SISTEM PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

PROYEK (SP3)
BAB III
PROJECT ORGANIZATION
oleh:
SYAIFUL HAZMI

POLITEKNIK NEGERI MEDAN

IKHTISAR
1. Pengantar
2. Karakteristik Proyek - Pilihan Bentuk
Organisasi.
3. Otoritas Proyek Manager.
4. Conflict Management.
5. Coordination.
6. Overcoming Resistance to Plan
Implementation.
7. Winning and Sustaining the Enthusiastic
Support of Project Personnel.
8. Partnering.

PENGANTAR
1. Proyek dikelola oleh PM melalui suatu organisasi.
2. Tugas berat pengelolaan proyek adalah
mengkoordinasikan staf yang berasal dari berbagai
disiplin dan juga sub-organisasi.
3. Bentuk organisasi proyek bisa bervariasi:
dari ekstrim functional organizational, sampai ekstrim lain
pure
project organization;
kecenderungan organisasi modern: flat dan lean
organization;
berbasiskan proses bukan lagi tugas;
menjauh dari organisasi fungsi yang kental hirarki.

Pembentukan organisasi perlu mempertimbangkan

karateristik proyek.
5. Setelah organisasi dibentuk, staffing merupakan faktor
penting:
4.

untuk melaksanakan tugas dan fungsi organisasi; perlu orang

yang
tepat;
agar Tim dapat bekerja efisien dan dalam harmoni.

KARAKTERISTIK PROYEK - PILIHAN BENTUK

ORGANISASI (1)
1. Objectives:
organisasi harus dapat menjamin proyek dapat
mencapai tujuan tanpa kompromi:

2. Schedule:
lama pengerjaan dan jadwal penyelesaian harus tepat;
organisasi harus efisien.

3. Complexity:
persyaratan teknologi ikut menentukan bentuk
organisasi;
misalnya PLTN sangat spesifik dan
sophisticated.

4. Size and Nature of the Task:

proyek dengan ribuan pekerja dan multi years
organisasi
akan lebih kompleks.

5. Resources required:
-

setiap proyek perlu material dan tenaga yang spesifik.

6. Information and Control System:

-

level informasi dan kontrol juga spesifik.

Karakteristik Bentuk Organisasi Proyek

(1) SHOP

PURE PROJECT
MANAGEMENT
ORGANIZATION

OBJECTIVES
SCHEDULE
COMPLEXITY
SIZE & NATURE OF TASK
RESOURCES & CONTROL
SYSTEM
PROJECT
CHARACTERISTICS

PROJECT
ORGANIZATION
DERIVED FROM
FUNCTIONAL
ORGANIZATION

SUPERVISO
R
FOREMAN

(2) LIAISONWORKER
OFFICER
(3) TASK FORCE
(4) STANDING COMMITTEE
(5) PROJECT
COORDINATOR
(6) PROJECT MANAGER
(7) MATRIX ORGANIZATION

KARAKTERISTIK PROYEK - PILIHAN BENTUK

ORGANISASI (2)
1. Perkembangan dimulai dari proyek yang kecil
sampai dengan kompleks:
umumnya digunakan organisasi fungsional yang ada;
melibatkan fungsi-fungsi utama organisasi yang
diperlukan;
misalnya Engineering, Project Control,
Purchasing,
Construction, Finance.

2. Tergantung kompleksitas, untuk mengkoordinasi

kegiatan atau menjamin koordinasi horizontal dapat
dilakukan:
a. Dikerjakan langsung (supervisor foremen worker).
b. Mengangkat Liaison officer.
c. Membentuk Task force.
d. Standing Committee: pemimpinnya biasanya adalah
pimpinan unit fungsional yang paling berkaitan.

KARAKTERISTIK PROYEK - PILIHAN BENTUK

ORGANISASI (3)
3. Jika keputusan ternyata harus naik sampai
eksekutif, maka perlu dibuat proyek dengan
alternatif sesuai kompleksitas, mengangkat atau
membentuk:
a. Project Coordinator.
b. Project Manager.
c. Matrix Organization.

4. Program diatur oleh Project Manager (PM), tetapi

anggaran berasal dan tetap mengunakan
aturan/sistem fungsional.
5. Matrix Organization:
mempunyai dua pimpinan yaitu PM untuk program
(what to do) dan Functonal Manager (how to do);
dapat juga dana unit fungsional dikelompokkan dalam
2 bagian; untuk keperluan unit fungsional dan untuk
melaksanakan proyek khusus tersebut;

KARAKTERISTIK PROYEK - PILIHAN BENTUK

ORGANISASI (4)
PM punya kewenangan relatif lebih besar untuk
mengontrol
proyek (dibanding butir 3 diatas), karena
kewenangannya setara dengan kewenangan Functional
Manager.

