KOMUNIKASI

FRIDAWATY RIVAI
TUJUAN
Para peserta
tahu tentang proses komunikasi dan
tujuannya;
dapat mengadakan intervensi untuk
perbaikan proses komunikasi di
lingkungan kerjanya.
MENGAPA?
Jika ditelurusi, semua masalah
manajemen bersumber pada hubungan
antar manusia.
Karena itu, pemcahan semua masalah
manajemen berawal dari pemecahan
masalah komunikasi.

cara memperoleh simpati atau
hubungan yang bermakna

untuk menghubungkan antara pihak
satu dengan lainnya
proses pengiriman & penerimaan pesan antara dua
orang atau lebih secara efektif, sehingga pesan tersebut
dapat dipahami sesuai maksudnya
Komunikasi juga merupakan salah satu kegiatan
yang senantiasa dilakukan dalam organisasi.
Komunikasi yang terjadi bisa tidak mencapai
tujuan yang diinginkan, karena beberapa hal.
Putusnya komunikasi menjadi penyebab umum
kegagalan program perubahan dalam
organisasi. Komunikasi yang efektif dan terbuka
merupakan aset bagi suatu organisasi, terlebih
lagi dalam menghadapi perubahan suatu
organisasi maupun pembentukan organisasi
baru.

Hal yang paling utama bagi seorang anak untuk belajar menjadi
manusia adalah komunikasi baik verbal maupun non verbal
(Ashley Montagu, 1967)




Kurangnya ketrampilan berkomunikasi
menghambat perkembangan kepribadian
(Susan Cyrtis, 1970)



Komunikasi merupakan salah satu
kompetensi utama dalam meniti karir
(1000 eksekutif, 1980)









Mengapa komunikasi penting
dalam organisasi
Prasyarat utama dalam proses organisasi
untuk mencapai tujuan (Perencanaan
Pelaksanaan Penilaian)
Kesalahan komunikasi merupakan akar
dari timbulnya permasalahan dalam
organisasi
TRANSMISSION
ENCODING DECODING
TRANSMISSION
DECODING ENCODING
TUJUAN
HAMBATAN?
PROSES DAN TUJUAN KOMUNIKASI
PROSES DAN TUJUAN KOMUNIKASI
Proses komunikasi proses hubungan
timbal-balik antara pengirim dan penerima
pesan, melalui kegiatan encoding,
transmission, dan decoding.
Tujuan: tercapainya suatu kesepakatan
menuju sesuatu tujuan tertentu.
Hambatan: terutama terletak di dalam diri
pihak yang berkomunikasi.
PROSES KOMUNIKASI
Sumber atau pengirim mengawali komunikasi. Dalam
sebuah organisasi, pengirim dapat berupa seseorang
dengan informasi, kebutuhan, atau keinginan dan
dengan tujuan mengkomunikasikannya kepada satu
atau beberapa orang lain. Sumber harus terampil dalam
berbicara atau menulis.
Penyandian/encoding terjadi ketika pengirim
menterjemahkan informasi untuk dikirimkan menjadi
serangkaian simbol. Penyandian itu perlu karena
informasi hanya dapat dikirimkan dari seseorang dari
seseorang kepada orang lain lewat perwakilan atau
simbol. Pengirim harus berusaha menetapkan arti yang
dipahami bersama dengan penerima, dengan cara
memilih simbol, biasanya dalam bentuk kata atau
gerakan tubuh yang dipercaya oleh pengirim mempunyai
arti yang sama dengan penerimanya.
Saluran adalah media lewat mana pesan itu
berjalan. Saluran dipilih oleh sumber, bentuk
saluran bisa formal atau informal. Contoh
saluran komunikasi adalah berbicara tatap
muka, telepon, surat elektronik, memo, surat,
faxcimile, selebaran, buletin, laporan umum.
Pengartian/decoding adalah proses yang
dilakukan oleh penerima untuk
menginterpretasikan pesan dan
menterjemahkannya ke dalam informasi yang
mengandung arti. Ini adalah proses dua
langkah. Pertama, penerima harus menerima
pesan itu, kemudian mengartikannya.
Penerima adalah orang yang dengan inderanya
menerima pesan dari pengirim. Penerima bisa saja
berjumlah banyak, misalnya sebuah memo dikirimkan
kepada seluruh anggota organisasi, atau bisa saja
jumlahnya satu orang, misalnya jika seseorang
mediskusikan sesuatu secara rahasia kepada seorang
rekan. Seperti halnya sumber, maka penerima harus
terampil dalam membaca atau mendengarkan.
Pengetahuan, siakp, dan latar belakang budaya
seseorang tidak hanya mempengaruhi kemampuan
seseorang untuk menerima, melainkan juga
mempengaruhi kemempuan seseorang untuk mengirim.
Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah
Proses umpan balik. Jika sumber menyandikan
pesan, dan pesan itu dikembalikan ke dalam
sistemnya, kita memperoleh umpan balik.
Umpan balik merupakan pengecekan mengenai
seberapa sukses kita mentransfer pesan kita
seperti yang dimaksudkan semula. Umpan balik
menentukan apakah pesan itu telah dipahami.
Secara sederhana umpan balik merupakan
respon penerima terhadap pesan yang
diterimanya kepada pengirim.

