Designing Organizational

Structure

Bab 10
 Purpose of Organizing
Orgazational Structure bertujuan untuk memudahkan
pencapaian tujuan organisasi.
Organization Structure dapat mengalokaskan
pekerjaan secara tepat.
Orgazational Structure memiliki berbagai tujuan yaitu:
1. Mengalokasikan pekerjaan sesuai jenis dan department
2. Memberikan tugas dan tangung-jawab pada individu yang
bertugas
3. Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi.
4. Mengelompokkan pekerjaan sesuai unit-unit tertentu
5. Membangun keterkaitan antara individu, kelompok dan
depertment
6. Menunjukkan garis autoritas
7. Mengalokasikan sumberdaya dengan tepat
 Work Specialization
Work Specialization adalah pembagian pekerjaan
dalam jenis-jenis tertentu misalnya pemotongan,
pengecatan, pengepakan ran sebagainya
Karyawan hanya melekukan tugas khusus yang
diberikan.
Work Specialization dapat meningkatkan efficiensi
dan produktivitas.
Sebaliknya Work Specialization dapat menimbulkan:
1. Kebosanan
2. Stress
3. Kualitas menurun
4. Peningkatan ketidak-hadiran
5. Penurunan kinerja
6. Peningkatan karyawan yang keluar
 Departmentalization
Departementalization adalah cara bagaimana pekerjaan
atau suatu aktivitas dikelompokkan.
Berikut lima bentuk Departmentalization yang umum
digunakan dan sangat tergantung pada aktivitas
perusahaan:
1. Functional Departmentalization Groups Jobs according to
function
2. Geographical Departmentalization Groups Jobs according to
Region
3. Product Departmentalization Groups Jobs by product line
4. Process Departmentalization Groups Jobs on the basis of
product
5. Customer Departmentalization Groups Jobs on the basis of
Specific and unique customers
 Functional
Depertmentalization
Plant
Manager

Manager Manager Manager Manager Manager

Engineering Accounting Manufacturin Human Purchasing
g Resources

Geographical Departmentalization
Vice
President
For Sales

Sales Director Sales Director Sales Director Sales Director Sales Director
Western Southern Midwestern Mid-eastern Eastern
Region Region Region Region Region
 Product
Departmentalization
Groups Jobs by Product Line
Bombardier Ltd

Mass Transit Recreational and Retail

Sector Utility Vehicle Product
Sector Sector

Mass Transit Bombardier Rail and

Division Rotax (Vienna) Diesel
Product Div.

Recreational Logistic Industrial Bombardie

Products Equipment Equipment r Rotax
Division Division Div (Berlin)
 Process Departmentlization
Plant
Superinten
dent

Sewing Planning Assembling Finishing Inspection

Department and Milling Department Departmen and
Manager Department Manager t Manager Shipping
Manager Manager

Customer
Departmentalization
Director of Sales

Manager Manager Manager

Retail Accounts Wholesales Accounts Government
Accounts
Popular Departmentalization
Trend
Todayview
Dua bentuk structur yang semakin banyak
digunakan adalah
1. Customer Departmentalization dan
2. Cross Functional Team
Penggunaan Customer Departmentalization
bertujuan untuk terus memonitor dan mengambil
tindakan atas perubahan kebutuhan konsumen.
Cross Functional Team adalah individu dari
berbagai functional specialtiesseperti finance,
purchasing, engineering, quality control etc.
 Change of Command
The Chain of Command adalah garis othoritas dari atasan ke
bawahan.
Garis ini menunjukkan siapa harus bertanggung-jawab kepada siapa.
Chain of Command mengandung tiga pengertian berikut ini yaitu:
1. Authority (Kekuasaan)
2. Responsibility (Tanggung-jawab) dan
3. Unity of Command (Kesatuan perintah)

Todays View
Perkembangan technology terutama information technology
menyababkan kedudukan the Chain of Command menjadi kurang
penting
Pekerja dapat memperoleh information yang dibutuhkan bukan lagi
dari atasan (Bos) tetapi dengan menghubungi kolega lainnya.
 Span Of Control
Span of Control dimaksudkan adalah berapa
banyak bawahan yang dapat dikontrol oleh
seorang manager.
Org Level Span of 4 Span of 8
1 1
2 4 8
16 64
4 64 512
256 4,096
6 1,024
4,096
 Span Of Control
Pandangan lama menyebutkan bahwa sebaiknya seorang
manager hanya mensupervisi sacara langsung lima atau paling
banyak 6 bawahan.
Semakin lebar span of control semakin effisien kerja organisasi.