Functional Matrix Management Organization

EXECUTIVE
MANAGEMENT

ENGINEERIN
G

PROJECT
CONTROL

PURCHASING

PROJECT MANAGER I

PROJECT MANAGER
II
TASK FORCE
MEMBERS

CONSTRUCTIO
N

FINANCE

KARAKTERISTIK PROYEK - PILIHAN BENTUK

ORGANISASI (4)
6. Pure Project Organization:
Biasanya untuk projek yang besar dan kompleks;
Sering menjadi permintaan dan persyaratan owner;
selain menjamin fokus kerja, juga supaya unit kerja owner
dapat langsung berkoordinasi dengan unit proyek.

7. Ada keuntungan dan ada kerugian:

-

mahal, organisasi harus dibentuk khusus;

staf harus pilihan; perlu insentif khusus;
loyalitas biasanya rendah; proyek sementara.

Pure Project Management Organization

OWNER

PROJECT MANAGER

ENGINEERIN
G

PROJECT
CONTROL

PURCHASING

CONSTRUCTIO
N

FINANCE

OTORITAS PROJECT MANAGER ( PM )

1. Otoritas dan tanggung-jawab PM berbeda untuk
konteks Pure Project Management Organization
dan konteks Matrix Organization (Functional
Organization):
2. Matrix organization:
Potensi konflik lebih besar;
Functional Manager harus diyakinkan, bahwa
koordinasi
dengan PM mutlak untuk memperlancar
proyek;
Dukungan eksekutif terhadap PM jangan sampai
mengancam
otoritas dan mengurangi kewenangan
dan peran Functional
Manager;
Kewenangan yang diberikan Top Management kepada
PM
harus jelas.

3. Pure Project Management Organization:

- kewenangan dan tanggung-jawab PM perlu total.

CONFLICT MANAGEMENT
1. PM dalam organisasi matriks berhubungan dengan 3
kelompok dengan kepentingan yang berbeda-beda:
a. Top Management:
b. Functional Management;
c. Anggota Tim Kerja.

2. Dengan Top Management:

Perlu support menerus dari Top Management kepada PM;
karena kewenangan PM disini lebih kecil dibandingkan dalam
Pure Project
Management Organizaton.

3. Dengan Functional Management;

4.

sumber konflik;
hubungan harus harmonis; agar tidak selalu terjadi
ketegangan.
Dengan Anggota Tim Kerja:
masing-masing pekerja punya 2 pimpinan;
PM lebih punya power; sementara hubungan dengan
Functional Manager lebih bersifat majikan dengan karyawan;
Harus jelas bertanggung-jawab kepada siapa dalam hal apa.

COORDINATION (1)
1. Coordination is the function of orchestrating all the
skills so that every one cooperates to carry out the
project at hand most efficiently .
2. Langkah kuci PM mempersiapkan koordinasi:
a. Project Implementation Plan (PIP):
PIP merumuskan tujuan, lingkup, jadwal, dan rencana
anggaran, serta organisasi yang diperlukan untuk
melaksanakan proyek;
menerangkan keterlibatan organisasi fungsional
internal
dan agency eksternal yang perlu dikoordinasi.

b. Schedule and Cost Planning:

dimulai dengan WBS jadwal dan cost breakdown
structure accurate estimate of work package;
semua bagian harus memberikan kontribusi expertiesnya ; kesempatan melakukan Team Building dan
mengidentifikasi interface.

COORDINATION (2)
c. Building the Project Organization:
PM mempunyai otoritas penuh mengangkat staf untuk
pure project management organization;
PM perlu berkonsultasi dengan Functional Manager
untuk matrix organization;
Tupoksi harus disiapkan; menghindari konflik
memperjelas kedudukan, fungsi, tugas, kewenangan,
tanggung-jawab masing-masing unsur yang terlibat;
memfasilitasi koordinasi.

d. Procedures:
Project Procedure Guide atau Standard Operating
Procedure (SOP) perlu disiapkan, untuk memfasilitasi
koordinasi kerja harian;
Mencakup antara lain: Budget approval, Funds
appropriation and authorization procedure, Contract
award procedure; Change order authorization procedure;

