Pertemuan V

PENGELOLAAN
LOGISTIK
 PENGELOLAAN LOGISTIK

Pengelolaan logistik dalam penanggulangan program kesehatan

merupakan serangkaian kegiatan yang meliputi :
•Perencanaan Kebutuhan
•Pengadaan
•Penerimaan
•Penyimpanan
•Pendistribusian
•Pemakaian/ Penggunaan
•Pemusnahan/ Penghapusan

Note : Untuk setiap komponen diperlukan administrasi untuk :

 Pencatatan
 Pelaporan
 Bin-dal- was
 Evaluasi
LANDASAN UTAMA
1. Masing-masing sumber anggaran merencanakan dan pengadaan tanpa
memperhitungkan kebutuhan obat total Kab/Kota
2. Tumpang tindih pengadaan obat
3. Jumlah anggaran total belum dapat memenuhi kebutuhan kab/Kota
4. Pemanfaatan dana yang terbatas tersebut tidak bisa optimal
5. Pengelolaan obat belum terpadu
KELOLA
POT SATU
PINTU
Tujuan :
1. Optimalisasi anggaran
2. Menghindari tumpang tindih
3. Koordinasi Kerja
4. Keterpaduan Evaluasi : - Kebutuhan
- Perencanaan
5. Penyamaan Persepsi: - Penyediaan
- Pengguna
 Perencanaan

Penghapusa
Pengadaan
n

R
Pemakaian R Penerimaan

Pendistribusian Penyimpanan
 Perencanaan Kebutuhan
•Newman : Perencanaan adalah penentuan terpilih dahulu apa yang akan dicapai
•Louis Allen : Perencanaan adalah tindakan untuk mencapai hasil yang
diinginkan
•Charles Bethlehem : 2 elemen perenc : - Tujuan yang ingin dicapai
- Alat yang dibutuhkan
• Perencanaan Kebutuhan (Logistik)
Adalah Kegiatan untuk menghitung kebutuhan baik jenis maupun jumlah sesuai
dengan kebutuhan agar yan-kes-mas dapat terlaksana dengan baik

• Unsur Perencanaan : 5W +1H

1. What : Tindakan apa yang harus dicapai
- Rincian kegiatan yyang diperlukan
- Faktor produksi yang diperlukan
2. Way : Kenapa tindakan tersebut harus dikerjakan
- Penjelasaan mengapa tindakan tsb harus dikerjakan
- Penjelasan kenapa tujuan harus dicapai
3. Where : Dimana tindakan tersebut harus dilaksanakan
- Lokasi kegiatan
- sarana dan prasarana
4. When : Kapan tindakan tersebut harus dilaksanakan
- Penjelasan waktu mulai dan sesuai
5. Who : Siapa yang mengerjakan tindakan tersebut
- Kualifikasi petugas : Keahlian dan Pengalaman
- Penjelasan tentang : *Authority : Kewenangan
* Responsibility : tanggung jawab
* Accontability : Pertanggung Jawaban
6. How : Bagaimana cara mengerjakan
- Penjelasan : * Teknik pengerjaan
* Tim Terpadu
•Sifat Rencana yang Baik, al:
1. Scientific base : Berdasarkan fakta dan data
2. Measurable : Dapat diukur
3. Achievable : Dapat dilaksanakan untuk capai tujuan
4. Reality : Sesuai kebutuhan
5. Time Line : Punya Batas waktu
TIM POP
Sie. Sie. Sie.
P2M KIA GIZI

-SisaStok
GFK - Dana

TIM POT K/K

RENTUH
OBAT K/K
 TIM POT KAB/KOTA

SKTIM Peran dan Fungsi

KOORDINASI KOLABORASI
•Inisiatif •Valid informasi
 Ide dan Prakarsa  Informasi yang benar
•Partisipatif •Choice
 Proaktif/ ikut serta  Ada pilihan
•Decision •Openess
 Bagaimana cara ambil keputusan  Saling keterbukaan
•Execute •Trust
 Siapan pengambil keputusan  Saling percaya
•Control •Involved
 Ada yang mengendalikan  Aktif berperan
•Aproach •Relible
 Harus ada ang menentukan bahwa hal  Harus dapat diterima
yang dibicarakan benar/ salah
PERENCANAAN KEBUTUHAN
• Pendekatan “ Button Up Planning”
• Pelajari “Renstra” dan “Rentah” tentang target dan indikator
masing-masing program yang ingin di capai
•Metode Rentuh yang dicapai, al:
-Metoda Konsumsi
-metoda Epidemiologi
-Gabungan kedua metoda tersebut
• Diperhitungkan dengan :
- Lamanya Stock Out= Kehabisan stok
- Stok on Hand(SOH)= Sisa stok
- Lead Time = Waktu tunggu, mulai rencaana disusun sampai
obat dan Alkes diterima
- Jumlah Logistik yang masih akan diterima
- Besarnya anggaran yang tersedia
- Daftar Harga : Ketetapan Menteri dan OE
- Stock Cadangan
 Pentingnya Ren_Tah, Karena:

