Sofie@OUM2008-2012

Topik 1 Kemahiran Mesyuarat da membuat keputusan. Mesyauarat satu perbincangan formal ant. 3 individu atau lebih utk capai objktif brsama melalui proses komnikasi. Kriteria mesyuarat Agenda Jelas, tepat dan menyeluruh Masa Dirancang berdasarkan agenda yang telah ditetapkan Kemudahan Bilik Mesyuarat Lengkap dan selesa Notis Mesyuarat Dihantar kepada setiap ahli 14 hari sebelum mesyuarat Kepakaran Ahli Sesuai dan arif dengan sesuatu tugas serta tanggungjawab, seperti peranan dalam sesuatu biro Perbincangan Mesyuarat Hendaklah fokus kepada agenda, positif dan tepat Pengerusi Memainkan peranan yang aktif dan proaktif, selain bijak mengendalikan mesyuarat Setiausaha Peka terhadap perkara-perkara yang hendak dicatatkan Minit Mesyuarat Mengikut susunan agenda, tepat dan telus Tindakan Susulan Berdasarkan perbincangan dalam agenda perkara-perkara berbangkit, selain terdapat catatan Tindakan atau Makluman atau kedua-duanya sekali Pengurusan msyuarat Sediakan dan buat angggaran masa 1. Ucpan pengerusi mengalu-alukan khdiran ahli - 15 minit 2. Pengesahan minit mesyuarat ( pencdg&pyokong) - 2 minit 3. Pkara2 bbangkit - 30 minit 4. Pembentangan kertas kerja (jika ada) - 25 minit) 5. Hal2 lain pkara luar agenda - 25 minit 6. Ucapan penangguhan Tanggungjawab Pengerusi dalam Peringkat-peringkat Mesyuarat Pada awal mesyuarat Datang awal untuk menyesuaikan diri dengan suasana dan ahliahli mesyuarat Mulakan mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan Wujudkan suasana selesa, ucapan aluan dan memperkenalkan ahli-ahli jika perlu Maklumkan tujuan, objektif dan tempoh mesyuarat Luluskan minit mesyuarat yang lalu Jelaskan perkara pentadbiran atau pengurusan pada awal mesyuarat. Perbincangan dalam mesyuarat Mulakan perbincangan dengan mengemukakan sesuatu isu Isu dikupas secara padat. Pada akhir Mesyuarat Tanggungjawab setiausaha 1. Peranan Setiausaha a. b. c. d. e. f. g. h. Membawa minit mesyuarat (laporan-laporan, notanota atau bahan rujukan sekiranya perlu); ke dalam bilik mesyuarat Hadir awal ke tempat mesyuarat semak kemudahan atau keperluan mesyuarat; Menyediakan senarai para ahli; Membantu Pengerusi seperti mengingatkannya tentang peraturan, masa dan agenda mesyuarat; Mencatatkan nama ahli yang bercakap dan butir-butir percakapannya; Mencatatkan nota-nota dengan jelas; Menyediakan minit mesyuarat dalam masa tujuh hari; dan Menyampaikan keputusan dan arahan kepada sesiapa yang perlu mengambil tindakan susulan dengan segera.

2.Setiausaha dalam Pengendalian Penulisan Minit Mesyuarat Di antara perkara-perkara yang perlu diberi perhatian ialah: a. b. c. d. e. f. g. h. Penstrukturan minit mesyuarat; Penyelarasan perbincangan mesyuarat; Pengesahan minit mesyuarat; Pindaan minit mesyuarat; Perkara-perkara berbangkit; Perkara-perkara lain yang dibincangkan; Pernyataan penangguhan mesyuarat; dan Lampiran (jika ada).

Etika dan tatasusila mesyuarat 1. Elakkan Masuk lewat Gangguan Tunjuk rasa x minat 2. Haruslah Tjk rs minat + dgr secra aktif Berikan sumbangan@idea Fokus kpd objektif msyuarat Bincang pkara2 +tiv, elak pkara tiv Usaha jd ahli aktif

3.Setiausaha dan Komponen Utama dalam Minit Mesyuarat Setiausaha perlu memastikan bahawa komponen-komponen berikut ada dalam minit mesyuarat: i. j. k. l. m. n. o. p. q. Alamat; Tajuk: Minit Mesyuarat ..... ; Tarikh; Masa; Tempat; Pengerusi Mesyuarat; Kehadiran; Tidak Hadir dan Sebab; dan Agenda Mesyuarat.

