SOP Kesekretariatan Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Padjadjaran 2011 1. SOP Surat-menyurat 1.

1 Nomorisasi a. Setiap kementerian dalam jajaran kepengurusan Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Padjadjaran (selanjutnya disebut BEM Kema FE Unpad 2011) memiliki nomor surat sebagai berikut: No_urut/kode_kementerian/BEM-KMFE/UNPAD/bulan_dalam_romawi/tahun No_urut tergantung pada urutan surat tersebut dikeluarkan oleh kementerian yang bersangkutan dan terdiri atas 3 angka. b. Nomorisasi surat keluar dibuat berdasarkan kebutuhan dikeluarannya surat (perihal / hal). Contoh: Kementerian Jaringan Lembaga mengeluarkan undangan untuk Lembaga

Kemahasiswaan untuk hadir dalam satu acara yang sama, maka nomor yang digunakan hanya satu nomor saja, tidak sebanyak undangan yang disebarkan. c. Kode kementerian yang dimaksud adalah sebagai berikut: Kementerian Keuangan Perdagangan Internal Kaderisasi Komunikasi dan Informatika (Kominfo) Sosial Kesejahteraan Mahasiwa (Soskesma) Pengembangan Sumber Daya Mahasiswa (PSDM) Olahraga dan Kesenian Mahasiswa (Orkesama) Jaringan Lembaga (Jarlem) Relasi Alumni dan Perusahaan (RAP) Kajian Ekonomi (Kajek) Kode KEU DAG INT KADR KI SOSKE KADR OKM JAR RAP KAJ

Non Kementerian Pimpinan Kabinet Sekretaris Kabinet Internal Audit

Kode PIMKAB SEKAB IA

Contoh: Kementerian Internal mengeluarkan surat ke-9 pada Agustus 2011, maka nomor suratnya adalah sebagai berikut: 009/INT/BEM-KMFE/ UNPAD/VIII/2011 d. Untuk kepanitiaan yang membutuhkan nomor surat tersendiri, dapat menggunakan nomor surat sebagai berikut: No_urut/nama_kegiatan/kementerian/BEM-KMFE/UNPAD/tahun No urut tidak dipengaruhi oleh nomor urut surat dalam kementerian tersebut, dengan kata lain, kepanitiaan memiliki nomor surat sendiri. Bulan tidak perlu dicantumkan mengingat biasanya membutuhkan waktu lebih dari satu bulan. Kepanitiaan dapat dikatakan membutuhkan nomor surat tersendiri jika: Surat yang akan dikeluarkan diperkirakan dalam jumlah yang sangat banyak dengan nomor yang berbeda-beda, dan/atau Panitia banyak berhubungan dengan pihak eksternal yang mengharuskan panitia mencantumkan identitas kepanitiaan di setiap suratnya, dan/atau Hal-hal lain yang menjadi pertimbangan panitia dan diperbolehkan oleh kementerian yang bersangkutan Contoh: Kementerian Kaderisasi mengadakan P5 dan membutuhkan nomor surat tersendiri mengingat banyaknya surat yang akan dikeluarkan oleh kepanitiaan. No surat ke39 P5 adalah sebagai berikut: 039/P5/KADR/BEM-KMFE/UNPAD/2011

1.2. Pengarsipan a. Setiap surat masuk diterima dan diarsipkan oleh Sekretaris Kabinet BEM Kema FE Unpad (selanjutnya disebut Sekab), kemudian dibuat rangkap atau memo yang menggantikan surat tersebut dan akan ditujukan kepada kementerian yang dimaksud dalam surat tersebut b. Setiap surat keluar yang dibuat oleh setiap kementerian wajib dibuat rangkapnya dalam bentuk hardcopy untuk kemudian diarsipkan dan diserahkan kepada Sekab beserta daftarnya setiap awal bulan pada waktu yang ditentukan kemudian 1.3. Tata Tertib Surat a. Surat keluar harus menggunakan kertas standar yang telah disediakan. Tidak diperkenankan membuat KOP surat sendiri.

