MANAJEMEN PENGADAAN

◉Hana Nur Shoerya 145244013

◉Imron Priambodoh 145244015
◉Nisa Fauziah Ulfah 145244020
◉Rai Restu Dewi 145244024
◉S. Dyonisius Andar 145244028

3A Manajemen Aset
 Manajemen Proyek Pengadaan

Bagian dari proses

manajemen proyek di
mana produk atau jasa
yang diperoleh atau
dibeli dari luar
organisasi untuk
menyelesaikan tugas
atau proyek.
A. Peran Pengadaan dan Tanggung Jawab

◉Manajer Proyek
◉Kontrak Administrator Proyek
◉Kantor Manajemen Proyek
 B. Perencanaan Proyek Pengadaan

Proses pengadaan untuk produk dan jasa yang dibutuhkan

dan menyatakan langkah-langkah rinci untuk mengikuti,
dokumentasi untuk merancang, penghargaan kontrak
metodologi dan bagaimana kontrak akan diberikan dan
ditutup. Rencana manajemen proyek pengadaan harus
dilaksanakan dan dikembangkan sebagai awal dalam
siklus hidup proyek mungkin untuk memastikan bahwa,
sejauh mungkin, proses pengadaan konsisten secara
menyeluruh.
 C. Perencanaan Proyek Pengadaan

◉Rencana Pengadaan Proyek

◉Proses Proyek Manajemen
Pengadaan
1. Tahap kebutuhan
2. Tahap Permintaan
3. Tahap pengumpulan
4. Tahap Kontrak Administrasi
5. Tahap Penutup
D. Berbagai Jenis Kontrak

◉Fixed-price atau lump-sum contract

◉Kontrak Biaya-penggantian
◉Time dan Material (T & M) kontrak
◉Kontrak pengiriman tak tentu
 Fixed Contract

Jenis kontrak paling baik digunakan ketika produk dan / atau layanan
tertentu yang akan disampaikan dapat sepenuhnya didefinisikan dan
ditentukan sebelum dimulainya kerja. Jika penyedia melebihi biaya
kontrak internal, pengiriman produk / pelayanan kepada organisasi
outsourcing adalah masih dengan harga yang disepakati. Jika
penyedia menunda tanggal pengiriman yang disepakati, biaya untuk
membangun kembali asli Jadwal dan hukuman yang terjadi adalah
pada biaya penyedia. Manajer proyek memegang tanggung jawab
untuk spesifikasi rinci dan manajemen perubahan lingkup.
 Cost Reimbursement Contract

Dalam beberapa kasus, biasanya ketika ada ketidakpastian seperti

kinerja bahwa harga tidak dapat diperkirakan dengan akurasi yang
cukup untuk memastikan bahwa itu adalah adil dan wajar, kontrak
penggantian biaya mungkin lebih disukai. kontrak biaya penggantian
menempatkan biaya setidaknya dan kinerja risiko pada penjual. Mereka
dapat sayangnya hanya membutuhkan penyedia untuk menggunakan "Usaha
terbaik" untuk menyelesaikan kontrak. Kontrak ini tidak sering di
kepentingan terbaik organisasi membeli, tetapi mungkin berguna dalam
tertentu keadaan.
 Cost Reimbursement Contract

Dalam beberapa kasus, biasanya ketika ada ketidakpastian seperti

kinerja bahwa harga tidak dapat diperkirakan dengan akurasi yang
cukup untuk memastikan bahwa itu adalah adil dan wajar, kontrak
penggantian biaya mungkin lebih disukai. kontrak biaya penggantian
menempatkan biaya setidaknya dan kinerja risiko pada penjual. Mereka
dapat sayangnya hanya membutuhkan penyedia untuk menggunakan "Usaha
terbaik" untuk menyelesaikan kontrak. Kontrak ini tidak sering di
kepentingan terbaik organisasi membeli, tetapi mungkin berguna dalam
tertentu keadaan.
 Cost Reimbursement Contract

Keuntungan dari Cost Reimbursement Contract (Kontrak Biaya

Penggantian) adalah pengawasan yang lebih baik dari biaya proyek,
ketika masih memberikan beberapa fleksibilitas saat ruang lingkup
belum sepenuhnya ditentukan.
Cost Reimbursement Contract (Kontrak Biaya Penggantian)
biasanya termasuk klausul insentif untuk pembayaran bonus. Ini
dibayar oleh organisasi yang membeli ketika penjual memenuhi atau
melebihi tujuan proyek yang disepakati, seperti target jadwal atau
total biaya
 Cost Reimbursement Contract

Jenis umum dari Cost Reimbursement Contract (Kontrak Biaya

Penggantian) yaitu:
1. Contracts Are Cost-Plus-Fee (CPF) atau biaya-plus-biaya
tambahan
2. Cost-Plus-Percentage-Of-Cost (CPPC) atau biaya-plus-
persentase-dari-biaya
3. Cost-Plus-Incentive-Fee (CPIF) atau biaya-plus-insentif-fee.
4. Time-and-Material (T&M) Contracts
 Cost Reimbursement Contract

1. Contracts Are Cost-Plus-Fee (CPF) atau biaya-plus-biaya tambahan

Dengan kontrak ini, organisasi pembeli membayar biaya yang telah disepakati dan
tambahan biaya tambahan (fee) yang telah ditentukan saat ditetapkankan pada
penghargaan kontrak (contract award). Fee dihitung sebagai suatu persentase dari
biaya yang telah disepakati dan juga penggantian untuk biaya yang telah
dikeluarkan untuk melaksanakan kontrak pekerjaan.

