FASE

PERENCANAAN
NAMA KELOMPOK :
KARYA SUPENA

1341177004258

ROBBY INDRAWAN

1341177004239

INDRI APRIANI

1341177004209

Perencanaan proyek adalah bagian dari manajemen proyek yang

berhubungan dengan pembagian, pengalokasian dan penjadwalan
pekerjaan dalam lingkup proyek.
Tujuan perencanaan proyek adalah untuk menyediakan suatu
kerangka kerja bagi manajer proyek agar dapat menyusun estimasi yang
baik untuk kebutuhan sumberdaya, biaya dan jadwal.

RENCANA KERJA
Dalam rencana proyek ini kita akan menggali lebih dalam untuk
aktivitas dalam fase pengembangan. Pembagian task dan
pengelompokannya dalam Work Breakdown Structure, estimasi jadwal
dan durasi pelaksanaan serta pelaksanaan dan penanggung jawab task
tersebut. Semua yang telah dilakukan pada fase inisialisasi akan
membantu dalam menyusun rencana yang lebih terarah, terukur dan
wajar.

WORK BREAKDOWN STRUCTURE

WBS berbentuk struktur pohon yang menunjukan bagian dari pekerjaan yang diperlukan
untuk mencapai tujuan. Dalam proyek WBS biasanya dimulai dengan tujuan akhir yang
hendak dicapai, lalu membaginya menjadi komponen-komponen yang dapat dikelola.
Prinsip dasar dalam menjalankan WBS adalah sebagai berikut:
1. Aturan 100%.
2. Hubungan antar bagian yang eksklusif.
3. Rencanakan hasil yang akan dicapai.
4. Tingkatkan detail.
5. Komponen terminal.

ESTIMASI
Keahlian melakukan estimasi secara akurat merupakan keahlian yang
sangat berharga dalam manajemen proyek. Ada dua alasan mengapa
estimasi harus dilakukan dengan baik, yaitu:
1. Estimasi menentukan perencanaan dalam mencapai waktu
penyelesaian proyek.
2. Dalam proyek yang dikerjakan bagi pihak ketiga, estimasi juga
menentukan perhitungan terhadap biaya pelaksanaan proyek yang
pada akhirnya menentukan nilai jual proyek.

Estimasi juga bukan merupakan harga mati. Jadwal dan durasi yang telah anda susun
tetap dapat direvisi seiring pelaksanaan proyek. Selama anda tidak melakukan revisi yang
terlalu besar. Untuk itu anda perlu memberikan waktu toleransi untuk setiap task yang anda
estimasikan. Selain itu anda juga harus memberikan alokasi waktu untuk :
1. Task yang bersifat mendesak dan memiliki prioritas yang lebih tinggi dari yang ada.
2. Keadaan darurat.
3. Rapat internal dan eksternal.
4. Hari libur, cuti maupun anggota tim yang sakit atau berhalangan.
5. Hubungan dengan klien, supplier maupun pihak lain.
6. Kerusakan peralatan kerja.

7. Alat kerja terlambat dihantarkan oleh supplier.

8.Interupsi dari berbagai pihak.
9. Prioritas dan jadwal lain, misalnya jika berhubungan dengan regulasi
atau birokrasi.
10. Penolakan dari quality control.
11. Kejadian tak terduga lainnya.

CONTOH WORK BREAKDOWN STRUCTURE

(WBS)

RENCANA SUMBERDAYA MANUSIA

Setelah membuat WBS, langkah selanjutnya adalah task assignment
atau alokasi setiap task kepada masing-masing pelaksananya. Penentuan
waktu pelaksanaan bisa sebelum (top down approach ) ataupun sesudah
(bottom up approach) rencana sumberdaya dilakukan.
Organisasi proyek tidak berarti hanya menyusun bagan organisasi
tetapi juga harus disertai dengan aturan bagaimana organisasi tersebut
akan berfungsi. Dua faktor penting yang harus diperlukan dalam
menyusun struktur organisasi ini adalah:
1. Spesialisasi
2. Koordinasi

RENCANA KEUANGAN
Alokasi biaya untuk proyek membutuhkan banyak ketelitian dalam
penyusunannya. Saat membagi alokasi biaya untuk setiap task yang
akan dilaksanakan, anda harus berhati-hati agar tidak terjadi
pemborosan pada awal proyek, tetapi kemudian terjadi penghematan
pada akhir proyek. Salah satu cara paling mudah adalah berdasarkan
WBS yang telah anda susun sebelumnya.
Setelah anda memiliki estimasi waktu pelaksanaan anda dapat
memberi bobot nilai per satuan waktu untuk setiap task. Bobot nilai ini
bisa bervariasi, tergantung dari karakteristik task maupun keahlian yang
dibutuhkan.

RENCANA KUALITAS
Sebuah proyek akan menghasilkan deliverables sebagaimana yang
telah ditentukan dalam project charter. Deliverables ini harus memenuhi
kriteria kualitas yang diharapkan oleh pemilik proyek. Selain itu kualitas
juga diharapkan dalam proses pelaksanaan proyek dimana batasanbatasan tetap dijaga sehingga semuanya tetap mengikuti perencanaan
proyek yang telah disusun.

Untuk menyusun rencana kualitas, lakukanlah langkah-langkah berikut

ini:
1. Definisikan kualitas yang diharapkan dari deriverables proyek.
2. Tentukanlah kriteria pemenuhan kualitas dan standar pencapaiannya.
3. Definisikan proses yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan kualitas.
4. Deskripsikan quality assurance dan cara melakukan kontrol kualitas.

