PROYEK

Suatu usaha
mengorganisasi
sumberdaya untuk
menyelesaikan lingkup
pekerjaan tertentu yang
unik; berdasar spesifikasi,
waktu dan biaya tertentu;
untuk mencapai tujuan
tertentu.
Lhp/ppm
Manajemen Proyek
(Kegiatan)
Oleh: Lorens Hardi Pranoto
Direktur Human Capital
PPM Manajemen
Mengapa Proyek?
CIRI UMUM PROYEK
Ada:
• maksud/tujuan tertentu
• kegiatan/aktivitas tertentu
• sumber daya tertentu
• waktu tertentu
• biaya tertentu
Lhp/ppm
 SASARAN PROYEK

•Biaya

•Mutu

•waktu

LHP/PPM
PROSES MANAJEMEN

•Perencanaan (P)
•Pengorganisasian (O)
•Pelaksanaan (A)
•Pengendalian (C)

LHP/PPM
 TAHAPAN MANAJEMEN
PROYEK
• Mendefinisikan proyek
• Membuat perencanaan proyek
• Membentuk tim pelaksana
proyek
• Mengkoordinasi dan
mengendalikan proyek
• Mengevaluasi dan menutup
proyek
Lhp/ppm
 FAKTOR KUNCI SUKSES
PROYEK
• Sasaran yang jelas
• Perencanaan & pengendalian yang baik
• Ada manajer proyek yang kompeten
• Dukungan dari pengurus (manajemen)
• Cukup waktu dan sumberdaya
• Komitmen pelaksana proyek
• Komunikasi yang baik
• Struktur organisasi yang efektif

LHP/PPM
STRUKTUR ORGANISASI
PROYEK
Ada tiga bentuk:
• Organisasi Fungsional
• Tim Proyek Khusus
• Struktur Matrix

LHP/PPM
MANFAAT BERBASIS PROYEK

• Fleksibilitastinggi
• Orientasi pencapaian hasil
relatif lebih mudah
• Pengambilan keputusan lebih
cepat
• Adanya kebersamaan tim
• Adanya variasi
pekerjaan.
LHP/PPM
 Mengapa perlu membuat
perencanaan?
perencanaan
SUMBER DAYA SASARAN
5M: Biaya
• Man Mutu
• Material waktu
• Machine
• Money
• Method
 PERENCANAAN PROYEK
• Perumusan Maksud & Tujuan
Proyek
• Perumusan Sasaran Proyek
• Perumusan Cakupan Proyek
• Struktur Uraian Kegiatan
• Urutan kegiatan
• Penjadwalan Kegiatan
• Alokasi Sumber Daya
• Anggaran Proyek
PERUMUSAN MAKSUD &
TUJUAN PROYEK
• Menjelaskan maksud & tujuan
keberadaan proyek
• Menjelaskan perubahan/
manfaat apa yang didapat
dengan adanya proyek
• Mengapa kumpulan kegiatan
tersebut perlu dikelola
sebagai proyek
 PERUMUSAN SASARAN
PROYEK
• Menyatakan ukuran keberhasilan
dari pelaksanaan proyek
• Digali dari hasil yang diharapkan
dan keterbatasan sumber daya
yang dimiliki
• Spesific, Measurable,
Attainable, Realistic, Time
Oriented
 PERUMUSAN CAKUPAN
PROYEK
• Menyatakan apa saja yang harus dikerjakan
agar sasaran proyek bisa tercapai
• Menyatakan batasan tanggung jawab dan
wewenang pihak-pihak yang terkait
• Menyatakan bidang kegiatan dan/atau
fase/tahapan proyek yang melibatkan pihak
tersebut
SASARAN YANG EFEKTIF
Specific
Sasaran harus jelas, singkat, cukup sederhana serta mudah dipahami. Diharapkan orang yang tidak
begitu paham pekerjaan terkait pun bisa dengan cepat dan mudah memahami sasaran serta lingkup
kerja.

Measurable
Sasaran harus terukur dan sedapat mungkin kuantitatif.

Attainable
Atasan dan bawahan harus menyepakati bersama sasaran dan ukuran yang telah ditetapkan,
sehingga sasaran bisa dicapai.

Realistic
Sasaran memang sebaiknya menantang, tetapi harus realistis dan ada dalam batas kemampuan
karyawan dan sumberdaya pendukung untuk mencapainya.

