MANAJEMEN

SUMBER DAYA
MANUSIA
Dr. Ir. Nasrullah Mohammad, MT. M.Si
PERENCANAAN SDM

• A. PENGERTIAN dan TEORI

• Perencanan SDM merupakan bagian dari alur proses
Manajemen dlm menentukan pergerakan SDM
perusahaan/Organisasi, dari posisi saat ini menuju posisi
yg diinginkan di masa depan.
• Keberhasilan perencanan SDM akan ditentukan oleh
ketepatan pemilihan strategi dlm merancang kebutuhan
SDM dan memprediksi kebutuhan dimasa depan sesuai
dgn dinamika pertumbuhan dan perkembangan
perusahaan/organisasi.
 Perencanaan SDM merupakan suatu proses untuk
menentukan jumlah dan jenis manusia yang
dibutuhkan oleh suatu organisasi/perusahaan
dlm waktu dan tempat yang tepat serta
melakukan tugas sesuai yang diharapkan.

 Perencanaan SDM merupakan proses yang

sistimatis dan terus menerus dlm menganalisis
kebutuhan organisasi yang selalu berubah dan
mengembangkan kebijakan personalia yang
sesuai dgn rencana jangka panjang organisasi
 George Milcovich dan Paul C.Nystrom, menyatakan bahwa
perencanaan SDM merupakan peramalan, pengembangan,
pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin
perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai,
penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat dan
lebih bermafaat.

 Mondy dan Noe (1995), mendefinisikan Perencanaan SDM

sebagai proses yg secara sistematis mengkaji keadaan SDM
utk memastikan bahwa jumlah dan kualitas dgn
keterampilan yg tepat,akan tersedia pd saat mereka
dibutuhkan.
• Manzini (1996) menyatakan ada 3 tipe perencanaan
yg saling terkait dan merupakan satu kesatuan sistem
perencanaan tunggal, yaitu :

• a. Strategic Planing; bertujuan mempertahankan

kelangsungan orgnsasi dlm persaingan.

• b. Operasional Planning; yg menunjukkan demand thd SDM,

• c. Human resource planning ; digunakan utk memprediksi

kualitas dan kuantitas kebutuhan sumberdaya manusia dlm
jangka pendek dan jangka panjang .
 Eric Vatter dan Schuller (1990); mendefinisikan
Perencanaan SDM sebagai proses Manajemen dlm
menentukan pergerakan SDM Perusahaan/organisasi
dari posisinya saat ini menuju posisi yg diinginkan di
masa depan.

 Menurut Schuler dan Walker (1990); pemenuhan

kebutuhan SDM perusahaan/organisasi dimasa depan
ditentukan oleh kondisi faktor lingkungan dan
ketidakpastian, disertai tren pergeseran organisasi
dewasa ini, yg menuntut organisasi/perusahaan utk
mengupayakan yg terbaik dan tercepat dlm memenuhi
kebutuhan tuntutan pasar pasar.
• Beberapa faktor Ekternal yg mempengaruhi kegiatan
Bisnis/organisasi dan perencanaan SDM. al; globalisasi,
kemajuan teknologi, pertumbuhan ekonomi dan
perubahan angkatan kerja.

• Menurut Jackson dan Schuler (1990) ,tujuan utama

perencanaan adalah; memfasilitasi keefektifan
organisasi, yg hrs diintegrasikan dgn tujuan
perencanaan jangka pendek dan jangka panjang
organisasi. Dgn demikian Perencanaan SDM merupakan
proses menterjemahkan strategi Bisnis/organisasi
menjadi kebutuhan sumber daya manusia baik
kualitatif maupun kuantitatif melalui tahapan
tertentu.
■ Dari konsep tsb, perencanaan SDM dipandang sbgai proses
linear, dgn menggunakan data dan proses masa lalu (short-
term) sbgai pedoman perencanaan di masa depan (long-term)

■ Dari pengertian Perencanaan SDM tersebut terdapat beberapa

aspek pokok yang perlu dipahami yaitu :
1. Sitimatis, terencana, bukan tiba2.
2. Proses terus menerus, karena organisasi dan
lingkungannya selalu berubah.
3. Tujuan jangka pendek dan jangka panjang.
4. SDM hrs dinilai dari kualitas dan kuantitas, sesuai
kemampuan dan memenuhi syarat demi
keefektifan organisasi.
B. Prinsip Perencanaan SDM

