TQM IN EDUCATION

(Sajian 2)
 POKOK BAHASAN
BS5750 DAN ISO 9000 dan
Implementasi di Lembaga Pendidikan
STANDAR MUTU YANG LAINYA
BEBERAPA PERTIMBANGAN
ORGANISASI TENTANG ISO
airosilah@ymail.com
 BS5750 dan ISO 9000

PELANGGAN MEMBUTUHKAN JAMINAN DAN

KEPPERCAYAAN BAHWA PARA PEMASOK MEMILIKI
KEMAMPUAN UNTUK MEMBERIKAN PRODUK ATAU JASA
SECARA KONSISTEN SESUAI DENGAN MUTU YANG TELAH
DITENTUKAN (QUALITY SYSTEMS ,BS5750,BAGIAN 4,1990)
 Definisi Mutu
Produk atau jasa yang sesuai
dengan standar mutu yang
telah ditetapkan dan
memuaskan pelanggan
 Mutu di Bidang Pendidikan
Meliputi mutu input, proses,
output dan outcome
 Karakteristik Mutu
• Kinerja (performa) : Berkaitan dengan aspek
fungsional sekolah
• Timeliness: dapat diselesaikan dengan waktu
yang wajar
• Reliability: pelayanan prima bertahan lama
• Durability: tahan banting
• Estetics: Indah
• Personal interface: menjunjung tinggi nilai-nilai
moral dan profesionalisme
Lanjutan...

• Easy of use: sarana dan prasarana

termanfaatkan
• Feature: keunggulan tertentu
• Conformance to specification: memenuhi standar
tertentu
• Consistency: konsisten, ajeg
• Uniformity: tanpa variasi, seragam
• Serviceability: mampu memberikan pelayanan
prima
• Accuracy: tepat dalam pelayanan
 ISO (International standard organization)

• Adalah badan standardisasi internasional yang menangani

masalah standardisasi untuk barang dan jasa. Badan ini
merupakan federasi badan-badan standardisasi dari seluruh
dunia yang berkedudukan di Geneva, Swiss.
• ISO 9000 adalah salah satu dari seri standar internasional
untuk manajemen mutu.
• Manfaat ISO 9000 adalah untuk menunjukkan kemampuan
organisasi yang taat azas dalam memberikan produk yang
memenuhi permintaan pelanggan dan peraturan yang
berlaku
• Tujuan ISO 9000 adalah untuk meningkatkan kepuasan
pelanggan dengan memenuhi permintaannya.
 Perkembangan ISO
• Dimulai dari tahun 1987 disebut ISO 9000:1987
kemudian menjadi ISO 9000:1994 lalu berubah
menjadi ISO 9000:2000
• Perkembangan terakhir dari ISO 9000 ialah
menggabung ISO 9001, 9002 dan 9003 menjadi ISO
9001:2000. Lalu pada tahun 2008 berubah menjadi
ISO 9001:2008. Jadi ISO 9001:2008 adalah
Manajmen mutu terpadu yang merupakan versi
terbaru yang diluncurkan pada tahun 2008.
 Family ISO 9000 series
• ISO 9000:2000, Dasar dan kosakata sistem manajemen
mutu
• ISO 9001:2000, Persyaratan Sistem manajemen mutu (yang
terbaru ISO 9001:2008)
• ISO 9004:2000, Pedoman untuk kinerja peningkatan sistem
manajemen mutu
• ISO 19011, Pedoman audit sistem manajemen mutu dan
lingkungan
• ISO 10005:1995, Manajemen mutu-Pedoman untuk rencana
mutu
• ISO 10006:1997, manajemen mutu-
Pedoman mutu dalam manajemen
proyek
• ISO 10007:1995, Manajemen mutu-
Pedoman untuk susunan manajemen
• ISO 10014:1998, Pedoman untuk
pengelolaan mutu
• ISO 10015:1999, Manajemen mutu-
Pedoman Pelatihan
 Karakteristik SMM ISO 9001
(SISTEM MANAJEMEN MUTU)
• Seluruh fungsi dan bagian dalam organisasi
memiliki tanggungjawab yang sama dalam
menjalankan sistem mutu sesuai standar yang
telah ditetapkan
• Meningkatkan kemampuan kerja dan kesadaran
mengenai kualitas
• Adanya suatu kejelasan bagi seluruh pegawai
tentang uraian tugas, tanggungjawab, wewenang
dan lingkup pekerjaannya terhadap produk yang
dihasilkan.
 Prinsip ISO 9001:2000
• Customer focus
• Leadership‘
• Involvement of people
• Process approach
• System approach
• Continual improvement
• Factual approach in decision making
• Mutual relationship
 Fokus pada pelanggan

