SKPL

SKPL
SPESIFIKASI KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK
SSK
(Sistem Surat Kampus)
Untuk :
Universitas Tanjungpura Pontianak
Dipersiapkan oleh:
Andreanus Eko Putra / H1101221059

Leo Prangs Tobing / H1101221016
Muhammad Naufal Akbar / H1101221066
Program Studi Sistem Informasi – Fakultas MIPA
Universitas Tanjungpura Pontianak
2023
PROGRAM STUDI Nomor Dokumen Halaman

SISTEM INFORMASI SKPL - SSK 1/37
FAKULTAS MIPA Revisi
DAFTAR PERUBAHAN
Revisi Deskripsi
A
INDEX - A B C D E F G
TGL
Ditulis
oleh
Diperiksa
Oleh
Disetujui
Oleh
DAFTAR HALAMAN PERUBAHAN
HALAMAN REVISI HALAMAN REVISI
Program Studi Sistem Informasi SKPL -SSK 2/37

Dokumen ini dan informasi yang dimilikinya adalah milik Program Studi Sistem Informasi Untan dan berlisensi
Creative Common. Dipersilahkan untuk mereproduksi dokumen ini dengan mencantumkan sumbernya
DAFTAR ISI
1. Pendahuluan...............................................................................................................................................
1.1. Tujuan..................................................................................................................................................
1.2. Lingkup Masalah.................................................................................................................................
1.3. Definisi, Akronim Dan Singkatan.......................................................................................................
1.4. Referensi..............................................................................................................................................
1.5. Deskripsi Umum (Overview)..............................................................................................................
2. Deskripsi Kebutuhan.................................................................................................................................
2.1. Perspektif Produk................................................................................................................................
2.2. Fungsi Produk......................................................................................................................................
2.3. Karakteristik Pengguna.......................................................................................................................
2.4. Batasan-batasan...................................................................................................................................
2.5. Asumsi Dan Ketergantungan...............................................................................................................
3. Kebutuhan khusus......................................................................................................................................
3.1. Kebutuhan Antarmuka Eksternal........................................................................................................
3.1.1. Antarmuka pemakai....................................................................................................................
3.1.2. Antarmuka perangkat keras........................................................................................................
3.1.3. Antarmuka perangkat lunak........................................................................................................
3.1.4. Antarmuka Komunikasi..............................................................................................................
3.2. Kebutuhan Fungsionalitas Perangkat Lunak.......................................................................................
3.2.1. Use Case Diagram.......................................................................................................................
4. Spesifikasi Rinci Kebutuhan.....................................................................................................................
4.0.1. Spesifikasi Use Case : Login............................................................................................................
4.0.2. Spesifikasi Use Case : Logout..........................................................................................................
4.1. Spesifikasi Use Case : Pengguna.........................................................................................................
4.1.1. Spesifikasi Use Case : Daftarkan Pengguna.....................................................................................
4.1.2. Spesifikasi Use Case : Lihat Pengguna............................................................................................
4.1.3. Spesifikasi Use Case : Edit Pengguna..............................................................................................
4.1.4. Spesifikasi Use Case : Hapus Pengguna..........................................................................................
4.2. Spesifikasi Use Case: Surat Masuk.....................................................................................................
4.2.1. Spesifikasi Use Case: Tambah Surat Masuk....................................................................................
4.2.2. Spesifikasi Use Case: Edit Surat Masuk..........................................................................................
4.2.3. Spesifikasi Use Case: Hapus Surat Masuk.......................................................................................
4.2.4. Spesifikasi Use Case: Ajukan Surat Masuk.....................................................................................
4.3. Spesifikasi Use Case: Surat Keluar.....................................................................................................

4.3.1. Spesifikasi Use Case: Tambah Surat Keluar....................................................................................
4.3.2. Spesifikasi Use Case: Edit Surat Keluar..........................................................................................
4.3.3. Spesifikasi Use Case: Hapus Surat Keluar.......................................................................................
4.4. Spesifikasi Use Case: Disposisi Jabatan..............................................................................................
4.5. Spesifikasi Use Case: Disposisi Pegawai............................................................................................
4.6. Spesifikasi Use Case: Terima Disposisi..............................................................................................
4.6.1. Spesifikasi Use Case: Cetak Lembar Disposisi................................................................................
5. Entity Relationship Diagram (ERD).........................................................................................................
6. Kamus Data.................................................................................................................................................
6.1. Data User.............................................................................................................................................
6.2. Data Surat Masuk................................................................................................................................
6.3. Data Surat Keluar................................................................................................................................
6.4. Data Disposisi Jabatan.........................................................................................................................
6.5. Data Disposisi Pegawai.......................................................................................................................

DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Arsitektur Sistem SSK…………………………………………………………… 11

Gambar 3.2.1. Use Case Umum……………………………………………………………….. 14
Gambar 4.0.1. Use Case Login………………………………………………………………… 14
Gambar 4.0.2. Use Case Logout………………………………………………………………. 15
Gambar 4.1. Use Case Pendaftaran Pengguna……………………………………………... 16
Gambar 4.1.1. Use Case Daftarkan Pengguna……………………………………………… 17
Gambar 4.1.2. Use Case Lihat Pengguna……………………………………………………. 18
Gambar 4.1.3. Use Case Edit Pengguna……………………………………………………... 19
Gambar 4.1.4 Use Case Hapus Pengguna…………………………………………………… 20
Gambar 4.2. Use Case Surat Masuk………………………………………………………….. 21
Gambar 4.2.1. Use Case Tambah Surat Masuk……………………………………………… 22
Gambar 4.2.2. Use Case Edit Surat Masuk………………………………………………….. 23
Gambar 4.2.3 Use Case Hapus Surat Masuk………………………………………………… 24
Gambar 4.2.4 Use Case Ajukan Surat Masuk……………………………………………….. 25
Gambar 4.3. Use Case Surat Keluar………………………………………………………….. 25
Gambar 4.3.1. Use Case Tambah Surat Keluar……………………………………………... 26
Gambar 4.3.2. Use Case Edit Surat Keluar………………………………………………….. 27
Gambar 4.3.3. Use Case Hapus Surat Keluar……………………………………………….. 28
Gambar 4.4. Use Case Disposisi Jabatan……………………………………………………. 29
Gambar 4.5. Use Case Disposisi Pegawai…………………………………………………… 30
Gambar 4.6. Use Case Terima Disposisi……………………………………………………... 31
Gambar 4.6.1. Use Case Cetak Lembar Disposisi………………………………………….. 32
Gambar 5. ERD Sistem Surat Kampus……………………………………………………….. 33