Perencanaan SDM didasarkan pd prinsip sbb:

a. Prinsip pengintergrasian perencanaan SDM dgn srategi
divisi/bidang2 lainnya yg seseuai dgn strategi organisasi.
b. manajemen senior/top manajer hrs memberi perhatian dan
menekankan pentingnya pengembangan organisas dgn
melibatkan seluruh devisi dlm organisasi.
c. utk organisasi yg besar perlu ada unit/ Bag. Yg bertanggung
jawab dan berperan dlm perencanaan SDM.
d. perlu disesuaikan jangka waktu perencanaan kebutuhan SDM
dgn pengembangan organisasi/perusahaan
e. Perencanaan SDM hrs didasarkan pd informasi dan data yg
akurat.
 C. Tujuan Perencanaan SDM, menurut Veithzal
Rivai (2009) :
 a. Menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yg mengisi
jabatan dlm organisasi
 b. Menjamin tenaga kerja pd masa kini dan masa mendatang
 c. Menghindari terjadinya mismanajemen dlm pelaks. tugas
 d. Mempermudah koordinasai, integrasi dan singkronisasi
 e. Menghindari kekurangan atau kelebihan karyawan
 f. Menjadi pedoman dlm menetapkan program pengadaan,
pengembangan, kompensasi, pengintegrasian,pemeliharaan,
kedisiplinan,dan pemberhentian karyawan.
 g. Menjadi pedoman dlm pelaksanaan mutasi dan promosi,
serta pensiun karyawan.
 h. Menjadi dasar dlm penilaian karyawan.
D. PENTINGNYA PERENCANAAN SDM

A. Kepentingan Individu Tenaga Kerja

• Dengan perencanaan SDM , karyawan dpt mengetahui ;
bagaimana pengembangan jenjang karier, kemampuan yg harus
dimiliki utk menduduki suatu jabatan dan kapan waktu terbaik
utk menjangkau/menduduki karier tsb.

B. Kepentingan organisasi
• Dpt membantu pimpinan dlm meningkatkan efisiensi SDM dan
produktifitas kerja dan pemggunaan tenaga yg sesuai pd waktu
yg tepat, shg dpt meningkatkandaya saing perusahaan.

C. Kepentingan Nasional
• Perencanaan SDM jg penting bagi masyarakat pemerintah, krn
berkaitan dgn penerimaan dan seleksi tenaga kerja, syarat2
ditentukan dan penyedian lapangan kerja.
• E. MANFAAT PERENCANAAN SDM

• Untuk memenuhi tuntutan persyaratan jabatan yang sering

berubah krn perubahan teknologi

• Dapat memanfaatkan SDM yang ada secara optimal

• Melakukan pengadaan baru secara ekonomis dan mengontrol

biaya SDM

• Dapat digunakan untuk menyusun program pengembangan SDM

• Dapat meningkatkan produkvitas kerja melalui peningkatan

disiplin dan etos kerja.
F. PROSES PERENCANAAN SDM

 Proses perencanaan SDM dimaksudkan adalah pembuatan ramalan

ttg kebutuhan SDM utk yg akan datang dibanding dgn persedian SDM.
 Ada tiga langkah proses perencanaan SDM yaitu :

1. Meramalkan Kebutuhan SDM

Dalam meramalkan SDM ada beberapa teknik
atau pendekatan yang dapat digunakan :

a. Perencanaan Status quo :

Meramalkan kebutuhan utk masa mendatang dgn anggapan
tenaga kerja ygada cukup. Penggantian hanya utk tenaga yg
dipromosikan atau yg keluar.
b. Petunjuk praktis :
Pola ini menggunakan standar sederhana misal
1 orang pengawas membawahi 10 orang pekerja.
c. Metode Delphi :
Menggunakan para ahli untuk peramalan jangka
panjang
d. Skenario :
Para perencana mempertimbangkan beberapa faktor
untuk peramalan SDM
e. Peramalan unit :
Peramalan hanya dilakukan oleh manajer atau supervisor
untuk kebutuhan SDM tahun berikutnya.
f. Simulasi komputer :
Menggunakan komputer untuk perkiraan kebutuhan SDM.
G. Kebijakan dan Program.

