Pencatatan dan Pelaporan

Farmasi Perawatan Pasien

HIV-ART

Tim Hospital Reporting, Logistik dan Monitoring-Evaluation

Sub Direktorat AIDS & PMS
 Monitoring & Evaluation (M&E) Structure
Ministry of AIDS Commision
Health (KPA) National Level

AIDS Commision (KPA)

Provincial Provincial Level
Health Office

AIDS Commision (KPA)

District Health District Level
Office

Health Center

VCT CST STI ANC TB Laboratorium Methadon Other

Clinic Clinic Clinic Clinic Clinic -ODHA
Support
Note : - Reach
Reporting -Surveilance
sentinel
Coordination
feedback
 Alur Data dan Pendukungnya
Informasi
pasien

Ikhtisar perawatan HIV dan ART

(pada setiap kunjungan sejak kunjungan pertama di klinik)

Informasi pasien
yang penting

Register Pra-ART Register ART ARV yang

(pada kunjungan pertama, (pada setiap kunjungan diberikan
saat memenuhi syarat utk ART sampai sejak ART dimulai) kpd pasien
saat memulai ART)

Informasi penting Register

yang dihimpun Pemberian Obat

Pemakaian
Laporan Kohort Laporan Bulanan ARV
(excel) (Excel / IOMS)

Register
Data dan Indikator Stok Obat
 Perlengkapan Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan Pelaporan
* Register pemberian • Laporan bulanan
Obat Perawatan Pasien HIV-ART
* Register Stok Obat Farmasi
* Kartu Monitoring ART
PENCATATAN FARMASI
Register Pemberian Obat ARV
Register Pemberian Obat ARV
(Tiap hari gunakan lembaran tersendiri)
tanggal: _____/_________/_______

Jumlah Obat Yang Diberikan

No Urut

ZDV + 3TC NVP EFV d4T 3TC TDF TDF + FTC ddI LPV/r ABC ZDV EFV d4T+3TC+NVP d4T+3TC dual Tanda
No reg Nas. Nama Pasien (300/150) 200 600 30 150 300 (300/200) 100 (20/50) 300 100 200 triple FDC FDC + EFV Keterangan tangan
Pasien
junior (12/60/200)
(12/60/100)

JUMLAH TABLET YANG DIBERIKAN

Tanda tangan apotek / Petugas Pemberi

_________________________________________________________
Obat:

Pada akhir hari tersebut lakukan penjumlahan total obat yang telah diberikan
pada bagian akhir dari lembar register pemberian obat ARV
 Register Pemberian Obat
• Membantu menyusun data pengeluaran obat ARV dan
pencatatan rejimen yang digunakan berdasarkan resep yang
masuk
• Membantu dalam cross check data pengeluaran obat dengan
kartu stok
• Diisi per hari (atau jika pasien sedikit dapat digunakan untuk
sebulan)
• Pada kasus pengambilan obat untuk kebutuhan 2 bln (bln x dan
bln y), farmasi mencatat transaksi sesuai pengeluaran pada bln x,
namun juga mencatat nama pasien pada blanko bln y dengan
menandai obat yang sudah di ambil tanpa jumlah. Sehingga pada
bln y, pasien tetap terhitung sebagai pasien on ART walaupun
tidak datang mengambil obat.
• Diisi oleh petugas Farmasi
Register Pemberian Obat ARV
 1 halaman per hari
 Menyesuaikan daftar obat menurut apa yang ada dalam
program
 Untuk semua pasien yang datang ke farmasi untuk pemberian
ARV
 Register nomor dan nama
 Jumlah tablet yang diberikan untuk masing2 obat dalam rejimen
yang diresepkan
 Tanda tangan pasien

 Pada akhir hari tersebut, tambahkan jumlah tablet yang

diberikan untuk tiap2 obat
 Laporkan konsumsi pada hari itu dalam register stok obat ARV
 Register Stok ARV
 Isilah register tiap hari untuk tiap obat
◦ A-Stok awal
◦ B-Stok yang diterima (tanggal diterima)
◦ C-Stok yg dikeluarkan (tanggal dikeluarkan)
◦ D-Stok yg kadaluwarsa jika ada
◦ E-Stok akhir, balance stok setiap hari
= (A+B) – (C+D)
 1 baris = konsumsi hari
 1 halaman = 1 bulan
 Bagi register dalam 12 halaman, tiap bagian masing2 utk 1
obat

 Pd akhir bulan, lengkapi ringkasan bulanan untuk dilaporkan

dalam laporan bulanan
Register
Stok ARV
 Kartu stok tanpa
penutupan kartu
setiap bulannya