Top
manajemen Pelanggan

Middle manajemen Middle

dan staf manajemen
dan staf

Pelanggan Top
manajemen
 airosilah@ymail.com

Kepemimpinan
 Pertimbangan semua kebutuhan pihak terkait sebagai
suatu kesatuan
 Menciptakan visi yang jelas untuk masa depan organisasi
 Menetapkan target, tujuan, atau sasaran yang menantang
 Menyediakan sumber daya dan pelatihan
 Kebebasan untuk bertindak dengan tanggungjawab dan
akuntabilitas
 Menjadi contoh dalam hal kejujuran, moral, dan
penciptaan budaya
 Menhilangkan kekhawatiran di antara sesama pegawai
 Melibatkan seluruh personil
• Personil pada semua tingkatan adalah modal
utama organisasi, dimana keterlibatan
kemampuannya secara penuh sangat bermanfaat
bagi organisasi
• Prinsip ini dilaksanakan dengan cara
memberdayakan dan memberikan kesempatan
kepada seluruh personil untuk merencanakan,
melaksanakan dan mengendalikan pekerjaan
yang menjadi tanggungjawabnya.
 Pendekatan proses
• Proses: Kumpulan aktivitas yang saling
berhubungan/mempengaruhi. Dimana terjadinya
perubahan dari input (material, persyaratan,
peralatan, instruksi) menjadi output (barang/jasa)
• Pendekatan proses mensyaratkan organisasi untuk
melakukan identifikasi, penerapan, pengelolaan dan
melakukan continual improvement proses yang
dibutuhkan untuk smm dan mengelolanya untuk
mencapai tujuan.
 Pendekatan sistem
• Pendekatan sistem untuk pengelolaan baru dapat
dilakukan jika pendekatan proses telah diterapkan.
• Pendekatan sistem untuk pengelolaan adalah
kumpulan dari pendekatan proses.
• Pendekatan sistem didefinisikan sebagai
pengidentifikasian, pemahaman, dan pengelolaan
sistem dari proses yang saling terkait untuk
pencapaian dan peningkatan sasaran organisasi
dengan efektif dan efisien.
 Pembuatan Keputusan
Berdasarkan Fakta
Keputusan yang efektif adalah
keputusan yang berdasarkan analisis
data dan informasi yang dapat
dipertanggungjawabkan
 Perilaku ISO
 Selalu menulis apa yang dikerjakan dan
mengerjakan apa yang ditulis
 Bertindak tepat dan benar
 Mengutamakan kepentingan pelanggan
 Efisien menggunakan sumber daya
 menghargai tugas, tanggungjawab dan
wewenang orang lain
 Memiliki tanggungjawab terhadap
pelaksanaan tugas
 Memiliki semangat untuk melayani
 Memiliki kepekaan terhadap mutu
 Memiliki dorongan yang kuat untuk
melakukan perbaikan terus menerus
 Memiliki semangat kerjasama
 Memiliki disiplin diri
 Memiliki prakarsa
 Menjunjung tinggi nilai-nilai moral dan
etika
 Persyaratan SMM ISO 9001:2000
Sistem Manajemen Mutu
Tanggungjawab manajemen
Pengelolaan sumber daya
Realisasi produk
Pengukuran, analisis dan
peningkatan
 Persyaratan Dokumen
• Dokumentasi sistem manajemen mutu harus
mencakup:
1. Kebijakan dan sasaran mutu
2. Manual Mutu
3. Prosedur Wajib
4. dokumen yang dibutuhkan oleh organisasi
5. rekaman
 Tujuan Penerapan SMM ISO
9001:2008
Tujuan akhir menerapkan SMM
ISO 9001:2008 adalah untuk
meningkatkan kepuasan
pelanggan dengan menerapkan
sistemnya secara efektif dan
effisien.
 Keuntungan Bagi Sekolah
• Mendapatkan pengakuan secara international
• Memperoleh posisi yang lebih baik dibanding pesaing
• Menghasilkan produk yang gagal mulai berkurang, sehingga
terjadi penghematan dan mengurangi keluhan
• Struktur organisasi, tanggung jawab dan wewenang akan semakin
jelas
• Dari segi pemasaran, akan lebih meningkatkan kepercayaan
pelanggan
• Cara kerja lebih tertib, semua tugas ada penanggungjawabnya dan
terdokumentasi
• File-file penyimpanan data lebih mudah dicari dan terkendali
• Selalu melakukan perbaikan dalam upaya peningkatan mutu
 Keuntungan bagi warga sekolah
 Memperoleh kepuasan bekerja dengan
adanya sistem yang baik
 Memiliki keyakinan bahwa pekerjaan
yang dilakukan sesuai dengan prosedur
yang ditetapkan
 Memperoleh kejelasan mengenai tugas
dan tanggungjawab
 Tahapan Penerapan SMM ISO
9001:2000
Penulisan dan pengesahan
dokumen
Pelaksanaan dari seluruh
dokumen yang telah dibuat
Melakukan audit internal
Melakukan audit eksternal
 Langkah awal sebelum menerapkan:
 Mengidentifikasi proses yang diperlukan
untuk menerapkan SMM yang efektif
 Memahami interaksi masing-masing proses
 Dokumentasi yang diperlukan untuk
menjamin bahwa operasi dan pengendalian
berjalan efektif
 Hambatan dalam Menerapkan SMM
Kurangnya komitmen
Kurangnya sumber daya
Kurangnya partisipasi
Keterbatasan waktu
Kurangnya pemahaman
Kurangnya pemantauan
 Standar Mutu lain