Bila pesan tidak sampai kepada penerima,
maka komunikasi belum terjadi.

JENIS-JENIS KOMUNIKASI
KOMUNIKASI VERBAL
lisan, tertulis, menggunakan lambang bahasa sbg media
KOMUNIKASI NON VERBAL
tidak secara lisan/tertulis, menggunakan simbol,
warna, gerak gerik, ekspresi, dsb.

EFFECTIVE COMMUNICATION
7 % effective
TONE of VOICE is 43 % effective
50 % effective
WORDS are
NON VERBAL clues are
[ body language, emotion of sender
& receiver, other connection
between the people ]

VERBAL COMMUNICATION
7% of the message is likely to
come from the actual words that
are spoken
93% of the message that is
received & understood comes from
Body Language [ 55% ] Tone of Voice [ 38% ]

PESAN YG DISAMPAIKAN SECARA NON VERBAL
gerak tubuh,
postur
tangan, kaki
ekspresi wajah,
gerakan mata

lanjutan . . .
karakteristik
fisik
kebiasaan
menyentuh
Bagaimanakah komunikasi yang efektif ?

Komunikasi yang efektif adalah komunikasi
yang berhasil. Komunikasi dikatakan efektif
bila pesan diterima secara utuh (tepat seperti
yang diharapkan ketika pesan itu disiapkan),
dipahami, dan ditanggapi dengan jelas,
seperti yang dimaksudkan oleh si
komunikator
Kita beranggapan bahwa orang lain
mendengarkan
Diam adalah berkomunikasi. Orang yang
diam bisa berarti dia bingung, sedang
berpikir, sedang menyimak, melamun atau
sekedar bengong

Beberapa asumsi salah dalam berkomunikasi :

Keuntungan Apa Yang Kita Dapat
Jika Kita Berkomunikasi Dengan lebih Efektif ?

1. Menghemat Sumber Daya.
Komunikasi yang buruk membuang-buang waktu
dan uang serta berpengaruh pada sisi moril dan
produktivitas. Sebaliknya, komunikasi yang efektif
menghemat waktu dan uang, serta memiliki
pengaruh yang baik bagi orang lain.
Pernahkah Anda membaca sebuah memo
sebanyak dua kali karena Anda tidak dapat
memahami saat membacanya pertama kali ?
Pernahkah menelepon seorang kolega untuk
mengetahui apakah mereka mengerti apa yang
dikatakan dalam rapat ?
2. Pekerjaan akan dilakukan lebih baik.
Komunikasi efektif berhubungan dengan
kita menyampaikan pesan secara jelas.
Kejelasan ini akan memungkinkan lawan
bicara kita (penerima) melakukan
pekerjaan-pekerjaan tanpa pertanyaan-
pertanyaan yang berlebihan,
kegelisahan, atau praduga.
HAMBATAN KOMUNIKASI
Hambatan dapat terletak pada pengirim
pesan, penerima pesan, susunan pesan,
alat transmisi.
Hambatan utama terletak pada manusia
pengirim dan penerima pesan karena
perbedaan: pendidikan, pengalaman,
kepentingan, yang menghasilkan
perbedaan mental model.
Perbedaan mental model mungkin tidak
disadari.

