REGULATORY

COMPLIANCE
DI INDUSTRI FARMASI

A. Retno Tyas Utami.

4 Januari 2014

POKOK BAHASAN
Pendahuluan (sistem pengawasan )
Inspeksi CPOB Regulatori BADAN POM RI
Maturity Industri Farmasi
Summary Evaluasi CAPA Industri Farmasi
Penyusunan CAPA
Format Matriks Corrective and
Preventive Action (CAPA)
Pelayanan Publik DitWasProd PT & PKRT
terkait CAPA
Improvement Oleh Industri Farmasi

Sistem Pengawasan Obat dan

Makanan (SISPOM) 3 lapis
Pemerintah

Fungsi
regulatori
terhadap
produk,
sarana dan
standard

Pelaku Usaha

Penyediaan
Obat &
Makanan
Bermutu

Masyarakat

Perlindungan
Diri &
Keluarga dari
Obat dan
Makanan yg
Berisiko

KERANGKA REGULATORI DALAM RANGKA MENJAMIN

KHASIAT, KEAMANAN DAN MUTU OBAT

Quality Assurance
JAMINAN KHASIAT,
KEAMANAN DAN MUTU

Dokumentasi, Monitoring dan Evaluasi

Pengawasan
Pre-Market
(Evaluasi
dalam proses
pemberian
NIE)

Elemen Regulatori
(fungsi yg
komprehensif
termasuk inspeksi
recall,
laboratorium
pusat & propinsi)

Elemen Teknik
(Spesifikasi
mutu, , GMP,
GLP, GPP, GDP,
GSP, GCP)

Pengawasan
Post-Market
( untuk
jaminan mutu,
keamanan dan
kebenaran
informasi
produk)

Legislasi yang memadai dan penegakan hukum

INSPEKSI CPOB
REGULATORI BADAN
POM RI

GMP PHILOSOPHY
AVOID :
Contamination
Mix-up
Cross contamination

QRM
Documentati
on
Personel

Prinsip penerapan CPOB

Pertama: jaminan konsistensi produksi yang dapat
menghasilkan produk dengan jaminan mutu
sepanjang masa hidup produk tersebut,
Kedua: adanya standar dan persyaratan berdasarkan
kajian risiko yang harus dipenuhi mulai dari bahan
awal, selama proses dan akhir produksi serta
sesudah dipasarkan, dan,
Ketiga: adanya komitmen dan persamaan persepsi
dari semua pihak yang terkait, baik dari sisi
profesional dan pimpinan industri farmasi, maupun
dari sisi regulator.

Inspeksi
Rutin
Badan POM RI direncanakan

1. Inspeksi
dan dilaksanakan
berdasarkan
Quality
Risk
Management
dengan
perhitungan dan pembobotan faktor risiko yang dimiliki
oleh industri farmasi.
2. Parameter/risiko yang dipertimbangkan dalam persiapan
program inspeksi tahunan, antara lain:
Tipe fasilitas/Sertifikat
CPOB yang dimiliki dan
tingkat kekritisan produk
yang dibuat (kompleksitas
pabrik, proses dan produk)
Riwayat industri (profil
defisiensi dari inspeksi
terakhir, jumlah defisiensi
mayor dan kritikal) a.l:
Riwayat dan trend produk recall;
Riwayat keluhan/kasus;
Tindak lanjut atau sanksi yang
diberikan dan respon yang
diberikan

Aktivitas industri:
Fasilitas digunakan juga
untuk produksi produk
nonfarmasi;
Menerima kontrak
manufaktur; Produksi
menggunakan zat aktif
yang bersifat toksik,
potensi tinggi,
berbahaya dan sensitif
(hormon,
betalaktam,sefalosporin
dll.)

Penyimpangan yang sering

ditemukan (1):
Penyimpangan Bets,
a.l:
Penyimpangan dari
prosedur pengolahan induk;
Penyimpangan terhadap
prosedur pengemasan
induk;
Memenuhi spesifikasi
dalam proses, produk
antara, produk ruahan
maupun obat jadi.

