1.

Pendahuluan
Administrasi perkatoran merupakan pekerjaan yang berkaitan
langsung dengan sistem administrasi dalam setting perkantoran.
Administrasi perkantoran sering diartikan sebagai serangkaian
kegiatan sehari-hari yang berhubungan dengan perencanaan
keuangan, pencatatan, penagihan, personalia, dan distribusi logistik
serta barang dalam suatu organisasi.
Kantor dari organisasi bisnis merupakan departemen
pelayanan. Departemen produksi membuat barang untuk dijual dan
departemen penjualan tugas utamaya ialah mencari pendapatan
buat organisasi.
 Area dari kantor administrasi dapat
digambarkan sebagai berikut:

1. Operasi Kantor
2. Fasilitas fisik
3. Personil
4. Organisasi
5. Kontrol
 2. Fungsi kantor, menjaga informasi manajemen

Kegiatan produksi dan penjualan mudah diukur. Akan tetapi ,

kegiatan kantor sulit diukur, seperti kegiatan supervisi,
merupakan barang tidak berwujud dan sulit dinilai. Juga sulit
mengukur sumbangan kegiatan kantor terhadap keberhasilan
bisnis.
Kegiatan-kegiatannya mencangkup seperti proses menjalankan,
menyimpan catatan, laporan, dan formulir, mengadakan
korespondensi dan komunikasi. Manjemen tidak dapat membuat
keputusan yang up to date tanpa informasi. Informasi ini harus
mudah diperoleh, dalam bentuk singkat dan mudah dimengerti.
a. Records dan reports
Records ialah pernyataan fakta atau pendapat tertulis yang
penting untuk kebutuhan masa depan. Ini perlu untuk bahan
pengambilan keputusan dan sebagai bahan perbandingan.
untuk bagian produksi, kantor harus menyimpan catatan
mengenai pembelian bahan baku, jam kerja masing-masing
pegawai, perlengkapan yang digunakan, catatan biaya mesin,
pemeliharaan, penyusutan, catatan investaris, dan jumlah unit
produksi.
untuk bagian marketing, kantor menyimpan catatan gaji dan
komisi bagian penjualan, volume penjualan masing-masing
penjual menurut daerah penjualan, barang-barang yang laku,
dan yang dikembalikan oleh konsumen.
 Mengenai personil, perlu dicatat data personil, kualifikasi,
golongan, gaji, pengalaman kerja dalam perusahaan, masa
pengusulan naik pangkat, dan sebagainya

b. Formulir
Formulir digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu
departemen bisnis ke departemen lainnya, menstandarkan
catatan, mengakumulasi data, mengurangi tulis menulis tangan
yang tidak perlu dan mengurangi kesalahan. Formulir
mengurangi pengulangan , mengadakan uniformitas,
penyederhanaan pekerjaan kantor, dan memberi fasilitas
penggunaan mesin atau perlengkapan kantor.
c. Koresponden
Surat mempunyai arti yang lebih luas selain dari intruksi atau
penjelasan, surat yang merupakan refleksi dari kualitas dan efesiensi
bisnis. Surat dapat menciptakan tanggapan baik atau buruk terhadap
bisnis. Manajer kantor adalah eksekutif yang bertanggungjawab dalam
komiunikasi ini. Dia harus memperhatikan :
• Individu yang menulis surat sudah biasa dan menarik dalam
membuat surat.
• Penulis steno dan tukang tik, programer komputer harus biasa
dengan gaya dan bentuk-bentuk surat.
• Kapan harus menggunakan tape recorder agar lebih komunis dan
efektif.
• Prosedur yang bagaimana dalam melaksanakan koresponden secara
efektif.
  Pengiriman dan Penerimaan surat pos
Memusatkan penanganan surat-surat melalui pos adalah
suatu prinsip tanggungjawab yang lebih baik dan terpusat. Sebab
surat masuk dan surat keluar harus diatur dengan baik. Surat-
surat keluar dan surat masuk diberi agenda/nomor surat,
sehingga mudah dicari bila diperlukan. Demikian pula
pengiriman surat, dikumpulkan ,dilipat,diberi amplop, direkat,
diberi perangko kirim ke pos.
Sekarang prosedur surat menyurat sudah sangat maju
dengan menggunakan komputer, tik IBM, dan sebagainya.
Sistem arsip seringkali menggunakan kode dalam tiga macam
bentuk : alphabetic, numeric, dan alphanumeric.
 3. Kualifikasi dari manajer kantor
Kualifikasi dari manajar kantor yang akan dibicarakan
disini ditinjau dari sudut kepribadian dan latar belakang
kualitas kepribadian, pendidikan dan latihan serta
pengalaman bisnisnya .
 Kualitas pribadi
Kualitas personal untuk mengembangkan karir sebagai manajer
kantor disebuah perusahaan besar adalah harus mampu
memimpin, mampu berpikir, merencanakan dan harus mampu
melihat keseluruhan aspek organisasi, tidak secara terpisah-pisah.
Disamping memiliki kemampuan administratif, juga harus menjadi
seorang penjual, karena harus menjual ide yang anda miliki kepada
top management. Anda harus dapat menyatakan secara sederhana
dan jelas, memiliki imajinasi, sabar, keinginan bekerja sama,
berinisiatif, terbuka, loyal, dan memiliki rasa humor. Hasil
penelitian menunjukkan bahwa sopan dan integritas adalah
karakteristik yang sangat menarik untuk manajer kantor.
 Pendidikan dan latihan
Sekarang ini banyak kursus diadakan untuk
meningkatkan pengetahuan dalam bidang
administrasi kantor. Demikian pula di perguruan
tinggi, sudah lama diberikan mata kuliah yang
berhubungan dengan manajemen kantor.
Pengetahuan ini sangat membantu karir seseorang
dalam manajemen kantor bisnis.
 Pengalaman
Pekerjaan akan membawa anda berhubungan
banyak dengan orang lain dalam bidang bisnis. Ini
berarti menambah luas pengalaman praktis bisnis
dan akan meningkatkan pengetahuan lebih baik.
4. Kebutuhan sekretaris dalam bisnis
Sekeretaris adalah pekerja profesional, dia berhubungan rapat
dengan para karyawan, mengawasi pekerjaan personil lainnya,
dan bertanggung jawab terhadap banyak pekerjaan
administratif yang penting.
Ada bermacam-macam sekretaris, seperti personal secretary,
private secretary, business secretary, dan executive secretary.
Personal secretary biasanya diperlukan oleh orang yang
melakukan pekerjaan dirumah, seperti businesmen yang
sudah pensiun, aktor, penulis. The private secretary
diperlukan sebagai pembantu eksekutif dalam perusahaan
besar, untuk mengelola koresponden, dia mengawasi banyak
pekerjaan administratif. The executif secretary biasanya
seorang asisten pada direktur atau yang melaksanakan
pekerjaan kantor pada organisasi tingkat nasioanl, atau
organisasi profesional.