Ulas kembali perkara yang telah dibincangkan; Maklumkan keputusan yang telah diambil atau ditolak, diterima, diberikan perhatian atau ditunda; Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil; Tetapkan masa, tarikh dan tempat mesyuarat yang akan datang (jika perlu); dan Tamatkan mesyuarat tepat pada masanya.

Ada yang tertinggal setelah terbenam mentari.

Sofie@OUM2008-2012
a. Peranan dan Tanggungjawab Ahli i. Memaklumkan kepada pengurusan atau pihak berkenaan tentang keputusan mesyuarat; ii. Memberikan laporan maklum balas kepada Urus Setia; dan iii. Memberikan kesimpulan dari semasa ke semasa tentang apa-apa yang telah dibincangkan. Ahli tidak boleh Memonopoli Mesyuarat sebaliknya i. Bersepakat mengambil tindakan atas keputusan yang dicapai; ii. Menunjukkan keprihatinan terhadap ahli yang pendiam, banyak bercakap dan bersikap negatif; dan iii. Mengekalkan suasana harmonis dan mengelakkan perselisihan faham. Ahli Memberikan Peluang kepada Ahli yang lain untuk Memberikan Pendapat Tindakan ini perlu untuk: i. Menghormati pendapat dan pandangan ahli yang lain; ii. Menjaga disiplin dan peraturan mesyuarat; dan iii. Menggalakkan perbincangan dan penyertaan ahli yang lain. Setiap keputusan dirumuskan dari semasa ke semasa; dan v. Arahan pengunduran individu yang tidak mematuhi peraturan atau mengganggu urusan membuat keputusan atau melanggar tatasusila mesyuarat. Meminta Pandangan Ahli-ahli Pandangan ahli-ahli diminta atas dasar untuk: i. Menjaga tatacara mesyuarat; ii. Memutuskan sesuatu keputusan yang hendak dicapai; dan iii. Menggunakan undi putus atau keputusan sebulat suara. selesai topic 1.. tarik nafas!!!! TOPIK 2 KEMAHIRAN MEMBERI UCAPAN 2.1.1 Jenis-jenis Ucapan Menurut Md. Izuddin Ali dan Zetty Zahureen Mohd Yusoff (2006), terdapat empat jenis ucapan yang perlu difahami iaitu Jenis Ucapan Huraian iv. 2.1.2 PERSEDIAAN SEBELUM MEMBERI UCAPAN Memberi ucapan adalah kegiatan yang dilangsungkan dihadapan ramai. Berikut adalah prosedur mustahak bagi setiap perucap

c.

b.

c.

Ucapan spontan

KAEDAH MEMBUAT KEPUTUSAN DALAM MESYUARAT Kita tahu bahawa Pengerusi, Setiausaha dan Alhi memainkan peranan penting dalam mesyuarat. Selain itu, semangat pasukan juga adalah sama penting dalam membuat sesuatu keputusan. Kaedah membuat keputusan dalam mesyuarat (Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 1991) memberikan penekanan terhadap aspek-aspek berikut: a. Keputusan Secara Muafakat Keputusan yang diperoleh secara muafakat berasaskan: i. Keputusan bersama yang dilaksanakan serta tindakan yang diambil; dan ii. Kewujudan suasana yang boleh merangsang keputusan yang adil, telus dan bijak. Keputusan Dilakukan atas Kebijaksanaan Pengerusi Kebijaksanaan Pengerusi dalam mengambil kira sesuatu keputusan berlandaskan: i. Ahli-ahli yang diberikan peluang secara sama rata untuk membuat sesuatu keputusan; ii. Agenda yang dibincangkan satu demi satu ke arah suatu keputusan yang padu; iii. Had waktu perbincangan bagi setiap isu atau masalah dibuat mengikut keutamaan; Ucapan Ekstemporanas

Penyampaian ucapan secara tiba-tiba dan tidak dirancang Ucapan disampaikan tanpa persediaan awal dan dalam keadaan terpaksa 2.1.3 PERSEDIAAN BAHAN RUJUKAN, PEMILIHAN LARAS BAHASA DAN LATIHAN * dapatkan maklumat terlebih dahulu supaya anda tahu apa yang bakal diucapkan. * Pastikan anda bersedia dengan bahan-bahan rujukan yang sesuai dengan berpandukan input topik bagi sesuatu ucapan (Razali Osman, 2003). * Selidiki juga beberapa maklumat seperti bilangan audien yang akan mendengar, purata umur, jantina, latar belakang serta pendidikan mereka. Komunikasi melalui ucapan yang berkesan juga perlu disesuaikan dengan laras bahasa yang tepat. (Adenan Ayob, 2009) * anggarkan tentang jangkaan mereka terhadap ucapan yang bakal anda sampaikan.

