Kuliah 8

Pengelolaan Program (proyek)

Manajemen program adalah; proses pengorganisasian dan penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan dan sasaran yg ditetapkan dalam program/proyek tersebut.

Alur pengelolaan program Manajemen Program

Pencapaian Tujuan dan Sasaran (PHUW)

Startegi pengembangan Pelayanan

Siklus program
Apa yang akan kita lakukan?

Apakah kita telah melakukan hal yang benar/ tepat?

Apakah kita telah melakukannya dengan benar?

Kenapa Perlu fungsi manajemen program ?

Memberikan arah Menghubungkan aksi-aksi dengan tujuan

Kebutuhan pengalokasian sumber daya secara tepat

Kebutuhan monitoring dan evaluasi secara benar

Proses Manajemen Program

Tahap I Memulai Program (1,2,3)

Jelaskan peran & tugas 2 Susun rencana proyek 3 Siapkan rencana

pelaksanaan

penetapan pencapaian tujuan tujuan & & Sasaran sasaran Program program 1 11

Tahap IV Pengawasan program (9,10,11)

Lakukan pemeriksa an akhir 10 Monitor kemajuan & hasil 9 Lakukan pengawasan / pelaksanaan 8
Tahap III Melaksanakan program (7,8)

Tahap II Mengatur sumber Daya (4,5,6)

Susun sistem pengawas an 5

Cari & pilih petugas 6

Siapkan smua sumber daya 7

Beberapa Faktor Penunjang Kesuksesan Sebuah Program

Perencanaan yg serius
Representasi yang cukup memadai dari berbagai kepentingan melalui partisipasi Manajemen yang efisien

Menyelesaikan masalah nyata dari kelompok sasaran Komitmen dari pihakpihak yang terlibat

Keberhasilan Program

Team yang kompeten dan termotivasi

Penerima manfaat teridentifikasi secara jelas (gender & sosialekonomi)

Kapasitas pengorganisasian

Pengalokasian ongkos dan manfaat yang seimbang

Metode pengembangan pelayanan ;Total Quality Management

Integritasi segenap fungsi-fungsi dan prosesproses dalam sebuah organisasi untuk mencapai peningkatan kualitas barang dan jasa secara berkelanjutan. Tujuannya adalah kepuasan pelanggan atau klien Dikembangkan oleh W. Edwards Deming Tahun 1986
(TQM)

Model TQM
Integritasi segenap fungsi-fungsi dan proses-proses dalam sebuah organisasi untuk mencapai peningkatan kualitas barang dan jasa secara berkelanjutan. Tujuannya adalah kepuasan pelanggan atau klien
Peer Review MASUKAN Availability Accessibility Responsibility Relevance

PROSES Productivity Performance

KELUARAN Service Effectiveness

Stakeholders Review

Job Satisfaction

Client Satisfaction

MASUKAN
Masukan adalah karakteristik kelembagaan termasuk sumber-sumber atau sarana dan prasarana yang dimiliki oleh organisasi yang mendukung efektifitas lembaga dalam memberikan pelayanan dan mencapai tujuantujuan organisasi. Ada 4 elemen penting yg perlu diperhatikan dalam mengontrol atau menilai faktor masukan (input) sebuah lembaga

Availability
Apakah stakeholders atau pihak-pihak yang berkepentingan (sponsor,konstituen,klien) menilai bahwa jumlah dan jenis pelayanan yang diberikan lembaga sudah cukup tersedia untuk memenuhi kebutuhan klien dan masyarakat sekitar? Apakah jumlah dan kriteria sarana dan staf organisasi sudah sesuai dengan jenis lembaga?

Accessibility
Apakah lokasi, biaya, dan waktu pelayanan mudah dijangkau oleh klien dan kelompok sasaran? Adakah kelompok-kelompok lain yang potensial menjadi klien lembaga yang tidak dapat memperoleh pelayanan?