1. Konsep Sistem “Total Usaha Terpadu” dapat terlaksana

dengan baik  Langkah awal dari pelaksanaan manaj.log dri
setiap komponen dan sistem yang ada.
2. Menghindari terjadinya kekosongan/ kevacuman kegiatan
pelayanankepada pelanggan/ Penerimaan jasa
3. Untuk dapat mengetahui secara pasti seberapa besar jumlah
logistik gan anggaran yang dibutuhkan setiap tahunnya  Ini
sangat bergantung pada berbagai faktor tertama besar
kecilnya serta sifat dari organisasinya.
Dengan demikian :
• Masalah kebutuhan hanya dapat dipahami setelah dipelajari
secara teliti dan terperinci apa yang menjadi tujuan
organisasi.
•Perlu disepakati dan dipahami “Tupoksi” dari masing-masing program
/ satuan orang.
•Perlu ditetapkan apakah “Renc_tuh” tersebut untuk mendukung :
-Tugas-tugas rutin
- Tugas-tugas pembangunan
- Mengatasi sesuatu kejadian yang mungkin timbul sewaktu-waktu.

Contoh Penyusunan Perencanaan Kebutuhan Obat PKD

1. Metode Konsumsi
Yaitu : Renc. Tuh disusun berdasarkan jumlah pamakaian tahun yang
lalu tanpa memperhatikan apakah POR / tidak.
- Data pemakaian apat dilihat pada :
• Puskesmas :  LPLPO Puskesmas
 Gudang
 Kamar Obat / Apotik
 Pustu
 Pusling
 DLL
•Dinkes Kab/Kota : R/R pada GFK
-Yang berasal dari LPLPO Pusk
- Pengeluaran utuk RS
- Pengeluaran untuk KLB
- DLL
• Rumah Sakit : R/R pada Inst. Farm
Yang berasal dari : - Apotik
-Irna
- Ir.jalan
- DLL
- Setelah data pemakaian Real diperoleh, baru diperhitungkan

a) Stock Out =  Lamanya kehabisan stok untuk setiap obat

 Dihitung selama 1 tahun kmd dijadikan dalam bulan, mis : 30 hari = 1
bulan.
b) Stock on Hand (SOH) = Sisa Stok pada saat rencana disusun pada :
• Pusk : Jumlah seluruh persediaan obat yang ada di :
 Gudang
 Apotik
 Poli
 Pustu
 Pusling
 DLL
 Diskes Kab/Kota : Jumlah seluruh persediaan obat yang ada pada :
GFK
SOH semua Pusk
RS (bila obat dari GFK)
Note : Untuk akurasi data SOH maka perlu dilaksanakan Stick Opname setiap
tahun sebelum pemb. Ren_tuh

c) Lead Time = waktu tunggu mulai renc_tuh disusun sampai dengan obat
datang.
Mis : ren_tuh = 1 Desember 2005
Obat datang = 1 juni 2006
Maka LT = 6 bulan
d) Daftar harga : - Ketetapan Pem.
- OE untuk Alkes yang dibuat Panitia Pengadaan.
e) Stok Cadangan : misalkan untuk 2bulan pemakaian
f) Anggaran yag tersedia :
-APBD
-APBN
-PLN
g) Pertumbuhan penduduk tiap tahun.
Cara Menghitung sbb:

Misal : Obat Amoxicillin 500 mg

-Konsumsi real tahun lalu (1 januari sampai dengan 31 Desember ) = 1100
box
- Stock Out = 1 bulan, berarti pemakaian 1100 box tersebut adalah utuk
konsumsi real 11 bulan.
- Kebutuhan real rata-rata perbulan = 1100 box/11bln = 100 box
- Konsumsi real satu tahun (12bulan) = 12 x 100 box = 1200 box
- Pertumb Pddk/tahun = 1%
- SOH misal 12box
- Dengan jumlah Renc_tuh Amoxicillin 500mg untuk tahun depan =
1200 box + 200 box + 12 box = 1412box – 12 box = 1400box

Note : Dilakukan dengan cara yang sama untuk obat dn Alkes habis
pakai yang lain.
-Harga : Pedomani SK Menkes ttg Obat PKD, Program P2M dan Gizi
Misal: Amoxicillin 500mp = 50.000,-
Maka : 14box x Rp.50.000 = Rp. 70.600.000,-
 - Selanjutnya dimasukan ke dalam tebel berikut :
No Nama Satuan Harga Jumlah Jumlah %
Obat Satuan Kebut Harga
(Rp) uhan (Rp)
1 Amoxicilli Box/100 50.000 1400 70.600.00 11,5
n 500mg cap 0
2
3
Total Harga: Rp.
Note : Persentase (%) tersebut dibutuhkan apabila dana yang
tersedia tidak mencukupi dan perlu penyesuaian kembali dengan
Analisa Pareto. al : sampai dengan 70% dana dihabiskan oleh obat
apa saja
70-90% daa dihabiskan oleh obat apa saja
90-100% dana dihabiskan oleh obat apa saja
Ketepatan Renc_Tuh dengan metode Konsumsi akan baik bila
:
Data yang dipakai harus :
• Akurat = Tepat dan benar
• Valid = dapat dipercaya
• Up to date = Baru / Tersedia setiap saat

Kenyataan yang dialami ?