Manajemen mutu merupakan hal yang

amat sangat dibutuhkan karena saat ini
tidak ada lagi hal yang sederhana inipun
kalau hal yang sederhana pernah ada
(Crosby)
TQM adalah sebuah filosofi tentang
perbaikan secara terus-menerus,
yang dapat memberikan
seperangkat alat praktis kepada
setiap institusi pendidikan dalam
memenuhi kebutuhan, keinginan,
dan harapan para pelanggannya,
saat ini dan untuk masa yang akan
datang. (Edward Sallis).
TQM (Total Quality Manajemen)
merupakan perluasan dan
pengembangan dari jaminan
mutu. TQM ádalah tentang usaha
menciptakan sebuah kultur mutu,
yang mendorong semua anggota
stafnya untuk memuaskan para
pelanggan.
 Management of Change
TEKANAN
TEKANAN
TUNTUTAN
PERSAINGAN
CUSTOMERS
STRATEGI

SDM TEKNOLOGI

TEKANAN:
WAKTU TQM TEKANAN
KUALITAS DEREGULASI
BIAYA.
 DIMENSI MUTU PELAYANAN
(CUSTOMER PERSPECTIVE)
Compliance: kepatuhan terhadap aturan, etika dan
norma masyarakat.
Assurance: pengetahuan, kesopanan serta
kemampuan dalam memegang kepercayaan dan
keyakinan customer.
Reliability: kemampuan untuk melakukan
pelayanan sesuai dengan yang dijanjikan.
Tangible: tampilan fasilitas fisik, perlengkapan,
karyawan dan sarana komunikasi
Emphaty: kepedulian dan perhatianindividual
kepada customer.
Responsiveness: kemampuan untuk menolong dan
melayani customer
Pengendalian mutu dalam perspektif TQM
Membangun komitmen organisasi terhadap mutu di mana untuk
beberapa kasus tertentu langkah ini membutuhkan perubahan
pada kultur organisasi.
Fokus terhadap pelanggan yang dilakukan untuk (a)
mengidentifikasi apa yang diinginkan oleh pelanggan dari
pelayanan yang bertalian, (b) untuk mengidentifikasi apa yang
sesungguhnya telah disediakan oleh organisasi untuk pelanggan,
(c) untuk mengidentifikasi gap dari apa yang menjadi keinginan
pelanggan dengan apa yang diterimanya, dan (d) untuk menutup
gap tersebut.
Menemukan cara untuk mengukur mutu
Tetapkan tujuan dan ciptakan insentif untuk tercapainya tujuan
tersebut.
Hilangkan hambatan-hambatan antar fungsi dalam organisasi.
 FILOSOFI TQM
C COMMITMENT