2. Cost-Plus-Percentage-Of-Cost (CPPC) atau biaya-plus-persentase-dari-biaya

Kontrak ini agak mirip dengan CPF. Namun, jumlah biaya akan naik ketika biaya
penyedia yang meningkat pula. Jenis kontrak ini tidak memberikan insentif bagi
penjual untuk mengendalikan biaya, sehingga pembeli jarang menggunakannya
 Cost Reimbursement Contract

3. Cost-Plus-Incentive-Fee (CPIF) atau biaya-plus-insentif-fee.

Jenis kontrak ini merupakan perluasan dari CPF, di mana biaya yang lebih besar
diberikan kepada penyedia yang memenuhi atau melebihi target kinerja termasuk
penghematan biaya. Pembayaran insentif, dan disinsentif, dapat dimasukkan
dalam jenis kontrak ini. Kontrak CPIF juga dapat mencakup penghematan biaya
bagi hasil antara pembeli dan penjual, jika biaya penyedia akhir yang kurang dari
biaya yang diharapkan. Bagi hasil menerapkan formula transaksi pra-negosiasi
dalam kontrak
 Cost Reimbursement Contract

4. Time-and-Material (T&M) Contracts

Layanan personal dan pengadaan produk / bahan umumnya dibuat
menggunakan Time-and-Material (T & M) Contracts atau kontrak waktu-dan-bahan.
Kontrak ini membayar atas layanan yang diberikan pada tingkat kepentingan yang
tetap dan untuk produk/bahan dengan biaya ditambah biaya penanganan.
Sebuah kontrak dikembangkan untuk menjamin layanan untuk berbagai
keterampilan teknis, dengan tarif per jam yang telah dinegosiasikan. Kontrak
biasanya menetapkan jumlah maksimum yang dibayarkan. Jenis kontrak ini sangat
cocok untuk situasi dimana prinsip "pengiriman" adalah jam kerja.
 Indefinite Delivery Contracts

Kontrak pengiriman tak terbatas menyediakan pengiriman produk dan jasa,

pada penerbitan pesanan pengiriman ketika kebutuhan spesifik muncul. Banyak
perusahaan menggunakan kontrak yang telah ditetapkan ini untuk
menyederhanakan proses pengadaan. Kontrak ini kadang-kadang dikenal sebagai
"on call" atau "term“.
Memanfaatkan kontrak pengiriman tak terbatas meminimalkan kebutuhan
untuk menetapkan syarat dan ketentuan per pembelian, karena hanya diperlukan
satu kali penawaran melalui proses mendefinisikan persyaratan di penghargaan
kontrak (contract award).
 PROSES PENGADAAN:
KEBUTUHAN
Langkah pada kebutuhan ini
adalah mengidentifikasi mana
kebutuhan proyek terbaik yang
dapat dipenuhi dengan membeli
produk atau jasa dari luar proyek
organisasi. Sebuah analisis
"membuat atau membeli" biasanya
dilakukan untuk membangun
produk dan jasa yang harus
didapatkan.
 Proses Rinci Langkah Kebutuhan

1. Tentukan produk dan jasa akan dibeli dan dalam kondisi bagaimana yang
hendak dibeli
2. Bila perlu, membuat tim pengadaan proyek
3. Tentukan siapa, dari tim proyek dan unit organisasi, yang dapat
bersangkutan langsung dengan vendor dan dapat menandatangani
kontrak
4. Menetapkan kriteria evaluasi prakualifikasi untuk vendor
5. Mengidentifikasi kehadiran "daftar vendor yang diutamakan" agar
membatasi jumlah vendor diminta. Demikian pula, "kelompok minoritas"
atau kewajiban hukum dan peraturan lainnya harus diperhatikan, terutama
untuk kontrak publik terbuka.
Proses Rinci Langkah Kebutuhan (Lanj..)
6. Mengidentifikasi metode-metode pengadaan seperti sewa/beli, proses menawar, dll
7. Identifikasi individu yang harus menyetujui pembelian.
8. Memberikan target tanggal untuk semua kegiatan pengadaan yang relevan, untuk
memastikan bahwa vendor memiliki sumber daya yang tersedia untuk memenuhi
jadwal proyek.
9. Daftar kemampuan yang dibutuhkan dari produk atau jasa. Hal ini menggambarkan
kapasitas dan/atau volume yang akan ditangani.
10. Mengidentifikasi dokumentasi, manual, dan pelatihan yang akan diperlukan untuk
pengiriman dan operasi dari produk atau jasa.
11. Menjelaskan metode vendor pada daya dukungnya terhadap pasca-pengiriman,
warrantees, dan jaminan yang diperlukan untuk penggunaan operasional dari
produk atau jasa (lihat Gambar 6.10).
 Make-or-Buy Analysis (Analisis
Membuat-atau-Membeli)