LPLPO Pusk  pengisian data dan keteraturan kirim Lap
Buku besar
Kartu stok
Kartu barang
Kerasinalan Pengobatan
Kartu status pasien
Pada umumnya masih lemah
Baik dari akurasi, Validitas, dan Up to date.
2. Metode Epidemiologi.
Yaitu : Perecanaan kebutuhan disusun berdasarkan pola penyakit.
Data yang diperlukan sbb :
a) Data Penyakit : - ICD 10 (Kasus Penyakit)
-Kartu status pasien
- Jumlah kasus lama dan baru pada laporan penyakit pusk
Umur : - <5thn
- >5thn
Sebaiknya sampai dengan 3thn yang lalu.
b) Std. Therapi : untuk melihat
-Pola penyakit
- Umur pasien : -. <5th
-. >5th
-% Pilihan : % yang ditetapkan untuk obat pilihan ke 1 ke 2 dan ke 3. (misal
: 50%, 30%, 20%)
- Pilihan : pilihan utama ke 2 dan ke 3.
- Nama obat :untuk pilihan 1, 2 dan 3
- Unit dasar obat / episode penyakit
c) SOH = Sisa Stock
d) Lead Time = Waktu Tunggu
e) Dana yang tesedia. = Dana Pemda
 Rumus Untuk Perhitungan Rencana Tahunan:

Data Penyakit s/d Ramalan % UD/ Perkiraan

3th lalu min: 1th Penyakit th.y.a.d X Pilihan X Ep.Penya = Kebutuhan

Lead Stock Rencana

- SOH + Time + Cad = Kebutuhan

Renc. Penyesuaian Renc. Tuh

Tuh -Harga Obat Akhir
-Dana Tersedia
Contoh Perhitungan:
• Pada Standar Therapi thd :

NO Penyakit Umur Plh Jml Plh Nama Obat UD/Epis

(th) (%) ksus P
1. Kolera <5 50 2500 1 Kontri Ped. tab 10
Oralit 200ml 15
30 2 Eryth Syr 1
200mg/5ml 15
20 3 Oralir 200 ml 1
Ampi Syr 15
125mg/5ml 6
>5 90 1000 1 Oralit 200ml 20
RL 6
Tetra cap 250 mg 15
10 2 Oralir 1000 ml 20
Vit B6 10mg 10
Tetra 250
RL
2.
 •Misalkan : jumlah kasus
1. Kolera : <5th = 2500 kali
>5th = 1000 kali
2. Sebaiknya untuk 10 jenis penyakit terbanyak.
Maka Perhitungan Renc.Tuh sbb :

NO Penyaki Umu Plh Jml Plh Nama Obat UD/Epi Jml

t r (th) (%) ksus s Kebut
1. Kolera <5 50 2500 1 Kontri Ped 10 12.500
Oralis 200 15 18.750
30 2 Eryth Syr 200 1 750
Oralir 200 15 11.250
20 3 Ampi Syr 125 1 500
Oralir 200 15 7.500
RL 6 3.000
>5 90 1000 1 Tetra 250 mg 20 18.000
Oralir 1000 6 54.000
Vit B6 10mg 15 13.500
10 2 Tetra 250 20 2.000
RL 10 1.000
2.
DSR
Note : - lanjutkan dengan jenis penyakit yang lain
- Gabungkan jenis obat yang sama
- jumlahkan obat yang sama. Lalu dibagi dalam satuan kemasan
Misal : Oralir 200ml : 37.500 = 375ktk/100sak

Permasalahan :
1. R/R Kurang baik sehingga :
-Akurasi
-Validitas Data yang baik
-Up to date
2. Standart Therapi : Ada tetapi tidak dipatuhi dengan baik sehingga
POR tidak terlaksana dengan baik

Renc.Tuh belum dapat dikatakan 100% baik

T.Lanjutan

-Metode Epid dibuat untuk 10 penyakit terbanyak.

-bandingkan hasil ren tuh tersebut dengan metode konsumsi
,apakah telah tercukup secara keseluruhan baik jenis obat
maupun jumlahnya.
-jika tidak singkron maka lanjutkan dengan metode gabungan
ke duanya.

intinya:Jumlah obat yang yang dibuat berdasakan metode

apakah sudah dapat mencapai keseluruhan 10 penyakit
terbanyak menurut metode epid.