Todays View
Faktor berikut ini akan mempengaruhi tingkat
effisiensi dan efektivitas seorang manager Yaitu:
1. Tingkat kemampuan
2. Tingkat keahlian
Manager yang berpengalaman dan memiliki kahlian
tinggi akan lebih efektif dan efiisien.
Kecenderungan masa kini adalah oeganisasi yang
span of control lebih lebar.
 Centralization And
Decentralization
Centralization adalah tingkat di mana keputusan dibuat oleh tingkat
tertingi dalam organisasi.
Jika manager tingkat atas membuat keputusan penting tanpa
masukan dari bawahan maka perusahaan dikatakan sangat
Centralisasi.
Sebaliknya jika manager tingkat bawah memberi masukan bahkan
ikut membuat keputusan maka perusahaan dikatakan sangat
Desentralisasi.

Todays View
Saat ini kebanyakan organisasi sangat flexible dalam hal Centralisasi
dan Decentralisasi dan lebih banyak ke arah Desentralisasi.
Organisasi lebih cenderung ke arah Employee Empowerment yaitu
memberi wewenang kepada employee untuk membuat keputusan.
 Centralization And
Decentralization
More Centralization
Environment is stable
Kemampuan manager rendah
Manager tingkat bawah tidak
mau membuat keputusan
Keputusan relative minor atau
kurang significant bagi
organisasi
Perusahaan dalam bahaya
akan kegagalan atau bangkrut
Perusahaan sangat besar
Tingkat keefektivitas
implementasi strategi sangat
tergantung pada manager
More Decentralization
Lingkungan sangat kompleks
dan tidak menentu
Kemampuan manager tingkat
bawah tinggi
Keputusan adalah significant
Budaya organisasi terbuka
untuk memungkinkan manager
menyampaikan pendapat
Perusahaan sangat tersebar
Tingkat efficiency implementasi
kebijakan tergantung pada
fleksibilitas dan keterlibatan
manager dalam membuat
keputus
 Formalization
Formalisasi adalah tingkat standarisasi pekerjaan dan
kepatuhan yang harus diikuti oleh karyawan.
Organisasi yang tingkat formalisasi tinggi dicirikan oleh:
1. Job description sangat jelas dan tegas
2. Terdapat berbagai ketentuan/peraturan bagi karyawan
3. Proses pelaksanaan pekerjaan jelas dan terperinci
4. Karyawan tidak bebas menentukan apa, kapan, dan bagaimana
melakukan pekerjaan, semuanya sudah ada prosedur
Todas View
Formalisasi adalah penting untuk mengontrol dan menjaga
konsistensi
Kebanyakan organisasi saat ini tidak lagi menerapkan peraturan
yang ketat dan kaku terhadap karyawan.
 Mechanic And Organic
Structures
Terdapat dua Model Organization Design yaitu:
1. Mechanic dan
2. Organic.
Organisasi Mechanic dicirikan oleh:
1. Kontrol struktur yang kaku dan ketat.
2. Tingkat spesialisasi tinggi
3. Departemntasi yang kaku
4. Span of Control yang sempit
5. Fasilitas komuikasi yang terbatas (mostly downward)
6. Keikutsertaan manager bawah dalam pengambilan
keputusan sangat dibatasi
 Mechanic And Organic
Structures
Organic Organization dicirikan oleh:
1. Struktur organisasi yang flexible dan adaptasi
2. Specialisad job tidak standard dan dapat berubah
sesuai kebutuhan
3. Pekerjaan dikoordinir dalam satu kelompok
4. Pekerja mendapat pelatihan yang cukup dan intensif
5. Karyawan diberi wewenang untuk membuat keputusan
dan menyelesaikan persoalan.
6. Peraturan dan prosedur yang harus dipatuhi sangat
terbatas
7. Sangat sedikit supervisi langsung dari atasan
 Mechanic And Organic
Structures
Mechanic Organic
High specialization Cros functional teams
Rigid Cross-hierarchical
departmentalization teams
Clear chain of Free flow of
command information
Narrow span of control Wide spn of control
Centralization Decentralization
High formalization Low formalization
 Contingency Factors
Penentuan strukut organisasi yang sesuai sangat
tergantung pada empat contigency faktor berikut:
1. Strategi Organisasi
2. Ukuran Organisasi
3. Technology
4. Tingkat ketidaktentuan lingkungan
Strategi Organisasi
Struktur organisasi harus memfalisasi pencapaian goal atau tujuan
organisasi
Misalnya informasi yang mudah didapat dan fleksibel sesuai dengan
organisasi organic sangat baik untuk organisasi yang innovative
Organisasi mechanic dengan kontrol yang ketat untuk
meningkatkan effisiensi dan stabilitas sangat sesuai untuk
mengontrol biaya.
 Contingency Factors
Size and Structure
Ukuran organisasi akan sangat mempengaruhi
Struktur Organisasi
Organisasi besar dengan employee diatas 2000
cenderung akan :
1. More specialization
2. More Departmentalization
3. More Centralization
4. More rules and regulations
 Contingency Factors
Technology ad Structure
Penggunaan technology akan mempengaruhi
structur organisasi.
Untuk mengetahui pengaruh technologi terhadap
struktur, Perusahaan dikelompokkan dalam:
1. Unit production (jumlah produksi kecil),
2. Mass production dan
3. Proses production termasuk continous process production.
Struktur mechanic sesuai untuk pengunaan routine
technology.
Struktur Organic sesuai untuk penggunaan
nonroutine technology
 Contingency Factors
Environmental Uncertainty and Structure
Dalam lingkungan yang stable Mechanic Design lebih sesuai
Dalam lingkungan yang dinamis Organic Design lebih sesuai

