaksanakan ujian mata Bulan
kuliah secara manual karena Januari
sudah terjadwal UAS, 2024

Rektor ICT Belum bisa di akses oleh Sekitar tanggal 3-5 Januari 2024 sudah
dosen dan mahasiswa bisa diakses ICT, tapi ternyata masih
terkendala
Rektor Jika masih terkendala, maka Perlu ada kepastian akses ICT
perlu ada alternatif
Rektor Perlu pelaksanaan secara manual Perlu ada data pembayaran keuangan
mahasiswa sampai pada batas semester
yang disarankan sampai pada bulan
tertentu, misalnya harus selesai data
secara manual.
Rektor Pelaksanaan UAS diserahkan ke dosen, 11 Januari
tapi harus di data mahasiswa per prodi 2024
yang memenuhi syarat keuangan untuk
mengikuti ujian.
Rektor Jika ada mahasiswa yang belum Pemberitahuan UAS dilaksanakan hari 15 Januari
bayar Senin 15 Januari 2024 2024
Biro Server baru sudah siap tetapi Setelah backup diakses diperkirakan 8
Akademik terkendala database lama di jam sudah bisa aktif ICT
server dan backup database ada
di server lama
Biro Belum ada kepastian untuk
Akademik pengaktifan ICT
Biro Semi manual Nama mahasiswa yang layak ujian
Akademik dimasukan ke e-learning.
Warek Data belum ada perubahan awal
Keuangan dan tidak signifikan hanya
40juta rupiah saja.
 Pembuatan Panitia UAS 2024
 Printout Daftar Hadir (pengganti slip)
Mahasiswa yang memenuhi syarat
dihadirkan di kampus, membagi
mahasiswa per fakultas (FIK-5 dan
FIPTEK-7)
 Persiapan soal : soal dikirimkan
melalui whatsapp, soal dicetak atau
diimplahkan (dibacakan)
 Pelaksanaan ujian : waktu
pelaksanaan ujian, informasi
pelaksanaan dan kehadiran
mahasiswa.
 UNIVERSITAS TRINITA No. Dok. :
PANITIA PELAKSANA WISUDA Revisi :
RISALAH RAPAT Tanggal : Senin, 8 Januari 2024
KOORDINASI AWAL TAHUN
UNIVERSITAS TRINITA 2023 Halaman : 1

Warek Kalau ujian manual akan Sarankan manual

Akademik kekurangan SDM sehingga
tenaga tidak mampu
Warek Dosen yang sudah melaksanakan Akademik akan proses sesuai
Akademik ujian maka akomodasikan yang pelaksanaan UAS (Berita acara dan
sudah ujian Daftar hadir)
Warek Dosen dikejar pengumpulan data Saran untuk menyerahkan ujian ke dosen 15 – 19
Akademik dan penarikan data BKD 31 yang bersangkutan karena tidak bisa juga Januari
Januari 2023 karena sistem ICT input hasil ujian di ICT 2024
yang rusak, anggap saja UAS Buatkan jadwal ujian tanggal 15 – 19
kali ini gagal sistem. Januari 2024
Warek Surat pernyataan dan perjanjian Memberikan waktu batas pelunasan 13 Januari
Akademik tidak di follow up. sampai tanggal 13 Januari 2023 untuk 2023
penyelesaian keuangan dan 15 Januari 15 Januari
2023 untuk lunas 2023
Warek Akademik membutuhkan 3 Minimal 3 Aspek penilaian :
Akademik aspek nilai - Tugas
- UTS
- UAS
Dekan FIK Berikan kebebasan pada dosen
Dekan Beberapa program akan Cari Data Dosen yang sudah
FIPTEK tumpang tindih jika UAS belum melaksanakan bukan pada mahasiswa
dilaksanakan, sudah baik jika output atau indikator Berita Acara dan
nama mahasiswa diberi ke daftar hadir mahasiswa sesuai SOP kedua
dosen. Dekan belum tahu jumlah dokumen itu dilaporkan ke akademik
dosen yang sudah melaksanakan
UAS

Dekan Sebagian besar dosen tidak Panitia dan Warek Keuangan memberi
FIPTEK terlalu peduli, kecuali diberi informasi mahasiswa yang belum layak
pemberitahuan dan mekanisme ujian agar mahasiswa tidak kesana-
administrasi, kemari untuk mendapatkan informasi
gagal ujian dan atau usulan.
Dekan Hanya 2% dosen yang
FIPTEK mengetahui bahwa nilai UAS
tidak ada karena tidak melunasi
keuangan.
Dekan Mahasiswa jika sudah dapat nilai Rekap dari keuangan harus yang sudah
FIPTEK C maka kemungkinan dia tidak membayar satu semester.
akan membayar
Warek Data mahasiswa yang layak Data Keuangan mahasiswa layak ujian
Keuangan sudah ada tapi dosen harus sudah ada per kelas per program studi
bekerja sama agar sesuaikan
dengan data nama dari
keuangan.
Jika tidak bayar maka tidak bisa Belum ada keluhan
ikut ujian
Portal keuangan sudah bisa Mulai besok penyelesaian pembayaran 9 Januari
akses uang kuliah. 2023
Kabiro Portal ICT berhubungan dengan Usulan ke Data Cloud
Akademik IP menganggu ke virtual mesin
sehingga data virtual mesin ada
 UNIVERSITAS TRINITA No. Dok. :
PANITIA PELAKSANA WISUDA Revisi :
RISALAH RAPAT Tanggal : Senin, 8 Januari 2024
KOORDINASI AWAL TAHUN
UNIVERSITAS TRINITA 2023 Halaman : 1