Hasil analisis membuat-atau-

membeli dalam pilihannya
menentukan apakah produk
atau jasa tertentu dapat
diproduksi oleh tim proyek
internal (in-house) atau dapat
diperoleh secara eksternal
(dari pemasok luar).
Keputusan untuk membeli
disebut sebagai outsourcing.
 Make-or-Buy Analysis (Analisis
Membuat-atau-Membeli)
Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi organisasi dalam pengadaan meliputi:
◉Pertimbangan biaya (lebih murah untuk membeli item)
◉Kurangnya keahlian
◉Pengetahuan khusus pemasok melebihi pengetahuan pembeli
◉Kebutuhan hanya dalam volume yang kecil
◉Keinginan untuk mempertahankan kebijakan multiple-source ( beberapa sumber
daya)
◉Pertimbangan control manajerial secara tidak langsung
◉Barang tidak penting untuk strategi organisasi
Mendokumentasikan Persyaratan Pengadaan:
Laporan Kerja atau Statement of Work (SOW)

Sebuah laporan kerja atau Statement of Work (SOW) didefinisikan

untuk setiap produk atau jasa yang akan dibeli, dan mengacu pada
spesifikasi ruang lingkup proyek yang sesuai dan terkait dengan struktur
rincian kerja proyek.
SOW harus ditulis secara jelas, lengkap, ringkas, dan
menggambarkan produk atau jasa yang akan disediakan oleh vendor.
SOW harus memberikan rincian yang memadai untuk memungkinkan
calon penjual menentukan apakah mereka mampu menyediakan produk
atau jasa: spesifikasi, jumlah yang diinginkan, tingkat kualitas, data
kinerja, periode kinerja, lokasi kerja, dan persyaratan lainnya
Pedoman Khusus Untuk Pengadaan Produk

Dalam kasus pembelian produk, rincian kebutuhan yang harus

dijelaskan menggunakan hal yang umum, komprehensif, dan spesifikasi
teknis yang tidak ambigu. Spesifikasi harus jelas dan cukup rinci agar
memungkinkan vendor untuk memenuhi kebutuhan yang diidentifikasi
dan bersaing secara adil. Kecuali dalam kasus legislasi, spesifikasi tidak
harus merujuk pada nama-nama merek, nomor katalog, atau jenis
peralatan dari produsen tertentu.
Kriteria Evaluasi Vendor (Lanj…)

Evaluasi vendor terbaik dilakukan setidaknya dalam proses dua-

tahap. Tahap pertama adalah tahap prakualifikasi dan dilakukan selama
tahap kebutuhan. Tahap kedua dilakukan selama daftar permintaan dan
langkah permohonan.
Potensi penawar yang mendaftar sebuah “expression of interest”
permintaan dan mengirimkan kuesioner prakualifikasi atau
Prequalification Questionnaire (PQQ). Pemasok yang memenuhi kriteria
PQQ menerima Invitation To Tender (ITT) atau undangan untuk tender
pada langkah permintaan
 Kriteria Evaluasi Vendor

Prequalification Questionnaire (PQQ)

Prequalification Questionnaire (PQQ) atau kuesioner prakualifikasi berisi informasi lebih
lanjut mengenai pengadaan, bersamaan dengan berbagai pertanyaan dan permintaan
informasi, dimana faktor finansial dan nonfinansial dipertimbangkan. Kriterianya adalah:
a. Diterimanya Pemasok. Misalnya, apakah sebuah perusahaan di receivership atau
bangkrut, dan apakah organisasi atau direksi telah dihukum karena terbukti melakukan
tindak pidana yang berkaitan dengan perilaku bisnis.
b. Ekonomi dan performa keuangan. Pemeriksaan keuangan untuk memastikan bahwa
pemasok berada dalam posisi keuangan yang sehat untuk ikut serta dalam pengadaan yang
dimaksudkan.
c. Kapasitas Teknis. Pemasok harus menunjukkan track record yang menunjukkan standar
kapasitas teknis terkait untuk pengadaan
 PROSES PENGADAAN: PERMINTAAN

Langkah permintaan menyangkut

penyusunan dokumen yang diperlukan
untuk mendukung langkah permohonan
berikutnya. Manajer proyek dan tim
pengadaan mengembangkan spesifikasi
lengkap untuk produk atau jasa pada
pengadaan; yang bersangkutan dengan
SOW harus selesai, dan daftar kriteria
evaluasi pemasok berkualitas tersebut
selesai. Semua dokumen ini disusun untuk
membentuk suatu paket permohonan
(solicitation package).
 PROSES PENGADAAN: PERMINTAAN
Pada langkah ini, strategi permohonan (solicitation
strategy) harus koheren dengan jenis paket permohonan
untuk mengembangkan.
Tergantung pada sifat proyek dan produk / jasa untuk pengadaan,
manajer proyek dapat memilih antara skema utama berikut:
1. Request for expression of interest (Permintaan pernyataan
kepentingan): Juga dikenal sebagai "pendaftaran kepentingan,"
permintaan kepentingan berfungsi untuk menentukan tingkat
kepentingan dalam komunitas bisnis dan untuk mendapatkan komentar
dari perusahaan tentang proyek masa depan
 PROSES PENGADAAN: PERMINTAAN

2. Request for qualification (Permintaan terhadap kualifikasi): Kandidat

yang berpartisipasi dalam permintaan untuk kualifikasi harus
mendemonstrasikan kemampuan teknis mereka untuk menyediakan
dan/atau melihatkan kinerja produk/jasanya.
3. Request for proposals or request for quotations (Permintaan untuk
proposal atau meminta kutipan): Permintaan memungkinkan calon
vendor dan supplier yang memenuhi persyaratan permintaan untuk
tender tertentu atau proposal yang harus berisi komponen teknis dan
biaya.
 Proses Rinci Langkah Permintaan 1

