PERT-3

TEKNIK DOKUMENTASI-DFD
 Internal Control
Internal Control, menurut COSO (Committee of sponsoring organization)
of the treadway commision, internal control adalah:
Suatu poses yang diberlakukan oleh Dewan Direksi, manajemen dan
lainnya, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai
sehubungan dengan pencapaian tujuan dalam kategori:
Efektivitas dan efisiensi operasi
Keandalan Laporan Keuangan
Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

Komponen internal control:

1. Lingkungan pengendalian
2. Penaksiran resiko
3. Aktivitas pengendalian
4. Informasi dan komunikasi
5. Pemantauan
 Prinsip Pengendalian Internal
Tujuan pengendalian internal, jika dilihat dari perspektif SIA adalah
membina sistem informasi akuntansi yang handal dan dapat
dipercaya serta melakukan pengamanan aset perusahaan.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka prinsip pengendalian
internal:
Penetapan tangggung jawab (masing-masing kepala bagian memiiki
tanggung jawab atas tugas yang diterimanya).
Pemisahan tugas (Setiap fungsi terdapat pemisahan tugas untuk
internal check, cross check)
Prosedur Dokumentasi
Kendali secara fisik, elektronik dan mekanik (Pengamanan aset
perusahaan secara fisik dengan memanfaatkan elektronik)
Verifikasi internal yang bersifat independen
Alat kontrol lainnya
 Teknik Dokumentasi
Dokumentasi adalah penjelasan tertulis suatu SIA
dalam bentuk narasi, diagram, dan bahan/bentuk
tertulis lainnya yang menjelaskan bekerjanya
suatu sistem.
Dokumentasi mencakup: Who, What, When,
Where, Why, How menggambarkan proses bisnis,
merekam data transaksi, menyimpan data,
mengolah data menjadi informasi, melaporkan
informasi dan mengendalikan suatu sistem
 DFD
DFD (Data Flow Diagram) memberikan gambaran bagaimana data
masuk dan keluar dalam dari dan ke suatu entity/representasi dari
sumber dan tujuan aliran data tersebut, aturan dari pemrosesan
data, penyimpanan data, dan entitas eksternal.
Adapun simbol yang digunakan adalah:

Media Nama data source

Entity process data stores data flow

 Orang atau kelompok orang di organisasi tetapi diluar sistem yang
dikembangkan
Suatu organisasi atau orang yang berada diluar organisasi, misal
langganan, pemasok
Sumber asli dari transaksi
Suatu kantor, departemen atau devisi laian dalam perusahaan tetapi
diluar sistem yang sedang dikembangkan

Pelanggan Pemasok Gudang Accounting

 Adalah merupakan aliran data antara sumber dan tujuan,
proses, dan menyimpan data
Contoh: Formulir atau dokumen, Laporan tercetak yang
dihasilkan sistem, Data yang dibaca atau direkam ke suatu
file,dsb

a 1

Pelanggan Order Langganan

Order
Langganan

1
Order
a Order Langganan Langganan
Pelanggan
Pembayaran 2
Penerimaan
Kas
 No. Identifikasi

atau Nama Proses

Identifikasi Proses, biasanya berupa angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses
Nama Proses, menunjukkan apa yang dikerjakan proses, biasanya diawali dengan kata
kerja
Pemroses, tidak hanya oleh komputer tapi juga bisa proses manual atau mesin non
komputer jadi harus disebutkan, menyebutkan nama program yang melakukan proses
bila dalam sistem terdiri atas banyak program.
 Contoh:
FILE
PIUTANG

Pelanggan Pengiriman Terima

Bayar 1.0 Data 2.0 Informasi
MANAJER
PELANGGAN PROSES UPDATE KREDIT
PEMBAYARAN PIUTANG

Simpan
Uang

BANK
Suatu file atau database di sistem komputer Media Nama data source
Suatu arsip atau catatan manual
Suatu tabel Penyimpanan sebelum dilakukan proses
laporan

kesalahan yang sering muncul

a

Pelanggan D2 Piutang dagang

D1 Penjualan D2 Piutang dagang

 Pedoman tentang bagaimana membuat sebuah DFD.

ATURAN 1: Memahami sistem.