Penyampaian ucapan secara spontan, tetapi perucap bersedia dari segi mental, emosi dan idea yang sudah dirangka Ucapan ini merujuk kepada rangka isi kandungan dan penggunaan kata kunci

b.

Ucapan Manuskrip

Perucap hanya membaca teks yang telah disediakan dan sesekali mengekalkan hubungan mata dengan audien

Ucapan Hafalan

Perucap menggunakan kuasa ingatan dalam penyampaian

Ada yang tertinggal setelah terbenam mentari.

Sofie@OUM2008-2012
* tetapkan matlamat daripada ucapan anda. * Pada akhir ucapan, sebutkan apa-apa yang anda ingin capai. Bagaimanakah untuk menjadikannya lebih bermakna? PERSEDIAAN BAHAN UCAPAN Sebelum berucap buatlah latihan. * Kaedahnya adalah lebih baik dilakukan dalam bentuk lakaran. yang mempunyai konsep dan kerangka utama * Lakaran tidak perlu ditulis secara berjela-jela, tetapi cukup dengan sekadar dalam bentuk peta minda yang berupa beberapa patah kata ringkas gbran minda anda. * senaraikan isi-isi utama yang hendak disampaikan. *Susun mengikut kronologi, kesesuaian dan keserasian. * Tuliskan dalam bentuk yang ringkas dan mudah dibaca, terutamanya apabila anda sedang berucap. Seelok-eloknya,tulis@taip dan cetak di atas kad-kad kecil yang senang dipegang serta diselenggarakan. *Gunakan bahasa yang mudah. Elakkan penggunaan bahasa yang bombastik. Objektif pengucapan awam adalah untuk memastikan audien memahami mesej yang ingin anda sampaikan dan bukannya untuk mengelirukan mereka. * Akhir sekali sebelum member ucapan buatlah simulasi. 2.2 KEMAHIRAN MEMPENGERUSIKAN MESYUARAT a. PERKARA-PERKARA BERIKUT PERLU DISEDIAKAN SEBELUM MESYUARAT: i. Senarai kehadiran yang melibatkan jawatankuasa dan ahli; ii. Setiap ahli telah dibekalkan dengan minit mesyuarat; iii. Bilik mesyuarat lengkap dari segi kelengkapan dan selesa; iv. Buku kehadiran disediakan; dan v. Perkara-perkara lain seperti jamuan dan alat tulis disediakan. BAGAIMANAKAH AGENDA DISEDIAKAN? i. Agenda utama yang disediakan ialah: Perutusan Pengerusi; Pengesahan Minit Mesyuarat yang Lalu; Perkara-Perkara Berbangkit; Pembentangan Kertas Kerja atau Laporan; dan Hal-hal Lain. ii. Agenda hendaklah bersabit dengan isuisu sesebuah organisasi. iii. Agenda hendaklah jelas dan tepat. APAKAH TANGGUNGJAWAB PENGERUSI MESYUARAT? i. Mempengerusikan mesyuarat; ii. Memastikan disiplin, etika dan tatasusila mesyuarat dipatuhi; iii. Memastikan kuorum adalah cukup; iv. Memulihara keharmonian mesyuarat; dan v. Mengendalikan mesyuarat secara tegas, adil, terbuka dan bijaksana. APAKAH TANGGUNGJAWAB AHLI? i. Memastikan kehadiran dalam mesyuarat adalah tekal(konsisten); ii. Menyumbang idea dan pendapat; iii. Memberikan peluang kepada ahli-ahli lain untuk bercakap; iv. Bertindak aktif dan rasional dalam mesyuarat; dan v. Menjaga keharmonian mesyuarat. APAKAH KAEDAH-KAEDAH YANG SESUAI UNTUK MENANGANI MASALAH? i. Laksanakan sesi brainstorming; ii. Bersikap rasional dan analitis dalam menerima setiap jawapan terhadap penyelesaian pilih cara yang sesuai untuk mengatasi permasalahan; dan f. Menjalankan tinjauan soal selidik dan post-mortem. SIMULASI MESYUARAT Simulasi bermaksud melaksanakan sesuatu kes seperti dalam situasi sebenar. Simulasi penting untuk: i. Menyesuaikan suasana mesyuarat dalam keadaan sebenar dengan melibatkan anggota yang kecil (7 hingga 10 orang); ii. Mengesan kekuatan dan kelemahan pengendalian mesyuarat; iii. Meyakinkan anggota sidang dalam mesyuarat; iv. Meningkatkan kredibiliti mesyuarat; dan v. Menjangkakan isu-isu yang akan berbangkit. iii.

b.