Kartu stok dengan

penutupan kartu
yang teratur setiap
bulannya
 KARTU STOK
Nama Obat: Nevirapine, 200 mg (NEVIRAL®)
Kartu Stok
Tgl Masuk Keluar Stok Keterangan . Penamaan kartu stok menggunakan nama
dari Sub Dit Apr-
12/7/2010 60 180
2013 generik obat.
13/07/2010 60 0 Ke Pasien Semua pengeluaran dan pemasukan obat
15/07/2010 120 0 120
dari RS Soetomo 06- dicatat di kartu stok, antara lain :
2012
1. pengeluaran ke pasien/ RS lain/
25/07/2010 Tm = 180 Tk = 60 S = 120 Penutupan stok
pemusnahan obat ED.
25/07/2010 120 Awal Stok Opname

retur pasien kadek

2. Pemasukan dari Subdit/ Donasi/ RS lain/
26/08/ 2010 60 170
ED Apr 2013
retur pasien.
Donasi LSM Spiritia,
12/8/2010 60 230
20/07/2010 -Pengeluaran produk menggunakan sistem
20/08/2010 60 170
Expired, sudah
dilaporkan
FEFO
25/08/2010 Tm = 120 Tk = 70 S = 170 Penutupan stok

25/08/2010 170 Awal Stok Opname

- Penutupan kartu dilakukan setiap tanggal 25.
28/08/2010 60 110 Ke RS RSCM Pada saat tutup kartu :
dari Sub Dit Apr-
1/9/2010 60 170

25/09/2010 Tm = 60 Tk = 60 S = 170
2013

Penutupan stok
Baris ’penutupan stok’ : tulis Total Masuk
selisih, penyebab: perbulan (Tm), Total Keluar (Tk) dan Sisa
salah satu botol
hanya berisi 50 (S).
tablet.
25/09/2010 10 160 Antisipasinya:
Pelaporan Baris berikutnya, baris ‘awal stok opname :
ketidaksesuaian
Penerimaan ke tulis sisa stok sesuai fisik.
Sub Dit AIDS
25/09/2010 160 Awal Stok Opname Bila terjadi selisih stok maka perlu dicari
dari Sub Dit Apr-
3/10/2010 60 220
2013 penyebabnya dan perlu klarifikasi di kolom
keterangan yang diparaf oleh atasan.
Kejadian selisih dicatat pada baris
antara penutupan stok dan awal stok
opname.
PELAPORAN FARMASI
 Penilaian Laporan Bulan
• Tutup buku / cut off tgl 25 setiap bulan (nasional)
• Pengiriman laporan tepat waktu (sebelum tgl 1
setiap bulannya)
• Dikirim lengkap 2 bagian : Lap Perawatan pasien &
laporan farmasi
• Dikirim Lewat Email
• Jumlah pasien dalam ART (laporan RR) = Jumlah
pasien dalam rejimen (laporan Farmasi)
• Memperhitungkan jumlah order dengan kebutuhan
3 bulan atau sesuai justifikasi
• Informasi tanggal kadaluarsa dalam stok
 Laporan Bulanan Perawatan HIV dan
ART (file LBPHA V11)
– Sumber data untuk laporan bulanan farmasi dari
form Register Obat ARV & Register Stok ARV
– Hitung jumlah macam2 rejimen yang diresepkan
kpd semua pasien yg menerima ARV selama bulan
ini. Pisahkan pasien Dewasa dan anak.
– Terdiri atas 2 bagian, yaitu Laporan medis
(disiapkan oleh RR) dan Laporan Farmasi yang
berisi pemakaian rejimen dan stok Obat (disiapkan
oleh Farmasi)
 Periode Pelaporan
• Laporan RS bulan ini adalah data ART RS yang
tercakup sejak tanggal 26 bulan lalu s/d tanggal 25
bulan ini
• Halaman bulan dalam Register Pra ART dan ART
mengikuti periode laporan

 Laporan bulan September = sejak tanggal 26 bulan

Agustus s/d tanggal 25 bulan September
09. STOK OBAT
Apakah stok obat ARV habis selama bulan ini? -
Apakah stok obat IO habis selama bulan ini? -

Selisih fisik Stok obat

Stok obat Perkiraan
Stok obat Stok obat yang stok obat pada akhir
yang Stok obat yang Jumlah obat Jumlah
pada awal kedaluwarsa dengan bulan ini Stok obat pada
diterima dikeluarkan Tanggal Kedaluwarsa dan yang obat yang Alasan selisih K
Nama obat Merek bulan bulan ini pencatatan (tablet) akhir bulan ini
bulan ini bulan ini (tablet) Jumlahnya (botol) (H) diperlukan diminta dan J
(tablet) (tablet) bulan ini (F) = (botol)(G)
(tablet) (C) (botol) (botol) (K) *
(A) (D) * (tablet) (A+B)-
(B) (J)
(E) * (C+D)+E