Ket: Nama Acara menggunakan huruf capital

1.4. Legalisasi dan Pengesahan a. Pengesahan surat keluar dilakukan oleh Presiden BEM Kema FE Unpad 2011, dengan format sebagai berikut: Menyetujui, Presiden BEM Kema FE Unpad 2011

Deden Amwar NPM. 120210080152

b. Apabila Presiden BEM Kema FE Unpad 2011 berhalangan, maka pengesahan surat keluar dilakukan oleh Wakil Presiden BEM Kema FE Unpad 2011, dengan format sebagai berikut: Menyetujui, a.n. Presiden BEM Kema FE Unpad 2011 Wakil Presiden BEM Kema FE Unpad 2011

Nurul Ihsan NPM. 120310080015

c. Apabila Presiden dan Wakil Presiden BEM Kema FE Unpad 2011 berhalangan, maka pengesahan surat keluar dilakukan oleh Koordinator Sekretaris Kabinet BEM Kema FE Unpad 2011, dengan format sebagai berikut :

Menyetujui, a.n. Presiden BEM Kema FE Unpad 2011 Koordinator Sekretaris Kabinet BEM Kema FE Unpad 2011

Dwi Ayuningtyas NPM. 120310080182

d. Semua surat keluar wajib disahkan oleh Presiden atau a.n. Presiden dan dilegalisasi cap BEM Kema FE Unpad 2011 e. Legalisasi dilakukan oleh Sekretaris Kabinet BEM Kema FE Unpad 2011 di Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) FE Unpad, setiap hari Senin-Jumat pukul 09.00-15.00 WIB atau dengan seizin Sekab.

2. SOP Pengajuan Program Kerja Kementerian 2.1. Program Kerja Dalam pengajuan program kerja, kementerian harus mengklasifikasikan program kerjanya ke dalam program kerja, proyek kerja, dan/atau incidental. a. Program kerja adalah kegiatan yang dilaksanakan kementerian secara terus-menerus atau rutin (lebih dari sekali dalam satu periode kepengurusan). b. Proyek kerja adalah kegiatan yang dilaksanakan kementerian tidak secara terus-menerus. c. Incidental adalah kegiatan yang dilaksanakan kementerian secara mendadak dikarenakan permintaan / pengajuan pihak eksternal FE Unpad dan urgensi kepentingan. 2.2. Proposal Pengajuan Program Kerja Pengajuan program kerja kementerian dilakukan di awal kepengurusan oleh setiap kementerian dalam bentuk proposal pengajuan program kerja dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Diketik dengan menggunakan font huruf Times New Roman berukuran 12 dengan spasi 1,5 di kertas berukuran A4 dengan margin normal (1 inci di setiap sisi) dengan format judul terlampir. b. Diserahkan kepada Sekab dalam bentuk softcopy melalui email sekab@bemfeunpad.com pada waktu yang ditentukan kemudian. c. Disusun dengan template sebagai berikut: Nama program kerja Tujuan Jenis (program/proyek/incidental) Penanggung jawab Partner sinergi (bekerja sama dengan kementerian mana)* Konsep Waktu Sasaran Parameter keberhasilan o Kuantitatif o Kualitatif Estimasi Anggaran

*Jika melakukan kerja sama 3. SOP Proposal Kegiatan a. Format proposal kegiatan yang sifatnya internal diatur standar pembuatannya dalam bentuk template proposal kegiatan dan terpisah dari SOP, sedangkan untuk proposal kegiatan yang sifatnya eksternal tidak diatur dalam SOP ini, mengingat kebutuhan setiap kementerian akan proposal kegiatan eksternal sangat variatif. Proposal kegiatan internal diketik dengan menggunakan font huruf Times New Roman berukuran 12 dengan spasi 1,5 di kertas berukuran A4 dengan margin normal (1 inci di setiap sisi) dan ketentuan halaman judul terlampir. Proposal kegiatan internal

dijilid mika bening untuk judul dan dibelakang dengan kertas buffalo warna kuning Proposal kegiatan (eksternal dan internal) diserahkan maksimal 1 (satu) bulan sebelum kegiatan dilaksanakan. Waktu revisi maksimum adalah H-27 sebelum pelaksanaan kegiatan. Pengecualian untuk proposal kegiatan incidental yang akan ditentukan sesuai dengan kesepakatan bersama panitia b. Proposal kegiatan yang akan diajukan ke Dekanat FE Unpad wajib mencantumkan hasil publikasi kegiatan di Website FE Unpad dalam bentuk print screen. Kementerian harap langsung berkoordinasi dengan Kementerian Kominfo BEM Kema FE Unpad 2011. Proposal kegiatan yang akan disahkan oleh Pembantu Dekan III FE Unpad sebelumnya harus mendapat pengesahan berupa paraf dari staf Pembantu Dekan III FE Unpad. c. Setiap proposal kegiatan wajib mendapatkan pengesahan dari Presiden BEM Kema FE Unpad 2011. Dengan mekanisme sebagai berikut:

Menyetujui, Presiden BEM Kema FE Unpad 2011

Ketua Pelaksana Nama Kegiatan

Deden Amwar NPM. 120210080152 Mengetahui, Pembantu Dekan III Fakultas Ekonomi Universitas Padjadjaran

Nama Lengkap NPM.