HAMBATAN-HAMBATAN DLM BERKOMUNIKASI
Semantik jargon (bahasa-bhasa
bersayap)
Sikap bertahan (defense)
Komentar negatif
Ekspresi permukaan dari suatu masalah
yg dipendam
Hambatan pd saat
ENCODING
Tidak konsentrasi
Mendengar hanya kata-kata saja
Menyaring pesan
Evaluasi dini
Sikap bertahan
Respons yang destruktif
Hambatan pd saat
DECODING
Tidak diberi kesempatan atau tidak
diperbolehkan
Tidak mau melakukannya karena :
- Tidak mau keluar dari comfort zone
- Tidak merasa perlu
Hambatan pd tahap
UMPAN BALIK
Hambatan Dalam komunikasi
HAMBATAN PRIBADI
HAMBATAN ORGANISASI
HAMBATAN PROSES
Gaya dalam berkomunikasi
Gaya apapun yang ada terapkan akan
mempengaruhi audiensi Anda, baik secara
positif maupun negatif. Anda perlu
memahami gaya anda dan dampaknya
terhadap penerima pesan

HAMBATAN PRIBADI
Persiapan dan presentasi
Persiapan yang cermat dan presentasi
yang baik bukanlah jaminan bahwa
komunikasi akan efektif. Tetapi faktor
inilah menjadi dasar komunikasi yang
efektif. Jika apa yang orang lain pikirkan
dan lakukan adalah hasil pemikiran dan
tindakan Anda, mengapa Anda tidak
mempersiapkan dengan baik ?

Kurang jelas dalam penyampaian
dan konsistensi
Kejelasan dan konsistensi adalah patokan
komunikasi yang baik. Semakin jelas pesan itu
diungkapkan, semakin mudah pesan tersebut
dipahami seperti yang diharapkan dan
ditindaklanjuti. Konsistensi membuat kita lebih
dipercaya.
Kurang kredibilitas
Anda tidak dapat berkomunikasi dengan efektif
jika orang tidak mempercayai kredibilitas Anda
Target penerima pesan
Sebisa mungkin, selalu pastikan
apakah target audiensi Anda telah siap
menerima pesan dari Anda
Pemilihan waktu
Komunikator yang baik dapat mencari
waktu yang tepat. Inisiatif mereka harus
sesuai dengan perhatian dan kesiapan
penerima.

HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI DIPICU OLEH :

jenis kelamin
usia
pendidikan
pekerjaan

Pasien X takut mendengar
penyakit yg dideritanya
Pasien Y butuh penjelasan
mengenai penyakitnya
HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI DIPICU OLEH :
Hambatan organisasi

Budaya
Dalam berkomunikasi, komunikator
harus memahami dan menyesuaikan diri
dengan budaya yang ada pada suatu
organisasi yang berbentuk simbol, kode-
kode, sikap, keyakinan, perilaku atau
nilai yang dianut
Langkah aktivitas
Seorang komunikator harus mengontrol
ketepatan waktu dalam menyampaikan
pesan, walaupun sudah dipersiapkan
dan direncanakan
Ukuran dan struktur organisasi
Seorang komunikator di organisasi yang
kecil belum tentu lebih berhasil daripada
komunikator di organisasi yang besar
Lingkungan fisik
Tidak perlu diperdebatkan lagi bahwa
berbagai faktor lingkungan yang ada
(gangguan konsentrasi, kurang sumber
daya, tekanan pekerjaan, ruang kerja,
kebisingan, dsb.) dapat menjadi
penghalang bagi penerimaan suatu
pesan secara utuh.

HAMBATAN-HAMBATAN DIPICU OLEH PERBEDAAN BUDAYA :
budaya yg menempatkan
kesejajaran & kemitraan
pria & wanita
budaya dimana wanita
& pria memiliki peran & fungsi
berbeda dlm keseharian

HAMBATAN-HAMBATAN DIPICU OLEH PERBEDAAN BUDAYA :
lingkungan, teknologi
bakat, temperamen, karakter &
kepribadian, paradigma, serta
respon proaktif dan reaktif
Hambatan proses

Saluran komunikasi
Saluran atau media yang digunakan mungkin
tidak tepat, tidak efektif atau sama sekali
keliru.
Pemuatan informasi
Jangan menyampaikan pesan yang saling
bertentangan, berlawanan atau berbeda pada
waktu yang bersamaan
Pertanyaan
Pertanyaan yang tidak dipersiapkan dengan
baik, diajukan pada saat yang tidak tepat, dan
tidak ada hubungannya akan menciptakan
hambatan dalam hubungan antara
komunikator dengan penerima
Teknik Komunikasi Efektif