1. Pendahuluan
1.1. Tujuan
Dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) ini merupakan dokumen

spesifikasi kebutuhan perangkat lunak Sistem Surat Kampus (SSK) untuk mendefinisikan
kebutuhan perangkat lunak yang meliputi antarmuka eksternal (antarmuka antara sistem
dengan sistem lain, perangkat lunak dan perangkat keras, dan pengguna), performansi
(kemampuan perangkat lunak dari segi kecepatan, tempat penyimpanan yang dibutuhkan,
serta keakuratan), dan atribut (feature-feature tambahan yang dimiliki sistem), serta
mendefinisikan fungsi perangkat lunak. SKPL-SSK ini juga mendefinisikan batasan
perancangan perangkat lunak.
1.2. Lingkup Masalah
Perangkat Lunak SSK dikembangkan dengan tujuan untuk :
1. Menangani Pengarsipan digital dari dokumen fisik surat yang masuk, surat yang
keluar, dan melakukan disposisi surat.
1.3. Definisi, Akronim Dan Singkatan
Berikut ini daftar definisi akronim dan singkatan :
Keyword/Phrase Definisi
SKPL Merupakan spesifikasi kebutuhan dari
perangkat lunak yang akan dikembangkan.
Sistem Surat Kampus (SSK) Perangkat lunak pendataan Surat Masuk,
Surat Keluar, dan Disposisi surat.
SKPL-SSK-XXX Kode yang merepresentasikan kebutuhan
pada SSK (Sistem Surat Kampus)
dimana XXX merupakan nomor fungsi
produk.
Disposisi Surat pendapat atau tembusan dari seorang
pejabat atau pemimpin mengenai informasi
yang terdapat dalam surat
Pseudo Entities (PS) entitas semu dalam ERD untuk tujuan
pemodelan relasi dari entitas utama

1.4. Referensi
Referensi yang digunakan pada sistem surat kampus adalah:
1. Hastuti, D. (2016). Sistem Informasi Penomoran Surat (Studi Kasus Fakultas

Teknik Universitas Lambung Mangkurat). Jurnal Teknologi Informasi Universitas
Lambung Mangkurat (JTIULM), 1(2), 79-85
2. Fitrianda, H., & Sihotang, F. P. (2018). Sistem informasi pengelolaan surat masuk
dan surat keluar pada kpp xyz palembang. Diakses pada Sabtu, 28.
1.5. Deskripsi Umum (Overview)
Secara umum dokumen SKPL ini terbagi atas 3 bagian utama. Bagian utama berisi
penjelasan mengenai dokumen SKPL tersebut yang mencakup tujuan pembuatan SKPL,
ruang lingkup masalah dalam pengembangan perangkat lunak tersebut, definisi, referensi
dan deskripsi umum tentang dokumen SKPL ini.
Bagian kedua berisi penjelasan umum tentang perangkat lunak SSK yang akan
dikembangkan, mencakup perspektif produk yang akan dikembangkan, fungsi produk
perangkat lunak, karakteristik pengguna, batasan dalam penggunaan perangkat lunak dan
asumsi yang dipakai dalam pengembangan perangkat lunak SSK tersebut.
Bagian ketiga berisi penjelasan secara lebih rinci tentang kebutuhan perangkat
lunak SSK yang akan dikembangkan.
2. Deskripsi Kebutuhan
2.1. Perspektif Produk
SSK merupakan perangkat lunak yang dikembangkan untuk membantu pengelolaan

data surat dan disposisi. Sistem ini menangani pengelolaan pendaftaran pengguna
pengguna baru dengan memberikan informasi seperti nama, alamat email, dan jabatan di
fakultas atau universitas, mencatat surat masuk baru atau surat yang telah diterima
sebelumnya di sistem, memungkinkan pengguna untuk mencatat surat yang akan dikirim
keluar dari fakultas atau universitas, dan meneruskan surat masuk ke jabatan yang
berkaitan dengan disposisi yang bersifat pribadi.

