STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

Oleh :
RATNA SESOTYA W

1
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

Pengertian
Arti Penting SOP
Contoh Kasus
Kunci Keberhasilan SOP
Ciri-ciri SOP yang baik
Apa saja yang perlu dibuatkan SOP-nya
Perlakuan terhadap SOP
Langkah Pembuatan SOP

2
Apa yang dimaksud dengan S O P ?

S O P adalah singkatan dari Standard

Operation Procedure atau dalam
bahasa Indonesia bisa disebut Standar
Prosedur Kerja.

3
Hirarki
Prosedur QUALITY
POLICY
LEVEL-1

QUALITY
MANUAL

QUALITY PROCEDURES
&
LEVEL-2
SOP

WORK QUALITY PLANS FLOW

INSTRUCTIONS CHARTS
CONTROL PLANS
LEVEL-3
ENGINEERING STANDARD
TECHNICAL MANUAL SPECIFICATION
DOCUMENTATION
PROCESS SHEET MANUAL
FORMS

4
 Model SMM ISO 9001:2000
CONTINUAL IMPROVEMENT OF
THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

Tanggung Jawab
Manajemen

Persyaratan Pengukuran,
Manajemen Kepuasan
Sumberdaya Analisis dan
Konsumen Perbaikan Konsumen

Realisasi
Produk
Produk
Input Output

Legenda Kegiatan yang menambah nilai

Arus Informasi

Gambar 1 - Ilustrasi dari sistem manajemen mutu berdasar proses 5

Alasan perlunya dokumentasi /
prosedur
1. Perlunya acuan yang pasti dalam
melakukan pekerjaan
2. Perlunya kejelasan tanggung jawab dan
wewenang
3. Perlunya menyamakan persepsi dan
pengertian
4. Perlunya pedoman atau standard bagi
pemasok
5. Perlunya pencatatan agar hasil kerja
dapat dievaluasi
6
 Manfaat

Bila diterapkan dengan benar merupakan :

Pendekatan sistematis dan praktis ke arah
manajemen mutu
Pendorong konsistensi dalam proses kegiatan
pemeliharaan mutu Produk/Jasa
Dasar untuk program perbaikan
mutu selanjutnya

7
Untuk Pemilik dan Pimpinan Puncak
Membantu lembaga mewujudkan Visi-Misinya.
Menjaga keberlangsungan dan mengembangkan
lembaga dengan memelihara kepuasan pelanggan
pada ujungnya meningkatkan Kinerja.
Membantu pengurangan biaya akibat kualitas yang
jelek dengan mengurangi hasil proses yang
bervariasi dengan penerapan konsisten. Pada
akhirnya meningkatkan Kinerja/profit.
Meningkatkan kepercayaan konsumen.

8
Untuk Manajemen Madya

Mudah untuk mengontrol proses dengan

membuat setiap proses itu jelas dan ada
perencanaan untuk setiap orang.
Memperbaiki Kinerja Proses.
Membuat Tim Kerja yang lebih baik
dengan peran dan tanggungjawab yang
jelas.

9
Untuk Pekerja

Meningkatkan rasa memiliki proses

Memperbaiki kepuasan kerja
melalui pedoman kerja dan target
kinerja yang jelas.
Menjamin Keamanan Kerja.
MENGAPA STANDARD / SOP HARUS DIBUAT

STANDARD DIBUAT UNTUK :

1. KESERAGAMAN
2. KEMUDAHAN
3. KELANCARAN
4. KESEDERHANAAN
5. EFISIENSI
6. KONSISTENSI
7. DISIPLIN

11
 DISIPLIN & KONSISTENSI
TDK ADA SOP METODE
CONTOH
CARA TUANG
KASUS
TIDAK DISIPLIN

TIDAK PEDULI

TIDAK SESUAI SOP

BLM TRAINING TERLALU CEPAT

PRODUK
TIDAK TAHU CACAT

MORAL RENDAH

PENDIDIKAN SIFAT / TABIAT

TIDAK DISIPLIN

COBA-COBA TDK ADA SANGSI

MANUSIA MERUBAH SOP 12

 DISIPLIN & KONSISTENSI

FACTOR WHAT WHY WHY WHY WHY

TDK BLM TRA

CARA TERLALU TIDAK
METODE SESUAI
TUANG CEPAT TAHU INING
SOP
TDK DI TIDAK
SIPLIN PEDULI
TDK DI MERUBAH COBA- TDK ADA
MANUSIA
SIPLIN S O P COBA SANGSI
MORAL SIFAT & PENDIDI
RENDAH TABIAT KAN