RENCANA RISIKO
Penyusunan rencana risiko adalah menentukan langkah antisipasi untuk risiko yang sudah
teridenntifikasi sebelumnya. Rencana risiko ini meliputi :
1. Daftar semua risiko yang telah teridentifikasi pada fase inisialisasi.
2. Urutan risiko berdasarkan kemungkinan terjadinya.
3. Urutan risiko berdasarkan dampak yang ditimbulkan.
4. Urutan risiko berdasarkan prioritas penanganannya.
5. Tindakan yang harus dipersiapkan untuk mengurangi potensi terjadinya risiko.
6. Tindakan yang harus dipersiapkan apabila terjadi risiko unutk mengurangi dampak yang
merugikan.
7. Proses untuk menangani risiko selama proyek berlangsung.

Risiko tak terduga ini umumnya terjadi oleh karena faktor-faktor eksternal. Berikut adalah
berbagai kemungkinan yang menjadi sumber terjadinya risiko, baik kecil maupun besar:
1. Komunikasi
2. Implementasi
3. Lingkup proyek
4. Bugs
5. Penjadwalan yang tidak dilakukan dengan baik
6. Pekerjaan yang dilakukan secara parsial
7. Proses yang tidak perlu
8. Jadwal dan anggaran tidak realistis

RENCANA PENERIMAAN
Penerimaan dapat difenisikan sebagai persetujuan dari klien bahwa
deliverables proyek sudah sesuai dengan kriteria yang sudah disepakati. Oleh
karena itu rencana penerimaan merupakan bagian dari fase akhir proyek.
Rencana proyek terdiri dari hal-hal berikut:
1. Daftar dari milestones yang harus dicapaii dan deliverables yang harus
dihasilkan dari keseluruhan proyek
2. Semua kriteria dan standar penerimaan terhadap deliverables yang
ditentukan oleh klien
3. Penjelasan mengenai bagaimana deliverables akan ditinjau untuk kemudian
diputuskan apakah sudah sesuai ddengan kriteria dan memenuhi standar
yang telah ditentukan sebelumnya.
4. Proses untuk mendapatkan penerimaan dari klien terhadap deliverables yang
telah dihasilkan

Penerimaan memang menjadi bagian paling krusial, karena seluruh hasil kerjanya
bisa menjadi tak berarti apabila klien menolak untuk menerimanya. Untuk itu, sebagai
manajer proyek, Anda tidak perlu menunggu sampai akhir proyek untuk menyampaikan
deliverables. Langkah-langkah yang dapat anda lakukan adalah:
1. Lakukanlah pendekatan pada klien untuk mendapatkan kriteria yang jelas.
2. Komuikasikan dengan pihak klien untuk melakukan peninjauan.
3. Lakukanlah proses penerimaan secara formal dengan disertai pengesahan dari pihak
yang berkompeten.
4. Jika ada penolakan, lakukan pembenahan pada proses dan perbaikan untuk
kemudian dapat diajukan kembali kepada klien.
5. Anda dapat menutup proyek dengan tenang, jika seluruh proses penerimaan dapat
berjalan lancar.

RENCANA KOMUNIKASI
Rencana komunikasi berisi berbagai informasi yang harus disampaikan kepada
seluruh stakeholder. Dengan informasi yang mudah didapatkan maka akan
menghindarkan kesalahpahaman antara masing-masing pihak dan membantu
identifikasi potensi risiko karena setiap orang akan merasa dilibatkan dalam proyek.
Rencana komunikasi terdiri atas:
1. Jenis informasi yang dibutuhkan oleh setiap bagian stakeholder proyek.
2. Jadwal distribusi informasi, metode komunikasi yang digunakan dan bagaimana
atau dalam bentuk apa informasi disampaikan.
3. Daftar personal yang dilibatkan dalam penyediaan informasi dan menyampaikan
komunikasi tersebut.
4. Proses yang mengatur komunikasi, yaitu bagaimana informasi dikumpulkan,
dikelola dan didistribusikan.

RENCANA PENGADAAN
Anda memerlukan rencana pengadaan jika dalam proyek diperlukan hardware, alat-alat khusus,
consumables, atau juga jasa tertentu, baik untuk menunjang kelancaran proyek maupun merupakan
bagian dari deliverables. Untuk pengadaan jasa perlu dipertimbangkan apakah pengadaan ini hanya
berupa pengadaan langsung atau harus melalui sub-kontrak.
Rencana pengadaan berisi antara lain:
1. Rincian produk yang akan dibeli dari vendor termasuk deskripsi detail dari spesifikasi teknis.
2. Sertakan informasi mengenai ketersediaan produk-produk yang akan dibeli apakah masih ada atau
sudah discontinue.
3. Jadwal pengadaan produk disesuaikan dengan jadwal proyek sehingga tidak terjadi penundaan
karena ketidaktersediaan produk tersebut pada waktunya.
4. Perlu tidaknya proses tender untuk pengadaan ini dan apakah proses tersebut mengikuti prosedur
yang ada di organisasi atau perusahaan klien.
5. Jika ada vendor tertentu yang direkomendasikan, sertakan juga informasi tentang latar belakang
yang mendukung rekomendasi ini.

TINJAUAN PERENCANAAN PROYEK

Meskipun perencanaan proyek disusun pada fase perencanaan ,
bukan berarti dalam fase-fase berikutnya semua proses akan berpatokan
pada rencana yang dibuat pada fase ini. Dalam berbagai pengalaman,
perencanaan tetap memerlukan revisi, karena situasi dan kondisi selama
pelaksanaan proyek selalu berubah. Jika tetap mendasarkan pada
perencanaan yang ada, sedangkan keadaan sudah tidak mendukung
maka berbagai potensi risiko yang menyebabkan proyek gagal bisa
terjadi. Untuk itu anda harus terbuka terhadap perubahan pada
perencanaan proyek untuk menyesuaikan dengan keadaan saat
pelaksanaan.