RANCANGAN PROYEK

PERUBAHAN
DRS. H. SAHIL M. NUR,MM
ERNIYATI ARIFIN,S.SOS.M.Si
HP.082195653124/085292665161

DIKLATPIM TINGKAT IV
KAB. HALMAHERA UTARA
THN. 2018
6:30 PM
 AGENDA PROYEK PERUBAHAN

1. PENJELASAN PROYEK PERUBAHAN

2. COACHING (TAKING OWNERSHIP / BT i)
3. MERANCANG PROYEK PERUBAHAN
4. SEMINAR RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
5. PENJELASAN IMPLEMENTASI PROYEK
PERUBAHAN
6. COACHING (LABORATORIUM KEPEMIMPINAN /
BT II)
7. SEMINAR LABORATORIUM KEPEMIMPINAN
8. EVALUASI KEPEMIMPINAN
PERANAN AGENDA PROYEK
PERUBAHAN

1. MUARA DARI SEMUA AGENDA

PEMBELAJARAN
2. AKTUALISASI DARI:
1. PROSES PEMBELAJARAN
2. GAGASAN / RANCANGAN PERUBAHAN
3. KOMPETENSI KEPEMIMPINAN PESERTA
(SESUAI SCOPING)
3. JANTUNGNYA DIKLATPIM (MENENTUKAN
KOMPETEN / TIDAK KOMPETEN PESERTA)
Rancangan Proyek Perubahan

1. JUDUL / IDENTIFIKASI PROYEK

A. JUDUL
1. Nama gagasan ProPer yang menjelaskan
inovasi terobosan yang diusulkan peserta
2. Mengingat gagasan ProPer ini harus dituliskan
dalam sebuah kertas kerja, maka diperlukan
sebuah judul.
3. Penulisan judul ini tidak ada format yang baku
tetapi diharapkan bisa secara jelas
mempresentasikan terobosan atau inovasinya
serta manfaat perubahan.

BPSDM Provinsi Maluku Utara

Rancangan Proyek Perubahan

B. DESKRIPSI
1. Deskripsi ProPer merupakan terobosan inovasi
yang jelas dan konkrit.
2. Penjelasan deskripsi ProPer ini merupakan
anatomi dari terobosan atau inovasi yg
berperan sebagai alat atau sarana untuk
melakukan perubahan menuju kondisi yang
diinginkan.

BPSDM Provinsi Maluku Utara

Rancangan Proyek Perubahan
2. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
 Latar belakang adalah alasan mengapa diperlukan
terobosan ProPer.
 Latar belakang ini bisa karena ada permasalahan
pelaks tugas yg perlu dicari solusinya, atau adanya
tantangan tugas organisasi karena kompetisi tugas yang
harus dijawab dengan sebuah terobosan inovasi.
 Penulisan burning issues yang menjadi latar belakang
diharapkan bisa langsung masuk kepada materinya dan
tidak perlu menuliskan hal-hal yang tidak ada kaitannya
langsung dengan permasalahan, tantangan atau
peluang yang ada pada organisasi

BPSDM Provinsi Maluku Utara

 Rancangan Proyek Perubahan
2. LATARBELAKANG (lanjutan)

 Sebelum menjelaskan, diharapkan peserta melakukan

network of forces scanning untuk melihat dan
menemukenali apa permasalahan dan tantangan yang
ada atas pelaksanaan tugas selama ini.
 Dalam rangka menemukenali permasalahan digunakan
analisis Diagnostic Reading
 Kemudian dipilih permasalahan dan tantangan yang
mempunyai nilai strategis (isu strategis) untuk dicarikan
terobosan inovasi dalam rangka perwujudan perubahan
berupa peningkatan kinerja organisasi

BPSDM Provinsi Maluku Utara

Rancangan Proyek Perubahan

3. TUJUAN

a. Mencerminkan apa yang perlu dihasilkan dengan adanya

terobosan atau inovasi ini, serta bagaimana perubahan
kondisi yang dinginkan
4. MANFAAT
b. Kondisi perubahan yg diinginkan (melalui terobosan inovasi)
tsb, bagaimana hubungannya dengan peningkatan kinerja
Manfaat proyek perubahan :
organisasi
a. dalam mendukung reformasi birokasi
c. Tujuan jangka pendek (selama Breakthrough II / 2 bulan)
b. dalam
d. Tujuan perbaikan
jangka menengahkinerja unit
( kurang kerja
lebih satu tahun)
e. Tujuan jangka
c. dalam panjang (lebih
peningkatan dari satu
kualitas tahun)
pelayanan publik
yang menjadi tanggung jawab instansinya.
d. bagi stakeholders / pengguna
BPSDM Provinsi Maluku Utara
Rancangan Proyek Perubahan