Perangkat lunak SSK ini berjalan berbasis web, dengan server menggunakan
apache dan bahasa PHP8.2. Sedangkan untuk lingkungan pemrogramannya menggunakan
Visual Studio Code. Pengguna akan berinteraksi dengan sistem melalui antarmuka Web
Browser desktop maupun mobile seperti; mozilla firefox, google chrome, Opera Mini, atau
Dolphin.
Gambar 2.1. arsitektur sistem SSK
2.2. Fungsi Produk
Fungsi produk perangkat lunak SSK adalah sebagai berikut :

1. Fungsi Login (SKPL-SSK-001).
Merupakan fungsi yang digunakan oleh anggota untuk dapat masuk dalam sistem
yang akan digunakan.
2. Fungsi Kelola Pengguna (SKPL-SSK-002)

Merupakan fungsi yang digunakan oleh administrator sistem untuk mengelola akun
pengguna, termasuk pendaftaran pengguna untuk diberi jabatan dan level pada
sistem.
3. Fungsi Surat Masuk (SKPL-SSK-003)
Merupakan fungsi yang digunakan oleh pengguna untuk mengelola surat masuk
baru atau surat baru lampau dalam ruang lingkup fakultas.
4. Fungsi Surat Keluar (SKPL-SSK-004)
Merupakan fungsi yang digunakan oleh pengguna untuk mendaftarkan surat keluar
baru atau surat baru lampau dalam ruang lingkup fakultas.
5. Fungsi Disposisi Jabatan (SKPL-SSK-005)
Merupakan fungsi yang digunakan oleh pengguna untuk menotifikasikan surat

masuk kepada jabatan tertentu dengan cara disposisi.
3. Fungsi Disposisi Pegawai (SKPL-SSK-006)
Merupakan fungsi yang digunakan oleh pengguna untuk meneruskan disposisi

jabatan ke pegawai yang lebih khusus.
3.1. Karakteristik Pengguna
Karakteristik dari pengguna perangkat lunak SSK adalah sebagai berikut :
1. Memahami pengoperasian Web Browser seperti Mozilla Firefox, dan Google

Chrome.
2. Mengerti tentang internet.
3.2. Batasan-batasan
Batasan-batasan dalam pengembangan perangkat lunak SSK tersebut adalah :

1. Kebijaksanaan Umum
Berpedoman pada tujuan dari pengembangan perangkat lunak SSK.
2. Keterbatasan perangkat keras

Dapat diketahui kemudian setelah sistem ini berjalan (sesuai dengan kebutuhan).
3.3. Asumsi Dan Ketergantungan
Sistem ini dapat dijalankan pada perangkat mobile, PC, atau notebook yang dapat
telah terpasang web browser di dalamnya.
4. Kebutuhan khusus
4.1. Kebutuhan Antarmuka Eksternal
Kebutuhan antarmuka eksternal pada perangkat lunak SSK meliputi kebutuhan

antarmuka pemakai, antarmuka perangkat keras, antarmuka perangkat lunak, antarmuka
komunikasi.
4.1.1. Antarmuka pemakai

Pengguna berinteraksi dengan antarmuka yang ditampilkan dalam bentuk form-
form.
4.1.2. Antarmuka perangkat keras

Antarmuka perangkat keras yang digunakan dalam perangkat lunak SSK adalah:
1. Perangkat Desktop
● RAM Minimal 512 MB
● Processor Minimal Core2Duo
2. Perangkat Smartphone
● RAM Minimal 512 GB
● Berbasis Android

3. Perangkat Komputer Server
● Processor Intel XEON
● RAM Minimal 4 GB
4.1.3. Antarmuka perangkat lunak

Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mengoperasikan perangkat lunak SSK
adalah sebagai berikut :
1. Nama : MySQL Server

Sumber : Oracle
Sebagai database management system (DBMS) yang digunakan untuk
penyimpanan data di sisi server.
2. Nama : Ubuntu Server

Sumber : Canonical.
Sebagai sistem operasi web server.
3. Nama : Apache Web Server

Sumber : Apache.
Sebagai web server.
4.1.4. Antarmuka Komunikasi

Antarmuka komunikasi perangkat lunak SSK menggunakan protocol HTTP
4.2. Kebutuhan Fungsionalitas Perangkat Lunak
4.2.1. Use Case Diagram

Use case diagram dari sistem ini dapat dilihat pada Gambar 3.2.1

Gambar 3.2.1 Use Case Umum
5. Spesifikasi Rinci Kebutuhan

4.0.1. Spesifikasi Use Case : Login
Gambar 4.0.1 Use Case Pendaftaran Pengguna

Tabel 4.0.1 Spesifikasi Use Case Pendaftaran Pengguna
Nama Use Case Login
Aktor Pre-User (Admin, Petugas, Ketua, Ketua Divisi, Staff)
Supporting -
Actor
Deskripsi Use-case untuk mengecek pengguna yang berhak menggunakan fitur
Singkat sistem sesuai tipe akun dan jabatannya
Pre Condition Aktor memiliki email dan password yang terdaftar dalam sistem
Basic Flow 1. Aktor memilih use case Login
2. Sistem menampilkan tampilan antarmuka Login
3. Aktor memasukkan email dan password
4. Sistem memvalidasi pengguna dengan data di database
E-1 Kesalahan input (email atau password salah)
5. Aktor masuk ke dalam sistem
Alternative Flow -
Error Flow E-1 Kesalahan input (email atau password salah)
a. sistem menampilkan pesan kesalahan
b. kembali ke use case no-2
Post Condition Aktor berhasil masuk ke dalam sistem dan mengakses fitur yang
sesuai akun dan jabatannya
4.0.2. Spesifikasi Use Case : Logout
Gambar 4.0.2 Use Case Pendaftaran Pengguna

Tabel 4.0.2 Spesifikasi Use Case Pendaftaran Pengguna
Nama Use Case Logout
Aktor User (Admin, Petugas, Ketua, Ketua Divisi, Staff)
Supporting -
Actor
Deskripsi Use-case oleh aktor untuk keluar dari akses fungsi-fungsi sistem
Singkat
Pre Condition Aktor berada dalam sistem
Basic Flow 1. Aktor memilih melakukan logout
6. Sistem memberi pesan pilihan “Apakah anda yakin keluar?”
7. Aktor memilih “Ya”
A-1 Aktor memilih “Tidak”
8. Sistem memutus autentikasi author dan menampilkan halaman
login
9. Aktor Keluar dari fitur sistem
10. Aktor masuk ke salah satu fungsi
Alternative Flow A-1 Daftarkan Pengguna (Merujuk Use-Case Daftarkan)
A-2 Lihat Pengguna (Merujuk Use-Case Lihat)
A-3 Edit Pengguna (Merujuk Use-Case Edit)
A-4 Hapus Pengguna (Merujuk Use-Case Hapus)
Error Flow -
Post Condition Aktor berhasil masuk ke salah satu fungsi
5.1. Spesifikasi Use Case : Pengguna
Gambar 4.1 Use Case Pendaftaran Pengguna

