Manajemen pengelolaan obat (2)

1.Tata cara penyimpanan

obat yang baik
2. Manajemen distribusi obat
dan sediaan farmasi
 Logistik

Ilmu dan seni untuk

memperoleh
• jumlah yang cukup
• dari obat yang tepat
• untuk tempat yang tepat
• pada waktu yang tepat
 Logistics Management
Drug:
• The Six Rights:
1.The rigth goods
2.In the right quantities
3.In the right condition
4.To the right place
5.At the right time
6.At the right cost
 Penerimaan
Penyimpanan
Distribusi Obat
• masalah kompleks & penting
• biaya tinggi
2. SIKLUS MANAJEMEN OBAT
(Dikutip dari managing drug supply, 1997)

SELECTION

MANAGEMENT SUPPORT:
Organization
USE Financing and sustainability PROCUREMENT
Information
Human resource

DISTRIBUTION
 laporan
penggunaan pengadaan penerimaan

dispensing pemeriksaan

distribusi pencatatan

penyimpanan
 Tujuan
Pengelolaan Inventaris
• Menghindari kekurangan obat
• Menghindari stock out
• Membatasi penimbunan
• Menjaga fluktuasi pemakaian
 Manajemen Barang
• penerimaan barang
• penempatan barang
• pencatatan inventaris
• pemeliharaan
• mencatat distribusi barang
• pelaporan
• evaluasi
 Objectives Of Good Medical
Stores Management
• To guarante a continuous supply of drugs
and medical supplies
• To maintan the quality of drugs during the
whole distribution process
• To control theft and corruption
• To keep accurate inventory records
• To provide stock movement information in
order to forecast needs
• To use transport means efficiently
 Penyimpanan
• Suatu kegiatan menyimpan & memelihara dgn
cara menempatkan obat-obatan yg diterima
pd temapt yg dinilai aman dari pencurian serta
gangguan fisik yg dapat merusak mutu obat.

Tujuan:
1. Memelihara mutu obat
2. Menghindari penggunaan obat yg tidak
bertanggungjawab.
3. Menjaga kelangsungan persediaan
4. Memudahkan pencarian & pengawasan
 Penyimpanan Obat

• Barang datang s/d digunakan

• Spesifik (suhu, pengamanan dll)
• Butuh manajemen tersendiri
Masalah Penyimpanan
• pemilihan tempat obat
• fasilitas pendukung
• sistem penanganan material
• seleksi stock
• pemeliharaan/pengamanan
 Efisiensi Gudang
Penyimpanan Obat
• Penggunaan ruangan yg ada scr optimal
untuk penyimpanan & mengurangi
penggunaan ruangan untuk barang yg
seharusnya tidak disimpan di gudang
• Mengurangi kemungkinan adanya gerakan
ataupun arus manusia/barang yg tidak
berguna selama proses penyimpanan ,
pelayanan distribusi atau kegiatan lain
• Mengurangi kegiatan & biaya pemeliharaan
yg tidak perlu, mengingat biaya pengelolaan
yg tersedia terbatas.
• Meningkatkan kenyamanan karywan selama
bekerja di gudang
 Indeks efisiensi Gudang
• Untuk memberikan perbandingan dari
berbagai sistem penyimpan atau
pergudangan
• Membantu menemukan sistem
pergudangan yg optimal, untuk
meyimpanan sejumlah barang yg ada
dgn gambaran perputaran yg telah
diketahui & persyaratan yg telah
ditentukan
• Diasumsikan barang yg dimasukkan &
disimpan digudang dgn alat pengangkut
yg sesuai ex; pallet atau wadah.
 Definisi dari indeks berikut
dibuat untuk pemanfaatan
ruangan yaitu:
• Penggunaan area ruangan yg dinyatakan
dalam persen(%)
• Penggunaan volume ruangan yg
dinyatakan dalam persen(%)
• Faktor pemanfatan ruang yg dinyatakan
dalam m3/m2.
• Waktu pengambilan barang tercepat yg
dinyatakan dalam menit.
• Kemungkinan pengambilan barang dalam
barang 1 jam
Obat harus dilindungi dari:
kelembaban,cahaya, panas
kotor (debu), banjir, serangga
pencuri
 Kegiatan penyimpanan:
1. Pengaturan tata ruang obat:
kemudahan bergerak, sirkulasi
udara, rak & pallet, kondisi
penyimpanan khusus, pencegah
kebakaran
2. Penyusunan stock obat: FIFO, FEFO
3. Pencatatan stock obat; kartu stock
4. Pengamatan mutu obat : tablet,
kapsul, tablet salut, cairan, salep,
injeksi.
 Ideal Inventory Control Model

SS+Qo

Qo
Qo
Average
Inventory
Working
Stock

SS
Lead Lead
Safety Stock
Time Time
Order
Place Drug
Received Time
Max Periodik
Q3

Q2
Q1

SS

Waktu

Q = Max - Stok Sisa

 Perpetual
Q+SS

Q Q
Q

ROL 0 0 0

SS

waktu
pesan pesan pesan

Q = tetap SS: Safety Stock ROL: Reordering Level

Estimating Safety Stock

SS = LT x CA

SS: Safety Stock

LT: Lead time
CA: Average Consumtion
• Stock Pengaman : Safety Stock (SS)

• Stok Sisa (Stock on Hand, SOH):

stok yang ada ditangan

• Batas Maksimum Persediaan:

Jumlah tertinggi yang bisa diterima
• Jumlah yang dipesan :
Order Quantity (Qo)

• Batas pemesanan kembali:

Reordering level (ROL)

