BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DENGAN CEK

a. Deskripsi kegiatan Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan mengguanakan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlahnya relative kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu diantaradua sistem: fluctuating-fund-balance system dan imprest system. Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini: 1. Dengan digunakannya cek atas nama, pengelusrsnn cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek. 2. Dilibatkannya pihak luar, dlam hal ini bank, dalam pencacatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. 3. Jika sistem perbankanmengembalikan cancelledcheck kepada check issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran. b. Dokumen yang digunakan 1. Bukti kas keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada Bagian Kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 2. Cek. Dari sudut sistem informasi akuntansi, cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. 3. Permintaan cek (check request). Dokumen in berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. c. Catatan akuntansi yang digunakan

1. Jurnal pengeluaran kas. Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. 2. Register cek. Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal: register bukti kas keluar dan register cek. Tegister bukti kas keluar digunakn untuk mencatat utang yang timbul, sedangkan register cek digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek. d. Fungsi yang terkait 1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (Bagian Utang). 2. Fungsi kas. Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini bertanggung jaawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menggirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur. 3. Fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas: Pencatatan pengeluaaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan. Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 4. Fungsi pemeriksa intern. Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas (cash count) secara periodic dan mencocokan hasil penghituungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening Kas dalam buku besar). e. Jaringan prosedur yang membentuk sistem Sistem akuntannsi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek. Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi pembelian, sistem akuntansi pembelian telah mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung, seperti

surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok di tangan Bagian Utang. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yangmemerlukan permintaan cek. Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi selain dari transaksi pembelian, dokumen-dokumen pendukung seperti kontrak-kontrak pembelian jasa berada di tangan fungsi yang memerlukan jasa tersebut. Prosedur permintaan cek. Dalam prosedur ini fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. Berdasarrkan dokumen pendukung yang dikumpulkan melalui sistem pembelian atau berdasarkan permintaan cek yan diterima oleh fungsi akuntansi (Bagian Utang), dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar, Bagian Utang membuat bukti kas keluar. Prosedurr pembayaran kas. Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar. Prosedur pencatatan pengeluaran kas. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas atau register cek. f. Unsur pengendalian intern 1. Semua penerimaan kas harus disetor penuh ke bank pada hari yang sama dengan penerimaan kas atau pada hari kerja berikutnya. 2. Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek. 3. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena jumlahnya kecil) dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan imprest system. g. Penjelasan unsur pengendalian intern 1. Organisasi Fungsi penyimpanan kas harus teroisah dari fungsi akuntansi. Unsure sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi penyimpanan, agar data akuntansi yang dicatat dalam catatan akuntansi dijamin keandalannya. Transaksi pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain. Unsur sistem

pengendalian intern mengharuskan pelaksanaan setiap transaksi oleh lebih dari fungsi agar tercipta adanya internal check. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan atas bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan. Penggunaan rekening Koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi yang tidak terrlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan Imprest System. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan. Kas yang ada di tangan (cash in safe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian. Kasir diasuransikan (filedity bond insurance). Kasir dilengkapi dengan alatalat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, dan Strong Room). Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kasa.

2.2 SISTEM DANA KAS KECIL

a. Deskripsi kegiatan Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengelluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara: (1) sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance system) dan (2) imprest system. Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: 1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. 2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi. 3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu. Dalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecildilakukan sebagai berikut: 1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. 2. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening dana kas kecil). 3. Pengisian kemballi dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. b. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah: 1. Bukti kas keluar 2. Cek 3. Permintaan pengeluaran kas kecil 4. Bukti pengeluaran kas kecil 5. Permintaan pengisian kembali kas kecil c. Catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah: 1. Jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal). Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatata

pengeluaran kas dalam pembentukan dana kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. 2. Register cek (check register). Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. 3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil. Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan dana kas khusus. d. Fungsi yang terkait 1. Fungsi kas. Fungsi ini beertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepad apemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. 2. Fungsi akuntansi. Bertanggung jawab atas: 1) Pencatatan pengeluaran kas kecil 2) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil 3) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil 4) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal

pengeluaran dana kas kecil 5) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut 3. Fungsi pemegang dana kas kecil. Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. 4. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai. 5. Fungsi pemeriksa intern. Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodic dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas.