Tabel 4.1 Spesifikasi Use Case Pendaftaran Pengguna
Nama Use Case Pengguna
Aktor Admin
Supporting -
Actor
Deskripsi Use-case untuk Aktor dapat melihat jumlah pengguna terdaftar dan
Singkat memilih fungsi-fungsi yang ada di menu Pengguna (Daftarkan,
Lihat, Edit, Hapus)
Pre Condition Aktor memiliki akses login
Basic Flow 11. Aktor memilih menu Pengguna
12. Sistem menampilkan tampilan antarmuka Pengguna (berisi
barisan pengguna terdaftar)
13. Aktor memilih fungsi-fungsi pada menu Pengguna:
A-1 Daftarkan Pengguna
A-2 Lihat Pengguna
A-3 Edit Pengguna
A-4 Hapus Pengguna
14. Sistem menampilkan antarmuka fungsi
15. Aktor masuk ke salah satu fungsi
Alternative Flow A-1 Daftarkan Pengguna (Merujuk Use-Case Daftarkan)
A-2 Lihat Pengguna (Merujuk Use-Case Lihat)
A-3 Edit Pengguna (Merujuk Use-Case Edit)
A-4 Hapus Pengguna (Merujuk Use-Case Hapus)
Error Flow -
Post Condition Aktor berhasil masuk ke salah satu fungsi
5.1.1. Spesifikasi Use Case : Daftarkan Pengguna
Gambar 4.1.1 Use Case Daftarkan Pengguna

Tabel 4.1.1 Spesifikasi Use Case Daftarkan Pengguna
Nama Use Case Daftarkan Pengguna (Daftarkan)
Aktor Admin
Supporting Calon Pengguna
Actor
Deskripsi Aktor dapat mendaftarkan akun pengguna beserta jabatannya
Singkat
Pre Condition Aktor memiliki akses login dan akses menu Pengguna
Basic Flow 1. Admin memilih fungsi Daftarkan Pengguna
2. Sistem menampilkan tampilan antarmuka Daftarkan Pengguna
3. Admin memasukkan informasi pengguna baru (email, nama,
password, jabatan) lalu menekan tombol simpan.
4. Sistem melakukan pengecekan data pengguna yang di-submit-
kan
E-1 Kesalahan masukkan
5. Sistem mengirimkan informasi login ke alamat email yang
diberikan
16. Pengguna baru mengakses email dan mengkonfirmasi
pendaftaran
Alternative Flow -
Error Flow E-1 Kesalahan masukkan (Kesalahan format masukkan atau Alamat
email sudah terdaftar)
a. Sistem memberikan pesan kesalahan (Aktor diminta
melengkapi atau memperbaiki data)
b. Kembali ke Basic Flow langkah ke-2
Post Condition Pengguna baru memiliki akses login dan akses use-case tertentu
berdasarkan jabatannya
5.1.2. Spesifikasi Use Case : Lihat Pengguna
Gambar 4.1.2 Use Case Lihat Pengguna

Tabel 4.1.2 Spesifikasi Use Case Lihat Pengguna
Nama Use Case Lihat Pengguna (Lihat)
Aktor Admin
Supporting -
Actor
Deskripsi Aktor dapat melihat spesifikasi akun pengguna beserta aktivitasnya
Singkat
Basic Flow 1. Aktor memilih fungsi Lihat Pengguna pada salah satu baris
pengguna yang terdaftar
2. Sistem menampilkan tampilan antarmuka Lihat Pengguna
(berisi informasi suatu akun pengguna dan aktivitas yang
dimilikinya)
3. Aktor kembali ke menu awal (use case Pengguna)
Alternative Flow -
Error Flow -
Post Condition Aktor berhasil melihat daftar pengguna
5.1.3. Spesifikasi Use Case : Edit Pengguna
Gambar 4.1.3 Use Case Edit Pengguna

Tabel 4.1.3 Spesifikasi Use Case Edit Pengguna
Nama Use Case Edit Pengguna (Edit)
Aktor Admin
Supporting -
Actor
Deskripsi Aktor dapat mengedit nama dan/atau jabatan pengguna
Singkat
Basic Flow 1. Aktor memilih fungsi Edit Pengguna pada salah satu baris
2. Sistem menampilkan tampilan antarmuka Edit Pengguna
3. Aktor mengubah data pengguna
4. Sistem menyimpan data pengguna yang baru
5. Aktor kembali ke menu awal (use case Pengguna)
Alternative Flow -
Error Flow -
Post Condition Data pengguna diperbaharui
5.1.4. Spesifikasi Use Case : Hapus Pengguna
Gambar 4.1.4 Use Case Hapus Pengguna