 1. Merencanakan kekurangan SDM, ini dpt dilakukan sbb:

 Memindahkan tenaga ke jabatan yg kekurangan
tenaga.
 Melatih tenaga utk dipromosikan ke jabatan yg
kekurangan tenaga
 Menyuruh tenaga utk kerja lembur
 Meningkatkan produktifitas
 Mempekerjakan tenaga tidak penuh
 Mempekerjakan tenaga penuh utk sementara atau utk
selamanya.
2. Merencanakan Kelebihan SDM

Strategi yg biasa digunakan utk mengatasi

kelebihan SDM adalah :

• Memindahkan tenaga kerja dan tidak mencari penggantinya.

• Mengurangi jumlah jam kerja
• Membagi kerja bergantian
• Mengurangi atau tidak memberi kenaikan upah
• Melatih tenaga kerja kemudian yang bersangkutan pindah ke
tempat lain.
• Pemutusan hubungan kerja dengan pemberian pesangon
ataupun pemberhentian tenaga untuk sementara atau
selamanya.
3. Menilai Alternatif-alternatif.

• Perencana SDM menilai alternatif-alternatif dan memilih alternatif

terbaik untuk disampaikan pada manajemen/pimpinan. Baik
menyangkut jumlah kekurangan/kelebihan maupun waktu
kebutuhan dan persiapan untuk pengisian SDM.

• Perencana SDM dapat memberi informasi yang lengkap kepada

manajemen tentang : Biaya SDM, pengaruh, dan lama waktu yang
diperlukan untuk melaksanakan masing2 alternatif, serta
pengaruh yang timbul dlm mengatasi kekurangan/kelebihan SDM
tsb.
 A. Peramalan kebutuhan
 Peramalan kebutuhan SDM sangat erat kaitannya dgn kondisi
organisasi pd masa mendatang. Kebutuhan tenaga kerja sangat yg
dibutuhkan tergantung kegiatan dan volume produksi, serta
teknologi yg digunakan.

 B. Analisis beban Kerja (Work Load Analisis)

 Penentuan jumlah tenaga kerja utk menyelesaikan suatu pekerjaan
dlm jangka waktu tertentu :
 WLA = Jumlah beban kerja priode tertentu : jlh jam kerja
seorangtenaga kerja x 1 org
 Atau WLA = volume pekerjaan : standar prestasi x 1 org
• C. Analisis tenaga Kerja (Work Force Analisis)
• Cara ini memperhitungkan karyawan tdk masuk kerja krn
berbagai alasan spt; sakit, ijin, urusan keluarga (absensi), juga
terjadi perputaran tenaga kerja/keluar dari perusahaan (LTO),
akibatnya pekerjaan tdk dpt diselesaikan tepat waktu.
Penambahantenaga utk hal spt ini :
• WFA = WLA + % absensi(WLA + 5 LTO (WLA)
 D. Menghitung Tingkat Absensi

 Pada dasarnya ada 2 sebab karyawan tdk masuk kerja

1. karena halangan yg tdk dpt dihindarkan, spt sakit,
urusan keluarga, kecelakaan dsb.
 2. krn merosotnya Disiplin/ moril kerja SDM. Tinggi
rendahnya absensi akan berpengaruh pd target
produksi dan tingkat pelayanan. Ini sangat merugikan
perusahaan/organisasi. Mengatasi hal ini dapat
dilakukan dgn kerja lembur atau penambahan tenaga
sementara
 Tingkat absensi = Hari kerja yg hilang : hari kerja
tersedia/seharusnya x 100 %
• Apabila SDM sering tidak masuk kerja maka
perusahaan akan mengalami kerugian :
• 1. jadwal kerja tertunda, 2. kualitas/kuantitas barang
berkurang, 3. terpaks kerja lembur, 4. nama baik
perusahaan berkurang, 5. gaji tetap dibayar.