2.2.1 SEBELUM, SEMASA DAN SELEPAS MESYUARAT a. Sebelum Mesyuarat Persediaan sebelum mesyuarat hendaklah melibatkan perincian berikut: Perkara Tindakan Ditentukan oleh Setiausaha dan Pengerusi Dirancang mengikut peruntukan masa yang sesuai Dibuat secara bertulis Terdapat maklumat seperti senarai ahli mesyuarat yang akan hadir, masa bermula dan masa mesyuarat dijangka ditangguhkan Siapa yang membentangkan? Jumlah kertas kerja dan laporan Senarai semak kertas kerja dan laporan hendaklah dirujuk

c.

Agenda, Tarikh, Masa dan Tempat

d.

Tempahan Bilik Mesyuarat

e.

Rajah 2.3: Simulasi ucapan

Kenal Pasti Kertas Kerja dan Laporan untuk Dibentangkan

Ada yang tertinggal setelah terbenam mentari.

Sofie@OUM2008-2012
Diedarkan dua minggu sebelum mesyuarat Maklumat tarikh, tempat dan masa adalah jelas dan tepat Terdapat agenda khusus Nama Pengerusi dicatatkan Pakaian mesyuarat ditentukan (ikut keperluan) Ingatan tentang etika mesyuarat (ikut kesesuaian) Kerusi dan meja serta alat tulis dipastikan cukup Penyediaan pembesar suara atau LCD (jika perlu) Kebersihan dan keselesaan dipastikan terkawal Rekodkan pengesahan kehadiran Dokumen kehadiran (dalam bentuk buku) Pengerusi dan Setiausaha meneliti setiap maklum balas yang diterima Teliti kewujudan masalah dan tindakan yang perlu diambil Memastikan semua jawatankuasa atau biro mengambil tindakan-tindakan susulan. Selepas Mesyuarat Selepas mesyuarat pula, Setiausaha hendaklah menjalankan tugas dan tanggungjawab berikut: . Merancang penyediaan minit mesyuarat; i. Mendapatkan persetujuan Pengerusi untuk menyediakan draf minit mesyuarat, iaitu selewat-lewatnya tiga hari selepas mesyuarat; ii. Minit mesyuarat disemak oleh Pengerusi; iii. Minit mesyuarat disahkan dalam mesyuarat; dan iv. Minit mesyuarat diedarkan kepada ahliahli, iaitu seminggu selepas mesyuarat dijalankan. v. c. Mengenal Pasti Bahan-bahan untuk Menjadi Hujah Pencadang dan Pembangkang Berikut ialah di antara kaedah yang boleh digunakan untuk mengenal pasti hujah-hujah pencadang dan pembangkang: Fokuskan kepada isu atau masalah yang diketengahkan; Menguasai tatacara penyelesaian isu atau masalah; dan Membuktikan hujah dengan statistik, laporan dan kajian. Peka terhadap Peraturan-Peraturan dalam Perdebatan Kepekaan terhadap peraturan-peraturan dalam perdebatan termasuklah: Mendisiplinkan diri; Menghormati pihak lawan; Memahami konsep keprotokolan, seperti pernyataan alu-aluan; Mematuhi peruntukan masa berdebat; dan Memahami dengan jelas arahan oleh Pengerusi Debat. Melaksanakan Simulasi Perdebatan Berikut ialah langkah-langkah untukmelaksanakan simulasi perdebatan: Membentuk kumpulan kecil; enam orang panel (pencadang dan pembangkang) dan seorang Pengerusi (Pengerusi turut berperanan menjaga masa); Sediakan satu isu mudah (topik) untuk didebatkan; Kenal pasti kekuatan dan kelemahan hujah; Selaraskan isi yang menjadi hujahan pencadang dan pembangkang secara spontan; dan Menilai semula simulasi dengan tumpuan ke arah bahasa, pengolahan, gaya, susunan dan kematangan isi.

c.

Surat Jemputan Mesyuarat

d.

