HASRIN HARAHAP, SKM

SURVEIOR ADMINISTRASI & MANAJEMEN

1. Pedoman Peningkatan Mutu dan Kinerja
2. Susun dan laksanakan audit internal tentang :
a. Administrasi dan manajemen
b. Upaya kesehatan masyarakat
c. Upaya kesehatan perseorangan

 Dilakukan setiap bulan mulai dari januari s.d desember

 Setiap bulan mewakili Admen, UKM & UKP
 Ditetapkan jangka waktu priodik (3 bulan atau 6 bulan)
 Tetapkan Tim audit internal 3 (tiga) Tim
 Terdokumentasi dengan baik mulai dari proses perencanaan,
pelaksanaan, pelaporan termasuk TL nya :
 Tahap Persiapan
1) Kerangka Acuan Audit Internal Tahunan
2) Jadwal Audit Internal Tahunan
3) Kerangka Acuan Audit Internal
4) Instrumen Audit Internal
 Tahap Pelaksanaan
1) Surat Pemberitahuan pelaksanaan AI dari Ketua Tim Audit
Internal kepada Auditee dilengkapi dengan :
a) Kerangka Acuan AI
b) Instrumen AI
c) Dokumen yang diperlukan
2) Pelaksanaan Audit Internal
a) Checklis Instrumen Adit Internal
b) Berita Acara Hasil Pelaksanaan Audit Internal yg di
tandatangan Auditor dengan Auditee
c) Temuan Audit dan Rencana Tindaklanjut
d) Form Ringkasan temuan Audit Internal dan Tindaklanjut
3) Laporan Pelaksanaan AI
4) Bukti penyampaian laporan hasil pelaksanaan AI ke Kapus,
PJ Mutu, PJ Admen, PJ UKM & PJ UKP
1. Pedomani Manual Mutu pada Bab IV tentang Tinjauan Manajemen
2. Perhatikan Pedoman Peningkatan Mutu dan Kinerja
3. Pelaksanaan rapat tinjauan manajemen ditata dengan baik mulai
dari tahapan persiapan, pelaksanaan dan pokok bahasan terdiri
dari :
a. umpan balik pelanggan
b. keluhan pelanggan
c. hasil audit internal
d. hasil penilaian kinerja
e. perubahan proses penyelenggaraan Upaya Puskesmas
f. perubahan proses penyelenggaraan kegiatan pelayanan
Puskesmas
g. perubahan kebijakan mutu
h. hasil pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya
4. Menyusun laporan pelaksanaan RTM (Rekam Implementasi
terdokumentasi dengan baik mulai dari proses perencanaan,
pelaksanaan, pelaporan termasuk TL nya :
1. Pedomani Manual Mutu pada Bab IV tentang Tinjauan Manajemen
2. Perhatikan Pedoman Peningkatan Mutu dan Kinerja
3. Pelaksanaan rapat tinjauan manajemen ditata dengan baik mulai
dari tahapan persiapan, pelaksanaan dan pokok bahasan terdiri
dari :
a. umpan balik pelanggan
b. keluhan pelanggan
c. hasil audit internal
d. hasil penilaian kinerja
e. perubahan proses penyelenggaraan Upaya Puskesmas
f. perubahan proses penyelenggaraan kegiatan pelayanan
Puskesmas
g. perubahan kebijakan mutu
h. hasil pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya
4. Menyusun laporan pelaksanaan RTM (Rekam Implementasi
terdokumentasi dengan baik mulai dari proses perencanaan,
pelaksanaan, pelaporan termasuk TL nya :
1. Rapat Tinjauan Manajemen Dipimpin oleh Penanggung jawab
Manajemen Mutu
2. Langkah langkah Rapat Tinjauan Manajemen :
a. Penanggung jawab manajemen mutu bersama Kepala Puskesmas
mempersiapkan pertemuan tinjauan manajemen : rencana waktu,
tempat, agenda, dan siapa saja yang akan diundang
b. Penanggung jawab manajemen mutu mengundang peserta
pertemuan
c. Penanggung jawab manajemen mutu memimpin pertemuan
tinjauan manajamen : melaksanakan sesuai agenda, memimpin
proses paparan/diskusi selama pertemuan berlangsung
d. Kepala Puskesmas memberikan arahan terkait tindaklanjut dari
proses penyampaian paparan
e. Penanggung jawab manajemen mutu memberikan umpan
balik/simpulan rapat tinjauan manajemen
f. Penanggung jawab manajemen mutu melakukan pemantauan
perbaikan sesudah pertemuan tinjauan manajemen
1. Berkala
2. Direncanakan dengan baik
3. Didokumentasikan dengan baik
4. Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu dan
dampaknya pada mutu dan kinerja
5. Membahas perubahan yang perlu dilakukan
6. Hasil pertemuan ditindak lanjuti
7. Tindak lanjut dipantau pelaksanaannya
8. Pihak manajemen dan pelaksana yang terkait diundang dalam rapat
Pertemuan diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut
pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya
9. Dilaksankan dengan agenda yang jelas
10. Menghasilkan luaran:
a. Rencana perbaikan
b. Rencana peningkatan kepuasan pelanggan
c. Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan
d. Rencana perubahan-perubahan untuk mengakomodasi persyaratan
produk/layanan/pelangga
1. Pembukaan oleh Wakil Manajemen Mutu
2. Arahan dari Kepala Puskesmas
