KELOMPOK 8

AUDIT MANAJEMEN
Abda, Yulia, Rifdah, Ibet

BAB 8
AUDIT SISTEM
KEPASTIAN KUALITAS

Kepuasan dan
Kebutuhan Pelanggan

SISTEM KEPASTIAN
KUALITAS

PENGERTIAN AUDIT SISTEM

KEPASTIAN KUALITAS
Audit sistem kepastian kualitas adalah
proses sistematis, mandiri, dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti
objektif dan menilainya secara objektif untuk
menentukan sejauh mana kriteria audit telah
dipenuhi audit ini dirancang untuk menilai
aktivitas, praktik, atau kebijakan perusahaan
untuk memenuhi standar kualitas yang telah
ditetapkan dalam operasinya.

PERANAN AUDIT SISTEM

KEPASTIAN KUALITAS
Audit sistem kepastian kualitas memiliki
peranan penting dalam memberikan
kepastian kualitas kepada pelanggan dan
proses yang berlangsung di dalam
perusahaan. Berbagai pihak berkepentingan
antara lain perusahaan (manajemen puncak),
pelanggan, pemerintah, asosiasi, lembaga
sertifikasi.

TUJUAN DAN MANFAAT AUDIT

ISO 10011 yang menjadi panduan dalam pelaksanaan
audit sistem kepastian kualitas, menyatakan tujuan
dari audit ini adalah untuk:
Menentukan ketidaksesuaian (nonconformities).
Menentukan efektivitas sistem kualitas.
Memberikan peluang untuk perbaikan sistem.
Memenuhi persyaratan peraturan.
Memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas.
Menilai pemasok dan memverifikasi sistem kualitasnya.
Menilai dan memverifikasi sistem kualitas perusahaan
sendiri.

TUJUAN DAN MANFAAT

AUDIT
Manfaat dari audit ini antara lain:
Membantu mengembangkan sistem manajemen kualitas
terpadu yang efektif.
Menyempurnakan proses pengambilan keputusan
manajemen.
Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal.
Mencegah timbulnya masalah yang dapat mengganggu.
Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat
waktu.
Mengurangi biaya-biaya tambahan yang tidak perlu.
Meningkatkan produktivitas.
Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar.

MENINGKATKAN NILAI TAMBAH

ORGANISASI MELALUI PROSES AUDIT
Banyak organisasi telah menerapkan ISO 9001
sebagai standar untuk mengembangkan
sistem manajemen kualitasnya terintegrasi ke
dalam strategi bisnisnya. Audit memberikan
kebermanfaatan kepada ketiga pihak yang
berkepentingan terhadap sistem manajemen
kualitas, yaitu sertifikasi organisasi,
pelanggan, dan lembaga sertifikasi.

PANDUAN UMUM AUDIT SISTEM

KEPASTIAN KUALITAS
Jika audit dilakukan sendiri oleh tim perusahaan, beberapa
petunjuk berikut ini dapat membantu auditor dalam
mengatasi kesulitan yang ditemukan dalam melakukan
audit sistem kepastian kualitas:
Audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan
kelemahan yang masih terjadi dan peningkatan
berkelanjutan.
Audit seharusnya digunakan sebagai alat organisasi secara
luas dalam meningkatkan kualitas.
Audit dipandang sebagai sesuatu yang relevan dan
memberikan nilai baik.
Audit dilakukan secara terstruktur.
Rencana audit seharusnya dipublikasikan.

PANDUAN UMUM AUDIT SISTEM

KEPASTIAN KUALITAS
Menetapkan satu tim untuk mengaudit suatu area

tertentu pada waktu tertentu.

Mengangkat coordinator atau fasilitator audit yang
tidak harus dijabat oleh staf penuh waktu.
Untuk menghindari pemborosan waktu, audit harus
direncanakan dengan baik.
Mempertimbangkan kunci-kunci yang harus
diperhatikan dalam memilih personalia audit.
Memperlakukan audit sebagai aktivitas rutin yang
berusaha meminimalkan berbagai gangguan yang
terjadi.
Audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas.

Prinsip-Prinsip
Hubungan
Pembuatan
Peningkatan
Pendekatan
Keterlibatan
Kepemimpinan
Fokus

Meningkatkan
efektivitas dan
Fokus Pada
efisiensi
penggunaan
Pelanggan
Tujuan
Manfaat
sumber daya
perusahaan dalam
meningkatkan
Menyelidiki dan memahami
kebutuhan pelanggan
kepuasan pelanggan.
Memastikan bahwa tujuan dan
Meningkatkan
sasaran berhubungan dengan
kebutuhan harapan pelanggan.
loyalitas pelanggan
Mengkomunikasikan kebutuhan
melalui transaksi
dan harapan pelanggan dengan
yang berkelanjutan.
organisasi secara keseluruhan.
Menyelarasakan pendekatan

dalam memuaskan pelanggan dan

pihak yang berkepentingan serta
mengambil tindakan atas hasil
yang diperoleh.
Memastikan bahwa keseimbangan
antara kepuasan pelanggan
dengan pihak lain yang
berkepentingan lainnya