Kemudahan dan Peralatan

KEMAHIRAN BERDEBAT 2.3.1 Komponen-komponen Kemahiran Berdebat Kemahiran berdebat meliputi perincian daripada komponenkomponen yang akan diterangkan selanjutnya dalam subtopik ini: a. Menganalisis Kehendak Tajuk Perdebatan Berikut ialah di antara cara untuk menganalisis tajuk perdebatan: Kenal pasti kata-kata kunci; Mencari fokus isu yang hendak didebatkan contohnya isu kesihatan; Membahagikan permulaan, isi utama dan sampingan serta kesimpulan; dan Memberikan contoh-contoh yang relevan. Mencari Bahan-bahan yang Berkaitan dengan Tajuk Perdebatan bahan-bahan yang berkaitan dan boleh dicari untuk disediakan dengan tajuk perdebatan ialah: Rencana akhbar; Artikel majalah; Jurnal penyelidikan; Risalah; Brosur; Pernyataan blog; Kertas kerja; dan Laporan. Ingat 5 pun dah memadai!!! e.

Kehadiran

Diskusi Pramesyuarat

b.

b.

Semasa Mesyuarat Semasa mesyuarat, Setiausaha hendaklah melaksanakan perkara-perkara berikut: i. Mencatat minit mesyuarat; ii. Menyenaraikan kehadiran mesyuarat; iii. Mencatatkan perkara-perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat; iv. Memastikan ahli-ahli melaksanakan keputusan-keputusan yang telah dicapai; dan

BONUS: Apakah yang dimaksudkan dengan debat? Debat : perbincangan mengenai sesuatu hal dgn saling memberikan alasan utk mempertahankan hujahnya.

Ada yang tertinggal setelah terbenam mentari.

Sofie@OUM2008-2012
PERSEDIAAN UNTUK MELAKSANAKAN PERDEBATAN Perkara Huraian TOPIK 3 TATASUSILA DALAM KOMUNIKASI LISAN DAN PENULISAN Apakah komunikasi Komunikasi adalah proses penyampaian atau pemindahan mesej daripada seseorang kepada seseorang yang lain. Komunikasi juga adalah proses pengwujudan kefahaman orang lain terhadap mesej yang disampaikan. Kedua-duanya mempunyai kefahaman yang boleh dikongsi bersama. (Abdul Muati Ahmad, 2003) Komunikasi Lisan dan Tulisan terbahagi kepada 2 3.1.3 ELEMEN-ELEMEN KOMUNIKASI Elemen-elemen komunikasi lisan dan tulisan:

Hujah

Secara semula jadi Bersahaja Dibuktikan dengan kes yang matang Dengan nada yang spontan Bersifat retorik Bebas mengenai tajuk Dari pelbagai perspektif Penerokaan setiap bidang ilmu Spontan dan diiringi hujah langsung Memanipulasi fakta Difahami sejelas-jelasnya Luas dan berpengetahuan tentang isu-isu semasa Sesuai dan dikenal pasti maksudnya Diyakini mantap Disulami formasi, strategi, taktik dan teknik Latihan; dihadiri secara giat dan konsisten dengan melakukan semua peranan, iaitu daripada Perdana Menteri hinggalah Penggulung; Cekap dan Berani; Sentiasa bersedia; Keyakinan tinggi, berpenampilan dan hebat; Mempunyai tenaga dan ketokohan; Daya minda yang kuat; Bijak mengatur strategi; Aktif memainkan peranan; Mudah mengesan kelemahan lawan; dan Rasional dan telus.

a.

Penghantar

mesej

gangguan

Pemikiran

Komunikasi Lisan Perbincangan Ucapan Pembentangan Mesyuarat Perbualan Telefon

Komunikasi Tulisan Memorandum Surat-menyurat Laporan Bertulis E-mel Perbualan Internet/Blog

Penghantar Orang yang mempunyai mesej untuk disampaikan. Penghantar hendaklah memastikan perkara-perkara berikut diberikan perhatian yang sewajarnya, iaitu: i. Penghantar jelas akan mesej yang hendak disampaikan; ii. Meneliti dengan baik mesej yang hendak disampaikan; iii. Kepastian akan kepentingan mesej; iv. Mendapatkan perhatian penerima; v. Menghantar pada waktu yang tepat dan sesuai; vi. Sensitif kepada maklum balas pihak lain; vii. Mengenal pasti gangguan; dan viii. Mengurangkan gangguan. Maklum balas boleh diberikan atau diperoleh melalui berbagai-bagai kaedah, iaitu: ix. x. xi. Mengemukakan soalan-soalan, sama ada daripada penghantar atau penerima; Reaksi-reaksi bukan lisan yang kelihatan; Rephrasing atau paraphrasing, iaitu merumuskan semula mesej; dan Ringkasan-ringkasan.