DARI KASUS DIATAS

TERNYATA YANG PALING DOMINAN ADALAH
1.FAKTOR MANUSIA TIDAK DISIPLIN / KONSISTEN
( BEKERJA TIDAK SESUAI SOP )

13
 DISIPLIN & KONSISTENSI
STANDARD / ATURAN ITU HARUS :
1. DIPAHAMI / DIMENGERTI OLEH SEMUA PIHAK,
DARI ATAS SAMPAI YANG PALING BAWAH

2. DILAKSANAKAN SECARA KONSISTEN

3. DITAATI OLEH SEMUA PIHAK

4. DITINJAU / DIREVIEW SETELAH ADA

PERBAIKAN / PERUBAHAN

KEDISIPLINAN ITU ADALAH

SESUATU YANG HARUS DICIPTAKAN
14
Bagaimana ciri-ciri SOP yang baik ?

1. Mudah dimengerti
2. Mudah dilaksanakan
3. Apabila tidak dilaksanakan mudah
diketahui
4. Akan dipahami/dipersepsikan sama oleh
semua pelaksana
5. Menghasilkan sesuatu sesuai dengan
standar yang ditentukan

15
Apa yang perlu dibuatkan SOP ?

1. Cara menjalankan mesin

2. Cara membuat komponen
3. Cara mematikan mesin
4. Cara mengecek bahan
5. Cara merakit komponen
6. Dll.

16
Bagaimana SOP harus diperlakukan ?

1. Dilaksanakan secara konsisten

2. Dipahami/dimengerti oleh semua
pihak yang berkompeten
3. Ditaati oleh semua pihak
4. Ditinjau/direview setelah ada
perbaikan/perubahan

17
Bagaimana Bagaima-
na ya?

prosedur usulan
perubahan ke
arah yang lebih
baik (Kaizen)
terhadap SOP ?

18
 Pekerja Lgsg Bisa disampaikan secara lisan maupun tertulis
Usulan disertai dasar pertimbangan usulan tersebut.
perubahan SOP

Merangkum usulan tsb dan mengajukan usulan

Atasan perubahan SOP secara tertulis pada blangko yang
Langsung sudah tersedia. Kalau perlu pada langkah ini Atasan
Langsung sudah melakukan trial terlebih dahulu.

DIPERIKSA Cek apakah dasar pertimbangan perubahan terhadap SOP

sudah cukup. Kalau perlu pada langkah ini dilakukan trial
Pihak Relevan lanjutan.

DISETUJUI Dasar pertimbangan/trial/trial lanjutan dianggap cukup

bisa disetujui.
Atasan dari
Atasan Lgsg Usulan perubahan
SOP akan dipakai
sebagai SOP
sementara
19
Contoh Blangko Usulan Perubahan SOP
USULAN PERUBAHAN
STANDART OPERATIONAL PROCEDURE
TANGGAL PENGAJUAN : NOMOR STANDART :
*ITEM PERUBAHAN :

*DASAR PERTIMBANGAN :

Note : Dirubah Disetujui Diperiksa Diajukan

>Lembar pengajuan ini dapat dijadikan
sebagai SOP sementara, dan dinyata-
kan sah setelah 4 kolom disamping
diparaf.

20
Langkah Pembuatan SOP :

1. Tentukan hasil akhir yang diinginkan.

2. Sebutkan secara spesifik / rinci dari bahan yang
akan digunakan.
3. Sebutkan secara specifik / rinci dari alat / mesin
yang digunakan.
4. Buat alur proses yang akan dilakukan kalau perlu
lengkapi dengan sketch gambar.
5. Jelaskan alur proses yang sudah dibuat dengan
kata-kata. Jangan lupa berikan standar yang jelas
untuk proses yang akan dilakukan sehingga
semua pelaksana akan punya pemahaman yang
sama terhadap proses yang akan dilakukan.
6. Proses terakhir adalah memasukkan langkah ke-1
s/d Langkah ke-5 dalam Form STANDARD
OPERATIONAL PROCEDURE.
21