KOMUNIKASI BISNIS SEDERHANA UNTUK WIRAUSAHA

Materi Kuliah KEWIRAUSAHAAN

 Komunikasi bisnis : komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis,mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal. Tujuan komunikasi bisnis :
untuk membentuk kesan, meningkatkan produktifitas, baik organisasi maupun diri sendiri. Sehingga kemampuan berkomunikasi dapat menentukan kesuksesan anda.

Bentuk Dasar Komunikasi

Komunikasi Verbal Komunikasi Nonverbal Pentingnya Komunikasi Nonverbal Tujuan Komunikasi Nonverbal

Komunikasi verbal

Menyusun kata-kata dalam suatu pola yang memiliki arti/makna, baik lisan maupun tulisan Memiliki struktur yang teratur dan teroganisasi dengan baik Penyampaian pesan-pesan bisnis dilakukan secara lisan dan tulisan, dan penerimaan pesan-pesan bisnis dapat dilakukan melalui bacaan dan pendengaran

Lisan : Presentasi proposal, Briefing/meeting, melakukan wawancara kerja. Tulisan : Membuat dan mengirim berbagai jenis surat bisnis, Membuat laporan bisnis, membuat dan mengirim berbagai jenis bahan publisitas.

Manusia menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat komunikasi Lambang non verbal lebih banyak digunakan manusia daripada lambang verbal ( 70%) Sifatnya kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari

Komunikasi non verbal

Paralanguage

bentuk Lisan : tempo bicara, intonasi, aksen, tinggi rendah suara, logat, kata-kata yang sering dipakai bentuk Tertulis : tanda baca, bentuk tulisan, penggunaan huruf besar dan kecil, tinta yang dipakai, cara mengetik, cara menggunakan kertas, dan cara menulis/format.

 Penampilan Gesture/Kinesic : Gerakan tubuh seluruhnya yang menunjukkan nilai-nilai yang kita anut ( warisan, discovery/ditemukan sendiri, ditiru dari orang lain, dan dari pelatihan atau training. Haptics : Sentuhan/rabaan, relevan bagi pertumbuhan manusia, dan pemberian makna tergantung budaya, serta memiliki arti tingkat kedekatan hubungan, sifat, keintiman, posisi antara satu dengan yang lain. Space : Penggunaan jarak ketika berbicara. Berfungsi untuk mengarahkan kita bagaimana kita bertingkah laku, memberikan nilai-nilai simbiolik, dan mengatur interaksi. Chronemics : Penggunaan waktu dan memiliki makna yaitu mempengaruhi dan merupakan sesuatu.

Komunikasi Non Verbal : untuk menyampaikan perasaan dan emosi, mendeteksi kecurangan atau kejujuran, dan sifatnya yang efisien Relevansi komunikasi ini dalam dunia bisnis:

Dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang, Seorang manajer harus dapat menjadi komunikator yang baik ; mampu mengelola pesan (bagaimana, kapan, dan kepada siapa menyampaikan pesan-pesan bisnis) dan dapat membaca pesan non verbal yang disampaikan orang lain, serta dapat menafsirkan maksud dan sikap mereka secara lebih akurat dan lebih tepat.

Proses Komunikasi
Pengirim mempunyai ide/gagasan Pengirim mengubah ide menjadi pesan Pengirim menyampaikan pesan Penerima menerima pesan Penerima menafsirkan pesan Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

ROLE PLAY

Munculnya Kesalahpahaman
Masalah dalam mengembangkan pesan Masalah dalam menyampaikan pesan Masalah dalam menerima pesan Masalah dalam menafsirkan pesan
Beda latar belakang Perbedaan penafsiran kata Perbedaan reaksi emosional Tiga hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi efektif

1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati 2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi 3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dengan si penerima pesan

DIRECT REQUEST
Organisasi Direct Request
Pembukaan Penjelasan rinci Penutup

Permintaan Informasi Rutin

Permintaan di dalam organisasi Permintaan di luar organisasi

Menulis Direct Request untuk Aduan

Jelaskan masalah secara rinci Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian Usahakan nada surat tidak marah atau emosional Permintaan tindakan khusus

Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi

Surat undangan
Ide pokok Penjelasan rinci Penutup

Surat pesanan dan reservasi

Pernyataan rinci apa yang dipesan (kuantitas, ukuran, warna, harga, lokasi pemesan, tanggal kirim, dan sebagainya) Cara pengiriman Cara pembayaran

Permintaan Kredit
Mengisi formulir Sertakan berbagai data pendukung yang penting
Kartu tanda pengenal Laporan keuangan tahun terakhir Data pendukung lain Surat permohonan kredit

Penulisan Permintaan Rutin dan Pesan-pesan Positif

Pendekatan Langsung
Keunggulan
Meningkatkan pemahaman secara komprehensif ketika pertama kali membaca suatu pesan Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah Anda lakukan Menghemat waktu bagi audiens

Kelemahan

Faktor kebiasaan: orang cenderung menyampaikan pesan berdasarkan cara berpikirnya Kesulitan mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok pembahasan

Strategi Permintaan Rutin

Mulai dengan pernyataan ide pokok Penjelasan yang lebih rinci mengenai permintaan Anda Perlu disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca Bagian akhir: kemukakan pernyataan yang ramah Tambahkan informasi kontak

Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

Ide pokok yang jelas Penjelasan rinci Penutup surat

Pesan-pesan Good News dan Goodwill

Good news tentang pekerjaan Good news tentang produk Pesan-pesan goodwill

Menulis Jawaban Positif

Surat konfirmasi pesanan Menjawab permintaan informasi
Menjawab permintaan dengan penjualan potensial Menjawab permintaan tanpa penjualan

Menangani Permintaan Kredit Rutin

Persetujuan kredit Memberikan referensi kredit

Surat Rekomendasi & Pemberitahuan

Bisnis Dosen kepada alumni Pemberitahuan penerimaan kerja