3. Tinjauan terhadap pertemuan tinjauan manajemen yang lalu
4. Pembahasan hasil audit internal
5. Permbahasan umpan balik/keluhan pelanggan
6. Hasil penilaian kepuasan pelanggan
9. Hasil penilaian kinerja Masalah-masalah operasional yang terkait
dengan penerapan sistem manajemen mutu, penyelenggaraan
pelayanan (UKP dan UKM)
10. Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan baik pada
sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan (UKP dan
UKM)
11. Rekomendasi untuk perbaikan
12. Penutup
1. Hasil audit internal
2. Umpan balik pelanggan
3. Kinerja proses
4. Pencapaian sasaran-sasaran mutu/indikator-indikator
kinerja
5. Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan
6. Tindak lanjut tehadap hasil tinjauan manajemen yang lalu
7. Kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan/upaya
Puskesmas
8. Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem
manajemen mutu dan sistem pelayanan/penyelenggaraan
upaya Puskesmas
Keputusan dan tindakan yang berhubungan
dengan:
1. Peningkatan efektivitas sistem manajemen
mutu dan sistem pelayanan;
2. Peningkatan pelayanan terkait dengan
persyaratan pelanggan;
3. Identifikasi perubahan-perubahan yang
diperlukan baik pada sistem manajemen mutu
maupun system pelayanan;
4. Penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan
agar SMM dan sistem pelayanan efektif
Merupakan upaya puskesmas untuk mencapai kinerjanya
dengan melihat kinerja puskesmas yang lain yang lebih baik dari
puskesmas kita:
1. Kerangka acuan Kajibanding ;
2. Instrumen Kajibanding;
3. dilakukan sesuai dengan rencana kaji banding;
4. Hasil kaji banding dianalisis untuk mengidentifikasi peluang
perbaikan;
5. Disusun rencana tindak lanjut kaji banding;
6. Dilakukan pelaksanaan tindak lanjut kaji banding dalam
bentuk perbaikan baik dalam pelayanan maupun dalam
pelaksanaan program dan kegiatan;
7. Evaluasi terhadap pelaksanaan kaji banding, tindak lanjut
dan manfaatnya
Kerangka acuan Kajibanding
1. Kerangka Acuan kajibanding disusun kepala puskesmas bersama PJ Admen, PJ
UKM, PJ UKP dan PJ Mutu;
2. Dibuat rekam telusur proses penyusunannya (Undangan, daftar hadir, jadwal,
absen, materi, notulensi dan photo)
3. Data dasar penentuan pelaksanaan kajibanding (PKP, Kinerja Bulanan,
Triwulan, Semester)
4. Isi Krangka Acuan pada :
a. pendahuluan terkait : program yang dilakukan di puskesmas, target
kinerjanya serta capain kinerja),
b. Latar belakang : ada kinerja yang tidak tercapai dari beberapa kinerja
yang ditetapkan, disepakati indikator kinerja mana saja yg dilakukan
kajibanding),
c. tujuan umum & tujuan khusus :
1) Umum : Meningkatkan kinerja pelayanan kesehatan masyarakat di
puskesmas melalui kajibanding ke puskesmas ……..
2) Khusus :
a) Melihat pelaksanaan program promkes puskesmas … mulai dari
proses perencanaan, pelaksanaan & evaluasi
b) Melihat pelaksanaan program promkes puskesmas … mulai dari
proses perencanaan, pelaksanaan & evaluasi
d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Instrumen Kajibanding;
1. Instrumen kajibanding disusun kepala puskesmas bersama PJ terkait serta pelaksana
2. Instrumen kajibanding disusun mulai :
a. Proses perencanaan
1) Data dasar yg digunakan dalam penyusunan RUK (PIS-PK, PKP, Survei,
dll)
2) Peran tim perencanaan tingkat puskesmas
3) Evaluasi dinas kesehatan kab/kota terhadap RUK yg disusun
4) Rekomendasi dinas kesehatan terhadap usulan RUK
b. Pelaksanaan :
1) Kualifikasi PJ & Pelaksana program
2) Kompetensi PJ & Pelaksana program
3) Keterlibatan LP & LS
4) Ketersediaan dana, sarana, prasarana
5) Pembinaan, pengawasan dan evaluasi PJ UKM, PJ Mutu & Kapus
c. Evaluasi pelaksanaan program
1) Evaluasi saat perencanaan
2) Evaluasi pada saat pelaksanaan
3) Evaluasi pasca pelaksanaan
Dilakukan sesuai dengan rencana kaji banding;
1. Pelaksanaan kegiatan harus :
a. mempedomani kerangka acuan kajibanding
b. instrumen kajibanding
c. tanggal pelaksanaan yang tertulis pada jadwal
pelaksanaan kegiatan
Hasil kaji banding dianalisis untuk mengidentifikasi peluang
perbaikan ;
1. Setelah selesai pelaksanaan kajibanding, dilakukan
pertemuan di puskesmas untuk dilakukan analisis terhadap
pelaksanaan program di puskesmas kajibanding;
2. Dilakukan paparan oleh masing-masing :
a. Kepala puskesmas;
b. PJ UKM
c. PJ Program
d. Pelaksana program
3. Paparan dalam bentuk :
No Instrumen Kajibanding
1
2