4. MANFAAT

Manfaat proyek perubahan, mencakup :

a. dalam mendukung reformasi birokasi
b. dalam perbaikan kinerja unit kerja
4. MANFAAT
c. dalam peningkatan kualitas pelayanan publik yang menjadi
Manfaat proyek perubahan
tanggung jawab instansinya.
:
d. a. dalam
bagi mendukung
stakeholders reformasi
/ pengguna (dirincibirokasi
siapa saja)
b. dalam perbaikan kinerja unit kerja
c. dalam peningkatan kualitas pelayanan publik
yang menjadi tanggung jawab instansinya.
d. bagi stakeholders / pengguna
BPSDM Provinsi Maluku Utara
Gagasan Proyek Perubahan
5. RUANG LINGKUP PERUBAHAN
a. Penjelasan Ruang Lingkup ini merupakan dasar membuat
rencana Pentahapan (milestone) ProPer. Oleh sebab itu, ruang
lingkup harus bisa menjelaskan sejauhmana cakupan terobosan
/ inovasi yang akan ditangani sesuai waktu yang direncanakan
b. Ruang lingkup juga diartikan sebagai penjelasan tentang aspek
penting apa saja yang perlu dikerjakan dlm rangka mewujudkan
perubahan kondisi yang diinginkan.
c. Penentuan ruang lingkup ini perlu mempertimbangkan
ketersediaan sumber daya yang bisa digerakkan dan kapasitas
organisasi yang akan melaksanakan
d. Bisa diartikan juga, merupakan kegiatan kegiatan penting yang
akan dilakukan dalam ProPer
e. Rumusan kegiatan tsb disesuaikan dengan rumusan tujuan
f. Ruang lingkup ProPer sama dengan scoping yaitu ruang
lingkup tugas-tugas pejabat eselon ybs.
BPSDM Provinsi Maluku Utara
Rancangan Proyek Perubahan
6. MILESTONES (Rencana Tahapan beserta Capaian Antara)
a. Milestone merupakan bagian dari roadmap atau langkah
tahapan menuju kondisi yang diinginkan tercapai. Target
waktu
b. Penjelasan milestone (rencana pentahapan beserta
pelaksa
capaian antara) tsb perlu dijabarkan terutama sampai naan
pada titik waktu selesainya masa diklat serta bagaimana (minggu,
tahapan selanjutnya sampai kondisi yang diinginkan bulan)
terwujud.
c. Penjelasantentang tahapan utama dalam pencapaian
tujuan ProPer beserta capaian antara sangat penting Target
(key output deliverables) sehingga perlu diperhatikan waktu
demi menjamin terlaksananya ProPer tepat waktu dan pelaksa
tepat sasaran naan
(minggu,
d. Penjelasan tentang Milestone berbeda dengan rancangan
bulan)
kegiatan yang akan diuraikan lebih lanjut
 CONTOH MILESTONE / TAHAPAN
TAHAPAN OUTPUT TAHAPAN JANGKA
WAKTU
A. JANGKA PENDEK
1.Pembentukan Tim Kerja Terbentuknya Tim Kerja 3 hari /
a. Penyusunan draft SK Tim Kerja dengan SK minggu ke
b. Perumusan pembagian tugas Tim 1
c. Penyusunan jadwal kegiatan Tim
2.Sosialisasi Terlaksananya sosialisasi 10 hari /
a. Penyiapan bahan / materi minggu ke
sosialisasi 2 dan 3
b. Penentuan target / sasaran
sosialisasi
c. Pelaksanaan sosialisasi
d. Analisis hasil sosialisas
3.Membangun MoU dengan Pihak III Terbangunnya MoU 7 hari
a. Rakor penyusunan draft MoU dengan Pihak III
b. Pelaksanaan MoU
4.Tahapan ke 4 (misal : inovasi teknologi) Terlaksananya tahapan 4 3 minggu
5.Tahapan ke 5 (misal : uji coba) Terlaksananya tahapan 5 3 minggu
6.Monev Tersusunnya hsl monev 1 minggu
B. JANGKA MENENGAH
C. JANGKA PANJANG
Rancangan Proyek Perubahan

7. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

a. Penjelasan indikasi Stakeholder ini dimaksudkan untuk

memetakan siapa saja yang akan terkait (terkena dampak)
dan terlibat dengan adanya ProPer ini, baik berupa
instansi atau perorangan.
b. Selain itu, dengan identifikasi stakeholder ini untuk
mengetahui sejauhmana dukungan para stakeholder
terkait dalam pelaksanaan ProPer.
c. Keberhasilan dalam menggalang dukungan stakeholder ini
menjadi bagian dari penilaian.