Zidovudine (ZDV) 100m g REVIRAL 0

Zidovudine (ZDV) 100m g ZDV(100): Merek 0 0
0
Lain
Lam ivudine (3TC) 150m g HIVIRAL 0
Lam ivudine (3TC) 150m g EPIVIR 0
Lam ivudine (3TC) 150m g HEPTAVIR 0 0 0
Lam ivudine (3TC) 150m g LAMIVOX 0
Lam ivudine (3TC) 150m g 3TC(150): Merek
0
Lain
Stavudine (d4T) 30m g STAVIRAL 0
Stavudine (d4T) 30m g STAVIR 0
Stavudine (d4T) 30m g VIROSTAV 0 0 0
Stavudine (d4T) 30m g ZERIT 0
Stavudine (d4T) 30m g d4T(30): Merek Lain 0
Efavirenz (EFV) 200m g EFAVIR200 0
Efavirenz (EFV) 200m g EFV(200): Merek 0 0
0
Lain
Efavirenz (EFV) 600m g AVIRANZ 0
Efavirenz (EFV) 600m g SUSTIVA 0
Efavirenz (EFV) 600m g EFAVIRENZ 0
Efavirenz (EFV) 600m g EFAVIR600 0 0 0
Efavirenz (EFV) 600m g STOCRIN 0
Efavirenz (EFV) 600m g EFV(600): Merek
0
Lain
Nevirapine (NVP) 200m g NEVIRAL 0
Nevirapine (NVP) 200m g NEVIPAN 0
Nevirapine (NVP) 200m g NEVIMUNE 0
0 0
Nevirapine (NVP) 200m g NEVIREX 0
Nevirapine (NVP) 200m g NVP(200): Merek
0
Lain
Didanos ine (ddI) 100m g VIDEX 0
Didanos ine (ddI) 100m g DIDANOSINE 0
0 0
Didanos ine (ddI) 100m g DINEX 0
Didanos ine (ddI) 100m g ddI(100): Merek Lain 0
Tenofovir (TDF) 300m g VIREAD 0
Tenofovir (TDF) 300m g TENOFOVIR 0 0 0
Tenofovir (TDF) 300m g TDF(300): Merek
0
Lain
Abacavir (ABC) 300m g ZIAGEN 0
Abacavir (ABC) 300m g ABAC 0
Abacavir (ABC) 300m g ABACAVIR 0 0 0
Abacavir (ABC) 300m g ABC(300): Merek
0
Lain
Lopinavir/ritonavir (LPV/r) 200/50m g ALUVIA 0
Lopinavir/ritonavir (LPV/r) 200/50m g KALETRA 0 0 0
Lopinavir/ritonavir (LPV/r) 200/50m g LPV/r(200/50): Merek
0
Lain
Zidovudine (ZDV)+Lam ivudine (3TC) 300/150m g DUVIRAL 0
Zidovudine (ZDV)+Lam ivudine (3TC) 300/150m g ZIDOLAM 0
Zidovudine (ZDV)+Lam ivudine (3TC) 300/150m g AVOCOM 0 0 0
Zidovudine (ZDV)+Lam ivudine (3TC) 300/150m g ZDV(300)+3TC(150):
0
Merek Lain
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC) 30/150m g COVIRO 0
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC) 30/150m g LAMIVIR 0
0
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC) 30/150m g d4T(30)+3TC(150):
0
Merek Lain
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC)+Nevirapine (NVP)
TRIOMUNE 0
30/150/200m g
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC)+Nevirapine (NVP)
0
30/150/200m g TRIVIRO
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC)+Nevirapine (NVP) 0
NEVILAST 0
30/150/200m g
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC)+Nevirapine (NVP) d4T(30)+3TC(150)+
30/150/200m g NVP(200): Merek 0
Lain
Tenofovir (TDF) +Em tricitabine (FTC) 300/200m g EMTRIVA 0
Tenofovir (TDF) +Em tricitabine (FTC) 300/200m g TRUVADA 0
0 0
Tenofovir (TDF) +Em tricitabine (FTC) 300/200m g TDF(300)+FTC(200):
0
Merek Lain
d4T+3TC Ped Dual FDC(12/60) d4T(12)+3TC(60)
Ped Dual FDC: 0 0 0
Merek Lain
d4T+3TC+NVP Ped Triple FDC (12/60/100) d4T(12)+3TC(60)+N
VP(100) Ped Triple 0 0 0
FDC: Merek Lain
ZDV+ 3TC+ NVP Ped Triple FDC (60/30/50 m g) ZDV(60)+3TC(30)+N
VP(50) Triple FDC 0
Junior: Merek Lain
0
0 0
0
0
0
Didanos ine (ddI) 125m g ddI(125): Merek lain 0
0
0 0 0
0
0

