“ Rebut Peluang Dengan Transformasi Budaya Melayani, Bukan Dilayani “

Hasil Evaluasi Toko Gajah Mada Lombok

Kode Store: Q140
Branch Lombok
Tanggal Pelaksanaan: 2 Februari 2015
No Laporan: LHAT0215-Q140_002
 Daftar Isi
• Gambaran Umum dan Kriteria Penilaian
• Tujuan Evaluasi
• Scope
• Ringkasan Hasil Evaluasi
• Rekomendasi
• Hasil Penilaian
• Hasil Evaluasi (Visualisasi), Komentar & Action Plan
 Gambaran Umum
GAMBARAN UMUM
• Berlokasi di Jl. Gajah Mada, Kel. Jempong Baru, Kec. Cakranegara, Kota Mataram dengan kode
toko: Q140, dimana grand opening dilakukan pada tanggal 30 April 2012.
• Saat ini Area Manager adalah Bapak Hadi Susianto, dibantu oleh Bapak Dian Purnama Putra
selaku Area Coordinator dan Ibu Dian Tri Kusuma Astuti selaku Assistant Chief of Store serta 3
Assistant Chief of Store lainnya dan 7 Crew.
• Nilai SPD (average 1 – 31 Januari 2015) adalah Rp11.094.782,87.
• Nilai SPD (average 1 Februari 2015) adalah Rp10.887.826,00.
• Nilai STD (average 1 – 31 Januari 2015) adalah 427.
• Nilai STD (average 1 Februari 2015) adalah 391.
• Type toko : 36.
• Jam operasional toko : 24 Jam.
 Kriteria Penilaian
KRITERIA PENILAIAN
• Berdasarkan SOP nomor SAT/FRM/CA/002 Revisi III tentang Form Penilaian Audit.
• Berdasarkan SOP nomor SAT/KEB/OP/048 Revisi I tentang Tugas dan Tanggung Jawab Store
Crew.
• Berdasakan SOP nomor SAT/KEB/OP/042 Revisi II tentang Kebijakan Kemasan Produk Tidak
Layak Jual di Toko.
• Berdasakan SOP nomor SAT/KEB/OP/041 Revisi III tentang Kebijakan Tata Arsip Toko.
• Berdasakan SOP nomor SAT/KEB/OP/039 Revisi IV tentang Kebijakan Penataan Barang
Dagangan di Toko.
• Berdasarkan SOP nomor SAT/SOP/OP/003 Revisi VI tentang Prosedur Retur Barang
Dagangan dari Toko ke DC.
• Berdasarkan SOP nomor SAT/SOP/OP/032 Revisi III tentang Prosedur Pelaksanaan
Perubahan Harga di Toko Alfamart.
 Tujuan Evaluasi dan Scope
TUJUAN EVALUASI
• Untuk memberikan penilaian toko terkait dengan estetika, produk jual, kebersihan,
kenyamanan berbelanja aspek administrasi dan keuangan di toko ataupun kepatuhan
(compliance) yang semuanya bertujuan mewujudkan Visi perusahaan dan Budaya 2 I dan 3 K.

SCOPE
• Kegiatan Operasional Toko
• Aspek Keuangan
• Administrasi
 Ringkasan Hasil Evaluasi
• Kondisi yang telah berjalan dengan baik antara lain:
• Kondisi Fisik Toko
– Paving halaman parkir rata.
– Folding gate dan hidrolik closing door dapat dibuka dan ditutup secara penuh.
• Kondisi Perlengkapan Toko
– Keset tersedia dan sesuai standar.
– Sticker tanda jam operasional toko terpasang di pintu masuk toko.
– Laci kasir terkunci pada saat area meja kasir tidak dijaga.
– Pendingin ruangan (AC) mengeluarkan udara dingin.
– Tabung pemadam kebakaran dalam kondisi siap pakai.
– Perlengkapan kantor, rak gudang dan kamar mandi tersedia serta berfungsi dengan baik.
• Barang Dagangan
– Pemajangan produk di rak telah sesuai dengan planogram dan metode FEFO.
– Kemasan sampul produk dalam kondisi baik.
– Produk display dalam kondisi bersih.
– Good Stock dan Bad Stock di area gudang telah dikelompokkan jenis food dan non food.

