ADMINISTRASI GUGUSDEPAN

UU Gerakan Pramuka No. 41 Tahun 1995

 PENGERTIAN ADMINISTRASI
 Dalam arti luas : pengelolaan satuan yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan
kepramukaan di satuan

 Dalam arti sempit : pengelolaan satuan yang meliputi penataan

dan penertiban secara tertulis atau kegiatan-kegiatan yang disebut
tata usaha dalam Gugusdepan Gerakan Pramuka
 FUNGSI ADMINISTRASI
 Untuk melaksanakan pengawasan, terhadap semua pekerjaan yang
harus dilakukan menurut ketentuan

 Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan

di lingkungan Organisasi Gerakan Pramuka
 PENGELOLAAN ADMINISTRASI
Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis
menulis dapat digolongkan sebagai berikut:

 Catatan

 Laporan

 Perencanaan, rencana dan program

 Keputusan

 Surat menyurat
 SURAT MENYURAT
 Surat adalah suatu alat penyampai berita secara tertulis yang
berisi pemberitahuan, pernyataan permintaan dan lain-lain kepada
pihak lain

 Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita, baik

tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan,
laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang
memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan
kekurangan atau perubahan
 JENIS SURAT MENYURAT
 Surat Masuk, semua tulisan-tulisan atau berita-berita yang
diterima dari instansi atau pihak lain, yang penerimaannya
dipusatkan di sekretaris atau bagian lain yang diberi wewenang
untuk tugas tersebut

 Surat Keluar, semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi

atau pihak lain yang setiap konsep diajukan kepada pimpinan
disalurkan melalui sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang
 CARA PENOMORAN SURAT
 Nomor urut surat keluar

 Kode Kwartir

 Kode Bidang/ Gugusdepan

Contoh: 002/ 05/ 10/ 087-088/ SCOOPA/ XI/ 2018

 Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang

dicantumkan, baik alamat tujuan maupun tembusan
 SUSUNAN SURAT
 Kepala Surat, meliputi nama organisasi; tempat, tanggal, bulan,
dan tahun; nomor surat; klasifikasi; lampiran; perihal; alamat

 Isi Surat, meliputi pendahuluan; uraian/ maksud; kalimat penutup

 Penutup Surat, meliputi nama jabatan, tanda tangan, nama

pejabat, cap atau stempel, tembusan
 ADMINISTRASI GUGUSDEPAN
 Buku Induk Gugusdepan  Log Book

 Buku Keuangan  Buku Presensi

 Buku Inventaris  Buku Riwayat Ambalan

 Buku Tamu  Buku Agenda Ambalan

 Buku Prestasi  Buku Catatan Ambalan

 Buku Acara Latihan/ Notulen  Dll

 BUKU INDUK GUGUSDEPAN
TGL
NO NTA NAMA TTL ALAMAT NO.HP KET
MASUK

 Mencatat tentang data diri anggota Gugusdepan

 BUKU KEUANGAN
KAS BULAN : DESEMBER 2018

NO TANGGAL URAIAN DEBIT KREDIT SALDO

 Mencatat tentang keluar masuknya uang yang dimiliki Gudep/

Ambalan, baik dari iuran maupun dari usaha lainnya. Pada setiap
akhir bulan diadakan penutupan kas dan diketahui oleh Pembina
 BUKU INVENTARIS
TANGGAL
NO KODE BARANG NAMA BARANG JMLH KET
PENGADAAN

 Mencatat tentang harta benda kekayaan milik Ambalan, misalnya

Bendera Ambalan, Bendera Merah Putih, Bendera Semaphore,
tenda, tali, dll.
 BUKU TAMU
SARAN/
NO TGL NAMA ALAMAT JABATAN TUJUAN PARAF
PESAN

 Mencatat tentang kehadiran tamu

 BUKU PRESTASI
TGL YANG TEMPAT
NO NAMA TGL LULUS KET
DILANTIK MELANTIK DILANTIK

 Mencatat tentang prestasi anggota Ambalan dalam pencapaian SKU

dari tingkat Bantara hingga Laksana
 BUKU ACARA LATIHAN
 Mencatat tentang hasil pertemuan Ambalan yang membahas
tentang latihan

Hari/ Tanggal :

Tempat :

Peserta : orang

Acara/ kegiatan :

Hasil keputusan :
 LOG BOOK
 Mencatat tentang kejadian penting yang terjadi dalam Ambalan.
Kejadian penting yang perlu dicatat adalah kejadian yang
mengesankan dan lucu, disertai dengan gambar-gambar karitaru
yang jenaka dengan sedikit kata-kata yang lucu namun sopan. Yang
perlu dimasukkan ke log book adalah kesan-kesan yang positif,
untuk kesan yang negative hindarkan agar tidak menimbulkan
kenangan yang buruk
 BUKU PRESENSI
JANUARI FEBRUARI
NO NAMA JK KET
I II III IV I II III IV

 Mencatat tentang kehadiran anggota Ambalan untuk setiap kali

latihan
 BUKU RIWAYAT AMBALAN
 Mencatat tentang anggota Ambalan, mulai masuk menjadi anggota
Ambalan, jabatan dalam Ambalan, Kecakapan, Hobi, Sekolah, dsb
yang disertai dengan foto. Disamping itu, buku riwayat Ambalan
juga mencatat riwayat pimpinan sangga, mulai dari sangga
tersebut berdiri sampai dengan sekarang.
 BUKU RIWAYAT AMBALAN
NO TGL DARI/ KODE TANGGAL
NO PERIHAL
SURAT SURAT KEPADA ARSIP TERIMA KIRIM

 Mencatat tentang surat masuk dan surat keluar

 BUKU CATATAN AMBALAN
 Mencatat tentang segala sesuatu yang menyangkut tentang materi
kepramukaan baik teori maupun praktik. Digunakan sebagai bahan
acuan atau pedoman pada saat melaksanakan latihan maupun
pada waktu mengikuti lomba kepramukaan