Tabel 4.1.4 Spesifikasi Use Case Hapus Pengguna
Nama Use Case Hapus Pengguna (Hapus)
Aktor Admin
Supporting -
Actor
Deskripsi Use Case ini digunakan oleh aktor untuk memilih fungsi-fungsi yang
Singkat ada di menu pengguna (daftarkan, lihat, edit, hapus)
Basic Flow 1. Aktor memilih fungsi Hapus Pengguna pada salah satu baris
2. Sistem memberi pesan “Apakah anda yakin menghapus akun?”
3. Aktor memilih hapus
A-1 Aktor tidak jadi menghapus
4. Sistem menghapus data pengguna tersebut
5. Aktor kembali ke menu awal (use-case Pengguna)
Alternative A-1 Aktor tidak jadi menghapus
Flow a. Aktor kembali ke menu awal (use-case Pengguna)
Error Flow -
Post Condition Akun Pengguna terhapus
5.2. Spesifikasi Use Case: Surat Masuk
Gambar 4.2 Use Case Surat Masuk

Tabel 4.2 Spesifikasi Use Case Surat Masuk

Nama Use Case Surat Masuk
Aktor Petugas (Staff TU)
Supporting Actor -
Deskripsi Singkat Use-case untuk melihat list surat yang telah diterima sebelumnya
di sistem dan memilih fungsi pada menu Surat Masuk (Tambah,
Edit, Hapus, Ajukan ke ketua)
Pre Condition Aktor memiliki akses login
Basic Flow 1. Aktor memilih menu Surat Masuk
2. Sistem menampilkan tampilan antarmuka Surat Masuk
(berisi barisan surat masuk)
3. Aktor memilih fungsi-fungsi pada menu Surat Masuk:
A-1 Tambah Surat Masuk
A-2 Edit Surat Masuk
A-3 Hapus Surat Masuk
A-4 Ajukan Surat Masuk
5. Aktor masuk ke salah satu fungsi Surat Masuk
Alternative Flow A-1 Tambah Surat Masuk (Merujuk Use Case Tambah)
A-2 Edit Surat Masuk (Merujuk Use Case Edit)
A-3 Hapus Surat Masuk (Merujuk Use Case Hapus)
A-4 Ajukan Surat Masuk (Merujuk Use Case Ajukan)
Error Flow -
Post Condition Aktor berhasil masuk ke salah satu fungsi Surat Masuk
5.2.1. Spesifikasi Use Case: Tambah Surat Masuk
Gambar 4.2.1 Use Case Tambah Surat Masuk

Tabel 4.2.1 Spesifikasi Use Case Tambah Surat Masuk

Nama Use Case Tambah Surat Masuk
Supporting Actor -
Deskripsi Singkat Aktor dapat menambahkan data surat masuk baru
Pre Condition Aktor memiliki akses login dan akses Use Case Surat Masuk
Basic Flow 1. Aktor memilih fungsi Tambah Surat Masuk
2. Sistem menampilkan tampilan antarmuka Tambah Surat
Masuk
3. Aktor memasukkan informasi surat masuk (tanggal surat,
tanggal diterima, nomor surat, judul, perihal, file surat) lalu
menekan tombol simpan.
4. Sistem memverifikasi lalu menyimpan data surat
5. Aktor kembali ke menu Surat Masuk
Alternative Flow -
Error Flow -
Post Condition Surat masuk baru berhasil ditambahkan
5.2.2. Spesifikasi Use Case: Edit Surat Masuk
Gambar 4.2.2 Use Case Edit Surat Masuk

Tabel 4.2.2 Spesifikasi Use Case Edit Surat Masuk

Nama Use Case Edit Surat Masuk
Supporting Actor -
Deskripsi Singkat Aktor dapat mengedit data surat masuk yang dipilih dari
tampilan list Surat Masuk
Basic Flow 1. Aktor memilih fungsi Edit Surat Masuk pada salah satu
baris surat masuk
2. Sistem menampilkan tampilan antarmuka terkait
3. Aktor mengubah informasi surat masuk (tanggal surat,
tanggal diterima, nomor surat, judul, perihal, file surat) lalu
menekan tombol simpan
Alternative Flow -
Error Flow -
Post Condition Data surat masuk baru berhasil diubah
5.2.3. Spesifikasi Use Case: Hapus Surat Masuk
Gambar 4.2.3 Use Case Hapus Surat Masuk

Tabel 4.2.3 Spesifikasi Use Case Hapus. Surat Masuk

Nama Use Case Tambah Surat Masuk
Supporting Actor -
Deskripsi Singkat Aktor dapat menghapus data surat masuk yang ada di tampilan
list Surat Masuk
Basic Flow 1. Aktor memilih fungsi Hapus Surat Masuk pada salah satu
baris Surat Masuk
2. Sistem memberi pesan “Apakah anda yakin menghapus
surat masuk ini?”
4. Sistem menghapus data surat masuk tersebut
5. Aktor kembali ke menu awal (use case Surat Masuk)
Alternative Flow A-1 Aktor tidak jadi menghapus
1. sistem kembali ke antarmuka Surat Masuk
Error Flow -
Post Condition data surat masuk baru berhasil dihapus
5.2.4. Spesifikasi Use Case: Ajukan Surat Masuk
Gambar 4.2.4 Use Case Ajukan Surat Masuk

Tabel 4.2.4 Spesifikasi Use Case Ajukan Surat Masuk

Nama Use Case Ajukan Surat Masuk
Supporting Actor -
Deskripsi Singkat Menambahkan
Basic Flow 1. Aktor memilih fungsi Ajukan Surat Masuk pada salah satu
baris Surat Masuk
2. Sistem menampilkan tampilan antarmuka terkait
3. Aktor memilih sifat surat dan memilih “Ajukan”
4. Sistem mengirim ajuan ke pimpinan
Alternative Flow -
Error Flow -
Post Condition data surat masuk baru berhasil diajukan ke Pimpinan
5.3. Spesifikasi Use Case: Surat Keluar
Gambar 4.3 Use Case Surat Keluar