O OPENESS

M MOTIVATION

E EFFORT

T TEAMWORK
 PENDEKATAN dalam TQM

VISI PENILAIAN
TERHADAP PRIORITISASI PENGEMBANGAN IMPLEMENTASI PENINGKATAN
DAN KONDISI PELUANG INISIATIF RENCANA BERKELANJUTAN
MISI SAAT INI
 PROYEK TQM
LANGKAH PERBAIKAN MUTU

TIM TQM Fase 1

Forming

Fase 2
Storming
TIM TQM KEPALA
TIM TQM
SEKOLAH Fase 3
Norming

Fase 4
Performing

TIM TQM
FAKTOR-FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN TQM

KEPEMIMPINAN YANG KUAT

KOMITMEN ORGANISASI YANG LUAS
TIM LINTAS FUNGSI
INTENSITAS KOMUNIKASI YANG TINGGI
DISIPLIN
KREATIVITAS
PENDEKATAN YANG TEPAT
PENCARIAN TERHADAP PENINGKATAN YANG SUBSTANSIAL
PERENCANAAN YANG IMPLEMENTATIF
DUKUNGAN TOP-DOWN
IDE BOTTOM-UP
Implementasi TQM pada kegiatan
sekolah
Karakter Mandiri
Budaya Mutu
Pendekatan mutu

Visi untuk berprestasi

Komitmen stakeholders
Program pengembangan staf
Kendali mutu
Continous improvement
Intensitas komunikasi
KESALAHAN TIPIKAL

GAGAL DALAM MENDEFINISIKAN TUJUAN DARI

PROYEK.
GAGAL DALAM MEMBANGUN SENSE OF URGENCY.
TIDAK ADA DUKUNGAN DAN KOMITMEN
MANAJEMEN.
TIM TIDAK MAMPU UNTUK MEMBUAT PENINGKATAN
SEBAGAIMANA DIHARAPKAN.
TEKNIK

PENGEMBANGAN VISI
ANALISIS AKTIVITAS PEKERJAAN
PEMETAAN PROSES
ANALISIS PELUANG
BENCHMARK PERSAINGAN
SURVEY NILAI CUSTOMER
SURVEY DIAGNOSTIK ORGANISASI
PENILAIAN TERHADAP KESENJANGAN
Alat
Brainstorming
Fishbone Diagram
Force-Field Analysis
Process Charting
Decision Tree Diagram
Pareto Analysis
Pengukuran Mutu
(survey customer)

Importance & Performance Matrix Analysis

High

Quality Quality
Improvement Maintenance

Low Priority Main Priority

Low High
IMPLEMENTASI MUTU LAIN DALAM DUNIA
PENDIDIKAN
BEBERAPA PERTIMBANGAN ORGANISASI
TENTANG ISO

INSTITUSI YANG SUKSES MENUJU

MASA DEPAN ADALAH INSTITUSI
YANG RESPONSIF SESUAI DENGAN
TUNTUTAN DUNIA SEKITARNYA
Akhirul kata………………….

Keberhasilan yang muncul sebelum kerja,

hanya ada di dalam kamus
(Norman Mc Ewan)
Biarkan mutu menjadi kebijakan anda.
Esensi dari mengajar adalah belajar lagi
(Will Rogers)
TEORI SIKLUS KEHIDUPAN INSTITUSI
MERUPAKAN SUATU TEORI YANG MENGACU
KEPADA KEBUTUHAN YANG SANGAT
DIPERLUKAN OLEH SETIAP MANUSIA ATAU
LIFE CYLE
FORMASI
PERTUMBUHAN
KEDEWASAAN
PENURUNAN /REVITALISASI
 FASE- FASE PERKEMBANGAN DALAM
TQM
 FASE PERTAMA KELAHIRAN DAN FORMASI
 FASE KEDUA PERTUMBUHAN UNTUK MENGHADAPI
TANTANGAN BAIK SECARA EKSTERNAL MAUPUN
INTERNAL
 FASE KEDEWASAAN MERUPAKAN FASE UNTUK MENCARAI
PEMBENARAN DALAM SUATU ORGANISASI DAN SANGAT
BERBAHAYA KALAU TIDAK DIBARENGI DENGAN
PENDIDIKAN YANG MENUNJANG
 FASE KEEMPAT MERUPAKAN FASE YANG MENENTUKAN
UNTUK MENJADI FASE YANG SANGAT MENENTUKAN
UNTUK KEMAJUAN SUATU ORGANISASI
SILAHKAN
ditanggapi