1. Tetapkan tujuan Anda
Apakah Anda menyampaikan pesan Anda agar orang
lain tahu bahwa Anda marah, atau agar penerima pesan
bersemangat dalam melakukan pekerjaannya. Apakah
tujuan dari laporan yang Anda buat ?
2. Kenali penerima pesan
Kenalilah sebanyak mungkin siapa penerima pesan
Anda dan bagaimana keadaan mereka.
Apa tingkat pendidikan mereka
Berapa umur mereka
Apa jabatan mereka
Apakah mereka sedang sakit, marah, atau senang.
3. Buatlah pilihan tentang penyandian yang baik
Apakah Anda akan menyampaikan pesan
Anda berupa kata-kata, gambar, kata dan
gambar, atau hanya lewat bahasa tubuh.
4. Pilihlah saluran komunikasi yang tepat
5. Kenali diri Anda
Apakah ada aspek dari gaya pribadi Anda
yang menimbulkan permasalahan? apakah
Anda memiliki suara yang keras atau lembut?
6. Perlakukan orang lain dengan hormat

7. Bersikap sensitif
Komunikator yang baik dapat mengantisipasi
dan berhati-hati. Perhatikan perasaan orang
lain, Anda dapat melukai perasaan orang lain
dengan gurauan yang tidak pantas dan
meniru-niru.
8. Menggunakan perilaku non verbal akan
memperjelas pesan Anda.
9. Mendengarkan, mendengarkan, dan
mendengarkan.

Berkomunikasi dengan lebih efektif
sangatlah penting. Seberapa pun
besarnya gagasan atau program, jika
tidak disampaikan kepada orang lain dan
dipahami oleh orang lain, maka gagasan
atau program tersebut tidak ada
gunanya.

Komunikasi proses dua arah,
kita tidak hanya harus pandai menyampaikan pesan,
tetapi juga dituntut untuk pandai menerima pesan.

mengurangi tingkatkan ketrampilan
distorsi komunikasi encoding & decoding

Stephen Covey : mengertilah lebih dahulu, baru dapat dimengerti
MENGATASI DISTORSI KOMUNIKASI

Mengabaikan
Pura-pura mendengar
Mendengar secara selektif
Mendengar dengan empati
BERBAGAI CARA MENDENGAR

Tidak melakukan usaha untuk
mendengar sama sekali
Dilakukan kepada orang yg
dianggap remeh/rendah/tidak
perlu didengarkan
MENGABAIKAN

Membuat kesan seolah-olah
sedang mendengarkan
Dilakukan kepada seseorang
yg dihormati, tetapi
perkataannya dirasakan tidak
perlu didengarkan
PURA-PURA MENDENGAR

Hanya menyimak sebagian
percakapan yg menarik perhatian

MENDENGAR SECARA SELEKTIF

Berasal dari Bahasa Yunani :
Em = dalam, pathy = pathos = perasaan.
Menempatkan diri pd posisi org lain shg dapat
mengerti maksud dan perasaan lawan bicara
Menyimak & memberi respon dgn sepenuh hati
shg mengerti maksud & perasaan lawan bicara
Mendengarkan dgn menggunakan telinga, mata,
jantung, perhatian
MENDENGAR DENGAN EMPATI
1. Individu: latihan mendengar dulu sebelum
minta didengar (Stephen Covey: 1 dari 7
kebiasaan orang yang sangat efektif).
2. Organisasi: rekrutmen anggota dengan
nilai dan mental model yang sama;
penciptaan pengalaman bersama dalam
team building dan vision building (Peter
Senge: The Fifth Discipline).
KEMUNGKINAN PENINGKATAN
KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI

Komunikasi yang efektif sangat penting dalam menyajikan
pelayanan di RUMAH SAKIT maupun PUSKESMAS, karena
atasan menyelesaikan tugasnya
dengan dan melalui bawahan melalui proses komunikasi,
demikian pula dokter dan perawat melakukan tugasnya
melayani pasien melalui komunikasi


Penelitian menunjukkan :
lebih dari 70% masalah di tempat kerja bersumber dari
komunikasi yang tidak efektif


Kebanyakan manajemen puncak
tidak selalu memiliki IQ yang tinggi,, namun umumnya
mereka adalah komunikastor-komunikator yang handal







TERIMA
KASIH