Time Oriented
Sasaran harus ada batasan waktu dan dapat ditelusuri. Atasan dan bawahan harus dapat memantau
perkembangan pencapaian sasaran, agar bisa mengambil tindakan koreksi sedini mungkin.
 PROGRAM
PEMASANGAN PAPAN NAMA
Dalam rangka pendirian unit KANTOR SANGGAR
BUDAYA, maka perlulah dipasang papan nama unit
usaha tersebut agar dikenal oleh masyarakat.

SASARAN
• Papan nama terpasang dalam dua minggu ini.
• Anggaran biaya Rp 500.000,-
• Mudah terbaca dari jarak 20 meter.

CAKUPAN PROGRAM
• Desain Papan Nama
• Pengadaan Bahan Papan Nama
• Pembuatan Papan Nama
• Pemasangan Papan Nama
 STRUKTUR URAIAN
KEGIATAN
• Penetapan struktur uraian
kegiatan
• Perincian dan pengelompokan
kegiatan proyek
• Pengelompokan berdasarkan: jenis
kegiatan, bidang kegiatan, tahapan
kegiatan, lokasi kegiatan,
pendanaan kegiatan, dll.
 INVENTARISASI DAN
URUTAN KEGIATAN
• Kegiatan yang muncul dari struktur
uraian kegiatan perlu
didata/diinventarisasi
• Ketergantungan antar kegiatan,
kegiatan yang mendahului, kegiatan
yang mengikuti
• Urutan kegiatan dan tahap-tahap
berdasar waktu pelaksanaan
Daftar Kegiatan Pameran Lukisan Semar

KEGIATAN MENDAHULUI No. KEGIATAN KEGIATAN MENGIKUTI

1 Rapat persiapan Menemui dalang

Menggalang dana
Rapat persiapan 2 Menggalang dana Pembukaan pameran
Konferensi pers
Rapat persiapan 3 Menemui dalang Diskusi tentang Semar
Menemui dalang 4 Diskusi tentang Semar Seleksi pulukis potensial
Diskusi tentang Semar 5 Seleksi pulukis potensial Menghubungi pelukis
Seleksi pulukis potensial 6 Menghubungi pelukis Kurasi
Pesan tempat
Pesan peralatan
Menghubungi pelukis 7 Kurasi Bikin katalog
Menghubungi kolektor
Pasang iklan
Kurasi 8 Bikin katalog Konferensi pers
Pasang iklan
Bikin katalog 9 Konferensi pers Pembukaan pameran
Menggalang dana
Kurasi 10 Menghubungi kolektor Pembukaan pameran
Menghubungi pelukis 11 Pesan tempat Mendisain display
Merekrut tenaga panitia
Menghubungi pelukis 12 Pesan peralatan Mendisain display
Pesan tempat 13 Merekrut tenaga panitia Pembukaan pameran
Pesan peralatan 14 Mendisain display Pembukaan pameran
Pesan tempat 15 Menghubungi tokoh masyarakat
Pembukaan pameran
Kurasi 16 Pasang iklan Pembukaan pameran
Bikin katalog
Menggalang dana
Menemui dalang 17 Pembukaan pameran Pameran
Konferensi pers
Pasang iklan
Menghubungi kolektor
Merekrut tenaga panitia
Menghubungi tokoh masy.
Mendisain display
Menggalang dana
Pembukaan pameran 18 Pameran Evaluasi & pelunasan
Pameran 19 Evaluasi & pelunasan
 PENJADWALAN KEGIATAN
• Menggambarkan keterkaitan
antar kegiatan-kegiatan proyek
berdasar urutan dan waktu
pelaksanaan
• Menyatakan estimasi
durasi/lamanya pelaksanaan
kegiatan
• Menentukan kegiatan-kegitan
kritis dan yang memiliki
toleransi waktu
Susun rencana tindakan

E
F

A B C
 Susun rencana tindakan
Contoh :
Kegiatan durasi Pendahulu Pengikut
A 2 - B,C,D
B 1 A E
C 4 A G
D 1 A F
E 2 B G
F 1 D G
G 2 C,E,F -

Berapa lama Implementasi Tindakan tersebut ?