Tujuan
Memahami

Keterlibata
n SDM

tentang pentingnya
kontribusi dan peranan mereka
dalam perusahaan.
Mengidentifikasi kendala-kendala
yang dapat menghambat kinerja
mereka.
Bertanggung jawab terhadap
masalah yang dihadapi dan
mencari solusi
Mampu menilai kinerjanya sendiri
dihubungkan dengan tujuan
perusahaan dan tujuan pribadinya.
Berusaha meningkatkan
kompetensi, pengetahuan, dan
pengalaman mereka
Menyumbangkan pengetahuan dan
pengalamannya dengan bebas
serta mendiskusikan masalahmasalah yang sedang berkembang.

manfaat
Setiap orang dalam

perusahaan menjadi
termotivasi memberikan
komitmen dan
keterlibatannya dalam
pencapaian tujuan dan
sasaran perusahaan.
Menumbuh kembangkan
inovasi dan kreativitas serta
perbaikan terus-menerus
dalam mencapai tujuan
perusahaan.
Setiap orang menjadi
bertanggung jawab
terhadap kinerjanya.

Tahapan

Pendekatan
Proses

manfaat

Mendefinisikan aktivitas yang

diperlukan oleh sistem manajemen

kualitas dan penerapannya dalam
organisasi secara sistematis.
Mendefiniskan urutan dan interaksi
proses.
Menentukan kriteria dan metode
yang disyaratkan
Memastikan tersedianya sumber
daya dan informasi sesuai
dengan kebutuhan untuk
pengoperasian dan pemantauan
proses.
Memantau, mengukur, dan
menganalisis proses.
Menerapkan tindakan yang
diperlukan untuk mencapai hasil
sesuai dengan yang direncanakan
dan meningkatkan proses secara
berkelanjutan.

Penurunan biaya dan

waktu siklus menjadi

lebih pendek melalui
efektivitas penggunaan
sumber daya.
Hasil yang diperoleh
meningkat, konsisten,
dan dapat diperkirakan.
Peningkatan kesempatan
menjadi prioritas dan
terfokus.

Tujuan
Menstukturkan

Pendekatan
Sistem
terhadap
Manajemen
sistem
menuju

pencapaian tujuan dan sasaran

dengan lebih efektif dan efisien.
Memahami keterikatan proses dengan
sistem.
Menggunakan pendekatan
terstruktur
Memahami dengan lebih baik
tentang peranan dan tanggung
jawab yang diperlukan untuk
mencapai tujuan bersama.
Memahami kemampuan organisasi
dan penetapan kendala-kendala dari
sumber daya sebelum bertindak.
Menentukan target dan
mendefinisikan bagaimana aktivitasaktivitas spesifik dalam sistem harus
beroperasi.
Melakukan perbaikan terus-menerus
dalam organisasi melalui pengukuran
dan evaluasi.

manfaat

Integrasi dan kesesuaian

dari proses-proses terbaik

dalam mencapai hasilhasil yang diinginkan.
Kemampuan
memfokuskan usahausaha pada prose-proses
kunci.
Memberikan kepercayan
kepada pihak-pihak
yang berkepentingan
terhadap konsistensi dan
efisiensi organisasi.

Tujuan

Peningkatan
Berkesinamb
ungan

pendekatan
secara konsisten
Memberikan pelatihan yang
memadai kepada setiap orang
dalam organisasi tentang metode
dan alat-alat peningkatan
berkesinambungan.
Menjadikan peningkatan
berkesinambungan dari produk,
proses, dan sistem sebagai tujuan
utama individu dan kelompok dalam
organisasi.
Menetapkan sasaran-sasaran dan
ukuran-ukuran yang terkait
dengan peningkatan
berkesinambungan.
Memberi pengakuan dan
penghargaan terhadap peningkatanpeningkatan yang telah tercapai.

manfaat

Menggunakan

Meningkatkan kinerja melalui

peningkatan keunggulan
bersaing perusahaan.
Menciptakan kesesuaian
dari aktivitas-aktivitas
peningkatan pada semua
tingkat terhadap tujuan
strategis organisasi.
Memberikan fleksibilitas
dalam bereaksi secara
cepat terhadap berbagai
kesempatan yang ada.
Mengoptimalkan penggunaan
sumber daya perusahaan.

Tujuan

Pembuatan
keputusan
berdasarkan
fakta

data dan
informasi serta pengujian
yang berkaitan dengan
tujuan dan sasaran
perusahaan.
Memastikan bahwa data dan
informasi akurat, dapat
dipercaya, dan mudah diakses.
Menganalisis data dan
informasi dengan
menggunakan metode yang
tepat.
Memahami penggunaan
teknik-teknik statistik.
Membuat keputusan dan
menindaklanjutinya
berdasarkan hasil dan analisis
dan pengalaman.

manfaat

Mengumpulkan

Mengambil keputusan

berdasarkan informasi
yang akurat.
Meningkatkan
kemampuan untuk
menunjukkan efektivitas
dari keputusan terdahulu
melalui referensi terhadap
fakta-fakta yang
terdokumentasi.
Meningkatkan kemampuan
untuk meninjau ulang
serta mengubah opini dan
keputusan-keputusan.