Todays View
Organisasi menginginkan struktur yang flexible dan lean
Mchanic Organisation menyulitkan penyesuaian karena
perubahan lingkungan.
Perubahan lingkungan termasuk:
1. Persaingan global yang semakin meningkat
2. Innovasi produk yang cepat oleh pesaing
3. Permintaan konsumen akan produk berkualitas
4. Faster delivery
 Technology And Stucture

Unit Production Mass Process

Production Production
Sructural Low vertical Moderate High vertical
Characteristics differentiation vertical differentiation
Low horizontal differentiation Low horizontal
differentiation High horizontal differentiation
Low formalization differentiation Low
High formalization
formalization
Most Effective Organic
Sructure
 Common Organization
Designs
Traditional Organizational Design Mechanistic
1. Simple structure
Low departementalization, Wide span of control
Sentralisasi keputusan pada satu orang, Rendah
formalisasi
Penambahan karyawan meningkatkan formalisasi dan
spesialisasi
2. Functional Structure
Mengelompokkan fungsi yang sama
3. Divisional Structure
Structur yang terdiri dari berbagai unit business
Masing-masing divisi memiliki autoritas terbatas.
 Common Organization
Designs
Simple Structure
Kelebihan: Cepat, flexible, biaya rendah, kuntabilitas yang jelas
Kelemahan: Sulit untuk berkembang, tergantung pada 1 orang
Functional Structure
Kelebihan: Biaya murah, minimum duplikasi, karyawan
dikelompokkan sesuai tugas
Kelemahan: Terkonsentrasi pada tujuan fungsional, tidak
mengetahui apa yang dikerjakan unit lain dalam organisasi.
Divisional Structure
Kelebihan: Terfokus pada hasil, Manager bertanggung-jawab
penuh
Kekurangan: Dulikasi aktivitas dan sumberdaya, meningkatkan
biaya, Kurang effisien
 Contemporary Organizational
Design
Team Structure
Structur yang yang terdiri dari pekerja atau work group
atau team
Kelebihannya karyawan diberi wewenang untuk bertindak.
Mengurangi rintangan dengan bagian fungsional
Kekurangan, tidak ada chain of command. Tekanan pada
team untuk keberhasilan.
Matrix Project tructure
Spesialis dari berbagai fungsi bekerjasama untuk project
tertentu dan berpindah ke projek lain jika yang satu selesai.
Kelebihan: Design yang fleksibel dan mudah beradoptasi
dengan perubahan lingkungan. Cepat dalam pengambilan
keputusan
 Contemporary Organizational
Design
The Boundaryless Organization
Boundaryless dimaksudkan:
1. Internal. Batas Horizontal oleh spesialisasi pekerjaan dan
departementalisasi sedangkan batas vertical dipisahkan oleh
leval karyawan dalam organisasi dan hierarchi
2. External. Batas ekternal ditunjukkan dengan pemisahan
organisasi engan konsumen, pemasok dan stake hlder
lainnya.
3. Untuk mengeliminasi batas maka digunakan Virsual
Organization dimana karyawan full time diluar mereka yang
spesialis untuk projek
4. Bentuk lain untuk menghilangkan batas adalah Netwok
Organization. Perusahaan memanfaatkan karyawannya untuk
melakukan aktivitas tertentu dengan menggunakan network
 Todays Organizational Design
Challenges
Tantangan yang harus dihadapi termasuk:
1. Keeping Employees Connected. Perkembangan
technology memungkan karyawan tetap ataupun tidak
mengerjakan pekerjaan di luar kantor. Ini sering
disebut dengan Mobile Employees yang dihubungkan
dengan perusahaan.
2. Building Learning Organization. Learning Organization
adalah organisasi yang telah mengembangkan untuk
terus belajar, mengadoptasi dan mlakukan perubahan.
Organisasi seperti ini mengharuskan karyawannya
harus membagi (share) information dan bekerja sama
dalam aktivitas pekerjaan.