Anda di halaman 1dari 37

ADMINISTRASI

PEMBUKUAN BLM

KETENTUAN UMUM
1.

2.

3.

TFM wajib melakukan coaching


pengelolaan dan pembukuan keuangan
KKM/BKM sebelum T1.
KKM/BKM wajib menyelenggarakan
pembukuan sejak diterimanya dana incash.
TFM wajib melakukan pemeriksaan
pembukuan KKM/BKM setiap bulan dengan
menggunakan Form Pengukuran Indikator
Kinerja Pengelolaan Keuangan KKM/BKM.

Ketentuan Umum
4. Administrasi kegiatan pengelolaan program di
KKM/BKM dilaksanakan oleh Sekretariat KKM/BKM
bersama-sama dengan Satlak Pamsimas.
5. Administrasi kegiatan pengelolaan program dilakukan
dalam rangka transparansi dan akuntabilitas
pengelolaan, sehingga diperlukan pencatatan yang
jelas, cermat dan didukung dengan bukti2 yang bisa
diterima.
6. KKM/BKM wajib menyimpan seluruh dokumen setiap
tahapan proses, baik yang bersifat keuangan maupun
non-keuangan selama 10 (sepuluh) tahun sejak pasca
program.

Ketentuan Umum
7. KKM/BKM harus menyusun Laporan
Keuangan Bulanan setiap bulan dan
diumumkan melalui papan informasi.
8. KKM/BKM mempertanggungjawabkan
penggunaan dana (LPD) kepada masyarakat
melalui rembug warga, sebelum melakukan
pengajuan pencairan dana hibah
tahap/termin berikutnya.

Ketentuan Umum
9. Uang tunai di Kas tidak boleh lebih dari Rp.
2.000.000,- dan mengendap terlalu lama
(maksimal 5 hari).
10. Transaksi diatas Rp. 10.000.000,- harus
dilakukan melalui mekanisme transfer.

Pembukuan dan Administrasi


Kegiatan
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Rencana Penggunaan Dana (RPD)


Buku Bank
Buku Penerimaan dan Pengeluran
Buku In-Kind
Buku Material/Bahan
Laporan Penggunaan Dana (LPD)

Rencana Penggunaan Dana (RPD)


PT.3-06
1.

2.

3.

Merupakan dokumen yang digunakan


untuk setiap pengambilan uang dari Bank
(Rekening KKM/BKM)
Memuat rencana kebutuhan bahan dan
nilai yang akan dibelanjakan pada rencana
pekerjaan.
Sebelum diajukan, RPD harus disetujui oleh
Koordinator KKM/BKM, diverifikasi oleh
Fasilitator (paraf) dan KoorKab.

PT.3-06

RENCANA PENGGUNAAN DANA (RPD)


Desa/Kecamatan/Kabupaten : .
RPD ke : 1
No.

Uraian

Pelatihan Masyarakat
PelatihanAdmKeu

Kebutuhan
3

PelatihanTeknik

Volume
Real. s/d Pengajuan
Tahap Lalu Sekarang
4
5

Unit/
Satuan

Jumlah
Kumulatif
6=4+5

Harga Satuan

Jumlah

9=5*8

Paket

2.000.000

2.000.000

Paket

2.000.000

2.000.000

4.000.000

Jumlah Pengajuan Rp
(Empatjutarupiah)

..,.
Disetujui :

Dibuat :

Koordinator KKM/BKM

Ketua Satlak PAMSIMAS

Rencana Penggunaan Dana


(RPD)
4. Bukan merupakan dasar untuk menentukan proses
pengadaan bahan, yang harus melalui proses
swadaya/survey harga/pemilihan
langsung/penunjukan. Proses pengadaan lebih
lanjut ditentukan berdasarkan Rencana Anggaran
Biaya (RAB) - PT.3-18
5. Dalam hal melakukan pengadaan, tidak dibenarkan
menguraikan atau memecah jumlah pembiayaan
untuk pengadaan barang/jasa tanpa alasan yang
dapat dipertanggung jawabkan. Proses pengadaan
bahan harus sesuai prosedur pengadaan bahan
yang dapat dipertanggungjawabkan.

Buku Bank PT.3-11


1. Digunakan untuk mencatat penerimaan dana InCash, APBD/APBN, bunga bank dan pengeluaran
untuk kegiatan KKM/BKM, serta biaya pajak dan
administrasi Bank.
2. Pencatatan di buku Bank dilakukan oleh
Bendahara Satlak Pamsimas setiap ada transaksi.
3. Saldo di buku Bank harus sama dengan Rekening
Bank KKM/BKM.
4. Ditutup tanggal 25 setiap bulannya, diperiksa dan
ditandatangani oleh Satlak Pamsimas, Koordinator
KKM/BKM dan diketahui oleh Kades/Lurah.