• Waktu pemesanan ( Lead time):

Waktu yang diperlukan
obat dipesan s/d datang
 Standard
Reordering Formula

• minimum & maximum Stock Level

• consumption-based
reordering formulas
LT Tetrasiklin capsul: 2 bulan
Konsumsi rata-rata /bulan: 1000 capsul
Additional Safety Stock : 2000 capsul
Procurement Period : 6 bulan

Minimum Stock= (LT x CA) + SS

Smin. = (2 x 1000) + 2000 = 4000 capsul

Maximum Stock = Smin + (PP x CA)

Smax. = 4000 + (6 x 1000) = 10.000 capsul
 Consumption-based
Reordering Formula

Qo = CA x (LT + PP) + SS - (S1 + So)

Qo: Order Quantity LT: lead time

CA:Average Consumtion PP: procurement periode
S1 : Stock on Hand SS: safety stock
So: Stock on Order
Economic Order Quantity
EOQ=V(2xUxO) : (HXC)
U : annual use, in unit
O : incremental ordering cost
H : average holding cost
(percentage of average inventory value)
C : projected net acquisition cost
EOI : V(2xO) : (UxHxC)
: 0,08366 tahun

O : ordering cost
U : annual use
H : holding cost
C : projected net acquisition cost
Pada kejadian epidemik cholera, tidak
ada stok untuk tetrasiklin. Telah pesan
ke suplier sebanyak 3000 capsul. Lead
time adalah 2 bulan, rata-rata
pemakaian perbulan 1000 capsul.
Periode pengadaan 6 bulan.

Qo = CA x (LT + PP) + SS - (S1 + So)

Qo = 1000 x (2+6) + 2000 – (0 + 3000)
= 7000
Di suatu rumah sakit, memerlukan kapsul
ampisilin per bulan sebanyak 100 kaleng
@ 1000 kapsul. Saat ini stok yang ada tinggal
2000 capsul.
Peraturan rumah sakit mengharuskan
pembelian dilakukan setiap 6 bulan sekali.
Setiap kali pembelian, barang datang pada
bulan ke 3.
Berapa Safety Stock yang diperlukan?
Berapa Stock minimum dan maksimum?
Berapa jumlah yang harus dibeli oleh
RS tersebut?
Infus dekstrose dibutuhkan 25.000 buah
U : 25.000
O : Rp 70.000
H : Rp 2.000
C : 40%
EOQ : V(2x25.000x70.000) : (2.000x0,4)
: 2.091,65
 Distribusi Obat
Secara umun dapat diartikan sebagai proses
pemindahan barang dari suatu tempat ke tempat
lain seperti:
Contoh :
1. Pemindahan dari supplier ke gudang pabrik (GP)
2. Pemindahan dari GP ke unit produksi atau
pemakai
3. Pemindahan produk dari unit produksi ke GP
4. Pemindahan dari GP ke gudang cabang
pabrik(GCP)
5. Pemindahan GP/GCP ke gudang distributot (GD)
6. Pemindahan GD ke gudang cabang distributor
7. Pemindahan GD/GCD kepengencer
8. Pemindahan dari pengencer ke konsumen
 Distribusi
• Suatu rangkaian kegiatan dalam rangka
pengeluaran & pengiriman obat dan perbekalan
kesehatan yang bermutu, terjamin kebasahannya
serta tepat jenis & jumlah dari gudang obat
secara merata & teratur untuk memenuhi
kebutuhan di sarana pelayanan kesehatan.

• Tujuan :
1. Terlaksananya pengiriman obat secara merata dan
teratur sehingga dapat diperoleh pada saat yg
dibutuhkan.
2. Terjaminnya kecukupan & terpeliharanya penggunaan
obat di sarana pelayanan kesehatan.
3. Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai
kebutuhan pelayanan & program kesehatan
 A well-designed & well-
managed distribution system

• Mempertahankan suplai obat

• Menjaga obat selalu dalam kondisi baik
• Meminimalkan obat rusak & kedaluarsa
• Rasionalisasi hal-hal penyimpanan obat
• Pencatatan barang teratur & benar
• Transportasi se efisien mungkin
• Mengurangi pencurian & kehilangan
• Tersedia informasi rencana kebutuhan
 1.PENGERTIAN
• Suplai/Penyediaan
• Distribusi:
– Penerimaan
– Pemeriksaan dalam rangka
penerimaan
– Pencatatan
– Penyimpanan
– Permintaan pada unit pengelola
– Pengiriman
– Pelayanan pada pasien
– Pencatatan penggunaan
4. SIKLUS DISTRIBUSI
OBAT
DRUG PROCUREMENT

CONSUMPTION REPORTING PORT CLEARING

DISPENSING TO PATIENT RECEIPT AND INSPECTION

DELEVERY INVENTORY CONTROL

REQUISITON OF SUPPLIES STORAGE

 5. TUJUAN SISTEM
DISTRIBUSI OBAT
• MENJAMIN SUPLAI YANG KONSTAN
• MENJAGA KONDISI OBAT
• MINIMALISASI OBAT YANG RUSAK DAN
KADALUWARSA
• BATAS PENYIMPANAN OBAT YANG RASIONAL
• PENGGUNAAN TRANSPORTASI YANG PALING
EFISIEN
• MINIMALISASI OBAT YANG HILANG
• PENYEDIAAN INFORMASI UNTUK PRAKIRAAN
KEBUTUHAN YANG AKAN DATANG
 Monitoring
What is Monitoring
Why Monitor logistics activities ??
What is supervision??
Why supervise logistics personell ??
What questions do get asked by the
supervisor ??