DASAR-DASAR

PENGAWASAN
Pengertian pengawasan
Adalah: fungsi manajemen yang mengukur dan
mengkoreksi semua kegiatan dan memastikan
bahwa tujuan dan rencana organisasi tercapai.
Berkenaan dg cara-cara membuat kegiatan sesuai
dengan rencana. Menunjukkan adanya
hubungan yang erat antara perencanaan dan
pengawasan. Juga dengan fungsi lainnya
(penggorganisasian dan pengarahan /
penggerakan).
Tipe-tipe pengawasan :
1. Pengawasan pendahuluan (feedforward control):
Dirancang untuk mengantisipasi masalah/
penyimpangan dari standar /tujuan dan
memungkinkan untuk dilakukan koreksi
sebelum tahapan kegiatan tertentu
diselesaikan. Mendeteksi masalah sehingga
dpt mengantisipasi untuk mengambil tindakan
sebelum terjadi.
2. Pengawasan bersamaan kegiatan
(concurrent control): dilakukan selama
kegiatan masih berlangsung. Karenanya
diperlukan kesepakatan syarat dan
prosedur yang harus dipenuhi sebelum
melanjutkan kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik (feedback
control): Mengukur hasil-hasil dari suatu
kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-
sebab terjadinya penyimpangan dari
rencana / standar yang telah ditetapkan
guna mendptkan tindakan koreksi untuk
kegiatan serupa pada masa akan datang.
Bersifat historis
Tahap-tahap dalam proses
pengawasan :
1. Penetapan standar pelaksanaan:
Standar: Suatu pengukuran yang
digunakan sebagai ukuran untuk
penilaian hasil.
a. Standar fisik: kuantitas dan kualitas
b. Standar moneter: dlm rupiah (biaya,
laba)
c. Standar waktu: batas waktu pekerjaan.
Standar kuantitas: memungkinkan untuk
dpt dikomunikasikan dgn anggota
organisai.
Standar kualitas: lebih sulit dicapai tetapi
penting untuk diawasi (standar-standar
yang berkaitan dg personalia)
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan
kegiatan:
Beberapa pertanyaan penting yang dapat
digunakan: berapa kali (how often); dalam
bentuk apa (what form) dan siapa (who)
yang akan terlibat.
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan:
Beberapa cara pengukuran: pengamatan;
laporan-laporan; metoda-metoda otomatis;
inspeksi, pengujian.
4. Perbandingan pelaksanaan dengan standar
dan analisa penyimpangan
5. Pengambilan tindakan koreksi melalui:
Mengubah standar mula-mula
Mengubah pengukuran pelaksanaan
Mengubah cara dalam menganalisa penyimpangan
Pentingnya pengawasan
1. Perubahan lingkungan organisasi :
adanya PP, tehnologi & inovasi baru
dsb
2. Peningkatan kompleksitas organisasi:
Semakin besar organisasi perlu
pengawasan yg lebih
3. Kesalahan-kesalahan: yang
dilakukan bawahan
4. Kebutuhan manajer mendelegasikan
wewenang:diperlukan untuk
memeriksa pelaksanaan tugas
bawahan
Karakteristik-karakteristik
pengawasan efektif :
1. Akurat : Data tidak akurat, sistim
pengawasan dpt keliru mengambil
tindakan koreksi bahkan dpt
menciptakan masalah baru
2. Tepat-waktu: Evaluasi dan perbaikan
harus dilakukan secepatnya
3. Obyektif dan menyeluruh: Informasi
mudah dipahami dan bersifat obyektif
4. Terpusat pada titik-titik penugasan
strategik: harus terpusat pada bidang-
bidang yang paling sering terjadi
penyimpangan yang berakibat
kerusakan fatal.
5. Realistik secara ekonomi: menyangkut biaya
pengawasan yang lebih rendah.
6. Realistik secara organisasional:
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi:
informasi pengawasan harus sampai pada
seluruh personalia yang memerlukan
8. Fleksibel : harus fleksibel untuk memberikan
tanggapan/reaksi thd ancaman atau
kesempatan yang ada
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional:
pengawasan efektif harus menunjukkan
deteksi & tindakan koreksi yang harus
diambil
10. Diterima anggota organisasi: mampu
mengarahkan pelaksanaan kerja dan
mendorong tanggung-jawab.
Metoda Pengawasan :
1. Pengawasan Non-kuantitatif:
Mengawasi keseluruhan (overall)
organisasi. Tehnik-tehnik yang
digunakan :
Pengamatan
Inspeksi teratur dan langsung
Pelaporan lisan dan tertulis
Evaluasi pelaksanaan
Diskusi antara pimpinan dan bawahan
2. Tehnik pengawasan kuantitatif :
Anggaran (budget)
Audit
Analisa Break-even
Analisa Rasio: likuiditas; profitabilitas; aktifitas
Bagan / teknik yang berhubungan dengan waktu
pelaksanaan kegiatan seperti PERT (Program Review
Technique); CPM (Critical Path Method)