Kelengkapan Buku Bank


1.
2.

3.
4.

Slip Setoran, SP2D APBD/SP2D APBN.


Rekening Bank KKM/BKM di print-out setiap
bulan.
Tanda Bukti harus diberi nomor urut.
Bukti Transaksi harus disimpan sesuai
tanggal dan disimpan sedemikian rupa
sehingga tidak tercecer.

Buku Penerimaan dan


Pengeluaran PT.3-12
1.

2.

3.

Untuk mencatat keluar-masuknya dana Pamsimas, baik


tunai (in-cash) maupun natura (in-kind) . Pencatatan
dilakukan oleh Bendahara Satlak Pamsimas.
Ditutup tiap akhir bulan pada tanggal yang sama yaitu tgl
25 setiap bulannya, agar setelah ditutup masih ada waktu
untuk membuat Laporan Kemajuan Kegiatan dan Biaya
Bulanan (PT3.-16) untuk menjadi bahan rapat TFM dengan
DPMU dan District Consultant pada akhir bulan.
Setelah ditutup, kemudian diperiksa dan ditandatangani
oleh Bendahara, Ketua Satlak Pamsimas, Koordinator
KKM/BKM dan diketahui oleh Kades/Lurah

Kelengkapan Buku Penerimaan


dan Pengeluaran
1.

2.

3.

Bukti pembelian atau pengeluaran dicatat


setiap transaksi dilakukan.
Nota asli dari toko harus mencantumkan
informasi : nama toko, alamat, harga dan
cap/stempel dari toko.
Tanda bukti harus diberi nomor urut sesuai
tanggal transaksi.

Buku In-Kind PT.3-14


1.

2.

3.

4.

Untuk mencatat penerimaan sumbangan dari


masyarakat berupa material dan tenaga kerja.
Jumlah nilai rupiah di kolom Jumlah/Nilai Rp. Kerja
pada Form Daftar Hadir danTanda Terima
Insentif/Kontribusi In-kind PT.3-15 harus sama dengan
kolom 9 (Total Rp) pada Rekapitulasi In-kind PT3.-14.
Pembayaran insentif harus diberikan secara langsung
kepada setiap orang yang bekerja (yang tidak termasuk
dalam kontribusi masyarakat in-kind/natura), baik secara
sistem upah harian maupun sistem borongan/target.
Kelengkapan : Bukti HOK harus dirinci setiap orang dan
ditanda tangani oleh orang yang bersangkutan, tidak
boleh diwakilkan.

PT.3-14

KKM/BKM.
Rekapitulasi In Kind
Periode..

Desa

Kecamatan, Kabupaten/Kota :
Kegiatan

No Urut Uraian No. Bukti


1
1

Pemasan 01/kind/
gan Pipa
2014

Jumlah

Material
Volume Harga Satuan
4
5

Total (Rp)
6: 4X5

Upah Tenaga Kerja


HOK
Upah/Hari Total (Rp)
7
8
9: 7X8

Total
Rp
10: 6+9

40.000

240.000

240.000

40.000

240.000

240.000

Keterangan
11

.., tanggalbulan.20..

Dibuat Oleh

Disetujui

PT.3-15

DAFTAR HADIR DAN TANDA TERIMA (INSENTIF ATAU KONTRIBUSI INKIND)

Kabupaten/Kota

Lokasi kegiatan

Rp. 1 HOK Pekerja : 40.000

Desa/Kelurahan

Tanggal kerja

Rp. 1 HOK Tukang : 50.000

Jenis kegiatan

Masa kerja

Rp. 1 HOK Mandor :60.000

Kategori
No

Nama

1
2
3

Anton
Wahid
Fuad

Pk Tk Md

Hari-Orang-Kerja (HOK)
Bulan
6
7
8
9

Jumlah HOK
..

..

..

..

..

Pk
2
2
2

Tk

Md

Jumlah/
Nilai Rp.
kerja
80.000
80.000
80.000

4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Jumlah

Juml
ah :

240.000

, //.

Tandatangan /
Cap jempol
tangan kiri
1

10

11

12

13

14

15

16

Buku Material/Bahan PT.3-17


1.

2.

3.

4.

5.

Digunakan untuk mencatat material/bahan yang telah


diterima dan material/bahan yang telah dibayar.
Berguna untuk penyiapan RPD, menyiapkan
pembayaran,mengendalikan pengadaan agar sesuai
target, dan mengevaluasi pengadaan bahan.
Dibuat olehUnit Kerja Satlak Pamsimas (Tehnik dan
Kesehatan), ditutup setiap bulan mengikuti Buku
Penerimaan dan Pengeluaran.
Setiap penutupan harus diperiksa oleh Ketua Satlak
dan TFM
Kelengkapan : Nomor bukti yang dicatat dalam
Buku Material/bahan adalah nomor bukti penerimaan
barang.