Responsiveness:
Apakah prosedur lembaga dan pelayanannya dapat merespon kebutuhan masyarakat dan isuisu publik? Relevance: Apakah jenis dan teknologi pelayanan lembaga sudah sesuai dengan kebutuhan klien?

Proses
Adalah segenap prosedur yang diterapkan lembaga dalam memberikan pelayanan terhadap klien. Dua faktor di bawah ini bisa dijadikan pedoman dalam menilai proses pelayanan lembaga Productivity: apakah sumber-sumber yang dipergunakan untuk mencapai tujuan-tujuan lembaga telah sejalan dengan prinsip efisiensi? Performance: apakah perilaku-perilaku kerja para pegawai lembaga telah sesuai dengan standar profesional?

Keluaran
Adalah karakteristik klien pada saat kasus ditutup atau pada saat lembaga selesai memberikan pelayanan terhadap klien. Kata kunci untuk menilai keluaran lembaga adalah efektifitas pelayanan Service Effectiveness apakah pelayanan yang diberikan lembaga terhadap klien secara kausal berkaitan dengan pencapaian tujuantujuan pelayanan?

Strategi pengembangan program pelayanan

Ada tiga (3) startegi untuk pengembangan pelayanan yakni; Lakukan analisis SWOPA Lakukan Competition Analysis (analisis Kompetisi) Lakukan Stakeholders Analysis (Analisis pemangku kepentingan)

SWOPA
Strengths (kekuatan) Weaknesses (kelemahan) Opportunities (kesempatan) Problems (masalah) Actions (tindakan)

Strengths (kekuatan)
Identifikasi pelayanan, program dan kegiatankegiatan yang diberikan lembaga pada saat ini yang dipandang memenuhi standar profesional Weaknesses (kelemahan) Identifikasi pelayanan, program dan kegiatankegiatan yang diberikan lembaga yang berada di bawah kualitas atau kuantitas sebagaimana telah ditetapkan dalam tujuan

Opportunities (kesempatan)
Identifikasi pelayanan, program dan kegiatankegiatan yang diberikan lembaga yang memiliki potensi atau peluang untuk dikembangkan. Misalnya, dikarenakan tumbuhnya lingkungan yang kondusif; adanya peningkatan permintaan terhadap pelayanan, meningkatnya sumber dana; meningkatnya kemampuan dan minat para pekerja,dsb

Problems (masalah)
Problems (masalah): identifikasi bidang-bidang pelayanan atau kinerja lembaga yang selama ini masih mengecewakan Actions (Tindakan) Identifikasi kegiatan-kegiatan atau perubahanperubahan yang dapat dijadikan dasar dalam membangun kekuatan, memanfaatkan peluang, merespon kelemahan dan mengelola masalah-masalah yang muncul

Competition Analysis (Analisis Kompetisi)

Kegiatan ini melibatkan pertanyaan-pertanyaan terhadap para partisipan yang terlibat dalam proses perencanaan dan perumusan kegiatan-kegiatan lembaga. Pertanyaan dapat pula diajukan terhadap kelompok profesional untuk menentukan bagaimana dan dalam bidang apa saja kompetisi lembaga lain yang mengembangkan pelayanan-pelayanan yang dapat menarik minat klien atau staf lembaga kita? Adakah lembaga lain yang kini sedang mengajukan proposal kegiatan dan pendanaan yang kini sedang dijalankan oleh lembaga kita?

Stakeholders Analysis
Stakeholders adalah individu, kelompok atau organisasiorganisasi yang memiliki kepentingan terhadap lembaga kita. contoh stakeholder internal adalah klien, staf, serikat pekerja, anggota dewan direksi. stakeholders eksternal meliputi asosiasi-asosiasi profesional, para politisi, lembaga lain yang sejenis, lembaga bisnis dan korporasi, surat kabar setempat, kelompok-kelompok masyarakat madani, pembayar pajak, sponsor, bekas klien dan mereka terhadap perubahan-perubahan yang diinginkan pada lembaga kita haruslah diperhatikan secara seksama ( dan dalam tempo yang sesingkat- singkatnya)

SUWUN