Tujuan

Hubungan Saling
Menguntungkan manfaat
dengan Pemasok

Mengidentifikasi dan menyeleksi

pemasok utama.
Meningkatkan kemampuan
Melibatkan pemasok dalam
mengidentifikasi kebutuhan perusahaan
untuk menciptakan nilai
dan pengembangan strategi
tambah bagi kedua pihak.
perusahaan.
Meningkatkan
Membina hubungan dengan pemasok
fleksibilitas dan
dan memperlakukannya sebagai mitra
bisnis.
kecepatan bersama
Menetapkan hubungan jangka pendek
untuk menanggapi
dan jangka panjang yang seimbang.
perubahan pasar atau
Berkomunikasi dan berbagi informasi
kebutuhan dan harapan
dengan pemasok sesuai dengan
pelanggan.
persyaratan perusahaan.
Memastikan bahwa output dari pemasok Mengoptimalkan biaya dan
sesuai dengan persyaratan perusahaan.
penggunaan sumber Membuat aktivitas bersama dalam
sumber daya.
pengembangan dan peningkatan.
Mengilhami, menganjurkan, dan
menghargai peningkatan prestasi yang
dicapai pemasok

Langkah-Langkah
Perencanaan

Persyaratan Sistem Kepastian

Kualitas Berdasarkan ISO 9001:2008

Klausul 4 : Sistem Manajemen

Kualitas

Persyaratan Umum
Persyaratan
dokumentasi

Persyaratan Umum
Menetapkan proses yang diperlukan
Menetapkan urutan dan interaksi
Menetapkan kriteria dan metode yang

diperlukan
Memastikan tersedianya sumber daya dan
informasi yang diperlukan
Memantau, mengukur jika diperlukan, dan
menganalisis proses-proses tersebut,
Mengimplementasikan tindakan yang
diperlukan

Persyaratan
dokumentasi
Pengendalian
Manual
Umum

Klausul 5 : Tanggung Jawab

Manajemen
Komitmen

Klausul 6 : Manajemen
Sumber Daya
Ketersediaan

REALISASI PRODUK
PERENCANAAN
REALISASI PRODUK

DESAIN DAN
PENGEMBANGAN

PROSES YANG
BERHUBUNGAN
DENGAN PELANGGAN
PRODUKSI DAN
PENYEDIAAN JASA

PEMBELIAN

PENGENDALIAN,
PENGUKURAN,
DAN PEMANTAUAN
ALAT

REALISASI PRODUK
Perencanaan Realisasi Produk
Dalam merencanakan realisasi produk, organisasi harus
menetapkan hal-hal berikut:
Sasaran dan persyaratan kualitas
Kebutuhan untuk mendapatkan sumber daya
Mengikutkan verifikasi, validasi, pemantauan, dan pengujian
yang khusus
Dokumen yang dibutuhkan

REALISASI PRODUK
Proses yang Berhubungan dengan
Pelanggan

Identifikasi persyaratan
Tinjauan persyaratan
Komunikasi dengan
Pelanggan

REALISASI PRODUK
Desain dan Pengembangan
TINJAU
AN

INPUT

1
PLAN

OUTPU
T

VERIFIK
ASI

VALID
ASI

PENGE
NDALIA
N
PERUBA
HAN

REALISASI PRODUK
Pembelian
Proses
pembelian
Informasi
pembelian
Verifikasi produk yang
dibeli

REALISASI PRODUK
Produksi dan Penyediaan Jasa

Pengendalian produksi dan penyediaan

jasa
Validasi proses produksi dan penyediaan
jasa
Indentifikasi dan mampu
telusur
Properti pelanggan
Pemeliharaan produk

REALISASI PRODUK
Pengendalian, Pengukuran, dan Pemantauan
Alat

Organisasi harus membuat proses untuk

memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran
dilakukan secara konsisten sesuai persyaratan
pemantauan dan pengukuran.
untuk memastikan validitas hasil, perlengkapan alat
ukur harus:
Diversifikasi pada selang waktu tertentu atau
sebelum dipakai
Disetel ulang seperlunya.
Teridentifikasi untuk memungkinkan status kalibrasi
ditetapkan
Dijaga dari penyetelan yang membuat hasil

PENGUKURAN, ANALISIS, DAN

PENINGKATAN
Organisasi harus merencenakan dan
menetapkan proses pemantauan,
pengukuran, analisis dan pengembangan
yang dibutuhkan untuk:
Memperlihatkan kesesuaian produk
Memastikan kesesuaian sistem manajemen

kualitas
Meningkatkan peningkatan berkelanjutan yang
efektif terhadap sistem manajemen kualitas.

PENGUKURAN, ANALISIS, DAN

PENINGKATAN

PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

PENINGKATAN

PENGUKURAN, ANALISIS,
DAN PENINGKATAN
PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

Kepuasan Pelanggan
Audit Internal
Analisis Data

PENGUKURAN, ANALISIS, DAN

PENINGKATAN
PENINGKATAN

Peningkatan
Berkelanjutan

Tindakan
Pencegahan

Tindakan
Perbaikan