1. Pastikan bahwa spesifikasi produk diperlukan telah disediakan.

2. Mempersiapkan paket permohonan dengan anggota yang tepat dari tim proyek
pengadaan.
3. Konsep-konsep manajemen proyek, metode dan teknik
4. Menggunakan dokumen standar permohonan (konsisten dengan kebijakan
perusahaan) untuk mengembangkan: Request for Information (RFI), Invitation to
Tender (ITT), Request for Quotation (RFQ), dan Request for Proposal (RFP)
5. Menetapkan kriteria evaluasi vendor, dengan definisi yang jelas, ringkas untuk
setiap kriteria dalam memudahkan pemahaman bersama.
6. Mengembangkan rencana rinci, suara penilaian matematis yang menjelaskan
bagaimana proposal akan dievaluasi, dan memberikan deskripsi khusus dalam
metodologi penilaian. (Misalnya, jika kriteria tertentu bernilai x poin, deskripsi harus
mengikuti apa yang menandakan titik.).
 Proses Rinci Langkah Permintaan 1

7. Menentukan jika sebuah konferensi presolicitation atau pra permohonan akan

digunakan untuk melindungi vendor potensial.
8. Rancangan jadwal konferensi penawar, menunjukkan kalender tanggal, waktu, dan
formalitas pertemuan.
9. Mengembangkan sebuah rencana pengelolaan perubahan permintaan.
10. Mengembangkan sebuah rencana pembayaran vendor.
11. Meningkatkan permintaan pesanan dan meninjau hal ini oleh tim pengadaan.
Mencapai persetujuan akhir dari proyek sponsor dan departemen pengadaan.
12. Menyediakan paket permohonan kepada pemangku kepentingan sponsor dan
kunci untuk peninjauan dan persetujuan.
 Menetapkan Kriteria Evaluasi Vendor

Banyak teknik yang dapat digunakan untuk

membangun kriteria evaluasi. Teknik
sederhana untuk membangun sebuah daftar
kriteria dimana ya/tidak dapat disusun.
Teknik umum yang lebih maju adalah untuk
menentukan kategori utama dan memecah
masing-masing untuk mengidentifikasi
elemen-elemen kriteria yang rinci. Kemudian
setiap kriteria dapat disusun terhadap skala
dan perbandingan di seluruh vendor, hal ini
dapat dilakukan
 Contoh Pertanyaan Kriteria Evaluasi
Vendor
◉ Apakah proposal ditujukan pada pernyataan kontrak kerja?
◉ Apakah metodologi teknis yang diusulkan, teknik, solusi, dan layanan memenuhi persyaratan dokumentasi
pengadaan?
◉ Apakah referensi ada dari pelanggan sebelumnya, memverifikasi pengalaman kerja vendor dan kesesuaian
dengan persyaratan kontrak?
◉ Apakah perlu ada sumber daya keuangan?
◉ Apakah ada proses pengelolaan proyek dan prosedur
◉ Apakah biaya total siklus hidup yang diusulkan (biaya kepemilikan dan operasional) merupakan yang terendah ?
◉ Apakah keterampilan teknis dan pengetahuan yang memadai untuk pekerjaan ini?
◉ Dapatkah potensi kebutuhan masa depan terpenuhi?
◉ Apakah hak kekayaan intelektual ada pada produk atau jasa yang diusulkan?
◉ Apakah ada kepatuhan terhadap peraturan untuk memenuhi jenis atau ukuran tertentu dari suatu bisnis
diadabtasi dari PMBOK
Major Categories
(Example 1)
MAJOR
EVALUATION
CRITERIA
 Major Categories (Example 2)
MAJOR EVALUATION CRITERIA 1
 Major Categories (Example 2)
MAJOR EVALUATION CRITERIA 2
 Kriteria Evaluasi Penilaian/Pembobotan Vendor

Digunakan selama langkah

permohonan disertakan dalam
paket permohonan lalu diteruskan
ke calon penjual, caranya sebagai
berikut
1. Scaled Score Sederhana
2. Pembobotan/Skor Berskala
Proses Pengadaan: Permohonan

Selama langkah ini, solicitation packages

dikeluarkan untuk ditentukan memenuhi syarat
dan/atau calon vendor, yang menanggapi
dengan proposal, tender, dan tawaran milik
mereka. Setelah menerima semua usulan,
pembelian organisasi melanjutkan evaluasi
vendor, menjawab pertanyaan dan klarifikasi bila
diperlukan, memilih proposal dengan nilai
terbaik dan negosiasi dengan vendor yang
paling memenuhi syarat untuk menyelesaikan
pengadaan dengan contract award.
Pengadaan yang kompetitif menggunakan
proses Request for Quotation (RFQ) atau proses
Request for Proposal (RFP)
Proses Rinci Langkah Permohonan

◉Isu pada solicitation package atau paker permohonan

◉Menerima dan menjawab pertanyaan dari vendor:
◉Jika perlu, mempersiapkan diri untuk demonstrasi produk milik vendor, atau presentasi lisan.
◉Menerima dan mengevaluasi proposal
◉Permintaan BAFO
◉Mengevaluasi kembali dengan menggunakan metode pembobotan untuk memilih nilai terbaik
◉Review atau mendefinisilan jadwal pembayaran
◉Membuat seleksi vendor yang direkomendasi untuk sponsor dan pengadaan
◉Pengelolaan untuk mencapai perjanjian dan persetujuan
◉Sponsor dan manajemen pengadaan meninjau rekomendasi dan menyetujui contract award
◉Project manager awards dan kontrak yang ditandai, lalu isu pemesanan pembelian
Isu Paket Permohonan