PT.3-17

BUKU MATERIAL/ BAHAN


Desa/Kecamatan/Kabupaten : .

Jenis Material : Semen

Target Volume :
Lembar ke : .... dari ..

Material yang diterima


No.
Volume
Bukti

No.

Tanggal

Nama Pemasok

2Januari2014

UD.Tornado

xxx

Material yang dibayar


No.
Volume
Kumulatif
Bukti

Jumlah

Sisa

Tanggal

10

11

20

10

10

Laporan Penggunaan Dana


(LPD) PT.3-19
1.

2.

3.

4.

Dibuat oleh Satlak Pamsimas, disetujui oleh


Koordinator KKM/BKM dan diketahui oleh Kades/Lurah
dan diperiksa oleh DMC.
Dibuat sebelum pencairan tahap II dan tahap III serta
setelah kegiatan selesai 100%.
Dibuat jika penggunaan dana telah mencapai lebih
dari 90% dan merupakan salah satu persyaratan
untuk mencairkan dana selanjutnya di KPPN/Kas
Daerah.
Pada saat pengajuan harus dilampiri dengan buktibukti transaksi pembayaran yang didokumentasikan
secara khusus sesuai prinsip pengarsipan yang rapi
dan lengkap,

PT.3-19
LAPORAN PENGGUNAAN DANA (LPD)

Desa/Kelurahan:

Kabupaten/Kota

Kecamatan:

Propinsi

No.

Jenis Kegiatan

Pelatihan Masyarakat
PelatihanAdmKeu
PelatihanTeknik

Jumlah Biaya
Laporan Ini
3

Kumulatif
Biaya
4

2.000.000

2.000.000

2.000.000

2.000.000

Jumlah

Rp.

4.000.000

Saldo Kas pada saat ini


Penggunaan dana APBD/APBN tahap ..

Rp. 4.000.000
Rp.

%
,

.. 20..

Kelengkapan LPD
1.

2.

3.

Merupakan dokumen pertanggungjawaban


Satlak Pamsimas atas penggunaan dana
baik dari APBD maupun APBN.
LPD APBD dibuat setelah dana yang
berasal dari APBD digunakan 100% atau
akhir periode (sesuai permintaan dari
SKPD).
LPD APBN digunakan sebagai dokumen
pencairan tahapan BLM

Laporan Keuangan Bulanan


PT.3-13
1.

2.

Merupakan bentuk pertanggungjawaban


kepada masyarakat, ditempelkan di papan
informasi atu di tempat yang strategis.
Harus ditandatangani oleh Ketua dan
Bendahara serta diverifikasi oleh TFM

PT. 3-13

KKM/BKM
Laporan Keuangan Bulanan
Periode

Desa

Kec, Kab/Kota

A. Saldo Awal tanggal


Bank
Kas

Rp.
Rp.
Jumlah

B. Penerimaan di Bank
1. tanggal
2. tanggal
3. dan seterusnya

Rp.

Rp.
Rp.
Rp.

Jumlah Penerimaan

Rp.

C. Jumlah Kas dan Bank (A+B)

D. Digunakan untuk
1.

Kegiatan
Belanja :
1. ..
2. ..
3. ..
Jumlah

Rp
Rp
Rp
Rp

LANJUTAN PT. 3 13 LAPORAN KEUANGAN BULANAN

.., Tanggal/Bulan/tahun

Dibuat Oleh:
Disetujui Oleh
Satlak PAMSIMAS
Koordinator KKM/BKM

(..)
()

Diperiksa:
TFM

Pengelolaan
Kearsipan/Dokumen
1.
2.
3.
4.
5.
6.

7.

Dokumen Proses Kegiatan Pamsimas


Dokumen Pengadaan Tingkat Masyarakat.
Dokumen Keuangan
Dolumen Kegiatan Bidang Higienis dan
Kesehatan.
Dolumen Kegiatan peningkatan Kapasitas
Dolumen Kegiatan Pembangunan SAM dan
Sanitasi.
Foto-foto Kegiatan dan Dokumentasi
Kegiatan.

Dokumen Proses Kegiatan


Pamsimas
1.

2.

3.

