Review

Tata Kelola Teknologi Informasi Pada Sistem Pendidikan

Jarak Jauh Di Perguruan Tinggi ILmu Kepolisian Indonesia
Menggunakan Frame Work Cobit 5

Disusun Oleh : Eka Andri Irawan

1116123016

Universitas Widyatma
Profil Singkat

STIK PTIK dengan peran sebagai lembaga pendidikan kedinasan dan lembaga
pendidikan akademik, mempunyai jati diri sebagai perguruan tinggi kedinasan kepolisian
Republik Indonesia yang bertujuan mengembangkan ilmu kepolisian di Indonesia. Untuk
mewujudkan hal tersebut, senantiasa dilakukan usaha-usaha maksimal untuk
meningkatkan kualitas proses belajar mengajar (akademik) dan kualitas kelembagaan
Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian PTIK, sehingga lembaga ini mampu meluluskan perwira-
perwira dengan kualitas terbaik untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, bangsa, dan
Negara Indonesia.
Latar Belakang

Kegunaan Teknologi Informasi untuk proses belajar mengajar di STIK PTIK terlihat jelas
dengan di buatnya sebuah program belajar mengajar baru yang disebut dengan Program
Pendidikan Jarak Jauh (PJJ).
PJJ adalah pendidikan jarak jauh yang dikembangkan STIKPTIK menggunakan model
Blended Learning. Blended Learning sendiri memiliki pengertian bahwa kegiatan belajar
mengajar dilakukan secara on campus dan off campus. Di STIKPTIK perkuliahan
dilakukan selama 4 semester. Semester 1 dan 4 dilakukan secara on campus, dan
semester 2 & 3 dilakukan secara off campus
Namun dalam implementasinya, penggunaan teknologi informasi dalam kegiatan belajar
mengarjar di STIK-PTIK masih memiliki kendala dan permasalahan. Selain itu Banyak
yang menolak dikarenakan tidak semua mahasiswa dan dosen mengerti cara
menggunakan sistem e-learning.
Selama ini belum pernah dilakukan tata kelola terhadap teknologi informasi yang digunakan
untuk program pendidikan jarak jauh di STIK-PTIK.
Identifikasi Masalah

1. Kurangnya perencanaan yang matang dalam mengimplementasikan sistem ini,

sehingga masih banyak kekurangan yang harus diperbaiki setelah sistem ini berjalan.
Contohnya adalah kurangnya perencanaan dalam menentukan aplikasi
yang akan digunakan untuk web conference.

2. Kurangnya pelatihan untuk para admin dan teknisi, serta kurangnya sosialisasi
sistem baru kepada mahasiswa dan dosen sehingga membuat sulitnya
perubahan mind set/cara berpikir mahasiswa dan dosen untuk menerima
perubahan dan transisi dari kegiatan belajar mengajar secara manual menjadi
komputerisasi.
Identifikasi Masalah

3. Tidak semua mahasiswa dan dosen senang dan puas dengan program
pendidikan jarak jauh ini, karena mereka telah terbiasa melakukan kegiatan
belajar mengajar secara manual, dibanding dengan menggunakan teknologi
informasi.
4. Bahan ajar yang kebanyakan masih berbentuk cetak, sehingga membutuhkan
waktu dan tenaga yang banyak untuk dimasukkan ke dalam sistem e-learning.

5. Belum pernah di lakukan tata kelola teknologi informasi pada Sistem

Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) Sekolah Tinggi Ilmu KepolisianPTIK.
Tata Kelola Teknologi Informasi

Kegiatan tata kelola teknologi informasi di Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian PTIK menggunakan
framework COBIT 5.0 berfokus pada domain BAI (Build, Acquire and Implement) melalui proses
BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi), yang terdiri dari beberapa sub yaitu ;

BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi),

BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data),
BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian),
BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian),
BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui),
BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru),
BAI07.07 (Pemberian Dukungan Awal Terhadap Sistem Baru),
BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi).
Tata Kelola Teknologi Informasi

Tahapan Dalam Melakukan Tata Kelola Teknologi Informasi ini menggunakan Proses
Assessment Model yang terdiri dari ;

1. Initiation

2. Planning The Assesment

3. Briefing

4. Data Collection

5. Data Validation

6. Proses Attribut Level

7. Reporting The Result

Tata Kelola Teknologi Informasi

1. Initiation

Aktivitas yang bertujuan untuk memahami

kondisi yang sebenarnya dari perusahaan
yang akan dievaluasi termasuk hukum dan
aturan yang ada di perusahaan.