Paket permohonan adalah dokumen kunci yang dikeluarkan oleh organisasi pembeli;
kandungan utamanya mencakup SOW dan spesifikasi produk/jasa untuk pengadaan.
Paket permohonan harus berisi bagian yang ditandai dengan jelas yang mendiskripsikan
syarat dan ketentuan yang tidak berubah-rubah dan wajib ada kontrak.
Selain itu, paket permohonan harus jelas menjelaskan aspek-aspek administrasi
pengadaan
Paket permohonan adalah dokumen kunci yang dikeluarkan oleh organisasi pembeli;
kandungan utamanya mencakup SOW dan spesifikasi produk/jasa untuk pengadaan.
Paket permohonan harus berisi bagian yang ditandai dengan jelas yang mendiskripsikan
syarat dan ketentuan yang tidak berubah-rubah dan wajib ada kontrak.
Selain itu, paket permohonan harus jelas menjelaskan aspek-aspek administrasi
pengadaan
Isu Paket Permohonan (Lanj)

Kompetitif adalah ketika

kekuatan pasar menentukan
harga dan penghargaan
kepada penawar terendah.
Tidak ada negosiasi. Sering
digunakan untuk penawaran
tertutup.

METODE AKUISISI
Negosiasi adalah ketika
harga ditentukan melalui
proses tawar-menawar.
Isu Paket Permohonan (Lanj)

Terbuka adalah
dimana vendor dapat Dibatasi digunakan
meminta salinan paket untuk membatasi
permohonan. Tidak jumlah vendor yang
PERIKLANAN ada kontrol pada diundang untuk
jumlah tender yang merespon
diminta atau permohonan.
dikirimkan.
Isu Paket Permohonan (Lanj)

◉Konferensi Penawar
Konferensi penawar diadakan dengan calon vendor. Konferensi
penawar diselenggarakan oleh organisasi pembeli, dan setiap vendor
yang dipilih menerima permintaan untuk memberikan respon (RFR).
Pada banyak kesempatan, kehadiran di konferensi penawar
merupakan sebuah keharusan untuk memungkinkan vendor
mengajukan tawaran. Pada konferensi penawar, organisasi pembeli
memperkenalkan orang-orang penting dalam proses pengadaan,
menjelaskan peraturan-peraturan pengadaan, menyajikan isi
permohonan permintaan, dan menjawab pertanyaan yang berkenaan
dengan acara.
Isu Paket Permohonan (Lanj)

◉ Penerimaan Proposal Vendor

Manajer proyek dan tim pengadaan harus memastikan prosedur
yang tepat diterapkan untuk membuka tender yang mencegah
penyalahgunaan di tahap ini. Prosedur internal diperlukan untuk
pembukaan tender yang berlangsung di hadapan setidaknya dua
individu. Sebelum penerimaan proposal vendor, perkiraan
independen dari waktu dan biaya untuk menyelesaikan proyek
harus dikembangkan.
Isu Paket Permohonan (Lanj)

◉ Penerimaan Proposal Vendor

Manajer proyek dan tim pengadaan harus memastikan prosedur yang tepat
diterapkan untuk membuka tender yang mencegah penyalahgunaan di tahap ini.
Prosedur internal diperlukan untuk pembukaan tender yang berlangsung di hadapan
setidaknya dua individu. Sebelum penerimaan proposal vendor, perkiraan
independen dari waktu dan biaya untuk menyelesaikan proyek harus dikembangkan.

Hal ini harus menjadi perkiraan yang realistis dan tidak terlalu optimis
mempertimbangkan teknologi dan keterampilan yang terlibat dalam proyek,
terutama jika teknologi baru yang terlibat. Hal ini terkadang dilakukan melalui proses
RFI sebelum keputusan untuk mengembangkan permohonan pengadaan, untuk
menetapkan dasar untuk perbandingan biaya. Hal ini juga akan membantu untuk
menilai bidang kompetitif yang tersedia dan keadaan pasar untuk industri tertentu
Isu Paket Permohonan (Lanj)

◉ Penerimaan Proposal Vendor (Lanjutan)

Perkiraan independen ini akan memberikan dasar untuk
membandingkan proposal selama pemilihan vendor. Jika ada
variasi yang signifikan antara biaya dan jadwal perkiraan dalam
proposal yang dikirimkan, tawaran terendah mungkin tidak selalu
nilai terbaik. Jika tawaran rendah secara signifikan lebih rendah
dari perkiraan independen, harus ditinjau dengan sangat hati-hati.
Jika kontrak ini tidak menguntungkan dapat menghasilkan banyak
masalah bagi vendor dan organisasi pembeli.
Isu Paket Permohonan (Lanj)
◉ Penerimaan Proposal Vendor (Lanjutan)
1. Menjawab Pertanyaan
Vendor mungkin perlu untuk memperjelas daerah-daerah tertentu
dari paket pengadaan. Hal ini tidak boleh dibiarkan dalam kasus
tender yang disegel atau setelah konferensi penawar.
Namun jika metode akuisisi melalui negosiasi, maka organisasi
pembeli dapat menjadwalkan pertemuan formal maupun informal
dengan vendor untuk menelaah atau menjelaskan bagian dari
RFP. Mungkin pada waktu ini juga mempersilahkan vendor untuk
mendiskusikan pilihan usulan yang berbeda yang dapat
dipertimbangkan.
Evaluasi Proposal Vendor
Secara umum, ada tiga langkah
dalam proses evaluasi dan seleksi:
Tinjauan evaluasi teknis untuk
mengevaluasi aspek-aspek
teknis dan fungsional dari
proposal
Laporan rekomendasi dari
kedua evaluasi diteruskan ke
Tinjauan evaluasi biaya atau
sponsor dan/atau manajemen
keuangan untuk mengevaluasi
pengadaan untuk
total biaya akuisisi yang
mengesahkan keputusan akhir
diusulkan
dan memproses kontrak
penghargaan.
Evaluasi Proposal Vendor