Penyimpangan non Bets,

a.l:
Sarana penunjang
misalnya sistem tata
udara, listrik, uap air, dll;
Penyimpangan hasil
pemantauan lingkungan;
Penyimpangan terhadap
Protap.
Tes / Uji :
Hasil Uji di Luar Spesifikasi
terhadap hasil pemeriksaan
produk

Penyimpangan yang sering

ditemukan (2):
Penanganan bahan dan
kapasitas gudang tidak
memandai
Program Audit Internal dan
Audit Eksternal (Supplier)
tidak memadai
Program Kalibrasi, Kualifikasi
dan Validasi tidak berjalan
dengan baik
Pengendalian terhadap
kondisi yang berpotensi
kontaminasi, kontaminasi
silang dan mix up tidak
memadai
Kegiatan rutin pembuatan,
pengemasan dan pengujian
tidak sesuai dengan dossier
registrasi

Ketersediaan reference
standard laboratorium tidak
lengkap
Pengujian produk akhir tidak
dilakukan untuk setiap zat
aktif
Pelulusan produk jadi tidak
memadai
On site Assessment thd data
registrasi
Data yang ditemukan onsite tidak
sesuai dengan data yang
disampaikan kepada Direktorat
Penilaian
Bukti fisik produk yang sedang
diregistrasi tidak ada atau tidak
lengkap
Data dossier lengkap akan tetapi
raw data pelaksanaan pengujian
terhadap produk tidak lengkap

Penyimpangan terkait HULS

Pengendalian Perubahan

Penanganan Penyimpangan

Tidak menerapkan
change control
terhadap perubahan
yang dilakukan, antara
lain perubahan
terhadap:

bahan baku, bahan

pembantu dan bahan
kemas primer
formulasi
prosedur produksi

Belum dilakukan identifikasi

penyimpangan apa saja yang
berpengaruh terhadap produk
Personil tidak memahami
penyimpangan seperti apa saja
yang perlu dilaporkan
Penyimpangan tidak selalu
dilaporkan dan ditangani segera
Tidak selalu dievaluasi dan
diinvestigasi maupun dikaji secara
komprehensif untuk mencari akar
permasalahan terhadap
penyimpangan selama proses
produksi dan obat TMS di pasaran
Penyimpangan non-bets (suhu,
kelembaban, sistem tata udara,
pemantauan lingkungan) tidak
selalu diperhatikan

FREKUENSI INSPEKSI RUTIN

Standar: Dalam waktu masa berlaku sertifikat
sekurang-kurangnya pernah diinspeksi 2 kali
MANAJEME
N
RISIKO

FAKTOR-FAKTOR RISIKO
RATING RISIKO

Rekomendasi frekuensi inspeksi rutin ke

site pabrik

Tindak Lanjut Inspeksi

CPOB

Tindak lanjut lebih jauh akan diambil jika hasil dari follow up
inspection masih menunjukkan ketidakpatuhan terhadap
persyaratan CPOB

MATURITY INDUSTRI
FARMASI

Maturity of GMP Attitude and

Compliance
5.
GENERATIVE
Compliance is just part
of how we do business
4. PROACTIVE
here

Increasingly
Informed

We work sensibly on the

problems that we still find

3. CALCULATIVE
We have systems in place
to manage most
compliance risks

2. REACTIVE
Compliance is important, so
we do a lot every time we
have a problem

1. PATHOLOGICAL
We havent ever been
caught, so we must be doing
pretty good

Increasingly
Trustful

Pertanyaan Pemenuhan Persyaratan CPOB sebagai Indikator

Kematangan Sikap CPOB

Patologis
Tindakan paling minimum apa
yang harus kita ambil sehingga
setidaknya kita masih bisa
bertahan dari inspeksi BPOM
dan bisa menjual produk kita?
Bagaimana cara kita
menyembunyikan ini dari
inspektur BPOM karena kita tak
akan sanggup menerima
konsekuensi bila ini diketahui?
Apa yang dilakukan oleh IF
lainnya?
Jika sebelumnya tidak
bermasalah, kenapa kita harus
merubahnya sekarang?
Tidak ada CAPA, QMS, QRS, MAI
dan CI