Kepada Yth.:
1. Dirjen Bina Upaya Kesehatan cq Direktur BUK Rujukan …….., ………………………………..
2. Dirjen PP&PL, cq Direktur PPML Pimpinan/Kepala/Direktur UPK …………………………..
(harus diisi)
3. Kepala Dinas Kesehatan Provinsi ………………
4. Kepala Dinas Kabupaten/Kota …………………………

Nam a Petugas Pem buat Laporan RR dan FARMASI: (harus diisi)

No. Telp / HP (Petugas RR dan FARMASI): (harus diis i) NIP (harus diisi)
Em ail Petugas RR dan Farm as i : (harus diisi)

Kolom dengan * memerluk an k eterangan k husus, mohon diisi di bagian NB

(k osong)
Generate & Upload
(Tombol khusus Subdit AIDS/Dinkes, bukan untuk Rumah Sakit)
 Stok Transfer / Stok Pinjam
Yang meminjamkan: tetap dihitung
sebagai stok obat keluar dengan
keterangan tambahan pada laporan
bulanan.

Yang meminjam: dihitung sebagai stok

masuk.
 Sehingga stok akhir pada laporan
mewakili situasi stok yang sebenarnya pada
saat penutupan stok
Kejadian Stock Out
Yang dimaksud Stock Out adalah kegagalan pemberian obat yang
dikarenakan:
• Jumlah Obat didalam stok yang dibutuhkan pasien dalam rejimen
= 0 (tidak ada)
• Jika semua obat yang setara dan dibutuhkan pasien tidak ada di
stok Rumah Sakit.
Sementara kejadian Pasien baru rujuk masuk dengan rejimen
yang tidak terdapat di stok sebelumnya maka hal tersebut tidak
dianggap terjadi stok out.
Rumah Sakit bisa melakukan langkah-langkah Antisipasi Stok
out, yaitu dengan:
• Stok transfer dari RS terdekat sebelum stok habis
• Order CITO
• Stok cadangan mengikuti tren yang diketahui
• Antisipasi obat yang mendekati tanggal kadaluarsa
• Pengiriman laporan secara teratur.
 Pencatatan Pasien Transit
• Pasien transit tidak di catat di laporan RR dan juga
tidak di catat di laporan Farmasi pada jumlah
pasien dalam rejimen, dan dapat ditulis pada
bagian NB sebagai tambahan keterangan
• Tetap diberikan obat sesuai dengan kesepakatan,
namun obat yang keluar tetap di catatkan pada
kartu stok
• Pasien rawat inap yang teregistrasi di RS lain
diperlakukan sebagai pasien transit
 Pencatatan Pasien Profilaksis
• Penggunaan obat ARV pada pasca pajanan
maupun PMTCT yang belum mulai ART, tidak
dihitung sebagai pasien dalam rejimen ART pada
laporan Farmasi
 Karena pasien dalam rejimen ART harus sesuai
dengan register ART
• Penambahan keterangan NB pada laporan
Farmasi
• Pengeluaran obat tetap dicatat sesuai transaksi
kartu stok
 Permasalahan umum dalam akurasi
Pelaporan Farmasi

 Jumlah Pasien yang tidak sama dengan jumlah

pasien pada laporan RR
 Rejimen tidak standar
 Tidak mencantumkan tanggal expiry date pada
laporan bulanan
 Layanan CST berstatus Satelit
• Biasanya Puskesmas, Klinik Swasta, Yayasan, Praktek dokter swasta
dll.
• Perawatan di Satelit, namun Supply obat ARV dari RS Pengampu:

1. Pasien mengambil obat 2. Pasien mengambil obat di

menggunakan resep ke RS
Pengampu Satelit

- Satelit tidak mempunyai buffer stock -Satelit mempunyai buffer stock

- Satelit hanya mengirim laporan - Satelit mengirim laporan bulanan
bulanan Perawatan pasien HIV-ART ke Perawatan pasien HIV-ART dan
Pengampu setiap bulan Laporan Rejimen ke Pengampu setiap
bulan

 Pencatatan dan pelaporan pasien di satelit CST menggunakan formulir yang

sama dengan CST pengampu, namun pengiriman laporan ke RS CST pengampu
untuk direkap ke dalam laporan RS CST Pengampu
Terima Kasih