Tabel 4.3 Spesifikasi Use Case Surat Keluar
Nama Use Case Surat Keluar
Supporting Actor -
Deskripsi Singkat Memungkinkan pengguna untuk mencatat surat yang akan
dikirim keluar dari fakultas atau universitas.
Pre Condition Pengguna memiliki akses untuk menambahkan informasi surat
keluar ke dalam sistem.
Basic Flow 1. Aktor memilih menu Surat Keluar
2. Sistem menampilkan tampilan antarmuka Surat Keluar
(berisi barisan data surat keluar)
3. Aktor memilih fungsi-fungsi pada menu Surat Keluar:
A-1 Tambah Surat Keluar
A-2 Edit Surat Keluar
A-3 Hapus Surat Keluar
5. Aktor masuk ke salah satu fungsi Surat Keluar
Alternative Flow A-1 Tambah Surat Keluar (Merujuk use case terkait)
A-2 Edit Surat Keluar (Merujuk use case terkait)
A-3 Hapus Surat Keluar (Merujuk use case terkait)
Error Flow -
Post Condition Aktor berhasil masuk ke salah satu fungsi Surat Keluar
5.3.1. Spesifikasi Use Case: Tambah Surat Keluar
Gambar 4.3.1 Use Case Tambah Surat Keluar

Tabel 4.3.1 Spesifikasi Use Case Tambah Surat Keluar
Nama Use Case Tambah Surat Keluar
Supporting Actor -
Deskripsi Singkat Aktor dapat mencatat surat yang akan dikirim keluar dari
fakultas
Pre Condition Aktor memiliki akses login dan akses Use Case Surat Keluar
Basic Flow 1. Aktor memilih fungsi Tambah Surat Keluar
2. Sistem menampilkan tampilan antarmuka Tambah Surat
Keluar
3. Aktor memasukkan informasi surat (Nomor surat, tanggal
surat, penerima, judul, perihal, dan file)
4. Sistem memvalidasi dan menyimpan informasi surat keluar
5. Aktor kembali ke menu Surat Keluar
Alternative Flow -
Error Flow -
Post Condition Surat keluar berhasil tercatat dalam sistem dan dapat diakses
serta dikelola oleh Aktor
5.3.2. Spesifikasi Use Case: Edit Surat Keluar
Gambar 4.3.2 Use Case Edit Surat Keluar

Tabel 4.3.2 Spesifikasi Use Case Edit Surat Keluar
Nama Use Case Edit Surat Keluar
Supporting Actor -
Deskripsi Singkat Aktor dapat mengedit data surat keluar yang dipilih dari
tampilan list Surat Keluar Fakultas
Basic Flow 1. Aktor memilih fungsi Edit Surat Keluar
2. Sistem menampilkan tampilan antarmuka Edit Surat
Keluar
3. Aktor mengubah informasi surat keluar (Nomor surat,
tanggal surat, penerima, judul, perihal, dan file) lalu
menekan tombol simpan
5. Aktor kembali ke menu Surat Keluar
Alternative Flow -
Error Flow -
Post Condition Data surat keluar baru berhasil diubah
5.3.3. Spesifikasi Use Case: Hapus Surat Keluar
Gambar 4.3.3 Use Case Hapus Surat Keluar

Tabel 4.3.3 Spesifikasi Use Case Hapus Surat Keluar
Nama Use Case Hapus Surat Keluar
Supporting Actor -
Deskripsi Singkat Aktor dapat mengedit data surat keluar yang dipilih dari
tampilan list Surat Keluar dari Fakultas
Basic Flow 1. Aktor memilih fungsi Hapus Surat Keluar pada salah satu
data Surat Keluar
2. Sistem memberi pesan “Apakah anda yakin menghapus
surat keluar ini?”
4. Sistem menghapus data surat keluar tersebut
5. Aktor kembali ke menu awal (use case Surat Keluar)
Alternative Flow A-1 Aktor tidak jadi menghapus
1. sistem kembali ke antarmuka Surat Keluar
Error Flow -
Post Condition Surat keluar berhasil tercatat dalam sistem dan dapat diakses
serta dikelola oleh pengguna terkait.
5.4. Spesifikasi Use Case: Disposisi Jabatan
Gambar 4.4 Use Case Disposisi Jabatan

Tabel 4.4 Spesifikasi Use Case Disposisi Jabatan

Nama Use Case Disposisi Jabatan
Aktor Pimpinan (Dekan)
Supporting Actor -
Deskripsi Singkat Aktor dapat memberikan disposisi surat masuk ke Jabatan terkait
Pre Condition Akses login didapatkan, surat masuk teridentifikasi dan aktor
memiliki otoritas untuk melakukan Disposisi Jabatan
Basic Flow 1. Aktor memilih untuk melakukan disposisi Jabatan
2. Sistem menampilkan tampilan antarmuka disposisi
3. Aktor mendisposisikan surat kepada jabatan yang
bersangkutan
4. Sistem memproses disposisi dan mengirim notifikasi kepada
pengguna
5. Jabatan yang dituju menerima notifikasi dan dapat
mengakses surat masuk yang telah didisposisikan
Alternative Flow -
Error Flow -
Post Condition Surat masuk berhasil didisposisikan kepada jabatan yang
bersangkutan dan status disposisi diperbaharui
5.5. Spesifikasi Use Case: Disposisi Pegawai
Gambar 4.5 Use Case Disposisi Pegawai