Dilanjutkan……
 Ringkasan Hasil Evaluasi
Lanjutan……

• Pelayanan Langsung
– Seragam dan tanda pengenal Store Crew sesuai ketentuan standar penampilan Store Crew.
• Promosi
– Peletakan produk di rak sewa telah sesuai dengan laporan sewa (SIS Report 44) periode berjalan.
– Sarana sewa seperti rak freezer terawat dengan baik (tidak terdapat bunga es).
• Administrasi
– Buku Supervisi Kunjungan AC/AM diisi secara rutin.
 Ringkasan Hasil Evaluasi
• Kondisi yang perlu dilakukan pembenahan / perbaikan segera antara
lain:
• Kondisi Fisik Toko
– Tembok area gudang kusam.
• Kondisi Perlengkapan Toko
– Shop sign toko kusam.
– Peralatan komputer di area kasir berdebu.
– Monitor pengawas CCTV tidak berfungsi (layar mati).
• Barang Dagangan
– Terdapat produk makanan melewati batas waktu penarikan barang di toko dan produk makanan
kadaluarsa masih dipajang di rak penjualan.
– Produk display belum dilengkapi dengan price tag.
– Item floor display belum dilengkapi dengan POP Floor Display.
– Selisih minus barang dagangan senilai Rp45.700,00 saat dilakukan sampling Stock Opname.
• Promosi
– Sarana promosi periode kadaluarsa masih terpasang.
– Price tag produk promosi tidak sesuai dengan leaflet Alfa Promo dan master harga komputer.

Dilanjutkan……
 Ringkasan Hasil Evaluasi
Lanjutan……

• Administrasi
– Pengarsipan berkas administrasi toko tidak rutin dijalankan.
• Keuangan
– Selisih plus uang modal toko senilai Rp1.500,00 saat dilakukan Cash Opname brankas.
– Pencatatan pada Buku Serah Terima Brankas tidak konsisten dilakukan.
 Rekomendasi
• Kondisi Fisik Toko
– Assistant Chief of Store koordinasi dengan Area Coordinator dan membuat Form/Email Usulan
Perbaikan ke Dept. Maintenance mengenai kerusakan fisik toko serta memastikan aktivitas
perbaikan terselesaikan dan dicatat dalam buku kunjungan Dept. Maintenance.
• Kondisi Perlengkapan Toko
– Assistant Chief of Store koordinasi dengan Area Coordinator mengajukan usulan perbaikan
perlengkapan toko ke departemen terkait sebagai berikut :
 Perbaikan Shop sign ke Dept. Maintenance.
 Perbaikan monitor pengawas CCTV ke Dept. IT.
– Assistant Chief of Store mengevaluasi pembagian tugas dan membuat jadwal kebersihan peralatan
komputer untuk Crew serta memastikan dengan cek silang hasil pekerjaan di setiap shift.
• Barang Dagangan
– Assistant Chief of Store memastikan setiap hasil pekerjaan Crew sebagai berikut:
 Pemeriksaan tanggal kadaluarsa produk serta cek silang dengan masa kriteria retur.
 Kelengkapan informasi harga di area penjualan.
 Rutin melakukan SO dan pengecekan kembali atas produk-produk rawan hilang.
• Promosi
– Assistant Chief of Store wajib melakukan kontrol dan memastikan penanganan sarana promosi
periode kadaluarsa dan update price tag produk promosi dilakukan oleh Crew sesuai yang tertera
pada leaflet Alfa Promo dan master harga komputer.
Dilanjutkan……
 Rekomendasi
Lanjutan……

• Administrasi
– Setiap berkas administrasi toko wajib dicetak dan diarsip secara rutin sebagai kelengkapan dan
kerapian dokumen toko untuk mempermudah penelusuran data.
• Keuangan
– Area Coordinator rutin melakukan sidak brankas saat kunjungan ke toko dan mengarahkan Assistant
Chief of Store untuk menawarkan donasi kepada konsumen apabila ybs tidak mengambil uang
kembalian belanjanya.
– Assistant Chief of Store wajib mencatat hasil serah terima uang brankas di setiap serah terima
antara pejabat toko supaya kontrol dan penelusuran keuangan toko mudah dilakukan serta hal ini
diawasi oleh Area Coordinator.
 Hasil Penilaian