BAB III DESKRIPSI OBJEK PENELITIAN 3.1 objek yang menjadi sasaran: Nama koperasi Lokasi : KUD MANDALA : JL.Raya Salopa No.235 Desa Kawitan Kecamatan Salopa Kabupaten Tasik Malaya Jawa Barat Badan hukum : No.5575/BH/PAD/KWK-10/IV/96 Tanggal 25 April 1996 3.2 sejarah koperasi unit desa Mandala Sejarah perkembangan KUD Mandala, awalnya hanya perkumpulan petani yang ingin mendirikan BUD (badan usaha desa) pada tanggal 20 Februari 1973, badan hokum No.5575/BH/DK-10/23. Pada tanggal 10 Februari 1988 bertempat di SD Salopa 2 dilaksanakan RAT (rapat anggota tahunan) dengan hasil perngurus baru dan berganti nama dari BUD menjadi KKUD (kredit untuk koperasi unit desa). Seiring dengan perkembangan jaman KKUDpun disempurnakan menjadi KUD sekaligus diadakan RAK (rapt anggota khusus). Perubahan KUD Mandala yang dilaksanakan pada tanggal 15 Februari 1996 yang sesuai dengan anggaran dasar koperasi pasal 13 ayat 5 dan selanjutnya berpedoman pada UU no.25 tahun 1992 tentang perkoperasian dan peraturanperaturan pelaksanaannya.

3.3 Struktur organisasi KUD Mandala

RAPAT ANGGOTA

PANGURUS

PENGAWAS

KETUA

KETUA

SEKRETARIS

ANGGOTA

BENDAHARA

ANGGOTA

MANAJER

USP

WASERDA

LISTRIK

BAGIAN KEUANGAN

UNIT ANGKUTAN

Tugas pengawas: mengawasi jalannya koperasi atau untuk menjaga agar kegiatan yang dilakukan yang dilakukan oleh koperasi sesuai dengan idiologi AD/ART koperasi dan keputusan rapat anggota.

Tugas pengurus koperasi: memimpin koperasi dan usaha koperasi atau mengelola koperasi sesuai keputusan RAT. Tugas manajer: mengendalikan kinerja karyawan dari tiap-tiap unit Tugas karyawan dan bagian unit-unit sesuai dengan bidang ataupun porsinya masing-masing.

3.4 Unit atau usaha yang terdapat di KUD Mandala 1) Unit simpan pinjam yaitu kegiatan yang paling utama di KUD Mandala yang meliputi kegiatan menampung dan menyalurkan dana dari dan pada anggota. 2) Unit waserda meliputi: Menyediakan barang kebutuhan umum sesuai kemampuan koperasi untuk anggota maupun non anggota. Menjalin kemitraan usaha dengan pihak yang bisa mendatangkan keuntungan. 3) Unit listrik kegiatannya meliputi: Kegiatan membaca KWH Pelayanan penjualan rekening Mengatasi gangguan kecil 4) Usaha lain-lain: Menjalin mitra kerja/agen dengan pikiran rakyat dan priangan Menyewakan lahan kepada lemona Menyewakan kendaraan dinas Mitra kerja dengan Telkom (bidang telekomunikasi) 3.5 Sumber dana KUD Mandala 1. Konvensional a) Simpanan pokok b) Simpanan wajib c) Simpanan manasuka atau sukarela 2. Pinjaman dana dari bank Jabar 3. Dana sosial 3.6 Pengawasan intern Unsur sistem pengendalian intern: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekeyaan, pendapatann dan biaya. Dalam organisasi, setiap

trensaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, pembagian tenggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. 4. Karyawan yang mmutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Begitu juga di KUD Mandala sudah adanya pencatatan yang sesuai dengan prosedur yang selayaknya serta adanya pemisahan antara fungsi akuntansi dengan bendahara sehingga kecurangan dapat di hindari.

3.7 Prosedur dokumen pengeluaran kas Bagian kas

mulai 2

bagian akuntansi
3

Bagian bendahara
4

PPU
Menerima permohonan pinjaman

BPK

BPK

dibukukan n Mengisi FPK dan otorisasi

Mencairkan dana

Mengisi PPU

3 2

selesai

Meminta rekomendasi ke komdes

BPK

3 dibukukan 2

3 1

2 PPU 2

222 22

3 2

Keterangan: Alir pengeluaran kas unit simpan pinjam 1. Anggota mengajukan permohonan pinjaman uang 2. Pihak KUD Mandala memperoleh informasi mengenai anggota yang akan mengajukan permohonan pinjaman dari komdes (komisaris desa) sebagai bahan pertimbangan, apakah permohonan pinjaman akan dikabulkan atau tidak. 3. Apabila permohonan pinjaman dikabulkan, maka permohonan pinjaman akan disetujui oleh ketua KUD Mandala dan ditandatangani oleh pihak terkait. 4. Pengeluaran kas/realisasi permohonan pinjaman dikabulkan setelah melalui langkah-langkah diatas.