CARA MUDAH MENYUSUN

SOM & SOP KOPERASI

Strategi Desain Penyusunan SOM & SOP

Dipresentasikan oleh:
Masykur SE, MM, Akt
 Bio Data
Masykur SE, MM, Akt

Pendidikan Formal:
SD, SMP, SMA
S1 Universitas Diponegoro
S2 Universitas Semarang
Pendidikan Perkoperasi:an
Lapenkopnas
Cooperative College of Malaysia
Pekerjaan
1. Manajer JUK – Dekopin Wilayah Jawa Tengah
2. Assisten Tenaga Ahli di BDS Clinic and Studio
3. Dosen tetap di AMIK BSI Yogyakarta
4. Pelatih di Binajaya Sejahtera
 TUJUAN MATERI

 Mengerti latar belakang dan arti

pentingnya penyusunan SOM & SOP
 Memahami prinsip, metode dan teknik
penyusunan SOP
 Memberikan pedoman dalam
pembuatan SOP yang efektif dalam
rangka meningkatkan kinerja dan
wawasan perusahaan.
 LATAR BELAKANG
(Extern)

 Trend Perekonomian Dunia

 Kondisi Persaingan Semakin Ketat
 Peraturan Pengelolaan Simpan Pinjam
 Kondisi Masyarakat Saat ini
 Kondisi Anggota Koperasi saat ini

4
 LATAR BELAKANG
(Intern)

 BELUM ADANYA
KESAMAAN
SISTEM DAN 1. MANAJEMEN
PROSEDUR KELEMBAGAAN,
2. MANAJEMEN USAHA
 BELUM ADANYA 3. MANAJEMEN
STANDAR SISTEM KEUANGAN.
DAN PROSEDUR
5
 PENGUASAAN SEKTOR KEUANGAN OLEH ASING

Danamon (68,83 % Temasek Holding – Singapura),

Bank Buana (61 % UOB Singapura),
NISP (72 % OCBC Singapura),
CIMB Niaga (60,38 % CIMB group Malaysia),
Bumiputera (58.32 % Che Abdul Daim Malaysia),
BII (55,85 % Maybank Malaysia),
Rabobank (100 % Rabobank Belanda),
BTPN (71,6 % Texas Pacific Amerika Serikat)
dan masih banyak lagi.
 Kenapa Perlu SOM + SOP

 Sebagai acuan dalam mengelola

usaha
 Tanggung jawab setiap personil
jelas
 Adanya kebijakan manajemen
dan prosedur yang dapat
dipahami dengan penafsiran
yang sama 8
 SOM

ADALAH SISTEM MANAJEMEN YANG DAPAT

DIJADIKAN ACUAN BAGI PIHAK MANAJEMEN
KOPERASI DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN
BERMUTU BAGI PARA ANGGOTANYA DAN
PENGGUNA JASA LAINNYA.

9
 PENGERTIAN SOP ??

• Standart Operational Procedure

• Adalah struktur tugas, prosedur kerja, dan
standar kerja yang dapat dijadikan
acuan/panduan bagi pihak manajemen
Koperasi dalam memberikan pelayanan
bermutu bagi anggotanya dan pengguna jasa
lainnya.
• Segala aturan atau prosedur atau langkah-langkah
tertulis yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas
di KOPERASI
 RUANG LINGKUP
SOM merupakan PANDUAN operasional KEBIJAKAN
dan PERATURAN yang terkait dengan pengelolaan
usaha

Sedangkan STANDAR PROSEDUR PENGELOLAAN

OPERASIONAL akan dituangkan dalam STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR (SOP).

11
 KAPAN SOP DIPERLUKAN??

• SOP harus sudah ada sebelum suatu

pekerjaan dilakukan.
• SOP diperlukan untuk menilai apakah
pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan
benar atau tidak .
• Ketika Pekerjaan akan dilakukan ujilah SOP
terlebih dahulu, lakukan revisi jika ada
perubahan langkah kerja yang dapat
mempengaruhi lingkungan kerja.
 FUNGSI SOP ??