• Pengurangan 1 poin pada Sub Total Barang Dagangan karena terdapat produk makanan
melewati batas waktu penarikan barang di toko masih dipajang di rak penjualan.
• Pengurangan 3 poin pada Sub Total Barang Dagangan karena terdapat produk makanan
kadaluarsa masih dipajang di rak penjualan.
 Kondisi Fisik Toko
Hasil Evaluasi (Visualisasi), Komentar & Manajemen Action Plan

Area Gudang Area Gudang

• Tembok area gudang kusam sejak xxx. Hal ini mengurangi keindahan penampilan fisik bangunan toko.
• Tanggapan [ Dept. Maintenance ] : .
• Tanggapan Auditee [ Assistant Chief of Store ] : Gudang kusam sejak xxx dan belum melaporkan hal tersebut
ke Dept. Maintenance.
 Kondisi Perlengkapan Toko
Hasil Evaluasi (Visualisasi), Komentar & Manajemen Action Plan

• Shop sign toko kusam sejak xxx disebabkan kurangnya pemahaman Assistant Chief of Store terhadap
penanganan perlengkapan toko sehingga mengurangi keindahan dan estetika tampilan toko.
• Tanggapan [ Dept. Maintenance ] : .
• Tanggapan Auditee [ Assistant Chief of Store ] : Shop sign kusam sejak xxx dan belum melaporkan hal ini ke
Dept. Maintenance.
 Kondisi Perlengkapan Toko
Hasil Evaluasi (Visualisasi), Komentar & Manajemen Action Plan

• Peralatan komputer dalam kondisi berdebu dikarenakan Crew tidak rutin melakukan kebersihan peralatan
komputer di area kasir. Hal ini dikarenakan belum adanya pembagian tugas dan jadwal kebersihan peralatan
komputer serta tidak adanya kontrol dari Assistant Chief of Store sehingga membuat kesan peralatan
komputer tidak terawat.
• Tanggapan Auditee [ Assistant Chief of Store ] : Jadwal kebersihan sudah ada namun belum dilakukan update
sesuai dengan personil baru yang ada.
 Kondisi Perlengkapan Toko
Hasil Evaluasi (Visualisasi), Komentar & Manajemen Action Plan

• Monitor pengawas CCTV di area penjualan tidak berfungsi (layar mati) sejak xxxx. Hal ini beresiko keamanan
di beberapa area toko tidak dapat diawasi.
• Tanggapan [ Dept. IT ] : ..
• Tanggapan Auditee [ Assistant Chief of Store ] : Tampilan kamera CCTV Channel tersebut mati sejak xxx dan
hal ini belum diinfokan ke Dept. IT.
 Barang Dagangan
Hasil Evaluasi, Komentar & Manajemen Action Plan

• Terdapat 3 pcs produk makanan melewati batas waktu penarikan barang di toko masih dipajang di rak
penjualan.
• Terdapat 3 pcs produk makanan kadaluarsa masih dipajang di rak penjualan.
Hal ini dikarenakan kurangnya ketelitian Crew dalam memeriksa tanggal kadaluarsa produk dan cek silangnya
dengan kriteria retur serta tidak dipastikan oleh Assistant Chief of Store. Produk tersebut beresiko menjadi
beban Crew apabila melewati batas akhir masa penarikan untuk diretur ke DC, menimbulkan komplain
konsumen dan mempengaruhi citra perusahaan.
• Tanggapan Auditee [ Assistant Chief of Store ] : Crew kurang teliti dalam menyisir produk tersebut.
 Barang Dagangan
Hasil Evaluasi (Visualisasi), Komentar & Manajemen Action Plan