BPSDM Provinsi Maluku Utara

Rancangan Proyek Perubahan
7. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER (Lanjutan)

1. Identifikasi stakeholders internal dan

eksternal
2. Masukkan dalam Net Map lengkap dengan
pengaruh +/- dan score nya
3. Tentukan stakeholders utama / kunci, primer
dan sekunder
4. Masukkan dalam kuadran Promoters, Latents,
Defenders, dan Apatetics
5. Tulis upaya dalam memobilisir stakeholders

BPSDM Provinsi Maluku Utara

Rancangan Proyek Perubahan

8. TATA KELOLA PROPER DAN TIM EFEKTIF

a. Menjelaskan siapa saja yang terlibat dalam ProPer dari

stakeholder yang terkait, dengan syarat bahwa yang
terlibat tsb mempunyai komitmen yang kuat dan
mempunyai kompetensi sesuai peran tugasnya dalam
melaksanakan ProPer.
b. Tata kelola ProPer merupakan struktur organisasi tim
efektif dalam pelaksanaan ProPer.
c. Struktur Organisasi Tim ini menjelaskan siapa
bertanggung jawab apa dari bagian kegiatan pelaksanaan
ProPer

BPSDM Provinsi Maluku Utara

Rancangan Proyek Perubahan
8. TATA KELOLA PROYEK (lanjutan)
Deskripsi
Penjelasan peran dan urgensi tim
Struktur
/ pokja dalam pelaksanaan
proyek perubahan

Gambarkan struktur  Mentor .........

tim/orang yang  Project Leader ….
terlibat dalam  Coach ….
penyelenggaraan  Pokja….
proyek perubahan

BPSDM Provinsi Maluku Utara

 Contoh :

Mentor

Project
Coach
Leader

Pokja Pokja

6:30 PM
Rancangan Proyek Perubahan
8. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

NO DESKRIPSI

a. Informasi tugas dan kewenangan masing-masing

anggota Tim Kerja
b. Penjelasan masa berlaku Tim Kerja
c. Etika dan mekanisme Tim Kerja
1) Etika dan mekanisme kerja Tim
2) Apa alat monitoring dan evaluasi (monev) yg
digunakan utk memantau kegiatan
3) Format pelaporan yg digunakan

BPSDM Provinsi Maluku Utara

Contoh (bisa dikembangkan)
ETIKA DAN MEKANISME KERJA TIM
Untuk mendukung kelancaran proses pelaksanaan ProPer, tim kerja
menyusun etika dan mekanisme kerja yang telah disepakati bersama :
1. Dalam pelaksanaan kegiatan ProPer, tim kerja berpedoman pada
jadwal yang telah disusun bersama
2. Dalam pelaksanaan kegiatan ProPer, tim kerja harus menerapkan
budaya kerja dengan perilaku kerja yang tercermin al : kerja keras,
ulet, disiplin, produktif, tg jawab, kreatif, konsisten, responsif, dll
3. Rapat koordinasi tim kerja minimal satu minggu sekali untuk
membahas progres ProPer juga hambatan dan kendala dilapangan
4. Laporan progres ProPer tim kerja dibuat satu minggu sekali
5. Tim kerja saling koordinasi dan komunikasi sehingga terjalin
keharmonisan dan sinergi antar tim Kerja sesuai dengan tahapan
(milestone)
6. Apabila membutuhkan biaya untuk mendukung ProPer, tim kerja
akan melakukan koordinasi kepada project leader, yang selanjutnya
akan dilaksanakan sesuai dengan tata kelola keuangan yang ada.
ALAT MONEV (contoh)

Seluruh pekerjaan akan dilakukan monitoring melalui

beberapa media sebagai berikut:
1.Kunjungan ke lokasi proyek perubahan
2.Laporan berkala dari masing-masing Pokja
3.Rapat koordinasi yang dilakukan minimal setiap
satu minggu sekali
4.Melalui hasil liputan yang dilakukan baik oleh
media maupun Pokja
5.Hasil dari seluruh monitoring tersebut akan
digunakan untuk bahan evaluasi guna
penyempurnaan pelaksanaan proyek perubahan
6:30 PM
FORMAT PELAPORAN TIM (contoh)