Tabel 4.5 Spesifikasi Use Case Disposisi Pegawai
Nama Use Case Disposisi Pegawai
Aktor Pimpinan Divisi (Wadek, KTU)
Supporting Actor -
Deskripsi Singkat Aktor dapat meneruskan disposisi dari pimpinan ke para
bawahan
Pre Condition Akses login didapatkan, tembusan disposisi pimpinan
teridentifikasi dan aktor memiliki otoritas untuk melanjutkan
disposisi ke pegawai
Basic Flow 1. Aktor memilih untuk masuk menu Disposisi Pegawai
2. Sistem menampilkan tampilan antarmuka Disposisi Pegawai
(berisi list disposisi surat)
3. Aktor memilih salah satu disposisi
4. Sistem menampilkan detail disposisi
5. Aktor meneruskan disposisi ke pegawai yang diinginkan
beserta pesan tambahan dan status prioritas surat
6. Sistem memperbaharui status disposisi menjadi diteruskan
7. Aktor kembali ke list disposisi surat
Alternative Flow -
Error Flow
Post Condition Status disposisi diperbaharui serta informasi tambahannya
5.6. Spesifikasi Use Case: Terima Disposisi
Gambar 4.6 Use Case Terima Disposisi

Tabel 4.6 Spesifikasi Use Case Terima Disposisi
Nama Use Case Terima Disposisi
Aktor Pimpinan Divisi (Wadek, KTU) atau Penerima Tugas (Kaprodi,
Kajur, Staff TU)
Supporting Actor -
Deskripsi Singkat Aktor bisa menerima perintah disposisi dari atasan
Pre Condition Akses login didapatkan, perintah disposisi teridentifikasi dan
aktor memiliki otoritas untuk melakukan terima disposisi
Basic Flow 1. Aktor memilih untuk masuk menu terima disposisi
2. Sistem menampilkan tampilan antarmuka Terima Disposisi
(berisi list disposisi surat)
3. Aktor memilih salah satu disposisi
4. Sistem menampilkan detail disposisi
5. Aktor menerima disposisi
6. Sistem memperbaharui status disposisi menjadi diterima
A-1 Aktor memilih Cetak Lembar Surat
Alternative Flow A-1 Aktor memilih Cetak Lembar Surat
1. Masuk Use Case Cetak Lembar Surat
Error Flow -
Post Condition Status disposisi surat diterima aktor
5.6.1. Spesifikasi Use Case: Cetak Lembar Disposisi
Gambar 4.6.1 Use Case Cetak Lembar Disposisi

Tabel 4.6.1 Spesifikasi Use Case Cetak Lembar Disposisi
Nama Use Case Cetak Lembar Disposisi
Aktor Pimpinan Divisi (Wadek, KTU) atau Penerima Tugas (Kaprodi,
Kajur, Staff TU)
Supporting Actor -
Deskripsi Singkat Aktor dapat pilihan untuk mencetak lembar disposisi setelah
melakukan Terima Disposisi
Pre Condition Aktor memiliki akses login dan melakukan terima disposisi
Basic Flow 1. Aktor memilih mencetak Lembar Surat Disposisi
2. Sistem menampilkan file PDF lembar surat di tab baru
3. Aktor kembali ke menu Terima Disposisi
Alternative Flow -
Error Flow -
Post Condition Aktor berhasil mencetak Lembar Surat Disposisi
6. Entity Relationship Diagram (ERD)

Physical Model dari Entity Relationship Diagram (ERD) pada SSK dapat dilihat
pada gambar 5.
Gambar 5. ERD Sistem Surat Kampus

SSK memiliki 5 entitas utama (User, SuratMasuk, SuratKeluar, DisposisiJabatan, &
DisposisiPegawai) dan 2 PE (UserDisposisiJabatan & UserDisposisiPegawai). 5 entitas
utama memuat role dan objek. 2 PE sebagai penghubung untuk mengetahui user memiliki
lebih dari 1 relasi data disposisi, dan karena disposisi bisa ke lebih dari 1 User.

7. Kamus Data
Kamus data dibawah memuat data dari 5 entitas utama.
7.1. Data User
Tabel 6.1. Kamus Data User

Elemen Representasi Domain Range Format Presisi Struktur
Data Data
id_user Primary key Number - xxx - INT
nama nama identitas Text 1-32 xxxxxxxxx - Varchar(3
user Karakter x 2)
jabatan nama jabatan user Text 1-16 xxxxxxxxx - Varchar(1
Karakter x 6)
level level akses user Number 1 - Admin - - INT
2 - Staff TU
3 - Pimpinan
4 - Pimpinan
Divisi
5 - Penerima
Disposisi
email digunakan untuk Text 5-32 xxxxx@xx - Varchar(3

notifikasi dan Karakter .x 2)
login
passwor digunakan untuk Text 8-16 xxxxxxxxx Terdiri dari Varchar(1
d login Karakter x minimal: 6)
8 karakter,
1 huruf
besar,
1 huruf kecil,
1 angka
7.2. Data Surat Masuk
Tabel 6.2. Kamus Data Surat Masuk

Elemen Representa Domain Range Format Presisi Struktur Data
Data si
id_surat_m Primary key Number - xxxxx - INT
asuk
id_user Foreign Key Number - xxx - INT
dari tabel
User
no_agenda urutan Number - xxx - INT
agenda surat
kategori tipe surat Number 0- - - Enum
Pengajuan
1-
Undangan

Data si
2-Perizinan
…
no_surat nomor surat Text 8-16 - - Varchar(16)
yang terlulis karakter
tgl_diterim tanggal Text sebelum hour:minut - Datetime
a surat sampai waktu e
ke tangan sekarang dd/mm/
yyyy
asal sumber Text 1-32 - - Varchar(32)
kiriman karakter
instansi
surat
perihal rangkuman / Text 1-32 - - Varchar(32)
tujuan surat karakter
file hasil scan Text 100Kb- PDF - String
dari file 5Mb
surat
status status Number 0-belum - - Enum
progress diajukan
ajuan surat 1-ajuan
diproses
2-disposisi
diterima
…
7.3. Data Surat Keluar
Tabel 6.3. Kamus Data Surat Keluar

