• woMu itya

a Kisti ·. Siti
•
ont n. 1 Tiva
• apa pengertian, peranan, jenis, dan fungsi
arsip?

• apakah manajemen arsip?

• ada berapa pola manajemen arsip?

• bagaimanakah lifecycle arsip?

 Pengertian

• Bahas
a- (Belanda) disebut archief
- (lnggris) disebut archive
- Yunani Arche berarti permulaan.

Kemudian dari kata arche berkembang

menjadi kata ''ta archia'' yang berarti catatan.
 Pengertian
• Secara lstilah
KBBI
Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb),
atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu lampau, disimpan dalam media tulis
(kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan
oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Bashir Barthos
Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan
yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan)
ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.
Oxford Dictionary
Archive berarti public record; place in which these are kept.(dokumen umum; dokumen yang
dijaga).
Kamus Administrasi Perkantoran (The Liang Gie)
arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali
 Pengertian
• Secara lstilah
Undang-Undang No.7 Tahun 1971
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara
dan Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan
atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.
P ran
e

••
p
_.Jen (berdasarka Fungsi
is n )
'

arsip yang digunakan

secara langsung dalam
penyelengga raan
administrasi

• arsip yang tidak digunakan

secara langsung dalam
penyelengga raan
administrasi, disimpan.

•• • • •
•• .•••.• •••• •
. • • •• •
•
)

••
•• • •
 :. . ��Ml�@ � ffil@(r@ }s@
-,.:.-.---

@lt di�� Jffi� m)

Manajemen Arsip
Manajemen kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan,
dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun
media elektronik.
 < - ---·
• :

Pola Manajemen Arsip .. ,t

Records Continuum
Model

F.ungsi
 Arsip' Lifecycl
s e
penyeraha pengurusa
n n

, keArsip
Nasiona
l
dan
-
pengelolaa
n

I
7
I
·
penyimpana
n referensi
dan
penjagaa
n

\
pemusnaha penyusuta
n ( - n

F.ungs
J?encipta
an
I

• Ketika sebuah organisaf i menjalankan

aktivitasnya, maka ia akan
rnembuatarste.....
�

\
I
Pengurusa dan pengelolaa
n n
• surat masuk atau ke luar
diregistrasi atau diagenda sesuai
sistem yang telah ditentukan.
Setelah itu surat-surat tersebut
diarahkan atau dikendalikan ke
Unit kerja, yang akan membahas
atau memproses surat-surat
terse but. '\.
r).
•
••

F.ungs
Referens
i
• surat-surat tersebut digunakan dalam
kegiatan administrasi sehari-hari, dan
surat tersebut diklarisifikasikan,
diindeks (kalau perlu digunakan
tunjuk silang), selesai digunakan
difilling (penataan berkaas) dan kalau
perlu dicari kembali atau ditemukan
kembali.

Arsip's
Lifecycle
Penyusuta
n
• Tahap ini adalah kegiatan pengurangan arsip
dengan cara memindahkan arsip inaktif

-
Pemusnaha
n
• menghancurkan secara fisik arsip yang
berakhir fungsinya serta idak memiliki nilai
guna, penghancuran tersebut harus di lakukan
secara total yaitu dengan cara membakar
habis, di cacah atau dengan cara lain sehingga
tidak dapat di kenal lagi baik isi maupun
bentuknya
• Arsip yang dimusnahkan memiliki jangka
retensi selama 10 tahun

F.ungs
 Penyeraha ke Nasiona
n Arsip l
• Arsip-arsip yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional
dibuatkan daftaryang berisi antara lain:
• Nama departemen atau instansi yang akan
mengirimkan
• Kade dan pokok masalah
•
• Kade dan masalah
• Jenis fisik arsip (photo, mik.!:o f��' �n lain-
•
. • Tahun, bulan, tanggal berka?- lain)
•

il !
• Sy .& ...t
...i penyimpanannya LI��
..,,.,..
l........•
'
. :
..,1 . TI berkas ,,,I
�------Jurnlah •
•I
��:;::::::,.:;:�· 11111/

.. •
------- •

F.ungs
 Mengelola Arsip Elektronis
(Continuum Model)
• 1. Memindahkan dokume
• 2. Menyimpan dokumen
' • 3. Mengindeks Dokumen
/ • 4. Mengontrol akses ·
'

• 5. Retensi Dokumen -

F.ungs
Terimakasih ...