• Perlu dilakukan analisis thdp karyawan yg absen sbb:

• 1. mencatat nama karyawan yg absen
• 2. mencatat sebab2 absen
• 3. memperhatikan kelompok umur yg sering absen
• 4. kelompok jenis kelamain yg sering absen
• 5. hari2 apa ybs sering tidak masuk kerja
• Memperhatikan kondisi kerja.
• E. Tingkat perputaran SDM (Labour Turn Over)

• Turn over SDM adalah mengukur berapa banyak org yg

masuk menjadi karyawan dan keluar dari suatu
perusahaan/organisasi. Perputaran SDM mencakupSDM
yg diberhentikan, mengundurkan diri, pensiun, dan juga
meninggal dunia.
• Perusahaan/organisasi perlu mengukur tingkat
perputaran SDM, krn ini dpt dipergunakan utk
perencanaan SDM, dan mengukur nilai sehat tidaknya
dan stabilitas SDM dlm organisai.
 Menghitung tingkat perputaran SDM sbb:

 LTO = jlh tenaga kerja yg keluar : rata2 tenaga kerja pd periode tsb x 1oo
%.
 Atau LTO = jlh PHK : rata2 karyawan x 100 %.

 Jika banyak tenaga kerja keluar dari perusahaan

akan mengakibatkan berbagai masalah :
 1. menimbulkan biaya penarikan tenaga baru
 2.bertambahnya biaya pendidikan dan pelatihan
 3. dpt meningkatkan kecelakaan kerja
 4. dpt mengurangi volume produksi
 5. peralatan produksi tdk sepenuhnya dpt dijalankan
 6. perlu dilakukan kerja lembur
 7. biaya yg dikeluarkan lebih besar drpd hasil kerja tenaga kerja baru
• Faktor2 yg menyebabkan banyak tenaga kerja yg keluar
(Turn over) dari suatu perusahaan dpt disebabkan oleh:

• 1. Suasana pekerjaan tdk menyenangkan

• 2. kompensasi dibawah standar yg ditentukan
pemerintah
• 3. tdk ada penghargaan atas prestasi kerja
• 4. pekerjaan bersifat rutin dan tdk menantang
• 5. kurang jaminan pengembangan kerier
• 6. keamanan kerja tdk terjamin
• 7. rendahnya disiplin,loyalitas,dan morilkerja
tenaga kerja
• 8.perlakuan thdp tenaga kerja tdk wajar
• 9. konflik yg berlarut, tdk terselesaikan dgn baik
TERIMA KASIH
ANALISIS JABATAN/PEKERJAAN

• A. PENGERTIAN ANALISIS JABATAN/PEKERJAAN

• Analisis Jabatan merupakan proses pengkajian dan
pengumpulan informasi yg berkaitan dgn pelaksanaan dan
tanggung jawab suatu jabatan atau pekerjaan.
• Kegiatan analisis jabatan meliputi; mengumpulkan,
mengolah, menginterpretasikan , dan menyimpulkan
segala fakta yg relevan dgn pekerjaan secara sistematis.
• Analisis jabatan/pekerjaan mengupas suatu pekerjaan utk
menjawab pertanyaan tentang; apa yg hrs dikerjakan,
bagaimana mengerjakan, dan mengapa pekerjaan tsb
dilaksanakan.
 Menurut Amstrong dlm Suwatno (2011) “ job analisis
is the proses of collection analisis and setting
outinformation about the content of jobs in order to
provide the basis for a job description and data for
recruitment, training, job evaluation and
performance manajement, job analisis
consentrates on what job holder are expected to
do”.
(Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan ,
penganalisaan, dan penyusunan formasi ttg isi
pekerjaan dlm rangka memberikan dasar bagi
sebuah diskrepsi pekerjaan dan data utk perekrutan,
pelatihan, evaluasi kerja,dan manajemen kinerja,
analisis pekerjaan berkonsentrasi pd apa yg
diharapkan para pekerja utk dilakukan)
Analisis pekerjaan berhubungan dgn pekerjaan dan syarat
mengenai orang utk melakukan pekerjaan tsb, dgn sebaik-
baiknya.

