Sistem Pengadaan yg Efektif

1. Rendi Rahman
2. Noviliana
3. Suci Nurjanah
4. Gabriella Rosaina
5. Kevin
6. Rahmalia Qodriani
7. Tine Sayyidatina Rosmalia
8. Karina
9. Kinanthi Wahyu Utami
10. Nura Roswari
11. Rohmawati Lailatul R
Kelompok VII
 Pengadaan

Serangkaian kegiatan untuk

menyediakan perbekalan sesuai
dengan kebutuhan, baik
berkaitan dengan jenis,
spesifikasi, jumlah, waktu
maupun tempat dengan harga dan
sumber yang dapat
dipertanggung-jawabkan.
 Untuk mengetahui Sistem pengadaan barang yang efektif

goal

Mendapatkan solusi atas

Untuk mengetahui Perbedaan
kekurangan dari sistem
sistem dulu dan sekarang
pengadaan
 MANFAAT
Agar pengadaan barang di Apotek
Kimia Farma efektif dan dapat
berjalan sesuai dengan PMK 9
tahun 2017
Agar SDM lebih memperhatikan
ketersediaan produk sesuai
dengan kebutuhan di Apotek KF
masing-masing.
Aspek aspek aktivitas pengadaan
 Perencanaan
Faktor yang harus dipertimbangkan
dalam menyusun perencanan
pengadaan perbekalan farmasi :
Legalitas pemasok (Pedagang Besar Farmasi/PBF)
Pemilihan Service
Kualitas obat,
pemasok Ketersediaan obat yang dibutuhkan.
Harga sama.

Sisa stok.
Ketersediaan Rata-rata pemakaian obat dalam satu periode
barang/ perbekalan pemesanan
Frekuensi pemakaian
farmasi. Waktu tunggu pemesanan.
 Pola
penyakit

Dasar
Musim perencanaan Iklan
obat

Kemampuan
masyarakat
Pengadaan
Pengadaan yang efektif
merupakan suatu proses yang
mengatur berbagai cara,
teknik dan kebijakan yang
ada untuk membuat suatu
keputusan tentang obat-
obatan
Teknis yang akan diadakan,
pengadaaan meliputi
baik jumlah obat, maupun
pengkajian seleksi penentuan
sumbernya.
jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian
antara kebutuhan dan dana,
pemilihan metode teknis pengadaan,
pemilihan waktu pengadaan,
pemilihan pemasok yang baik,
penentuan spesifikasi kontrak,
pemantauan proses pengadaan dan
pembayaran.
 Pengadaan di Apotek Berdasarkan
Permenkes
Permenkes
No. 9 Tahun 2017
tentang Apotek
Sistem pengadaan di apotek
berlangsung secara aktif dimana Surat
Pesanan dibuat langsung oleh apotek
dan ditandatangani oleh APA
Pasal 24
(1) Pengadaan obat
dan/atau bahan obat
di Apotek menggunakan
surat pesanan yang
mencantumkan SIA.
(2) Surat pesanan
sebagaimana dimaksud
 Sistem Pengadaan di Kimia Farma

Dropping
Pembelian
Mendesak/Cito
Konsinyansi
Sistem Konvensional
Perubahan Pengadaan

Apotek pelayanan memebuat BPBA

besar setiap minggu
Petugas pengadaan akan
memproses BPBA dari setiap
apotek layanan menjadi SP dan
melaukkan order pembelian
Apotek pelayanan menerima
barang dari distributor dan
Flow Chart Pengadaan Rutin
Yes (by sending email)

BPBA
Apotek Keputu Order
Apotek dikirimkan
buat BPBA san BM pembelian
ke BM

No
Apotek entri
Apotek Apotek
faktur (1
memberi SP menerima
arsip dan 1
asli (cap dan barang dan
dikirim ke
ttd) faktur
BM)
 Pembelian Mendesak

Melakukan pembelian barang untuk

keperluan mendesak Upaya untuk
menghindari data penolakan produk
Apotek KF memerlukan
Produk tertentu

Melakukan pembelian
dalam jumlah kecil

Apotek selain KF
 Pembelian Cito

Informasi ke
Petugas APP pesanan
APP buat BPBA Cito
pengadaan Cito sudah
dilaksanakan

Syarat pembelian Cito :

1.Dilakukan sebelum jam 10.00
(lebih dari jam 10.00 masuk ke
hari besok)
2.Maksimal 15 item
Flow Chart Dropping
Yes

Apotek Permintaan Apotek BPBA (nama dan

KF 1 barang KF lain jumlah obat)

No
Apotek KF 1
menerima Apotek KF lain kirim
barang barang + bukti
dropping ke KF 1
 Produk Konsinyasi
Barang dan Dropping
Tanda barang
Terima dari yang
Principal dititipkan

Gudang/Pengadaan BM Stok barang

konsinyasi
di apotek
disertai
faktur
Catatan :
Urusan penagihan dan input data diatur oleh BM
yang berasal dari faktur penjualan barang.
Kekurangan Sistem Konvensional/Manual
Harga pembelian cenderung lebih mahal karena kecilnya diskon yang
diberikan oleh distributor
Kegiatan serta tugas karyawan bertambah (perencanaan dan
pengadaan)
Mungkin terjadi penambahan karyawan
Pengecekkan barang harus selalu dilakukan secara berkala untuk
mengendalikan stok
Penumpukkan obat dapat terjadi sehingga membutuhkan ruang
penyimpanan barang
Biasanya terjadi peningkatan stok barang ED resiko kerugian
 Solusi

Dapat diatasi dengan melakukan monitoring barang yg ED nya

dekat
Pengecekan barang dapat dilakukan dengan uji petik dan stock
opname
Dapat memaksimalkan ruangan yang tidak digunakan menjadi
ruang penyimpanan barang
Barang ED dapat diminimalisir dengan beberapa cara
 Cara meminimalisir barang ED

Penyimpanan barang secara FEFO

Kerjasama dengan dokter untuk bisa meresepkan barang/obat yg
mendekati ED
Aktif menawarkan barang KL/TL/slow moving ke KF lain
dengan meningkatkan sarana komunikasi bersama, seperti dengan
hp apotek dilengkapi dg aplikasi telegram atau aplikasi lainnya
yg bisa menunjang.
Menjual barang dengan harga jual = harga beli ke apotek lain
 Kesimpulan
o Pengadaaan yang efektif maka harus dilaksanakan terlebih dahulu
perencanaan yang terukur agar pengadaan barang yang dilakukan efisien dan
barang tidak ada sampai yang expired date karena perencanaanya sesuai
kebutuhan yang ada.
o Pengadaan di kimia farma terdiri dari Cito atau mendesak, dropping, P4
(Proses perencanaan, pengadaan dan penyaluran) serta konsinyasi. Sistem
pengadaan P4 memiliki kelebihan dibandingkan sistem lainnya.
o Pengadaan yang efektif tergantung pada perencanaan yang baik dan
pemilihan sistem pengadaanya.