Optimalisasi Cacah Fisik Aset Tetap

Perusahaan dengan Menggunakan QR Code

di PT Pertamina Trans Kontinental

Page
Page00
Permasalahan:

Pedoman Batasan Kapitalisasi Harta Benda dan Modal PTK No. 001/E0000/2012
– S3 yang di sahkan pada tanggal 01 Januari 2012 menetapkan:

Kewajiban Pengawasan Aset Perusahaan dengan Cacah Fisik Aset Tetap

Perusahaan
Validitas fisik aktiva belum terjamin, diketahui bahwa cacah aset terakhir dilakukan
2014 dan belum dilakukan kembali sehingga secara fisik diketahui bahwa nilai
aset PT Pertamina Trans Kontinental hanya dari data cacah fisik tahun 2014,
sebagai berikut:

Berdasarkan laporan keuangan diketahui terdapat penambahan aset tetap dimana

per agustus 2017 diketahui aset perusahaan sudah mencapai
Rp.2.612.029.666.341,-
1
Permasalahan
Pelaksaaan cacah aset masih menggunakan pencatatan manual menggunakan kertas dan
pena, sertamembutuhkanlokasipenyimpanan;

Diketahui bahwa waktu pelaksanaan cacah fisik di tahun 2014 yaitu 90 hari kerja;

Pengawasan dan tanggung jawab atas aset perusahaan oleh pengguna aset masih lemah,
dimana setelah dilakukan cacah fisik Tahun 2014 sulit dilakukan pengecekan kembali atas aset
yang memiliki nilai ekonomi yang tinggi.

Tingginya biaya pelaksanaan cacah aset tetap disebabkan besarnya area cacah aset yaitu 13
Cabang dan 55 lokasi Kapal.

2
Pareto Permasalahan

300 100% 100%

97%
88% 90%
250 80%
73% 70%
200
60%
55%
150 50%
40%
100 30% Series1

50 20% Series2
10%
0 0%
Validitas fisik Cacah aset Tingginya Waktu Pengawasan
aktiva belum masih biaya pelaksanaan dan tanggung
terjamin menggunakan pelaksanaan yang panjang jawab masih
pencatatan cacah aset lemah
manual tetap

Alasan Penetapan Tema

Berdasarkan hasil pareto permasalahan di atas, maka I-Prove cacah

fisikmemprioritaskanpenyelesaian masalah validasi fisik aset dibandingkan dengan data
tercatat di laporan keuangan. Validasi fisik tersebut digunakan untuk mencegah adanya resiko
aset belum tercatat, hilang, rusak, atau disalahgunakan.

3
4
5
PLAN
1. Untuk mengatasi penyebab dominan sulitnya pelaksaan cacah fisik aset, maka tim cacah
fisik mengajukan penggunaan QR Code sebagai teknologi sederhana berbasis android
system yang efektif dan efisien. Adapun pelaksanaan cacah aset dilakukan dengan time
frame berikut:

2. Mencari dan menggunakan teknologi QR Code yang mempermudah cacah fisik aset;
3. Membuat instruksi kerja atas cacah fisik aset yang baru dan sosialisasi standar kerja
kepada user atau departemen lainnya yang terkait dengant eknologi yang dipilih;

4. Pelaksanaan perbaikan

5. Evaluasi Standar Kerjadan Pembuatan TKI agar dapat menjadi panduan setelah
perubahan sukses dilakukan.

6
DO : QR CODE
Microsoft Barcode Generator : 6700 Karakter/ barcode

7
DO : Lo Mag Barcode Scaner

8
DO : Kirim File + Foto Scan per Aset

9
DO
No. Kegiatan
1 Mencari Program QR Code
Berbasis Android
2 Pembuatan QR Code
menggunakan Microsoft
Barcode Generator
Pengiriman gambar QR Code
kepada PIC cacah fisik
(Kantor pusat, cabang dan
kapal milik);
Pencetakan dan penempelan
QR Code menggunakan
kertas stiker
3 Proses scanner
menggunakan program
aplikasi android Lomag
Barcode Scanner
Proses pendokumentasian,
scan dengan foto atau video
oleh pelaksanaan cacah fisik
Proses pengiriman hasil scan
menggunakan Lomag
Barcode Scanner berikut
berita acara hasil cacah
menggunakan QR Code
4 Pengumpulan dan validasi
hasil pelaksanaan cacah fisik
menggunakan QR Code
Pencocokan hasil cek fisik
dengan data yang tersaji di
dalam laporan keuangan.
Membuat Panduan Insturksi
Kerja
Pelaksanaan Rincian Pekerjaan Hasil Perbaikan
Penggunaan Lomag
Searching dalam HP Android dan Uji
22 Juni 2017 s/d 02 Barcode Scaner
Coba Aplikasi yang dapat Scan, Email
Juli 2017 dengan Biaya Aplikasi
dan Save dalam Miccrosoft xls
Rp. 36.000,-
8 Juli 2017 s/d 13 Melakukan pembuatan QR Code atas Pelaksanaan Mudah
Juli 2017 seluruh aset Perusahaan dengan dan Tidak Ada biaya
menggunakan Microsoft Barcode dengan sistem
Generator microsoft scan
barcode
13 Juli 2017 s/d 16 Pengiriman dengan menggunakan Dilaksanakan via
Juli 2017 email kepada PIC email atau kirim foto
via WA
16 Juli 2017 s/d 20 PIC cabang melakukan penempelan Penempelan QR
Juli 2017 atas QR Code di Aset Code dapat
bersamaan dengan
proses penempelan
20 Juli s/d 28 Juli PIC dan Kapten Kapal Milik Saat sebelumnya sulit
2017 bertanggung jawab dalam pelaksanaan dilakukan dikarenakan
Proses Scan. lokasi yang luas dan
manual, sekarang
menjadi cepat mudah
dan dengan teknologi
informasi
28 Juli s/d 8 Setiap aset yang di Scan wajib Dilakukan pekerjaan
Agustus 2017 dilakukan dokumentasi foto scan dan wajib
dilakukan dokumentasi
8 Agustus 2017 s/d Mengirimkan hasil scan dan Hasil scan dapat
16 Agustus 2017 dokumentasi ke Tim Cacah Fisik dikirimkan tanpa harus
Kantor Pusat membuat fisik tercetak
16 Agustus 2017 s/d Melaksanakan pengumpulan dan Laporan berita acara
23 Agustus 2017 validasi aset dikumpulkan dan
disandingkan dengan
data keuangan
23 Agustus 2017 s/d Pencocokan data dengan aset di Terlaksana dengan
27 Agustus 2017 laporan keuangan Baik
8 Juli 2017 s/d 13 Pembuatan Pedoman dan Instruksi Dibuat Pedoman dan
Juli 2017 Kerja Instruksi Kerja
10
Kiat - Kiat
Dalam pelaksanaan fisik menggunakan QR Code terdapat kiat-kiat yang harus di perhatikan
yaitu:Atas aset bergerak (Kapal Milik) yang dilaksanakan di tengah laut, QR Code di kirimkan
melalui email oleh tim aset kantor pusat dan di print serta di tempel oleh PIC cacah fisik aset di
kapal;

Untuk aset yang memiliki resiko tinggi seperti mudah terbakar, gampang rusak, di tempel di
lokasi yang aman sesuai dengan ketentuan HSSE dengan terlebih dahulu melakukan
konfirmasi kepada pihak yang memiliki kewenangan bertanggung jawab atas asset
perusahaan;

Video:

11
Check :

12
13
Testimoni VP Finance PTK

14
15