COORDINATION (3)
Time-keeping methods; Priority determination methods;
Accounting and audit requirements and procedures;
Required reports and distribution; Formal reporting and
review procedures; Informal reporting and review
procedures; Procedure for drawing and vendor data
control.

e. Drawing and Vendor Data Control:

Flow dari informasi dan dokumen perlu diperhatikan;
potensi menimbulkan keterlambatan;
Mencakup gambar, spesifikasi, informasi dari vendors
(peralatan), dll.;
Umumnya dokumen perlu diketahui beberapa pihak;
perlu persetujuan dan paraf;
Dalam proyek tertentu, flow informasi dan gambar
perlu dikoordinasi oleh seorang penanggung-jawab
tertentu.

COORDINATION (4)
f.

Project Headquarters:

perlu kantor tertentu untuk memudahkan

kordinasi
internal dan eksternal;
juga dapat meningkatkan kebersamaan, loyalty,
dan
dedikasi.

OVERCOMING RESISTANCE
TO PLAN IMPLEMENTATION (1)
1. Walaupun ada Plan, PM dan Planning/Scheduling
section, tidak ada jaminan staf akan bersemangat
mengikuti rencana kerja.
2. Planning/Scheduling section adalah bagian yang
bertanggung-jawab untuk merencanakan jadwal,
biaya dan juga melaporkannya.
3. Sering ada resistensi terutama dalam organisasi
matrik; ini harus diantisipasi.
4. Penyebab bisa macam-macam:
a. tidak tahu mengenai manfaat plan; tidak biasa;
misalnya pengawas, buruh, dll.; harus diindroktinasi
melalui
pelatihan.
b. tidak populer; tidak percaya; paper works, tambah
tanggung-jawab, dll. plan harus benar-benar simpel dan
bermanfaat.

OVERCOMING RESISTANCE
TO PLAN IMPLEMENTATION (2)
c. ingin kebebasan kerja; tidak terikat jadwal dan
metoda; diketahui penggunaan dana, dll.
perlu komitmen; libatkan dalam partisipatif planning;
jika staf ganti; lakukan review; integrasikan gagasan
baru, dll.; selama sesuai dengan master plan;
yakinkan kebebasan itu ada; jalur kritis maksimum
hanya 20%;
batasi kerumitan analisis network, kelayakan dan
optimasinya kepada kelompok planning dan scheduling;
bagian lain pakai barchart saja.
5. Ada kontraktor yang menolak menggunakan plan; biaya
plan biasanya dipikul oleh pemilik kaitkan dengan
pembayaran; mengikat pengawas, pemilik dan kontraktor;
memisahkan kewenangan membayar dan pemegang uang
dalam kasus in-house.
6. Harus ada perhatian penuh dan menerus dari PM; PM
harus konsisten menggunakan plan dan menunjukkan
manfaatnya.

WINNING AND SUSTAINING THE ENTHUSIASTIC

SUPPORT OF PROJECT PERSONNEL (1)
1. PM harus mampu memotivasi pekerja:
menjamin komunikasi horizontal dan vertikal;
memaksimumkan koordinasi antar disiplin; menyelesaikan
masalah interpersonal dan konflik;
team building, team discipline, dan prestasi akan
meningkat;
2. Harus memahami needs dari pekerja:
a. Psychological needs:
makanan; rumah; istirahat/piknik; dan latihan.
b. Safety and security needs:
keamanan dari bahaya; ancaman.
c. Social needs:
belonging; association; acceptance; and giving and
receiving of friendship.
d. Ego needs:
self-esteem; self-confidence; independence; pride;
competence; reputation; status; recognition; respect; and
appreciation.

WINNING AND SUSTAINING THE ENTHUSIASTIC

SUPPORT OF PROJECT PERSONNEL (2)
e. Self-fulfillment:
mendayagunakan potensi untuk pengembangan
menerus.
3. Dua pertama basic need; umumnya sudah dipenuhi.
4. Tiga terakhir secondary needs; harus diperhatikan oleh
PM agar tujuan masing-masing pekerja dapat
diintergrasikan dengan tujuan proyek.
5. Social needs:
a. Job satisfaction dan interpersonal relationship, 2
terpenting.
b. Leisure time activities (gathering) memperkuat
hubungan
dan meningkatkan natural trust; trust
dan confidence sangat penting.
c. Pembentukan tim harus melalui masukan dari pekerja;
menjamin Team spirit.
d. Harus bisa melihat yang perform; mengkaji mengapa
dan
menjadikan contoh/motivasi bagi yang lain.