• Laporan tertulis melalui blanko yang telah

disiapkan
• Melalui drop box yang sudah menjadi
media laporan online yang ada di unit
kerja
• Laporan secara lisan oleh masing-masing
Pokja

6:30 PM
Rancangan Proyek Perubahan
9. SUMBERDAYA
Menjelaskan seluruh sumberdaya , baik SDM, dana, alat,
dan metode yang akan digunakan selama pelaksanaan
ProPer

10. IDENTIFIKASI MASALAH / KENDALA DAN SRATEGI

MENGATASI KENDALA

a. Peserta membuat prediksi potensi penghambat yg

kemungkinan terjadi selama pelaksanaan seluruh tahapan
ProPer.
b. Penyusunan usaha-usaha preventif untuk mengatasi
kendala dalam kegiatan ProPer.

BPSDM Provinsi Maluku Utara

Rancangan Proyek Perubahan
10. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA / MASALAH
(lanjutan)
NO DESKRIPSI
c. Informasi tentang potensi kendala yang akan
menghambat kelancaran atau keberhasilan
pencapaian target dan tujuan proyek perubahan
(kemungkinan hambatan dalam pelaksanaan)
d. Penjelasan tentang resiko yang harus diantisipasi
bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek
perubahan sesuai target waktu yang telah
ditetapkan
e. Penjelasan strategi mengatasi kendala

BPSDM Provinsi Maluku Utara

Rancangan Proyek Perubahan
11. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
1.Perlu dibuat sebagai panduan peserta untuk lebih fokus
memperhatikan faktor-faktor ini dalam manajemen
pelaksanaan ProPer
2. Kata Kunci : dirumuskan secara singkat,tegas, dan jelas

12. RENCANA KEGIATAN DAN SCHEDULE

PELAKSANAAN
2a. Adalah penjabaran tahapan (milestone) kedalam daftar
kegiatan yang lebih detail untuk mencapai tujuan setiap
tahapan, beserta pengaturan waktu yang diperlukan
untuk melaksanakan kegiatan tsb.
b. Penyusunan rencana kegiatan dan schedule ini sangat
berguna untuk me-manage penggunaan sumberdaya,
karena dengan schedule yg jelas bisa diketahui kapan
sumberdaya tsb akan digunakan sehingga dapat
dipersiapkan
BPSDM ketersediaannya.
Provinsi Maluku Utara
Rancangan Proyek Perubahan

12. RENCANA KEGIATAN DAN SCHEDULE

PELAKSANAAN (lanjutan)
Penjelasan tentang kegiatan pelaks Proyek Perubahan,
beserta siapa melakukan apa, target waktu penyelesaian,
kapan mulai dilaksanakan dan output kegiatan.

No Kegiatan Pelaksana / Output Waktu

Penanggung Kegiatan
Jawab

1 2 3 4 5

BPSDM Provinsi Maluku Utara

 LAMPIRAN

LEARNING PRODUCT BT I
(GAGASAN PROPER – 7 LANGKAH)

6:30 PM
 GAGASAN
PROYEK PERUBAHAN

18:30
Gagasan Proyek Perubahan
1. IDENTITAS PROYEK
Nama / deskripsi singkat gagasan ProPer yg menjelaskan
inovasi terobosan strategi kebijakan yg diusulkan peserta

2. LATARBELAKANG (BURNING PLATFORM)

a. Penjelasan mengenai alasan mengapa terobosan /
inovasi strategi kebijakan dipilih peserta.
b. Sebelum menjelaskan, diharapkan peserta melakukan
network of forces scanning untuk melihat dan
menemukenali apa permasalahan dan tantangan yang
ada atas pelaksanaan tugas selama ini.
c. Kemudian dipilih permasalahan dan tantangan yang
mempunyai nilai strategis (isu strategis) untuk dicarikan
terobosan inovasi dalam rangka perwujudan perubahan
berupa peningkatan kinerja organisasi
BPSDM Provinsi Maluku Utara
Gagasan Proyek Perubahan
3. TUJUAN PERUBAHAN
Adalah kondisi perubahan yg diinginkan yg akan dicapai
melalui terobosan inovasi strategi kebijakan yag akan dilakukan
dan bagaimana hubungannya dg peningkatan kinerja org
a. Tujuan tahap jangka pendek (selama Breakthrough II / 2
bulan)
b. Tujuan tahap jangka menengah ( kurang lebih satu tahun)
c. Tujuan tahap jangka panjang (lebih dari satu tahun)