 Susun rencana tindakan

3
2 4
B E

1 2
A C G
0 1 2 4 6 8
0 5
0 2 2 4 6 2 8

D F
1 1
FF TF 3
EST Kegiatan EFT
3 5

LST Durasi LFT

A,C,G = jalur kritis
RENCANA TINDAKAN
PROYEK: Pameran Lukisan Semar………………………………………

KEGIATAN Durasi MINGGU KE ……

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Rapat Persiapan 1 hr
Menggalang Dana 2 bl
Menemui Dalang 1 mg
Diskusi tentang Semar 2 hr
Seleksi Pelukis Potensial 2 hr
Menghubungi Pelukis 6mg
Kurasi 1 mg
Pesan Tempat 1 hr
Pesan Peralatan 1 hr
Bikin Katalog 1 bl
Konferensi pers 1 hr
Pasang Iklan 1 hr
Menghubungi Kolektor 1,5 bl
Merekrut Tenaga Panitia 1 mg
Menghubungi Tokoh Masy. 1 hr
Mendisain display 2 hr
Pembukaan Pameran 1 hr
Pameran 1 mg
Evaluasi dan Pelunasan 1 hr
 ANGGARAN
PROYEK

• Terdiri atas anggaran biaya

proyek dan anggaran kas proyek
• Mencakup anggaran penerimaan
dan anggaran pengeluaran
ANGGARAN KAS (Rp 1000,-)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
Penerimaan:
1. Donatur 10000 4000 6000
2. Kas 2000 2000
3. Komisi Penjualan 10000 10000
4. Hutang
5. dll.

Total Penerimaan 22000 2000 0 0 0 0 0 0 0 0 4000 0 0 6000 0 0 0 10000

Pengeluaran
1. Rapat Persiapan 100 100
2. Menggalang Dana 400 200 200
3. Menemui Dalang 50 50
4. Diskusi Semar 200 200
5. Seleksi Pelukis 100 100
6. Menghubungi Pelukis 100 100
7. Kurasi 250 250
8. Pesan Tempat 700 350 350
9. Pesan Peralatan 500 250 250
10. Bikin Katalog 200 100 100
11. Konferensi Pers 250 250
12. Pasang iklan 300 300
13. Menghubungi Kolektor 500 500
14. Rekrut T. Panitia 200 200
15. Menghubungi Tokoh 100 100
16. Mendisain Display 200 200
17. Pembukaan 100 100
18. Pameran 600 600
19. Evaluasi & Pelunasan 4900 4900
20. Kembali ke Kas 2000 2000
21. Bayar Hutang

Total Pengeluaran 11750 150 300 100 200 0 0 0 0 1250 900 0 0 0 650 250 700 7250
Surplus/Defisit 10250 1850 -300 -100 -200 0 0 0 0 -1250 3100 0 0 6000 -650 -250 -700 2750
Saldo Awal 0 1850 1550 1450 1250 1250 1250 1250 1250 0 3100 3100 3100 9100 8450 8200 7500
Saldo Akhir 1850 1550 1450 1250 1250 1250 1250 1250 0 3100 3100 3100 9100 8450 8200 7500 10250
 Mengapa perlu membuat
perencanaan pengendalian?
 PENGENDALIAN PROYEK

Rencana Vs Realisasi

Penyimpangan

Sebab

Tindakan
LHP/PPM
 LEMBAR PENGENDALIAN
TINDAKAN
TINDAKAN TINDAKAN
PENYIMPANGAN SEBAB PENANGGULANG ANTISIPASI
PENCEGAHAN
AN

• tidak tertarik • mengajak orang

berpengaruh untuk Menghubungi
Daftar nama
Pelukis tidak bersedia membujuk pelukis lain yang
pelukis
datang mempunyai stock
• menghubungi jauh alternatif
• pelukis sibuk lukisan
hari sebelumnya

• pelukis sibuk • segera dijemput

• menghubungi jauh • menghubungi Daftar nama
Pelukis terlambat hari sebelumnya pelukis lain yang pelukis
memberikan lukisan • Pelukis tidak • pakai kontrak mempunyai stock alternatif
profesional lukisan

• honor dibagikan
• jatah honor langsung oleh
tidak sampai bendahara • diberi sanksi
Panitia curang
• cari informasi honor • di ambil alih
• honor sedikit kepanitiaan yang
layak