Amati arus informasi dan orang-orang yang terlibat, lakukan wawancara untuk memperoleh pemahaman.
ATURAN 2 : Abaikan proses kontrol dan kontrol tindakan (misalnya, koreksi kesalahan).
ATURAN 3: Tentukan batas-sistem mana dimulai dan berhenti.
ATURAN 4: Gambarkan diagram konteks pertama, dan kemudian mengambil tingkat berturut-turut lebih
detail.
ATURAN 5: Identifikasi dan label semua arus data. Itu satu-satunya yang tidak perlu diberi label yang
orang-orang yang masuk ke atau keluar dari menyimpan data.
ATURAN 6: Data arus yang selalu mengalir bersama harus dikelompokkan bersama.
ATURAN 7: Tampilkan proses (lingkaran) mana pun aliran data dikonversi dari satu bentuk ke bentuk
lainnya. Demikian juga, setiap proses harus memiliki minimal satu aliran data masuk dan setidaknya satu
aliran data keluar. proses Transformasi
ATURAN 8: yang logis terkait atau terjadi secara simultan dapat dikelompokkan dalam satu gelembung.
ATURAN 9: Jumlah setiap proses secara berurutan.
ATURAN 10: Nama Proses harus mencakup tindakan verba, seperti update, mempersiapkan, dll

ATURAN 11: Identifikasi dan label semua menyimpan data, apakah temporer atau permanen.

ATURAN 12: Identifikasi dan label semua sumber dan tujuan.

 Aplikasi
DATA INPUT DATA PROSES DATA OUTPUT
 Case Siklus Penggajian
INPUT
Ketika karyawan yang direkrut, mereka mengisi formulir karyawan baru.
Ketika perubahan status penggajian karyawan terjadi, seperti menaikkan
atau perubahan jumlah pengecualian, sumber daya manusia melengkapi
formulir perubahan karyawan. Sebuah salinan bentuk ini dikirim ke
penggajian.
Formulir ini digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan di
karyawan / gaji file dan kemudian disimpan dalam file. catatan Karyawan
disimpan abjad.
Isi kolom dibawah ini:

DATA INPUT DATA PROSES DATA OUTPUT

 Jawaban
DATA INPUT DATA PROSES DATA OUTPUT
Formulir karyawan baru dan Update catatan (baca dari Diperbaharui karyawan /
formulir perubahan
karyawan file dan catatan) file gaji
(Dari H. R. Dept.)
 Diagram Konteks

Tingkat tertinggi DFD disebut diagram

konteks.
 Diagram Context
c
b Status Langganan Gudang
Manajer
Kredit

Tembusan
permintaan
persediaan
a Order
Langganan langganan Transaksi
Penjualan d
Faktur,
Tembusan Pengiriman
kredit
 Diagram Jenjang Proses
0

Transaksi
Penjualan Top Level

1 2 3 4
Memproses Memverifikasi Merekam Membuat Level 0
Order Kredit Transaksi Laporan
Langganan Dan posting

1.1 1.2 1.3 1.4

Level 1
Mengecek Merekam Membuat Membuat
Pemenuhan Back Order Faktur dan
order order penjualan tembusan
 1
D6 Persediaan D7 Back order
Status persediaan
rekam back order
1.1
a
Order 1.2
Manajer langganan Mengecek Order tidak terpenuhi
Kredit Pemenuhan Merekam
order Back
order
1.3
Membuat D8 * Order penjualan
Rekam
c Order
Manajer order
Kredit penjualan penjualan
Tembusan
Permintaan 2
persediaan 1.4 Order penjualan
b
Pengiriman Membuat D8 * Order penjualan
Faktur, tembusan Faktur
kredit penjualan D1 langganan
Nama
langganan

3
 Diagram Relasi Entitas (Entity
Relationship/ER Diagram)
Diagram Relasi Entitas
Adalah suatu teknik dokumentasi yang menggambarkan
hubungan diantara suatu entitas didalam suatu sistem.

Program Studi 1
Mahasiswa 1 Daftar

Pelanggan 1 Proses Order M

Persediaan M
Pemasok M Memasok
 Gambar I : Entitas mahasiswa dan program studi menunjukkan
hubungan 1:1 artinya satu mahasiswa hanya boleh mendaftar pada
satu program studi.
Gambar III : Entitas pemasok dan persediaan mempunyai hubungan
M:M, artinya banyak jenis persediaan dapat dipasok oleh banyak
pemasok.
 Flowchart (Diagram Alir)

adalah suatu teknik analitis yang menjelaskan beberapa aspek

dari sistem informasi secara jelas, singkat, dan logis.
Flowchart menggunakan satu set simbol standar untuk
menggambarkan prosedur pemrosesan dan aliran data.
 FLOWCHARTS (Diagram alir)
INPUT / OUTPUT SYMBOL

Simbol Dokumen
- Merupakan sebuah dokumen atau laporan yang disusun
oleh tangan atau dicetak oleh komputer.