Vendor yang melewati kriteria evaluasi dikategorikan dalam daftar proposal

"in-range", dan vendor menyediakan nilai terbaik dari daftar adalah terpilih.
Vendor "Out-of-range" akan dihapuskan.
◉Menginformasikan seleksi vendor
Vendor "In-range" yang dipilih diinformasikan dengan cara formal dan
diundang untuk bernegosiasi proposal mereka.
Vendor "Out-of-range" juga diberitahu bahwa mereka tidak lagi dianggap
dalam proses seleksi pengadaan. Organisasi pembeli mungkin memutuskan,
jika dan ketika vendor tersebut gagal untuk lulus seleksi dikarenakan selisis
margin yang dekat, tapi proposal yang menyajikan beberapa keuntungan
penting, untuk menyerahkan proposal kedua.
Seleksi Vendor

Vendor yang melewati kriteria evaluasi dikategorikan dalam daftar proposal

"in-range", dan vendor menyediakan nilai terbaik dari daftar adalah terpilih.
Vendor "Out-of-range" akan dihapuskan.
◉Menginformasikan seleksi vendor
Vendor "In-range" yang dipilih diinformasikan dengan cara formal dan
diundang untuk bernegosiasi proposal mereka.
Vendor "Out-of-range" juga diberitahu bahwa mereka tidak lagi dianggap
dalam proses seleksi pengadaan. Organisasi pembeli mungkin memutuskan,
jika dan ketika vendor tersebut gagal untuk lulus seleksi dikarenakan selisis
margin yang dekat, tapi proposal yang menyajikan beberapa keuntungan
penting, untuk menyerahkan proposal kedua.
Seleksi Vendor
◉Mempersiapkan Negosiasi dengan Vendor “In-Range”
Suatu daftar kegiatan akan mencakup:
1. Harus fasih pada rincian proposal vendor dan persyaratan dan kondisi
2. Mengembangkan tujuan negosiasi dan menetapkan posisi minimal dan maksimal
Dari perspektif pembeli: berapa jumlah maksimum yang dibayar?
Dari perspektif penjual: berapa jumlah minimum yang diterima?
Mengevaluasi kekuatan dan kelemahan vendor
Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan analisa SWOT, yang juga
menyoroti ancaman dan peluang
Manajer proyek harus menentukan apa yang memotivasi vendor: ketertarikan
profitabilitas, menjaga staf yang bekerja, mengembangkan teknologi baru,
menggunakan nama organisasi pembeli sebagai referensi, masuk ke dalam
pasar, dll.
Seleksi Vendor

3. Melakukan analisis harga/biaya lengkap, termasuk biaya akuisisi, dan

apabila diperlukan, biaya kepemilikan dalam operasi
4. Mendefinisikan strategi dan taktik negosiasi
5. Menetapkan peraturan negosiasi
Kantor atau lokasi lain
Pagi atau sore
Peralatan dan alat bantu visual
Kehadiran dan susunan tempat duduk
6. Perintah pertemuan vendor
Negoisasi dengan Vendor
Tiga faktor utama negosiasi adalah:
Negosiasi dilakukan dengan
vendor yang dipilih, ◉Kemampuan berkompromi
kontraktor, atau pemasok. ◉Adaptasi
Para perunding dapat ◉Itikad baik
meminta bimbingan dari Manajer proyek harus mengadakan kritik pasca
personil senior, jika negosiasi dalam rangka untuk meninjau apa
diperlukan. Negosiasi yang telah dipelajari. Jenis kritik pertama pasca
berakhir ketika organisasi
negosiasi adalah dari internal kepada organisasi
pembeli memilih vendor pembeli. Jenis kritik kedua pasca negosiasi
yang menawarkan nilai adalah opsional dan dilakukan dengan semua
terbaik untuk pengadaan penawar yang kalah untuk menjelaskan
barang/jasa yang diminta. mengapa mereka tidak memenangkan kontrak.
Contract Award (Kontrak Penghargaan)

Contract award atau kontrak penghargaan sering disebut

siklus penghargaan. Tujuannya adalah untuk bernegosiasi
jenis dan harga kontrak yang akan memberikan hasil pada
kinerja dan pengiriman produk/jasa ke organisasi pembeli,
sementara menawarkan risiko yang masuk akal untuk
vendor dan menyediakan vendor dengan insentif terbesar
untuk kinerja yang efisien dan ekonomis.

