Tips Membangun SOP

Adrinal Tanjung

Kementerian PAN dan RB

2014

 Organisasi harus memiliki sebuah

aturan baku dalam penentuan
prosedur atau proses yang
diwujudkan dalam bentuk SOP.

 Teamwork dapat
dibangun dengan
melibatkan keseluruhan
anggota untuk
menyusun dan
merumuskan SOP.

SOP dimulai dari

mereka, dibuat,
diverifikasi, hingga
disimulasikan oleh
mereka sendiri.

Penulisan SOP harus cukup informatif

sehingga seseorang yang memiliki
pengalaman atau pengetahuan terbatas
dapat sukses menjalankan prosedur
meski tanpa supervisi penuh.

Tips
membuat SOP

Tips membuat SOP

Brainstorming
and Discussion
Jadikan apa yang
telah dibicarakan
menjadi acuan
perumusan dan
gambaran tentang
bagaimana arah yang
akan dibuat

Tips membuat SOP

Observation and
Assesment

Lakukan pengamatan dan

penilaian atas prosedur
maupun proses yang akan
disusun SOP-nya

Tips membuat SOP

Interview and verification

Rumusan yang
diperoleh dari diskusi
dan curah pendapat
didalami, sehingga
gambaran lebih nyata
akan diperoleh.

Tips membuat SOP

Trial, review, and authorization

Setiap SOP harus
mengalami uji coba
untuk menilai /
melihat prosedur di
dalam pelaksanaan
aktivitas.

Tahapan Ujicoba
Tahapan ini juga memberi panduan tentang
kajian komprehensif sebelum diimplementasikan
dan bisa dilakukan pengesahan.

Simulasikan proses maupun prosedur untuk

menghindari terlewat atau terulangnya
langkah (step).

Setelah menuliskan semua hingga ke format

flowchart, lalukan simulasi hingga
menghasilkan sebuah proses/ prosedur yang
utuh.

Tahapan Ujicoba

Pada tahap simulasi, Anda

akan dapat menemukan
kekurangan atau
berlebihnya langkah.

Sahkan SOP yang

telah dibuat sebagai
pembakuan. SOP
yang telah
sempurna bisa
dibuat pembakuan
dengan
menandatangani
lembaran yang
sudah tersedia oleh
pihak yang ditunjuk
organisasi.

Tips membuat SOP

Socialization
Sosialisasi adalah
proses transfer
pemahaman atau
pengetahuan ke
pihak lain tentang
sesuatu.

Tahapan Sosialisasi

Menyampaikan materi SOP kepada semua

pengguna dalam organisasi.

Mendokumentasikan proses sosialisasinya

dengan membuat dan mengisi form sosialisasi.
Dalam form sosialisasi tercantum siapa yang
menyampaikan sosialiasasi serta yang hadir
dan mengikuti briefing-nya. Form sosialisasi
berfungsi sebagai kelengkapan bukti bahwa
semua pengguna telah mengikuti dan
memahami apa yang disampaikan.

Tips membuat SOP

Implementation
Praktikan SOP dengan
prinsip melaksanakan
yang tertulis untuk
menguji kesesuaian
dengan kondisi aktual di
lapangan. Sehingga kita
bisa menakar dan
mengukur seberapa tepat
SOP dapat digunakan.

Tips membuat SOP

Evaluation and Improvement

Evaluasi adalah
sebuah pintu
menuju
penyempurnaan
dan perbaikan
berkelanjutan.

Tahapan Evaluasi
Lakukan kajian atas SOP setelah
diimplementasikan, apakah yang tertulis
dengan fakta lapangan telah sesuai dan
tidak ada perbedaan.

Tahapan Evaluasi
Buat perbaikan jika dibutuhkan, karena
SOP bukan sesuatu yang idealistik dan
tabu untuk dibuat perubahannya. Perbaikan
dibutuhkan sebagai bagian dari
penyesuaian. SOP sangat terbuka terhadap
berbagai penyesuaian dan perubahan.
Semua bergantung pada dinamika
organisasi.

Tahapan Evaluasi
Update setiap terjadi perubahan SOP.
Dalam SOP updating, urutan proses harus
selalu diperhatikan. Updating bersifat vital
karena tanpanya semua SOP akan
kedaluwarsa dan mengalami ketertinggalan
dengan fakta.

Tahapan Evaluasi
Gunakan checksheet untuk memastikan
step dilaksanakan sesuai dengan perintah.
Checksheet atau form adalah bagian dari
sebuah aktivitas referensi pada poin
prosedur, yang digunakan sebagai bagian
dari lampiran.

Tahapan Evaluasi
checksheet akan mampu mengorganisasi sebuah
file dengan hasil kegiatan yang ber-SOP. Ingat
bahwa checksheet bukanlah SOP, tetapi menjadi
sebuah bagian pelengkap dari SOP. Beberapa
contoh format checksheet maupun form isian
disertakan sebagai bagian kelengkapan
pembuatan SOP. Dalam praktik di lapangan,
setiap organisasi memiliki kebutuhan beragam
tentang checksheet/form.

Panduan
menuliskan SOP

Panduan menuliskan SOP

Informasi disampaikan
secara jelas.
Ditulis secara ringkas,
jelas, berurutan, step by
step, dan formatnya
mudah dibaca.

Panduan menuliskan SOP

Menggunakan kalimat aktif
dan berkonsep sekarang.
Menceritakan apa yang
telah dilaksanakan.

Panduan menuliskan SOP

Informasi diberikan secara jelas
dan tidak berpersepsi ganda.
Menggunakan flowchart untuk
mengilustrasikan urutan proses
sebelum mendeskripsikannya.

Panduan menuliskan SOP

Menggunakan
konsep 5W + 1H.
Mengadakan
Pelatihan / Simulasi .

Kontak Person

Adrinal Tanjung
Kepala Bidang Evaluasi Kelembagaan dan Tata
Laksana
Kementerian PAN & RB
Hp. 0813-806 97 225
Email: adrin_ilham@yahoo.com
Website: www.adrinaltanjung.com