Melalui Observasi, Wawancara dan Kajian

Pustaka
Tata Kelola Teknologi Informasi

2. Planning The Assessment

Penyusunan Kuisioner

Penentuan Responden Berdasarkan

Diagram Raci
Tata Kelola Teknologi Informasi

3. Briefing

Memberikan pengarahan kepada tim penilai

manajemen penerimaan perubahan dan
transisi pada PJJ STIK-PTIK meliputi ;

1. Pemberian arahan untuk Kuisioner

2. Pengumpulan dokumentasi kuisioner

3. Rekapitulasi Kuisioner

4. Pelaporan Hasil Kuisioner

Tata Kelola Teknologi Informasi

4. Data Collection

Melakukan pengumpulan data dari hasil temuan kuisioner yang terdapat

pada Sistem PJJ STIK-PTIK yang bertujuan untuk mendapatkan bukti-bukti
penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang telah dilakukan.
Tata Kelola Teknologi Informasi
4. Data Collection
Tata Kelola Teknologi Informasi

5. Data Validation

5.1 Pengolahan Data Responden

Tahapan ini merupakan tahapan setelah kuesioner diisi oleh masing-masing

responden. Kemudian hasil jawaban responden di input kedalam metode

perhitungan Guttman.
Tata Kelola Teknologi Informasi

5. Data Validation

5.1 Contoh pengolahan

Data Responden
Tata Kelola Teknologi Informasi

5. Data Validation

5.2 Penilaian Capability Level

Pada tahap ini penulis akan menyajikan metode perhitungan capability level

menggunakan Skala Guttman.

Tata Kelola Teknologi Informasi
Tata Kelola Teknologi Informasi

5. Data Validation

5.3 Interpretasi Data

Intepretasi data menggambarkan nilai capability level dari proses BAI07.01

(Penyusunan Rencana Implementasi) hingga proses BAI07.08 (Melakukan

Pengulasan Pasca Implementasi).

Tata Kelola Teknologi Informasi
Tata Kelola Teknologi Informasi

5. Data Validation

5.4 Penilaian Pada Setiap Level

Untuk mengetahui sejauh mana proses BAI07 (Manajemen Penerimaan

Perubahan dan Transisi), maka dilakukan pengecekan pada tiap proses

untuk

diketahui apakah telah memenuhi syarat-syarat pada tiap masing-masing

level.
Tata Kelola Teknologi Informasi
Tata Kelola Teknologi Informasi
Tata Kelola Teknologi Informasi

6. Proses Attribut Level

6.1 Analisis GAP

Dengan adanya tingkat kematangan yang sebenarnya (as is) dan target
tingkat kematangan yang diinginkan (to be) pada proses BAI07 (Manajemen
Penerimaan Perubahan dan Transisi), maka akan membentuk suatu kondisi dimana
Sistem PJJ STIK-PTIK melakukan penyesuaian. Dari perhitungan capability level
diatas menunjukkan bahwa nilai Sistem PJJ STIK-PTIK belum mencapai yang
diinginkan.
Tata Kelola Teknologi Informasi
Tata Kelola Teknologi Informasi
Tata Kelola Teknologi Informasi

7. Reporting The Result

Pada tahap ini, menampilkan tabel temuan, gap dan rekomendasi

yang diperlukan untuk memperbaiki gap yang ada.

Tata Kelola Teknologi Informasi
Kesimpulan

Setelah melakukan penilaian capability level

menggunakan Cobit 5 melalui proses BAI07 (Manajemen
Penerimaan Perubahan dan Transisi) Sistem PJJ pada STIK-
PTIK adalah 2.33 cenderung pada level 2, berarti telah
mencapai Managed Process.
Hal ini dapat dilihat dari kurangnya persiapan dari STIK-
PTIK dalam mengimplementasikan Sistem PJJ, seperti
kurangnya perencanaan awal, kurang jelasnya
pembagian job desk kepada para karyawan sekertariat
PJJ, kurangnya pelatihan dan sosialisasi kepada para
mahasiswa dan dosen sehingga membuat timbulnya
penolakan dari mahasiswa dan dosen itu sendiri terhadap
Kesimpulan

Sehingga untuk mencapai target capability level tersebut

maka STIK-PTIK harus menutup gap yang ada dengan
cara pembuatan SOP yang jelas, mengadakan pelatihan
dan sosialisasi kepada mahasiswa dan dosen agar
mereka semakin terbiasa dengan Sistem PJJ dan akhirnya
menerima perubahan yang ada.