WINNING AND SUSTAINING THE ENTHUSIASTIC

SUPPORT OF PROJECT PERSONNEL (3)
6. Ego needs:
a. Perlu diberikan tanggung jawab dan kewenangan
pengambilan keputusan; menunjukan peran dan penting.
b. Dapat meng-claim keberhasilannya.
c. Buat recognization dalam pada newsletter
memberikan
kebanggaan dan tanggung-jawab.
d. Rencanakan insentif kalau berhasil.
e. Functional Manager dapat melihat secara personal staf
di bawahnya.
f. Penghargaan dari PM dengan disaksikan Functional
Manager akan memotivasi perkerja lebih berprestasi.
7. Self fulfillment needs:
a. Kepuasan diri dapat diperoleh dari keberhasilan,
produktif output, dan pekerjaan berkualitas tinggi.
b. Tugas manajemen untuk menjamin kelancaran
pekerjaan
melalui penjadwalan, perencanaan, dan
koordinasi yang baik.

WINNING AND SUSTAINING THE ENTHUSIASTIC

SUPPORT OF PROJECT PERSONNEL (4)
c. Selain itu juga perlu mengantisipasi dan
menyelesaikan
permasalahan, konflik, dll. yang dapat
menghambat
kontribusi maksimal semua pekerja.
d. Pekerja harus mempunyai kebanggaan dan kepuasan
jika
pekerjaan berjalan lancar.
8. Peran PM:
a. Penanggung-jawab utama produktifitas anggota tim;
kohesi dan ko-operasi mesti dijaga.
b. Harus berperan sebagai leader: inspiring, motivating.
c. Harus mengerti basic managerial skill: planning,
staffing, directing, coordinating, controlling.
d. Harus honest dan punya integritas; memerlukan
kepercayaan
yang tinggi semua pihak.
e. Harus punya kemampuan berkomunikasi atas bawah.
f. Harus sensitif, tegar, cepat mengambil keputusan,
energik, fleksibel; mampu mem-balance pro-kon;
menjembatani
pandangan yang bertentangan.

PARTNERING (1)
1. Tradional contracts:
- berbasiskan hak dan kewajiban; transaksi;
menimbulkan banyak ketegangan antara pihak yang
terlibat; banyak tuntutan; kontra produktif;
- sementara itu tantangan semakin berat; mutu
dan efisiensi; juga kompleksitas bisinis; inflasi,
teknologi
baru; risiko tinggi; kompetisi luar
negeri;
2. Modus baru; partnering:
- perilaku win-win di antara pelaku bisinis
konstruksi;
- memerlukan komitmen total; jangka panjang;
optimasi keunggulan masing-masing pihak;
- harus mempunyai tujuan (visi) yang sama;
memberikan kontribusi bagi pencapaiannya;

PARTNERING (2)
- sebenarnya bukan hal baru; bisnis lama hanya
berbasis kepercayaan; perkembangan selama ini
telah difokuskan pada aspek legal.
3. Elemen penting partnering:
a. Long term commitment:
manfaat tidak diperoleh cepat; bertahap lesson
learned; semua pihak harus sunguh-sungguh;

b. Trust (kepercayaan):
menghindari permusuhan; sinisme;
dapat membangun teamwork;
pemahaman akan tujuan dan risiko dapat
meningkatkan
trust; dan membangun siniergi;
partnering memperkuat pelaku; mempermudah
pengambilan keputusan dan pemecahan masalah;

PARTNERING (3)
c. Shared Vision:
visi dan misi harus disepakati;
harus terbuka; pertempuran gagasan; tujuan perlu
dirumuskan bersama;

d. Partnering dan TQM:

partnering mendukung TQM; longterm commitment,
continuous improvement.
kedua konsep sejalan dan perlu dikembangkan
bersama.

e. Keuntungan partnering:
untuk semua pihak yang terlibat; evaluasi periodik
diperlukan; harus formal dan tertulis; mencatat yang baik
dan yang buruk;
Bisa pakai nilai: aspek komunikasi; pemecahan
masalah; prestasi kemajuan, dll.

PARTNERING (4)
f. Manfaat menurut Construction Industri Institute (CIS):
meningkatkan kemampuan merespons pasar bisnis
yang dinamik;
meningkatkan kualitas serta keselamatan dan
kesalahan
kerja;
Menghemat biaya da wajtu; meningkatkan
keuntungan;
Menghemat penggunaan sumber daya.

SELESAI