Data si
id_surat_ke Primary key Number - xxxxx - INT
luar
id_user Foreign Key Number - xxx - INT
dari tabel
User
jenis_surat jenis Number 0- - - Enum
pengelompo Pengajuan
kkan surat 1-
Undangan
2-Perizinan
…
sifat level Number 0-Biasa - - Enum
kepentingan 1-Penting
surat …
perihal rangkuman Text 1-32 - - Varchar(32)
isi surat karakter

Data si
kepada daftar tujuan Text - [...] - String/Array
surat
file hasil scan Text 100Kb- PDF - String
dari file 5Mb
surat
no_surat nomor surat Text - dd/mm/ - Varchar(16)
yang terlulis yyyy-xxx
tgl_surat Tanggal Text - dd/mm/ - Datetime
surat lepas yyyy
dari tangan
7.4. Data Disposisi Jabatan
Tabel 6.4. Kamus Data Disposisi Jabatan

Data si
id_disposis Primary key Number - xxxx - INT
i_jabatan
id_surat_m Foreign Key Number - xxxxx - INT
asuk dari tabel
SuratMasuk
disposisi_ja nama divisi Text - [...] - String/Array
batan yang dipilih
catatan catatan Text 1-32 - - Varchar(32)
untuk karakter
jabatan yang
dipilih
batas_wakt batas waktu Text - hour:minute - Datetime
u tugas dd/mm/yyyy
7.5. Data Disposisi Pegawai
Tabel 6.5. Kamus Data Disposisi Pegawai

Data si
id_disposis Primary key Number - xxxx - INT
i_pegawai
id_disposis Foreign Key Number - xxxx - INT
i_jabatan dari tabel
DisposisiJab
atan
disposisi_p nama Text - [...] - String/Array
egawai pegawai
yang dipilih

Data si
catatan_say catatan Text 1-32 - - Varchar(32)
a untuk karakter
pegawai
yang dipilih


SKPL - Sistem Surat Kampus

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

SKPL - Sistem Surat Kampus

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SPESIFIKASI KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK

Universitas Tanjungpura Pontianak

Andreanus Eko Putra / H1101221059

Program Studi Sistem Informasi – Fakultas MIPA

Universitas Tanjungpura Pontianak

PROGRAM STUDI Nomor Dokumen Halaman

DAFTAR HALAMAN PERUBAHAN

HALAMAN REVISI HALAMAN REVISI

Program Studi Sistem Informasi SKPL -SSK 2/37

Program Studi Sistem Informasi SKPL -SSK 4/37

Program Studi Sistem Informasi SKPL -SSK 5/37

Gambar 2.1. Arsitektur Sistem SSK…………………………………………………………… 11

Program Studi Sistem Informasi SKPL -SSK 6/37

Dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) ini merupakan dokumen

1.2. Lingkup Masalah

Perangkat Lunak SSK dikembangkan dengan tujuan untuk :

1.3. Definisi, Akronim Dan Singkatan

Berikut ini daftar definisi akronim dan singkatan :

Program Studi Sistem Informasi SKPL -SSK 7/37

Referensi yang digunakan pada sistem surat kampus adalah:

1. Hastuti, D. (2016). Sistem Informasi Penomoran Surat (Studi Kasus Fakultas

1.5. Deskripsi Umum (Overview)

SSK merupakan perangkat lunak yang dikembangkan untuk membantu pengelolaan

Program Studi Sistem Informasi SKPL -SSK 8/37

Gambar 2.1. arsitektur sistem SSK

2.2. Fungsi Produk

Fungsi produk perangkat lunak SSK adalah sebagai berikut :

Program Studi Sistem Informasi SKPL -SSK 9/37

2. Fungsi Kelola Pengguna (SKPL-SSK-002)

3. Fungsi Surat Masuk (SKPL-SSK-003)

4. Fungsi Surat Keluar (SKPL-SSK-004)

5. Fungsi Disposisi Jabatan (SKPL-SSK-005)

Merupakan fungsi yang digunakan oleh pengguna untuk menotifikasikan surat

3. Fungsi Disposisi Pegawai (SKPL-SSK-006)

Merupakan fungsi yang digunakan oleh pengguna untuk meneruskan disposisi

3.1. Karakteristik Pengguna

Karakteristik dari pengguna perangkat lunak SSK adalah sebagai berikut :

1. Memahami pengoperasian Web Browser seperti Mozilla Firefox, dan Google

2. Mengerti tentang internet.

Batasan-batasan dalam pengembangan perangkat lunak SSK tersebut adalah :

Program Studi Sistem Informasi SKPL -SSK 10/37

2. Keterbatasan perangkat keras

3.3. Asumsi Dan Ketergantungan

Kebutuhan antarmuka eksternal pada perangkat lunak SSK meliputi kebutuhan

4.1.1. Antarmuka pemakai

4.1.2. Antarmuka perangkat keras

● RAM Minimal 512 MB

● Processor Minimal Core2Duo

● RAM Minimal 512 GB

Program Studi Sistem Informasi SKPL -SSK 11/37

● Processor Intel XEON

4.1.3. Antarmuka perangkat lunak

1. Nama : MySQL Server

2. Nama : Ubuntu Server

3. Nama : Apache Web Server

4.1.4. Antarmuka Komunikasi

4.2. Kebutuhan Fungsionalitas Perangkat Lunak

4.2.1. Use Case Diagram

Program Studi Sistem Informasi SKPL -SSK 12/37

5. Spesifikasi Rinci Kebutuhan

Gambar 4.0.1 Use Case Pendaftaran Pengguna

Program Studi Sistem Informasi SKPL -SSK 13/37