Kegiatan Analisis jabatan meliputi :

1. Pengumpulan data pekerjaan
2. Mengolah data menjadi informasi jabatan
3. Menyajikan informasi utk program SDM
4. Memberi layanan pemanfaatan informasi pekerjaan bagi
yg mnembutuhkan
Analisis Jabatan /pekerjaan
perlu dilakukan :
a. Reorganisasi
b. Perubahan Teknologi
c. Penerimaan Karyawan baru
d. Terjadi perubahan dlm kegiatan
jabatan/pekerjaan
• Prinsip Analisis Jabatan/ Pekerjaan :
• 1. memberikan semua fakta penting yg ada hub.
dgn pekerjaan dan tujuan yg tujuan yg
diharapkan
• 2. hrs sering ditinjau , dan disesuaikan dgn
kebutuhan
• 3. hrs menunjukan unsur pekerjaanyg paling
penting diantara unsur2 pekerjaan
• 4. hrs dpt memberi informasi yg teliti dan dpt
dipercaya
 MANFAAT INFORMASI ANALISIS JABATAN
 1. utk menentukan tugas dan tanggung yg hrs dilaksanakan
oleh karyawan
 2. utk menentukan basis rasional struktur kompensasi,
tunjangan dan insentif lainya
 3. utk merencanakan kebutuhan SDM
 4. utk menentukan diklat bagi karyawan
 5. sebagai pedoman dlm merekrut, menseleksi dan
menempatkan, mutasi, promosi,dan pembinaan karier SDM
 6. sebagai dasar menetapakan prestasi karyawan
 7. membantu merevisi struktur organisasi
 8. sebagai dasar menentukan kebutuhan bahan,
peralatan,dan fasilitas kerja
 9. utk memperkenalkan karyawan baru dgn pekerjaannya.
 PROSES PENYELENGGARAAN
ANALISIS JABATAN

 Analisis pekerjaan hrs dilakukan dgn

terencana kearah pencapaian tujuan,
karenanya diperlukan suatu prosedur yg
benar dlm pelaksanaanya.
 Prosedur analisis jabatan/pekerjaan hrslah
dgn data yg benar, akurat, tajam,
terpercaya, dan lengkap shg dpt memberi
informasi mengenai pekerjaan.
• Proses dan prosedur analisis jabatan/pekerjaan :
• A. Tahap Persiapan
• 1. mempelajari visi,misi,tujuan, dan sasaran organisasi.
• 2. memepelajari struktur organisasi, kebijakan,
peraturan, dan pedoman2.
• 3. menentukan programyg memerlukan analisis
pekerjaan di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan
kepegawaian.
• 4. mendiskusikan dan kerja sama semua pihak yg terlibat
dlm analisis jabatan ttg tujuan diadakannya analisis dan
metode yg diterapkan dan jadwal kerja
B. Mengumpulkan Data
 Setelah mengadakan persiapan utk analisis
jabatan, mk tahap berikutnya adalah
mengumpulkan data. Ini dpt dilakukan dgn
beberapa cara/metode :
 1. wawancara
 2. daftar pertanyaan
 3. pengamatan (observasi)
 4. buku catatan harian
 C. Pengolahan Data
 Data yg terkumpul selanjutnya diolah. Sebagai
acuan dlm pengolahan data adalah struktur
organisasi dan deskripsi tugas organisasi yg
dilengkapi studi kepustakaan dan
dikonsultasikan dgn tenaga ahli

 D. Diskusi Hasil Pengolahan Dta

 Konsep deskripsi jabatan yg telah disusun tsb
selanjutnya dikonsultasikan /didiskusikan dgn
pengarah/pimpinan, hasilnya merupakan
deskripsipekerjaan (job description)
• Deskripsi dan Spesifikasi pekerjaan/jabatan

• Deskripsi
• Suatu pernyataan tertulis yg menguraikan fungsi, tugas,
wewenang, tanggung jawab, kondisi kerja dan aspek
lainnya, dan hub. lini ke atas dan ke bawah.

• Spesifikasi Pekerjaan
• Dengan tersusunya deskripsi jabatan, diperoleh petunjuk
tentang spesifikasi jabatan yg diperlukan utk memangku
suatu jabatan atau pekerjaan. Meliputi: 1. tingkat
pendidikan, 2. pengalaman kerja, 3. keadaan fisik dan
mental, 4. pengetahuan dan kecakapan, 5. jenis
kelamin, 6. kualifikasi emosional/watak, dll.