yang hilang khususnya pada

angkatan 2023
Tanggal Pemasukan Nilai mulai Pemasukan nilai tanggal 19-29 Januari 29 Januari
15 Januari dan paling lambat 29 2023
Januari 2023
Pemberitahuan dari Bagian 8 Januari
Akademik 8 Januari 2024 2024
Ujian Akhir Semester UAS tanggal 15-19 Januari 2023 15-19
Januari
2024
Rektor Registrasi Ulang Mahasiswa Registrasi Ulang Mahasiswa pada Februari
Semester Baru 5 – 16 Februari 2024
Penetapan Jadwal Draft Jadwal Kuliah sudah ada tanggal 5- 5 Februari
9 Februari 2024. Penetapan jadwal 2024
mengajar setelah tanggal Pemilu 14
Februari 2024
Kuliah Perdana tanggal 26 26 Januari
Januari 2024
Warek Semester Pendek dilaksanakan Sebelum pelaksanaan semester pendek Registasi
Akademik pada bulan 1-29 Februari pada bulan Februari maka Pendaftaran Summer
semester pendek dilaksanakan pada akhir dibuka
Januari 2024 tanggal 22
Januari
2024
Dekan Perlu ada bulan Pengabdian Februari Akhir – Bulan Maret 2024
FIPTEK Masyarakat
Semester Gasal bulan 11 Januari
-10 Februari
Semester Genap Juni-Agustus
Warek Menggunakan facebook page
Kemahasiswa ads berbayar bulan Februri
an Setelah februari turun ke sekolah
Warek Batas Akreditasi Prodi bulan Rapat akreditasi pada bulan Januari 2024 Januari
Kemahasiswa April 2024 2024
an
Rektor Data 3M untuk mahasiswa yang Rapat dengan Warek Keuangan
di Manado. Ada mahasiswa 3-M
mengikuti dua program
sekaligus
Rektor Rapat 8 IKU Rapat lanjutan dengan Rektor

Disusun oleh Disahkan oleh

Tanggal Senin, 8 Januari 2024 Senin, 8 Januari 2024

Tanda Tangan
Nama
Jabatan Kabiro Administrasi Umum dan Rektor
Kemahasiswaan
 UNIVERSITAS TRINITA No. Dok. :
PANITIA PELAKSANA WISUDA Revisi :
RISALAH RAPAT Tanggal : Senin, 8 Januari 2024
KOORDINASI AWAL TAHUN
UNIVERSITAS TRINITA 2023 Halaman : 1

Lampiran 1. Draft Kalender Akademik dan Kemahasiswaan 2023/2024

KEGIATAN
SEMESTER GASAL KALENDER AKADEMIK SEMESTER GENAP
2023/2024 DAN KEMAHASISWAAN 2023/2024
PROGRAM SARJANA DAN
DIPLOMA
TAHUN 2023/2024
Rapat Akreditasi Januari 2024
Pemberitahuan Bagian Akademik 8 Januari 2024
Rekap Data Eligible 8 Januari 2024
Keuangan Mahasiswa
Batas Akhir Pembayaran 15 Januari 2024
Keuangan
4 Desember 2023 Pelaksanaan UAS 15 Januari – 19 Januari 2024
Pemasukan Nilai UAS 19 Januari – 29 Januari 2024
Awal Perkuliahan 26 Januari 2024
Pendaftaran Semester Pendek 29 – 31 Januari 2024
Draft Jadwal Perkuliahan 5 – 9 Februari 2024
Registrasi Ulang 5 – 16 Februari 2024
Penetapan Jadwal Mengajar 14 Februari 2024
Juni – Agustus 2024 Semester Pendek Januari – Februari 2024
Social Media Marketing Januari – Februari 2024
Offline Direct Marketing Maret 2024
Batas Pengajuan April 2024
Akreditasi Program Studi
 UNIVERSITAS TRINITA No. Dok. :
PANITIA PELAKSANA WISUDA Revisi :
RISALAH RAPAT Tanggal : Senin, 8 Januari 2024
KOORDINASI AWAL TAHUN
UNIVERSITAS TRINITA 2023 Halaman : 1

Lampiran 2. Foto dan Dokumentasi Rapat Awal Tahun

 UNIVERSITAS TRINITA No. Dok. :
PANITIA PELAKSANA WISUDA Revisi :
RISALAH RAPAT Tanggal : Senin, 8 Januari 2024
KOORDINASI AWAL TAHUN
UNIVERSITAS TRINITA 2023 Halaman : 1

Lampiran 3. Daftar Hadir Rapat