4. Rekam implementasi
Disusun rencana tindak lanjut kaji banding;
1. Rencana kajibanding merupakan tindaklanjut proses analisis
yaang dilakukan sebelumnya untuk di tetapkan rencana
perbaikan pelaksanaan program dengan
mempertingbangkan :
a. SDM
b. Waktu pelaksanaan
c. Ketersediaan Dana, sarana, prasarana
d. Keterlibatan LP & LS
e. Keterlibatan Dinas Kesehatan Kota Tangerang
f. Tahapan pelaksanaan
2. Ditetapkan di puskesmas dan disosialisasikan serta
ditindaklanjuti kepada Dinas Kesehatan Kota Tangerang
3. Rekam implementasi terdokumentasi dengan baik
Dilakukan pelaksanaan tindak lanjut kaji banding dalam
bentuk perbaikan baik dalam pelayanan maupun dalam
pelaksanaan program dan kegiatan memperhatikan :
1. Kerangka acuan
2. SOP
3. Tahapan pelaksanaan mulai dari :
a. Perencanaan
b. Pelaksanaan
c. Evaluasi
Evaluasi terhadap hasil pelaksanaan kaji banding, tindak lanjut dan
manfaatnya
1. Evaluasi
a. Pada saat perencanaan
b. Pada saat pelaksanaan
c. Setelah pelaksanaan kegiatan
Dilakukan melalui :
1) Pemantauan
2) Monitoring
3) Evaluasi
2. Tindaklanjut
3. Manfaat