.
Contract Award (Kontrak Penghargaan)

Jenis terakhir dari kontrak dipilih berdasarkan hal berikut:

• Tanggung jawab vendor (dan risiko)

• Tingkat resiko biaya dan jadwal

• Jenis dan kompleksitas kebutuhan — resiko teknis

• Tingkat persaingan harga

• Analisi biaya/harga

• Persyaratan urgensi

• Periode kinerja

• Sistem akuntansi vendor

• Kontrak bersama — dampak kontrak lain saat ini yang dilakukan oleh vendor yang dapat
membahayakan kinerja pada kontrak ini
• Tingkat subkontrak — proporsi pada kontrak ini yaitu vendor akan melakukan outsource
Contract Award ()

Kontrak apa pun yang diberikan memiliki elemen

dasar terdiri dari:
• Kesepakatan bersama: harus ada penawaran dan
penerimaan
• Tujuan hukum: kontrak harus untuk tujuan hukum
• Formulir yang disediakan oleh hukum: kontrak harus
mencerminkan kewajiban hukum, kontraktor atau kurangnya
kewajiban, untuk memberikan produk akhir
• Pertimbangan: harus ada uang muka
• Kemampuan kontrak: kontrak yang mengikat hanya jika
kontraktor memiliki kemampuan untuk melakukan pekerjaan
Contract Award (Kontrak Penghargaan) (Lanj…)

Dua bentuk yang paling umum dari kontrak adalah penyelesaian kontrak
dan kontrak berjangka.
◉Penyelesaian kontrak
Kontraktor diperlukan untuk memberikan tujuan akhir yang definitive
terhadap produk atau jasa. Pengiriman dan penerimaan resmi oleh
pelanggan, kontrak dianggap lengkap, dan pembayaran akhir dapat
dibuat.
◉Kontrak berjangka
Kontrak diperlukan untuk memberikan “tingkat usaha tertentu” bukan
produk akhir. Usaha dinyatakan dalam jam (hari, bulan, atau tahun)
selama periode waktu tertentu menggunakan tingkat keahlian dan
fasilitas personil tertentu. Ketika kontrak usaha ini dilakukan, kontraktor
tidak berkewajiban lebih lanjut. Pembayaran akhir akan dibuat, terlepas
dari apa yang benar-benar dicapai secara teknis.
Contract Award (Kontrak Penghargaan) (Lanj…)

Kontak akhir biasanya dirujuk sebagai kontrak definitif yang mengikuti

prosedur kontrak yang normal seperti negosiasi semua persyaratan
kontrak, kondisi, biaya, dan jadwal sebelum inisiasi kinerja.
Sayangnya, negosiasi kontrak dan persiapan untuk persetujuan dan
tanda tangan mungkin memerlukan persiapan yang berbulan-bulan. Jika
organisasi pembeli memerlukan vendor untuk segera melaksanakan atau
jika dibutuhkan pengadaan produk long-lead, maka organisasi pembeli
dapat menyediakan kontraktor sebuah surat kontrak atau surat
kesepahaman. Surat kontrak adalah instrumen tertulis awal yang
mengizinkan kontraktor untuk memulai segera menyediakan atau
membuat produk atau kinerja suatu layanan. Harga kontrak akhir
mungkin dapat dinegosiasikan setelah kinerja dimulai, tetapi kontraktor
mungkin tidak boleh melebihi “tidak untuk dilebihkan” nilai nominal
kontrak. Kontrak definitif masih dapat dinegosiasikan.
 Detail Proses Langkah Administrasi
Kontrak
Tujuan dari langkah administrasi kontrak adalah untuk memastikan bahwa
vendor(kontraktor) dan produk atau jasa yang disampaikan sesuai dengan p
ersyaratan kontrak.
Rencana Proyek Manajemen Pengadaan adalah dokumen kunci yang
menggambarkan metode dimana kontrak diberikan dan dieksekusi. Seluruh
rencana di atas akan menjelaskan persyaratan kinerja vendor. Setelah
vendor terpilih untuk menyediakan produk atau jasa, manajer proyek
bertanggung jawab untuk mengelola kinerja kontraktor. Manajer proyek
harus memastikan bahwa tanggung jawab yang ditetapkan untuk kesalahan
vendor dan vendor menerima arah yang jelas mengenai semua ukuran
berdasar kontrak.
 Proses Pengadaan : Administrasi Kontrak
1. Menafsirkan spesifikasi
2. Memastikan menjaga kualitas produk atau jasa
3. Mengelola garansi produk
4. Mengelola subkontraktor (jika diperlukan oleh kontrak)
5. Manajemen perubahan langsung
◉ Perubahan administrative
◉ Perubahan anggaran
◉ Modifikasi kontrak (jika perlu) dan perubahan pesanan dihubungkan
persetujuan yang tepat
◉ Mengelola lebih kecil, kontrak incidental untuk pekerjaan yang
terkait dengan proyek
 Detail Proses Langkah Administrasi
Kontrak
6. Menyelesaikan perselisihan kontrak
◉Bagian dari pekerjaan mungkin dapat diterima
◉Semua pekerjaan mungkin dapat ditolak
◉Pekerjaan dapat diterima dengan ketentuan untuk koreksi di masa depan
7. Penyelesaian Proyek
◉Memastikan bahwa semua kebutuhan proyek per kontrak lengkap
◉Produk adalah teknologi terbaru (bahasa kontrak harus menjamin teknologi saat ini)
8. Mengakhiri Kontrak
◉Kegagalan kontrak
◉Kontraktor gagal melaksanakan ketentuan kontrak
◉Penyelesaian untuk kenyamanan (contoh proyek dibatalkan)
◉Masalah-masalah pada dokumen kontrak dan file formal keluhan milik vendor dengan
manajemen pengadaan,
◉Mengelola kontrak risiko yang terkait dengan proyek
 Detail Proses Langkah Administrasi
Kontrak
◉Catatan pengadaan dan informasi dapat
mencakup spesifikasi produk; rencana pengelolaan
pengadaan; dokumentasi kontrak; kriteria seleksi
kontraktor, proses, dan rekomendasi; dokumentasi
kontrak negosiasi; proposal dan persetujuan kontrak
perubahan; prosedur dan penerimaan serta
dokumentasi; kontrak penetapan dan daftar aset
yang akan dihapuskan.
◉Setiap isu-isu manajemen pengadaan atau kontrak
dan rekomendasi perbaikan diidentifikasi,
didokumentasikan, dan diteruskan kepada personil
senior untuk diaplikasikan dalam proyek-proyek
masa depan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
 Mengelola Hubungan dengan
Vendor/Penjual/Supplier
Manajer proyek harus mengadakan pertemuan yang dijadwalkan secara
rutin dengan vendor untuk memperoleh informasi tentang tentang
bagaimana kontraktor mencapai tujuan sesuai kontrak. Peninjauan
berkala dengan kontraktor harus dibentuk untuk memastikan kepatuhan
kontraktor terhadap standar dan sesuai dengan proses proyek dan
jadwal. Manajer proyek dan anggota tim harus menghibur iklim diskusi
yang terbuka dan saling percaya dan mempertimbangkannya dengan
vendor.
 Manajemen Perubahan Permintaan