Usul

3.1.2 KEBERKESANAN KOMUNIKASI LISAN DAN TULISAN Contoh keberkesanan komunikasi lisan dan tulisan berlaku apabila:

komunikasi itu berkesan apabila

Perubahan yang berlaku adalah akibat daripada mesej, iaitu perubahan yang dikehendaki oleh si penghantar; dan

Etika Pendebat

Mesej yang disampaikan dapat difahami dengan mudah, tepat dan jelas oleh si penerima;

Mesej yang disampaikan adalah kos efektif.

Makna mesej difahami dan dikongsi bersama oleh si penghantar dan si penerima;

b.

c.

xii. Mesej Maklumat idea yang datangnya daripada minda penghantar dan cuba disampaikan kepada pihak yang lain. Gangguan Perkara-perkara yang mengganggu keberkesanan komunikasi akan mengakibatkan maklumat yang diterima mungkin tidak tepat atau disalah tafsir.

Siap topik2take a breaksecawan Nescafe

Antara gangguan dalam komunikasi adalah seperti berikut: i. Persediaan yang tidak mencukupi pada pihak penghantar sehingga menyebabkan mesej kurang jelas; ii. Penghantar dan penerima tidak dapat mengenal pasti dan memisahkan antara pemerhatian, sangkaan dan mesej sebenar; iii. Pemilihan perkataan yang tidak tepat dan terlalu umum yang mengundang

Ada yang tertinggal setelah terbenam mentari.

Sofie@OUM2008-2012
iv. v. kepada tafsiran berbeza-beza tentang perkataan; Masing-masing mempunyai kefahaman yang berbeza-beza tentang perkataan dan ayat; dan Satu pihak sensitif dan menghormati kelainan pihak lain. 3.2.3 BAHASA YANG DIGUNAKAN DENGAN ORANG YANG SAMA TARAF Jadual 3.2: Aspek Bahasa dengan Orang yang Sama Taraf
Sifat /Maksud a. Bersifat Interpersonal b. Langkah-Langkah Melayan orang lain seperti anda mahu diri anda dilayan oleh orang lain; dan Usah berikan layanan yang tidak wajar kepada orang lain seperti anda tidak mahu diri anda dilayan sedemikian rupa, walaupun orang lain memberikan layanan yang tidak wajar kepada anda. Atasi, iaitu mencari jalan untuk mengelak dan membaiki perhubungan jikalau terdapat masalah interpersonal Dalam masalah interpersonal, biarkan, iaitu menghindari orang berkenaan jika boleh. Mendengar secara aktif; Mendapatkan maklumat fakta dan perasaan di sebaliknya; Mengesahkan kefahaman anda menerusi kaedah paraphrasing atau rephrasing; Melihat isu dan pandangan melalui kaca mata orang lain; dan Bersama-sama memahami dan menyelami perasaan mereka secara bersungguh-sungguh.

3.3.1 LARAS BAHASA TULISAN Mesti faham konsep pengguna dan penggunaan. Pengguna ialah orang yang menggunakan sesuatu bahasa dan penggunaan ialah kaedah sesuatu bahasa itu digunakan dengan cara yang berbeza-beza, misalnya dialek Kelantan, Negeri Sembilan dan sebagainya Laras bahasa bermaksud gaya atau cara penggunaan sesuatu bahasa. (Adenan Ayob, 2009) Penggunaan bahasa tulisan yang berbeza-beza mempunyai inspirasi untuk menentukan laras yang sesuai. Hal ini demikian kerana penggunaan bahasa yang berbeza-beza adalah dengan berdasarkan situasi dan faktor lain dalam melahirkan kata-kata yang berbeza mengikut keadaan. Misalnya kata-kata yang digunakan untuk bergurau senda adalah berbeza daripada katakata yang digunakan untuk menyampaikan sesuatu ucapan. Penggunaaan laras bahasa tulisan yang berbeza-beza adalah dengan berdasarkan faktor-faktor: a. b. Sosial, iaitu seperti keadaan dan tempat, juga disebut sebagai laras bahasa atau laras sosial; dan Faktor geografi atau daerah yang disebut sebagai dialek daerah.

3.2.1 TATASUSILA KHUSUS DALAM KOMUNIKASI LISAN DAN TULISAN . Tatasusila khusus ini adalah: a. b. c. d. e. Berkomunikasi dengan lancar dan berkesan; Menyampaikan maklumat dengan tepat; Mengelakkan kekeliruan; Menampilkan imej kepegawaian yang cekap; dan Menampilkan imej keinstitusian yang berwibawa.