Semua dokumen yang berkaitan


dengan proses Pamsimas, mulai dari
sosialisasi sampai dengan realisasi
penyaluran dan pencairan dana,
pelaporan, permasalahan dlsb.
Penyusunan dokumen ini berdasarkan
urutan kegiatan.
Kelengkaapan : RKM, IMAS, Pembentukan
KKM/BKM, Akte Notaris/Pencatatan Notaris,
Surat Hibah

Dokumen Pengadaan Tingkat


Masyarakat
1.

2.

Semua dokumen yang terkait kegiatan


pengadaan di tingkat masyarakat.
Kelengkapan : pembentukan panitia
pengadaan; undangan ke pemasok
(pengumuman lelang); survei harga; daftar
pemasok yang masuk dan hasil penilaian
pemasok; SPK/Kontrak ;dlsb.

Dokumen Keuangan
1.

2.

Semua pencatatan keuangan baik asli


ataupun foto copy yang mencakup seluruh
tahapan mulai dari pengajuan penarikan
dana ke KPPN hingga pengajuan pencairan
dana ke dan dari masyarakat.
Penyusunan dokumen ini berdasarkan
penggolongan kegiatan keuangan.

Kelengkapan Dokumen
Keuangan
1.
2.
3.

4.

5.

6.

Dokumen Perencanaan Keuangan (RPD)


SP2D, SPM dan dokumen pendukungnya.
Tanda terima uang maupun bukti transaksi
(nota/faktur, dan kwitansi).
Semua Rekening Koran dan Buku Tabungan
(minimal harus dicetak setiap akhir bulan)
Catatan Keuangan ( Buku Bank; Buku
Penerimaan dan Pengeluaran, beserta Buku
Bantu ).
Laporan Keuangan ( Laporan Keuangan
Bulanan, dan LPD)

Dokumen Kegiatan Higienis


dan Kesehatan
1.

2.

Penyusunan dokumen ini berdasarkan


urutan kegiatan dan menyangkut : lokasi,
pelaku, sasaran, dan hasilkegiatan.
Kelengkapan : a). Semua dokumen
pemicuan perubahan perilaku dengan
CLTS, b). Promosi dan pemasaran STBM, c).
Advokasi/pelatihan STBM (Sanitasi Total
Berbasis Masyarakat)

Dokumen Kegiatan Peningkatan


Kapasitas
1.

2.

Penyusunan Dokumen ini berdasarkan


jenis kegiatan pemberdayaan dan
peningkatan kapasitas.
Kelengkapan :
a).pengelolaan pelatihan administrasi
dan keuangan,
b). Pelatihan teknik SAM dan Sanitasi, c).
peningkatan kapasitas kelembagaan
melalui pembentukan KKM/BKM

Dokumen Kegiatan
Pembangunan SAM dan
SS
1. Penyusunan dokumen ini berdasarkan
2.

urutan kegiatan di lapangan.


Kelengkapan : a). Hasil MPA bidang air
minum dan sanitasi, b). Hasil survei harga
bahan/peralatan/upah, c). Hasil survei dan
pengukuran bangunan prasarana, d).
Gambar rancangan dan pelaksanaan, e).
Rencana anggaran biaya, jadwal
pelaksanaan pekerjaan, f). Revisi
pelaksanaan.

Foto2 Kegiatan dan


Dokumentasi
Foto kegiatan pembangunan mulai 0%, 50%
dan 100%

Hal-hal Penting Pengelolaan


Keuangan oleh Satlak Pamsimas
Setiap

buku dan laporan harus diberi nama KKM/BKM, Judul


Buku/Laporan dan Periode.
Satlak Pamsimas tidak boleh mengeluarkan biaya untuk Konsultan dan
Fasilitator, seluruh aparat pemerintah dan seluruh unsur yang terkait
baik langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan Pamsimas .
Pembayaran kepada pemasok barang/jasa dilakukan sesuai jadwal
yang telah ditetapkan dan disepakati dalam kontrak pengadaan bahan
atau kontrak sewa peralatan. TFM harus memantau proses kemajuan
pengadaan tsb.
Dana Kas Satlak Pamsimas dilarang dipegang/dititipkan kpd pihak
manapun atau disimpan dalam rekening apapun. Dana tsb hanya boleh
dipegang Bendahara sebagai Kas Satlak Pamsimas.
Bukti-bukti pembayaran yang telah dijilid dalam berkas LPD harus
disimpan di Sekretariat KKM/BKM dlm rangka pengajuan pencairan
dana. Koordinator KKM/BKM dan Kades/Lurah berhak untuk memeriksa
arsip dan pembukuan Satlak Pmsimas kapan saja, sewaktu-waktu dpt
meminta fotocopy bukti pembayaran dlm rangka tugasnya sebagai
pengendali dan pmbina Satlak Program Pamsimas.

TERIMA
KASIH