◉Perubahan akan terjadi dalam semua proyek dan ini harus dikelola
dengan tekun oleh vendor. Perubahan dalam lingkup pekerjaan, biaya,
dan/atau jadwal pengiriman akan memiliki dampak atas syarat-syarat
kontrak saat ini.
◉Manajer proyek, atau kontrak administrator, harus mengukur dampak
tersebut dengan vendor dan bagaimana mereka menyelaraskan
dengan kriteria kinerja yang ditetapkan pada kontrak. Kontrak perlu
diubah untuk mencerminkan perubahan yang telah disetujui.
 Perselisihan Kontrak
Perselisihan yang mungkin timbul
berada pada kualitas kerja, tanggung
jawab untuk penundaan, pembayaran
Perselisihan
yang tepat karena kondisi berubah,
karena Pengadilan
atau banyak pertimbangan lain.
Intrepestasi
Penyelesaian perselisihan kontrak
adalah tugas penting bagi manajer
proyek. Mekanisme penyelesaian Perselisihan
Arbitrase dan
perselisihan kontrak dapat ditentukan dalam
Konsiliasi
di kontrak asli atau, kurang Instruksi Kerja
diinginkan, diputuskan ketika
perselisihan muncul.
 Pemutusan Kontrak

Pemutusan dini kontrak adalah penutupan prematur kontrak, sehingga mengikuti perjanjian yang
menguntungkan kedua belah pihak atau dari bawaaan salah satu pihak. Sangat penting bahwa
kontrak memberikan gambaran dengan jelas hak dan kewajiban pihak-pihak dalam hal pemutusan
kontrak dini.
1. Penghentian Untuk Kenyamanan
Organisasi pembeli mungkin memiliki hak untuk mengakhiri seluruh kontrak atau sebagian dari
proyek, untuk penyebab atau kenyamanan, setiap saat (misalnya, jika proyek dibatalkan). Vendor
akan diberikan kompensasi untuk setiap pekerjaan yang sedang berlangsung, selesai dan diterima
yang terkait dengan bagian kontrak yang diakhiri.

2. Kegagalan Kontrak
Pemutusan dini dapat disebut oleh organisasi pembeli ketika kontraktor gagal melaksanakan
ketentuan kontrak. Denda harus dibayar oleh vendor dapat dijatuhkan menurut pasal-pasal yang
disepakati dalam kontrak yang diberikan
 PROSES PENGADAAN: PENUTUPAN
1.Memverifikasi produk dan layanan penerimaan ya
ng memenuhi kriteria
2. Kegiatan fiscal yang lengkap berupa:
◉ Menyetujui pembayaran akhir (memberitahuka
n account sesuai dengan yang
dibayarkan kantor)
◉ Mengupdate rekaman proyek dan kegiatan
◉ Menutup order pembelian (memberitahukan s
esuai pengadaan kantor)
◉ Pembaruan kontrak file
3. Menghasilkan kinerja evaluasi dan hal yang dapat
dipelajari
4. File arsip kontrak (termasuk rencana pengadaan
proyek selesai dengan rencana proyek
 Penutupan Kontrak (Closeout Contract)
Penutupan kontrak, dimana dalam beberapa kasus adalah sebuah
bagian dari fase proyek yang ditutup, fokusnya terutama pada
verifikasi dimana semua produk dan jasa telah dikirim berdasarkan
kriteri kontrak yang diterima, termasuk setiap perubahan yang
tergabung selama implementasi oleh vendor.
Manajer proyek dan vendor memungkinkan menyetujui jika ada cacat
tertentu dapat digantikan di daftar cacat atau “punch list”, agar
terselesaikan dalam jadwal post-delivery.
 Daftar Pustaka
H. Maley, Claude. 2012. Project Management Concepts,
Methods, and Techniques. CRC Press.
Thank You!