Salinan Beberapa dari Satu Dokumen

- Menunjukkan beberapa salinan dari dokumen kertas atau
3
2
1
laporan.
- Salinan dokumen harus diberi nomor dalam itu, atas pojok
kanan.

Jurnal / Ledger
- Dapat merepresentasikan setiap input atau output pada
program flowchart.
- Juga merupakan jurnal akuntansi atau buku besar dalam
sebuah diagram alur dokumen.
 FLOWCHARTS (Diagram alir)
INPUT / OUTPUT SYMBOL
Tampilan
- Merupakan informasi yang ditampilkan oleh output
perangkat online seperti terminal,
monitor, atau layar

Keying Online
- Merupakan entri data dengan perangkat online seperti
terminal atau komputer pribadi.

Terminal atau Komputer Pribadi

- Menggabungkan layar dan online keying simbol untuk
mewakili terminal dan pribadi
komputer
 FLOWCHARTS (Diagram alir)
INPUT / OUTPUT SYMBOL

Pengiriman Tape (pita-disket)

- Merupakan kontrol secara manual disiapkan total yang
harus dibandingkan dengan jumlah komputer untuk tujuan
pengendalian
 FLOWCHARTS (Diagram alir)
SIMBOL PENGOLAHAN
(PROCESSING SYMBOL)

Pengolahan Komputer
- Merupakan proses yang dilakukan oleh komputer, yang
biasanya menghasilkan perubahan data atau informasi.

Manual Operasi
- Merupakan sebuah operasi pengolahan yang dilakukan
secara manual.

Bantu Operasi
- Merupakan sebuah operasi pengolahan dilakukan oleh
sebuah perangkat selain komputer, misalnya, karakter
optik scanner.
 FLOWCHARTS (Diagram alir)
SIMBOL PENGOLAHAN
(PROCESSING SYMBOL)

Off-line Keying Operasi

- Merupakan sebuah operasi yang menggunakan off-line
memasukkan perangkat, seperti cash register atau
memasukkan ke disk.

Magnetik disk
- Merupakan data yang tersimpan secara permanen
pada magnetik disk.
- Sering digunakan untuk mewakili file master dan
database.

Magnetic Tape
- Merupakan data yang tersimpan pada pita magnetik.
- Kadang-kadang merupakan file transaksi.
 FLOWCHARTS (Diagram alir)
SIMBOL PENGOLAHAN
(PROCESSING SYMBOL)

Online Storage
- Merupakan data yang tersimpan secara online
sementara file dalam media-akses langsung seperti
magnetik disk.

File
- Merupakan sebuah file dokumen yang secara manual
disimpan dan diambil.
- Surat menunjukkan urutan pemesanan:
A = urutan alfabet
A
D = Tanggal order
N = Numeric rangka
 FLOWCHARTS (Diagram alir)
ARUS DAN SIMBOL-SIMBOL LAIN

Dokumen atau Aliran Pengolahan

- Merupakan arah pemrosesan atau dokumen aliran.
- Aliran normal adalah atas ke bawah dan kiri ke
kanan.

Data / Informasi Arus

- Merupakan arah data / informasi mengalir.
- Sering digunakan untuk menampilkan data yang
disalin dari satu dokumen ke yang lain

Komunikasi Link
- Merupakan transmisi data dari satu lokasi ke lokasi
lainnya melalui jalur komunikasi.
 FLOWCHARTS (Diagram alir)
ARUS DAN SIMBOL-SIMBOL LAIN

Pada halaman konektor

- Sambung pengolahan dari satu lokasi ke lokasi lain pada
halaman yang sama.
- Digunakan untuk menghindari simpang siur garis

Off-halaman konektor
- Menghubungkan aliran pengolahan antara dua halaman
yang berbeda.
- Sinyal yang keluar dari satu halaman dan sesuai masuk di
halaman lain.

Terminal
- Merupakan awal, akhir, atau titik gangguan dalam proses
atau program.
- Juga digunakan untuk menunjukkan pihak eksternal.
Example Working Paper Walkthrough