Generatif
Kita memperbaiki dan mencegah
(CAPA)
Bagaimana kita dapat memastikan
kualitas produk (QMS)
Apakah asumsi dalam model risiko
saya tepat? (QRS)
Apakah kita menempatkan sumber
daya yang tepat dan memadai
untuk secara efektif melakukan
monitoring dan menghilangkan
risiko untuk meningkatkan sistem
yang kita miliki? ( MAI)
Pelajaran apa yang dapat kita
ambil dari risk assessment
terakhir; apakah asumsi yang
diambil perlu diupdate?
Bagaimana kita dapat melakukan
continuous improvement?
Ada CAPA, QMS, QRS, MAI dan CI

SUMMARY
EVALUASI
DOKUMEN CAPA
INDUSTRI
FARMASI

CAPA
(Corrective Action and
Preventive Action)

Acceptable

Justifiable

Implementable

Contoh GAP dalam

EVALUASI CAPA

Persyaratan

Root Cause Analysis

Corrective and Preventive

Action (CAPA)

Batas Waktu Penyelesaian

(Timeline)

Bukti Perbaikan CAPA

BAGAIMANA
MENYUSUN CAPA
YANG BAIK ?

Langkah Penyusunan
CAPA
1

Identifikasi
Tetapkan masalah
secara jelas

6 Implementasi

Laksanakan
tindakan yang
ditetapkan
7

Evaluasi
Hitung luas
masalah dan
dampaknya
Rencana
Tindakan
Susun daftar
tindakan yang
dilakukan

Tindak Lanjut
Verifikasi dan nilai
efektivitasnya

Investigasi
Susun rencana
investigasi

Analisis
Lakukan analisis
secara seksama

1. Identifikasi --

Penjelasan masalah

Deskripsi masalah - singkat tapi

lengkap.
Deskripsi harus memuat
informasi yang cukup agar
masalah (spesifik) yang
diuraikan mudah dimengerti.

1. Identifikasi -- Bukti
Daftar informasi spesifik,
dokumen2, atau data tersedia
yang menunjukkan bahwa
masalah benar - benar ada.

2. Evaluasi
Situasi harus dievaluasi untuk menentukan
1) tindakan yang perlu diambil
2) tingkat penindakan yang dibutuhkan.
Suatu evaluasi harus mencakup :
Dampak potensial dari masalah.
Risiko terhadap perusahaan atau
pelanggan
Tindakan perbaikan (segera) yang
mungkin dibutuhkan

2. Evaluasi--

Dampak potensial

Tentukan dan dokumentasikan

secara spesifik mengapa masalah
menjadi perhatian kita dan
kemungkinan dampaknya terhadap
perusahaan dan/atau pelanggan.
Kemungkinan dampak terhadap biaya,
fungsi, mutu produk, keamanan,
kehandalan, dan/atau kepuasan
pelanggan.

2. Evaluasi --

Tindakan perbaikan
(segera)

Dampak potensial dan

pertimbangan/penilaian risiko mungkin
mengindikasikan perlunya pengambilan
tindakan segera untuk memperbaiki situasi
sampai suatu solusi akhir dapat dilaksanakan.
Dalam kasus tertentu tindakan perbaikan
(segera) mungkin sudah memadai. Bila
demikian halnya, CAPA dapat diakhiri
(closed) setelah mendokumentasikan
pertimbangan terhadap keputusan ini dan
tindakan lanjut untuk menyelesaikan masalah.