• Pedoman karyawan, pengurus dan

pengawas dalam mengerjakan suatu
tugas.
• Pedoman pengurus, pengawas dan
pengelola dalam melakukan pengawasan.
• Pembanding untuk perubahan yang lebih
baik.
• Dasar hukum yang dapat digunakan untuk
kebaikan semua pihak.
 Kenapa Perlu SOP ??

• SOP memastikan bahwa koperasi memiliki proses konstan

yang memenuhi standar dan semua personil mengenal
proses tersebut.
• Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan
diperbaharui berdasarkan dasar yang sudah ada.
• SOP menjamin bahwa audit yang dilakukan oleh Biro
Konsultan tidak akan menghasilkan penemuan yang
merugikan koperasi, dan juga dapat memberi perlindungan
yang legal.
• SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana
perbedaan tersebut merupakan kendala dalam efesiensi
produksi dan pengontrolan kualitas.
 Manfaat SOP ??

• SOP dapat membantu dalam pelatihan karyawan baru

sebagai sumber referensi.
• SOP dapat mempermudah dalam melakukan pelatihan
silang, dimana pelatihan silang melatih karyawan dalam
melakukan pekerjaan di departemen lain, dengan kata lain
diluar departemen asalnya.
• SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap
performansi personil dan proses yang dilakukan.
 KONSEP PEMBUATAN SOP??

• SOP harus ditulis dan menjelaskan

secara singkat langkah demi langkah,
fleksibel dan dapat disesuaikan dengan
kondisi yang berubah.
• Tampilan SOP harus mudah dibaca dan
dimengerti dengan cepat dan usahakan
dengan alur kalimat yang sebaik-
baiknya.
 KONSEP PEMBUATAN SOP??

• Menggunakan kata kerja dalam kalimat aktif

bukan kalimat pasif. Pembaca SOP diharapkan
melakukan sesuatu bukan mengharap melakukan
sesuatu. Contoh: "Kirim spesifikasi ke vendor"
bukan " Spesifikasi dikirim ke vendor".
• Menggunakan pernyataan positif, bukan
pernyataan negatif. Contoh: " Lengkapi lembar
kerja buku dan kembalikan ke pengadaan" bukan "
Jangan dikembalikan sebelum lembar kerja
dilengkapi".
 KONSEP PEMBUATAN SOP??

• Menggunakan instruksi yang singkat dan jelas

dalam satu kalimat. Contoh: "Kirim buku ke bagian
pengolahan".
• Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya,
mencegah duplikasi pekerjaan dan harus ada
pengecualian yang seminimum mungkin terhadap
peraturan.
 KONSEP PEMBUATAN SOP??

• Hindari penulisan, gerakan dan usaha yang tidak

perlu dan mencegah adanya pemeriksaan yang
tidak perlu.
• Pembagian tugas yang tepat dan memberikan
pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan
yang dilakukan.
• Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus dilanjutkan
pekerjaan berikutnya dengan memperhatikan
tujuan.
LANGKAH
PEMBUATAN
SOP
 LANGKAH PEMBUATAN SOP

1. Perencanaan tujuan adalah awal

pembuatan SOP
Dengan adanya tujuan yang ingin dicapai, pihak
manajemen dapat menyusun langkah-langkah
yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan
tersebut, serta dapat mengetahui dan
mengevaluasi keberhasilan dari penerapan SOP
tersebut.
 LANGKAH PEMBUATAN SOP

2. Perancangan awal
Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah simple steps,
hierarchical steps atau graphic format, maka langkah awal yang
harus dilakukan adalah membuat tahapan dari proses yang ada
dan yang harus dijalankan.

Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah flowchart, maka

langkah awal yang haruss dilakukan adalah menentukan
permasalahan yang akan diselesaikan.
 LANGKAH PEMBUATAN SOP

3. Evaluasi Internal
Setelah rancangan awal dibuat, sebaiknya rancangan tersebut
dievaluasi oleh seluruh pihak yang terlibat sehingga dapat
diketahui kekurangan serta kesalahan yang terdapat pada
rancangan awal tersebut dan kemudian meminta saran, kritik
dan usulan yang membangun.
Dengan melibatkan seluruh pihak yang terlibat dalam SOP
tersebut, maka proses pemahaman dan penerapan akan
berjalan dengan lebih mudah.
 LANGKAH PEMBUATAN SOP

4. Evaluasi Eksternal
Pada tahap evaluasi eksternal, dibutuhkan tim penasehat yang
berasal dari luar perusahaan untuk menilai rancangan yang
telah dibuat dan memberikan saran, kritik dan usulan yang
dapat membangun pembuatan SOP tersebut. Pihak eksternal
dari perusahaan tentu dapat menilai rancangan dengan lebih
objektif, dikarenakan mereka tidak terlibat langsung dalam
proses penerapan SOP.
 LANGKAH PEMBUATAN SOP

5. Pengujian
Tahap pengujian dilakukan untuk mengetahui apakah SOP
yang dibuat telah seusai dengan standard yang ditetapkan oleh
pihak manajemen dan kemudian hasil pengujian dapat
digunakan sebagai bahan evaluasi dalam melakukan perbaikan
dan pengembangan.
 LANGKAH PEMBUATAN SOP

6. Perbaikan
Setelah dilakukan tahap pengujian, dapat diketahui kekurangan
dan kesalahan dalam SOP yang telah dibuat dan kemudian
dapat segera dilakukan perbaikan sehingga SOP dapat berjalan
dengan lebih maksimal. Pada tahap ini juga dapat dilakukan
pelatihan bagi para pekerja agar dapat memanfaatkan SOP
sebagai alat bantu untuk mempermudah mereka dalam
menjalankan pekerjaan.
 LANGKAH PEMBUATAN SOP

7.Implementasi
Setelah SOP selesai dibuat dan sesuai dengan
standar yang telah ditentukan, kemudian
dilakukan implementasi di seluruh bagian
dalam koperasi sehingga tujuan awal yang
telah ditetapkan dapat tercapai dengan
maksimal.
•
 implementasi
1.Setiap orang di koperasi mendapat
informasi dan penjelasan mengenai SOP
yang telah diperbaiki ataupun SOP yang
baru.
2.Rekapan dokumen SOP didistribusikan
sesuai dengan kebutuhan dan dapat
diakses dengan mudah oleh seluruh
karyawan koperasi, terutama yang terlibat
langsung dalam SOP tersebut.
28
 implementasi
3. Setiap karyawan di koperasi mengerti peran dan
memiliki pengetahuan dan kemampuan yang
dibutuhkan untuk menerapkan SOP dengan benar
dan efektif termasuk pemahaman mengenai
konsekuensi jika terjadi ketidaksesuaian dalam
penerapan SOP tersebut.

4. Terdapat karyawan yang bertanggung jawab untuk

mengawasi jalannya proses, mengidentifikasi
permasalahan-permasalahan yang mungkin terjadi
dan memberikan dukungan dalam proses
implementasi SOP tersebut.

29
 SOP SUDAH BERJALAN

1. Setiap aktivitas dilakukan dengan

variasi sekecil-kecilnya, walaupun
dilakukan oleh orang yang berbeda-
beda
2. Kita tidak tergantung kepada orang,
namun membuat sistem yang bisa
dijalankan oleh siapapun juga.
3. SOP menjadi dasar untuk
melakukan perbaikan terus-
menerus
SOP SUDAH BERJALAN

Dengan sistem dan

SOP yang baik, bisnis
bisa jalan, yang punya
bisnis bisa jalan-jalan