• Lebih dari 5 PLU produk display belum dilengkapi dengan price tag dikarenakan belum adanya pembagian
tugas dan tidak teliti dalam menyisir produk-produk yang belum dilengkapi price tag sehingga belum
dilakukan pencetakan dan tidak dipastikan lagi oleh Assistant Chief of Store. Hal ini akan menyebabkan
konsumen kesulitan mengetahui harga produk tersebut dan dapat menimbulkan komplain.
• Tanggapan Auditee [ Assistant Chief of Store ] : Pembagian tugas sudah ada namun belum dilakukan update
untuk menyesuaikan dengan personil yang ada.
 Barang Dagangan
Hasil Evaluasi (Visualisasi), Komentar & Manajemen Action Plan

• Lebih dari 1 item floor display belum dilengkapi dengan POP Floor Display dikarenakan Assistant Chief of
Store tidak memastikan item-item floor display yang belum dilengkapi dengan POP. Hal ini akan
menyebabkan konsumen kesulitan mengetahui harga produk tersebut dan dapat menimbulkan komplain.
• Tanggapan Auditee [ Assistant Chief of Store ] : Tidak memastikan item tersebut untuk dilengkapi dengan
POP.
 Barang Dagangan
Hasil Evaluasi, Komentar & Manajemen Action Plan

• Terdapat selisih minus pada barang dagangan total senilai Rp45.700,00 saat dilakukan sampling Stock
Opname dikarenakan Assistant Chief of Store kurang kontrol dan tidak memastikan lagi setiap SO atas produk
rawan hilang yang dilakukan oleh Crew. Hal ini berdampak selisih antara fisik barang dengan on hand dan
menambah beban Store Crew.
• Tanggapan Auditee [ Assistant Chief of Store ] : Tidak memastikan SO yang dilakukan Crew atas item tersebut.
 Promosi
Hasil Evaluasi, Komentar & Manajemen Action Plan

• Sarana promosi (3 pcs Shelvtalker) periode kadaluarsa masih terpasang di rak penjualan dikarenakan
kurangnya ketelitian Crew terhadap penanganan sarana promosi pasca periode promosi berakhir. Hal ini
dapat menimbulkan komplain dari konsumen.
• Tanggapan Auditee [ Assistant Chief of Store ] : Kurang teliti dalam menyisir sarana promosi tersebut.
 Promosi
Hasil Evaluasi, Komentar & Manajemen Action Plan

• Terdapat price tag promosi tidak sesuai dengan leaflet Alfa Promo dan master harga komputer. Hal ini
dikarenakan belum dilakukannya update price tag produk promosi oleh Crew dan kurangnya kontrol Assistant
Chief of Store atas hal tersebut sehingga dapat menimbulkan komplain dari konsumen.
• Tanggapan Auditee [ Assistant Chief of Store ] : Belum dilakukan update price tag dan kurangnya pengawasan
dari pejabat toko.
 Administrasi
Hasil Evaluasi, Komentar & Manajemen Action Plan

• Pengarsipan berkas administrasi toko (LPMP, RRAK) tidak rutin dijalankan oleh Assistant Chief of Store
dikarenakan kurangnya pemahaman dalam tata kelola administrasi toko. Hal ini akan mempersulit
penelusuran dokumen toko ketika dibutuhkan.
• Tanggapan Auditee [ Assistant Chief of Store ] : Belum tertib administrasi.
 Keuangan
Hasil Evaluasi, Komentar & Manajemen Action Plan

• Terdapat selisih plus uang modal toko senilai Rp1.500,00 saat dilakukan Cash Opname brankas disebabkan
akumulasi uang kembalian yang tidak diambil oleh konsumen. Hal ini berdampak ketidaksesuaian antara fisik
uang dengan catatan saldo kas toko.
• Tanggapan Auditee [ Assistant Chief of Store ] : Plus uang modal toko disebabkan akumulasi uang kembalian
yang tidak diambil oleh konsumen.
 Keuangan
Hasil Evaluasi, Komentar & Manajemen Action Plan

• Pencatatan pada Buku Serah Terima Brankas tidak konsisten dilakukan sejak 12 Desember 2014 dikarenakan
tidak konsisten mencatat serah terima uang brankas. Hal ini akan mempersulit kontrol keuangan toko.
• Tanggapan Auditee [ Assistant Chief of Store ] : Staff toko tidak konsisten mencatat saat serah terima.
 Komentar & Manajemen Action Plan (Area Coordinator)

 Komentar dan Action Plan

• .
Terima Kasih