Popy Rufaidah, S.E., M.B.A., Ph.D. NIP. 19670807 199203 2 003

Proposal kegiatan yang akan disahkan oleh Presiden BEM Kema FE Unpad 2011 diserahkan melalui Sekab dalam bentuk hardcopy dan softcopy (dikirim ke email Sekab) untuk kemudian diperiksa dan dilegalisasi dengan bukti memo tidak tertulis ke Presiden BEM Kema FE Unpad 2011. Pada saat mengirimkan proposal kegiatan yang hendak diperiksa, harap memberitahukan ke penanggung jawab sekretaris bidang masing-masing dan memberikan kontak yang bisa dihubungi.

Proposal kegiatan yang sudah dilegalisasi sepenuhnya wajib untuk dibuat arsipnya oleh masing-masing kementerian pada file box yang telah disediakan

Panitia maupun kementerian TIDAK DIPERBOLEHKAN menggunakan tanda tangan palsu (scan, photocopy, dsb.) Presiden BEM Kema FE Unpad 2011 sebelum mendapat persetujuan Sekab dan Presiden BEM Kema FE Unpad 2011.

4. SOP Laporan Pertanggungjawaban Laporan Pertanggungjawaban (selanjutnya disebut LPJ) disusun oleh kementerian dimana program kerja dilaksanakan. Menteri, Sekretaris Kementerian dan/atau Sekretaris Kepanitiaan BEM Kema FE Unpad 2011 bertanggung jawab atas penyusunan LPJ. a. Mekanisme LPJ disusun segera setelah program kerja selesai dilaksanakan LPJ diserahkan kepada Sekretaris Kabinet BEM Kema FE Unpad 2011 dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang dikirim melalui email ke sekab@bemfeunpad.com lalu dibuat rangkapnya dalam bentuk hardcopy yang sudah dilegalisasi untuk diserahkan kepada Dekanat FE Unpad LPJ baik hardcopy maupun softcopy diserahkan selambat-lambatnya H+14 (tidak termasuk tanggal merah dan hari Minggu) setelah tanggal pelaksanaan program kerja. Waktu revisi maksimum adalah 3 hari setelah batas akhir pengumpulan LPJ (H+17) Khusus untuk LPJ Menteri dan Pimkab BEM Kema FE Unpad 2011 dikumpulkan setiap akhir periode kepengurusan dengan waktu yang ditentukan kemudian b. Format 1) Diketik dengan menggunakan font huruf Times New Roman berukuran 12 dengan spasi 1,5 di kertas berukuran A4 dengan margin normal (1 inci di setiap sisi) dan ketentuan

halaman judul terlampir. LPJ dijilid mika bening untuk judul dan dibelakang dengan kertas buffalo warna kuning.

2) A. Susunan LPJ program kerja adalah sebagai berikut: Judul Kata Pengantar Pendahuluan Laporan Program Kerja: o Nama o Tujuan o Jenis o Penanggung jawab o Konsep o Waktu o Sasaran o Tingkat keberhasilan Kualitatif Kuantitatif o Realisasi Anggaran Laporan Kinerja Panitia o Susunan Panitia o Job Description o Pelaksanaan kinerja (pra event dan event) o Deskripsi rencana acara o Aktualisasi rencana acara o Hambatan tiap divisi o Solusi o Saran o Kesimpulan Penutup

Lembar pengesahan, formatnya adalah sebagai berikut:

Ketua Pelaksana Nama Kegiatan

Sekretaris Panitia Nama Kegiatan

Nama Lengkap NPM.

Nama Lengkap NPM.

Mengetahui, Presiden BEM Kema FE Unpad 2011

Menyetujui, Menteri (Nama kementerian) BEM Kema FE Unpad 2011

Deden Amwar NPM. 120210080152 Lampiran o Daftar Surat Masuk (no. surat, tanggal, asal, perihal) o Daftar Surat Keluar (no. surat, tanggal, tujuan, perihal) o Lain-lain (proposal, daftar hadir, dokumentasi, dll)

Nama Lengkap NPM.