3. Investigasi --

strategi

Tulis instruksi khusus untuk menentukan

kontributor dan akar penyebab masalah.
Prosedur ini mengarahkan pengkajian
komprehensif dari semua kemungkinan
situasi yang terkait dengan masalah dan
harus mempertimbangkan :
- peralatan

- Material

- personalia

--

Prosedur

- Rancangan / desain

--

Pelatihan

- Perangkat lunak

- Faktor eksternal

5. Rencana Tindakan (Action)

Dengan menggunakan hasil analisis, metode
terbaik untuk memperbaiki situasi (atau
mencegah terjadinya pengulangan situasi di
kemudian hari) dapat ditentukan.
Semua tugas/pekerjaan yang perlu
dieksekusi diidentifikasi dan dimasukkan ke
dalam Rencana Tindakan.
Rencana tersebut mencakup perubahan
yang harus dilakukan dan menetapkan
penanggung-jawab / pelaksana kerja.

5. Rencana Tindakan
Daftar semua aktivitas dan pekerjaan yang
harus dilakukan untuk memperbaiki masalah
yang ada atau mengeliminasi masalah
potensial, dan mencegah terulangnya
masalah.
Sangat penting untuk mengidentifikasi
semua tindakan yang diperlukan dan bahwa
tindakan tersebut sudah memperhatikan tiap
kemungkinan penyebab masalah dan situasi
yang diakibatkan oleh masalah tersebut.

5. Rencana Tindakan --

Pelatihan

(Training)

Pelatihan karyawan merupakan bagian

esensial dari tiap perubahan yang dilakukan
sehingga harus dijadikan bagian dari
Rencana Tindakan.
Agar menjadi efektif, semua modifikasi dan
perubahan yang dilakukan harus
dikomunikasikan ke tiap orang, departemen,
pemasok, d.l.l yang terkait atau yang bakal
terkena dampak perubahan tersebut.

6. Tindakan Implementasi
Rencana Tindakan yang telah
disusun dieksekusi. Semua
pekerjaan dan aktivitas yang telah
diidentifikasi dituntaskan.
Buat rangkuman/ringkasan tindakan
yang dilakukan. Semua modifikasi
terhadap dokumen, proses, d.l.l.
didaftarkan.

Format Matriks CAPA

Nama Industri Farmasi
Alamat
:
Tujuan Inspeksi
Tanggal Inspeksi
:

No
.

Temuan

:
:

Persyarat
an1

Root
Cause
Analysis2

CAPA3

Status4

Batas
waktu5
Penanggu
penyelesa ng Jawab
ian

Keterangan:
1. Diisi dengan persyaratan yang harus dipenuhi sesuai Pedoman CPOB yang berlaku.
2. Hasil analisis akar permasalahan sesuai SOP Penanganan Penyimpangan
3. CAPA perlu dijelaskan secara terperinci langkah-langkah tindakan perbaikan dan tindakan
pencegahan.
4. Status diisi dengan sudah selesai atau dalam proses. Bila dalam proses, batas waktu penyelesaian
diisi.
5. Batas waktu penyelesaian yang reasonable dan diisi untuk tiap langkah.

Change Control Untuk melihat ada/ tidak

PELAYANAN
PUBLIK
DITWASPROD PT
& PKRT TERKAIT
CAPA

Desk CAPA
Desk CAPA dapat dilakukan di:
Direktorat Pengawasan Produksi PT & PKRT atau
Balai/Balai Besar POM

Mekanisme pelaksanaan Desk CAPA:

Berdasarkan hasil evaluasi CAPA oleh Badan POM maka
industri farmasi dapat dipanggil untuk melaksanakan Desk
CAPA di Direktorat Pengawasan Produksi PT & PKRT
Industri farmasi mengajukan diri (melakukan perjanjian)
untuk dapat melaksanakan Desk CAPA.
Direktorat Pengawasan Produksi PT & PKRT merencanakan
pelaksanaan Desk CAPA di Balai/Balai Besar POM.

Tujuan Desk CAPA :

Mempercepat pemahaman Industri Farmasi terhadap CAPA
dan diskusi terkait regulatory advice untuk memenuhi
persyaratan CPOB.
Meningkatkan mutual understanding antara Badan POM dan
Industri Farmasi.

Verifikasi CAPA
Dilakukan di site terutama bila ada
perbaikan fisik yang harus diverifikasi

IMPROVEMENT
OLEH INDUSTRI FARMASI