Interpersonal juga boleh dikaitkan dengan komunikasi iaitu persatuan antara satu, dua atau ramai orang tidak kira keluarga atau kekawan.

c.

d.

3.2.2 BAHASA DAN SOPAN SANTUN DALAM KOMUNIKASI LISAN DENGAN ORANG YANG BERLAINAN STATUS Aspek bahasa dan sopan santun dalam komunikasi lisan dengan orang yang berlainan status perlu diasaskan pada elemenelemen berikut: Difahami Setiap individu mahu dirinya difahami dan tidak disalah anggap. Individu adalah unik, iaitu mempunyai latar belakang dan pengalaman berbeza-beza yang menyebabkan peribadi dan kelakuannya sedemikian rupa (Abdul Muati Ahmad, 2000). Semua orang tidak mahu dirinya dijatuhkan hukuman atau dituduh melulu kerana sesuatu sebab. Diterima Untuk diminta diterima seadanya, tanpa perlu dipersoalkan kaedah dan punca. Setiap orang mahukan kebebasan asas dan diberikan ruang untuk membentuk peribadinya sendiri tanpa perlu pengubahsuaian yang banyak kepada masyarakat sekeliling. Syaratnya adalah kebebasan yang diberikan tidak mengganggu ketenteraman orang lain. Jika ada standard atau piawai yang sukar diterima oleh orang tertentu, maka terjadilah singkiran dan penafian. Dipercayai Manusia meminta dipercayai tanpa melihat paras rupa atau kedudukan. Pada dasarnya, layanan diperlukan oleh setiap orang, iaitu bersesuaian dengan fitrah semula jadi manusia sebagai seorang ahli masyarakat. Jika semuanya dipenuhi, maka akan berlakulah keadaan ideal yang harmoni dan bersefahaman.

Empati

a. b.

Empati adalah untuk anda c. memahami pandangan, kelakuan, sikap atau perasaan seseorang. Dalam d. memahami dan menyelami pandangan, perasaan, e. sikap dan kelakuan orang lain, anda perlu keluar dari dunia anda dan memasuki dunia orang lain. Rapport Rapport adalah hubungan yang saling difahami atau keyakinan yang wujud antara satu sama lain dan kemuafakatan antara rakyat. Asertif a. b.

Membina dan memupuk perhubungan antara anda dengan orang lain; dan Kepercayaan atau saling mempercayai antara satu dengan yang lain.

Laras bahasa tulisan yang sesuai boleh dianggap sebagai gaya atau cara penggunaan sesuatu bahasa dalam penulisan. Sesuatu laras bermaksud variasi yang ada pada tiap-tiap penulis. Laras bahasa tulisan biasanya berubah-ubah mengikut situasi. Ciri-ciri laras bahasa tulisan yang penting adalah: a. b. c. perbendaharaan kata susunan ayat frasa yang digunakan

Bagi komunikasi lisan sahaja, terdapat tiga kelakuan atau tindakan yang dapat dikenal pasti, iaitu: a. Pasif kelakuan (tindakan, iaitu anda tidak berdiri untuk menegakkan hak dan pandangan Asertif adalah kelakuan anda) atau tindakan seseorang b. Agresif kelakuan (tindakan dalam menyatakan agresif yang kadangkala disalah perasaan, pandangan dan anggap sebagai asertif) hak secara jelas serta tegas c. Asertif kelakuan (orang yang tanpa mengganggu yakin pada diri dan jelas akan hak, perasaan atau hak orang biasanya mempunyai kelakuan lain. asertif)

Sesuatu laras tertentu digunakan bagi keadaan atau situasi tertentu.. Dengan memilih laras yang tidak sama bagi situasi yang berlainan, anggota sesuatu masyarakat dapat menunjukkan mereka sedar akan situasi-situasi sosial berlainan yang wujud di sekitar mereka (Adenan Ayob, 2009). Oleh itu, laras merupakan penggunaan bahasa yang tidak membabitkan sebarang bidang ilmu atau konteks yang khusus. Ini biasanya digunakan dalam urusan seharian.

Ada yang tertinggal setelah terbenam mentari.