B. Susunan LPJ Menteri BEM Kema FE Unpad 2011 adalah sebagai berikut: Judul Pendahuluan Visi kementerian Misi Kementerian

Job description kementerian Perencanaan o Struktur kementerian o Program kerja

Pelaksanaan o Hambatan o Solusi o Saran

Rekomendasi Penutup

C. Susunan LPJ Pimkab BEM Kema FE Unpad 2011 adalah sebagai berikut: Judul Pendahuluan Perencanaan o Peran o Job description Pelaksanaan o Pencapaian o Hambatan o Solusi o Saran Rekomendasi Penutup

5. SOP Sertifikat a. Sertifikat yang dibuat harus mencantumkan: o Logo Universitas Padjadjaran dan logo BEM Kema FE Unpad 2011 o Nama Kementerian dimana program/proyek/incidental kerja dilaksanakan o Tulisan BEM Kema FE Unpad 2011 Kabinet Produktif o Nama dan tanggal pelaksanaan kegiatan

o Pengesahan dari ketua panitia, Presiden BEM Kema FE Unpad 2011, dan Dekan/Pembantu Dekan III FE Unpad beserta legalisasi dengan menggunakan cap masing-masing instansi yang terkait b. Sertifikat yang akan disahkan oleh Presiden BEM Kema FE Unpad 2011 harus terlebih dahulu diperiksa oleh Sekab dalam bentuk draft atau softcopy c. Panitia maupun kementerian TIDAK DIPERBOLEHKAN menggunakan tanda tangan palsu (scan, photocopy, dsb.) Presiden BEM Kema FE Unpad 2011 sebelum mendapat persetujuan Sekab dan Presiden BEM Kema FE Unpad 2011. d. Legalisasi dilakukan oleh Sekretaris Kabinet BEM Kema FE Unpad 2011 di Ruang Kegiatan Mahasiswa (RKM) FE Unpad, setiap hari Senin-Jumat pukul 09.00-15.00 WIB atau dengan seizin Sekab. e. Sertifikat harus sudah dicetak dan dibagikan H+30 setelah kegiatan berlangsung dengan menaati peraturan di atas.

6. SOP Notulensi a. Setiap kementerian akan diberikan notulensi yang akan diserahkan kepada Sekretaris Kementerian. b. Notulensi wajib dikumpulkan kepada Sekab setiap 1 (satu bulan) sekali pada waktu yang ditentukan kemudian, untuk diperiksa konsistensi pelaksanaan dan hasil rapatnya. c. Notulensi mencakup notulensi rapat rutin kementerian dan kepanitiaan, serta kegiatan internalisasi. d. Apabila notulensi sudah terisi penuh, harap segera mengabarkan ke Sekab untuk diberikan yang baru.

Penjelasan Umum SOP Keskretariatan Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Padjadjaran 2011

1. Revisi surat, proposal pengajuan program kerja kementerian, proposal kegiatan, laporan pertanggungjawaban dan sertifikat dilakukan jika terdapat ketidaksesuaian isi dengan SOP dan/atau EYD Bahasa Indonesia yang berlaku. 2. Pengarsipan surat keluar, proposal, dan LPJ kementerian dalam bentuk hardcopy pada file box yang telah disediakan. 3. Menteri dan Sekretaris Kementerian BEM Kema FE Unpad 2011 wajib mengikuti sosialisasi SOP Kesekretariatan, pelatihan proposal dan surat pada waktu yang ditentukan kemudian. Apabila ada Menteri dan Sekretaris Kementerian BEM Kema FE Unpad 2011 yang tidak dapat hadir dengan alasan yang disetujui, maka akan diberika pelatihan susulan oleh penanggung jawab Sekab masing-masing bidang. 4. Segala bentuk pemalsuan tanda tangan tanpa persetujuan dari pihak yang bersangkutan pada segala dokumen yang disertai bukti dan/atau saksi, akan ditindaklanjuti melalui mekanisme sidang yang dilakukan oleh Pimpinan Kabinet BEM Kema FE Unpad 2011 (selanjutnya disebut Pimkab). 5. Keterlambatan penyerahan proposal kegiatan dan pengumpulan LPJ akan dikenakan sanksi denda sebesar Rp10.000 (sepuluh ribu rupiah) per hari, sedangkan untuk keterlambatan sertifikat dikenakan denda Rp. 5.000 (lima ribu rupiah) per hari. Denda dibayarkan kepada Menteri Keuangan BEM Kema FE Unpad 2011. Denda tidak berlaku selama masa revisi. 6. Apabila sampai batas waktu pengajuan Rencana Anggaran Bersama (RAB) selanjutnya denda belum dibayarkan, maka akan langsung dipotong dari pengajuan anggaran proker kepanitiaan ke Menteri Keuangan BEM Kema FE Unpad 2011.

Lampiran PROPOSAL PENGAJUAN PROGRAM KERJA (KEMENTERIAN .........)

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS PADJADJARAN 2011

KABINET PRODUKTIF

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (NAMA ACARA)

(KEMENTERIAN..........) BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS PADJADJARAN 2011 KABINET PRODUKTIF

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

(MENTERI/PIMKAB) BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS PADJADJARAN 2011 KABINET PRODUKTIF