4. MANFAAT PERUBAHAN
Bagaimana hasil perubahan dapat :
a. Mendukung peningkatan kinerja kebijakan
b. Mendukung peningkatan pelayanan publik
c. Mendukung reformasi birokasi
d. Bermanfaat bagi stakeholders / pengguna

BPSDM Provinsi Maluku Utara

Gagasan Proyek Perubahan
5. RUANG LINGKUP PERUBAHAN
Penjelasan tentang aspek penting apa saja yang perlu yang
perlu dikerjakan dlm rangka mewujudkan perubahan kondisi
yang diinginkan. Penentuan ruang lingkup ini perlu
mempertimbangkan ketersediaan sumber daya yang bisa
digerakkan dan kapasitas organisasi yang akan
melaksanakan
a. Kegiatan kegiatan penting yang akan dilakukan dalam
ProPer
b. Rumusan kegiatan tsb disesuaikan dengan rumusan
tujuan
c. Ruang lingkup ProPer sama dengan scoping yaitu ruang
lingkup tugas-tugas pejabat eselon II (Strategi Kebijakan)

BPSDM Provinsi Maluku Utara

Gagasan Proyek Perubahan
6. MILESTONES (Tahapan Kegiatan dan Capaian Jangka Pendek,
Menengah, dan Panjang
Tahap Utama Waktu

Penjelasan tentang tahapan2 utama dalam pencapaian

tujuan ProPer beserta capaian2 antara yang sangat penting
(key output deliverables) sehingga perlu diperhatikan demi Target
menjamin terlaksananya ProPer tepat waktu dan tepat waktu
sasaran pelaksa
naan
(minggu,
Penjelasan tentang Milestone berbeda dengan rancangan bulan)
kegiatan yang akan diuraiakn secara lebih rinci pada buku
panduan BT II
Gagasan Proyek Perubahan

6. MILESTONES (Tahapan Kegiatan dan Capaian Jangka Pendek,

Menengah, dan Panjang
Tahap Utama Waktu

Penjelasan setiap tahapan, yaitu tahap jangka pendek,

menengah ataupun jangka panjang. Target
Tahapan dalam proyek perubahan merupakan capaian waktu
yang sangat penting sehingga harus diperhatikan dalam pelaksa
menjamin terlaksananya proyek perubahan. naan
Harus ada kejelasan antara inovasi dan hasil yang (minggu,
diharapkan serta tahapan perubahan (milestone) bulan)
tergambar dengan jelas.
 CONTOH MILESTONE / TAHAPAN
TAHAPAN OUTPUT TAHAPAN JANGKA
WAKTU
A. JANGKA PENDEK
1.Pembentukan Tim Kerja Terbentuknya Tim Kerja 3 hari /
a. Penyusunan draft SK Tim Kerja dengan SK minggu ke
b. Perumusan pembagian tugas Tim 1
c. Penyusunan jadwal kegiatan Tim
2.Sosialisasi Terlaksananya sosialisasi 10 hari /
a. Penyiapan bahan / materi minggu ke
sosialisasi 2 dan 3
b. Penentuan target / sasaran
sosialisasi
c. Pelaksanaan sosialisasi
d. Analisis hasil sosialisas
3.Membangun MoU dengan Pihak III Terbangunnya MoU 7 hari
a. Rakor penyusunan draft MoU dengan Pihak III
b. Pelaksanaan MoU
4.Tahapan ke 4 (misal : inovasi teknologi) Terlaksananya tahapan 4 3 minggu
5.Tahapan ke 5 (misal : uji coba) Terlaksananya tahapan 5 3 minggu
6.Monev Tersusunnya hsl monev 1 minggu
B. JANGKA MENENGAH
C. JANGKA PANJANG
Gagasan Proyek Perubahan
7. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
a. Penjelasan tentang berbagai instansi / individu yg
mempunyai kepentingan dan memiliki pengaruh terhadap
tercapainya tujuan akhir dari ProPer.
b. Pengaruh tersebut dapat bersifat positip (mendukung)
atau negatif (menghambat).
c. Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder internal
(masih dalam satu instansi) dan eksternal, yaitu instansi
lain atau individu yang berkaitan dan mempunyai
pengaruh terhadap tercapainya tujuan ProPer
DISETUJUI ATASAN LANGSUNG
TGL / BULAN / TAHUN
Tanda tangan
Nama dan Jabatan
BPSDM Provinsi Maluku Utara
 Thank You for Your Attentive and
Active Participation

18:30