Sofie@OUM2008-2012
3.3.2 KAEDAH MENULIS SURAT KEPADA BADAN-BADAN KERAJAAN DAN SWASTA Tatasusila adalah amat penting dalam apa jua komunikasi. Lebihlebih lagi jikalau komunikasi itu adalah dengan badan-badan kerajaan dan swasta. Untuk makluman anda, terdapat tiga jenis surat yang biasa digunakan oleh semua iaitu: a. b. c. a. Surat rasmi Surat tidak rasmi; dan Memo. Format Definisi dan Jenis-jenis Surat Rasmi Ciri-ciri Surat Rasmi dari Segi Format dan Kaedah Peraturanperaturan a. b. c. d. e. f. g. h. a. b. c. d. e. f. g. h. a. 3.3.3 Prinsip-prinsip Penulisan Surat Rasmi Jika anda tidak begitu jelas akan prinsip-prinsip penulisan surat rasmi, Jadual 3.4 menyenaraikan prinsip-prinsip tersebut. Jadual 3.4: Prinsip-prinsip Penulisan Surat Rasmi Prinsip-prinsip Prinsip Isi

Ciri-ciri Pengenalan pengirim dan penerima; Rujukan fail (pengirim/penerima) dan tarikh; Ada tajuk surat; Ada isi surat (satu perkara sahaja); Ada akhir surat (harapan, nama pengirim, jawatan); Identation jarak tepi permulaan penulisan; Jarak perenggan; dan Jarak baris. Rujukan dan tarikh (kanan/kiri); Penulisan tarikh (28 Julai 2009); Alamat dan poskod; Ada sistem nombor (kecuali bukan untuk berhubung); Untuk perhatian (u.p.); Melalui (jika perlu); Salinan (jika perlu); dan Pendraf/penaip (jika perlu). Ganti nama i. Ganti nama pertama ii. Ganti nama kedua iii. Ganti nama ketiga Wacana Laras bahasa Pengenalan i. Pengirim ii. Penerima Isi Surat i. Perkara ii. Pengenalan/isi iii. Isi utama/sokongan Penutup i. Harapan ii. Akhir kata iii. Slogan iv. Ungkapan kesetiaan/pengakuan v. Tandatangan

Betul

Surat rasmi adalah alat komunikasi bertulis yang ditulis kepada jabatan-jabatan kerajaan, badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi antara satu dengan yang lain. Kaedah Menulis

Ejaan Tatabahasa Laras bahasa (penggunaan ganti nama dan gelaran) Data Fakta Maklumat Wacana Format Teknik Tujuan Perkara/tajuk/mesej Prosedur/penulisan/protokol Struktur penulisan Pengirim (nama jabatan, alamat dan perhubungan) Rujukan fail dan tarikh Sulit/Berdaftar/Dengan Tangan Penerima (jawatan, alamat dan poskod) Untuk perhatian (u.p.) Melalui Rujukan kehorma Tajuk Keselarasan rujukan kehormat Pengenalan isi utama Isi utama/Isi sokongan Harapan Pengakuan/Pengakuan kesetiaan Tandatangan/nama/ jawatan/bagi pihak (b.p.) Slogan (tetap/sementara) Salinan kepada (s.k.)

Jelas

Pengguna an Bahasa yang Khusus

b. c. a. b.

Pengenalan

Struktur b. Ciri-ciri surat rasmi kepada kerajaan dan swasta adalah berdasarkan kepada peraturan-peraturan tertentu, iaitu dari segi format, kaedah, penggunaan bahasa dan struktur.

c.

Isi Surat

Akhir Surat

Ada yang tertinggal setelah terbenam mentari.

Sofie@OUM2008-2012

Ringkas dan Padat Initial (huruf ringkas) pendraf dan penaip Ayat mudah Pengolahan (urutan logik) Penggunaan huruf potong atau akronim Sistem nombor Terus kepada mesej Tidak ada pembaziran perkataan Data utama dan data sokongan Spesifikasi yang terperinci Maklumat yang lengkap (data dan fakta) Rasional/justifikasi Konstruktif Diplomasi Wacana hormat Wacana rujukan Wacana harapan Wacana antisipasi Wacana penutup

Lengkap

Bersopan Santun dan Hormat

3.4 KESILAPAN-KESILAPAN DALAM KOMUNIKASI LISAN DAN TULISAN Kesilapan yang sering kita buat atau lihat a. Penggunaan Kata; i. Kata Jamak; ii. Kata Sendi; iii. Kata Ganti; dan iv. Kata Pemeri. Penggunaan Imbuhan; dan Pembinaan Ayat. Untuk bahagian ini saya yakin, rakan2 boleh mengulas sendiri.

b. c.

Kita rehat sekejap sebelum masuk Topik 4

Ada yang tertinggal setelah terbenam mentari.