Pengambilan Alih
Pengambilan Alih
Provenance
• Mengetahui sejarah kepemilikan
arsip (pembuat arsip dan pemilik
arsip sekarang) dan bagaimana
catatan arsip-arsip tersebut
berhubungan satu sama lain. Hal ini
akan memudahkan kita untuk
mengetahui bagaimana dan siapa
yang menciptakan dan menggunakan
catatan sebelum catatan-catatan
menjadi bagian dari arsip.
Original Order
• Arsip disimpan dalam urutan versi
awal dibuat atau digunakan hingga
versi yang terbaru. Penyimpanan
secara urut ini memudahkan
penanggung jawab arsip melindungi
keaslian catatan dan memberikan
informasi penting tentang
bagaimana pada awalnya arsip-arsip
tersebut dibuat, disimpan, dan
digunakan.
Membuat Daftar Katalog
Cara ini memakan banyak waktu karena harus membuat list quck box,
list item, list volume, dan list file dari arsip-arsip tersebut. Berikut
contoh list yang dapat dibuat:
Dengan cara ini akan memudahkan kita dalam hal-hal berikut:
• Mengetahui ikhtisar dari sekumpul arsip yang disimpan
• Memudahkan kita untuk mengakses dokumen yang sedang kita
perlukan
• Menjadi mudah terkontrol karena kita memiliki list-list dari arsip-arsip
tersebut
• Mengetahui dokumen apa saja yang mungkin sudah kita miliki
• Memudahkan kita dalam pembersihan dan perawatan dokumen-
dokumen tertentu
Tempat Penyimpanan
Tempat Penyimpanan
• Arsip perlu disimpan dalam kondisi yang sejuk, kering dan stabil
secara musiman, dengan paparan minimal terhadap cahaya alami
atau buatan dan perlindungan dari hama, polusi dan akses oleh orang
yang tidak berwenang. Setiap tempat penyimpanan arsip harus
memungkinkan penambahan ruang untuk koleksi baru yang akan
disimpan.
Ruangan
Lemari
Rak
Pengemasan
Pengaksesan Arsip
Arsip Pribadi dan Rahasia
• Tidak boleh diakses secara langsung
• Arsip pribadi dan rahasia adalah arsip yang berisi informasi pribadi
tentang orang lain atau informasi yang bersifat rahasia karena alasan
lain. Arsip jenis ini tidak boleh diakses secara langsung.
• Arsip pribadi dan rahasia dilindungi oleh Undang-Undang
Perlindungan Data
Menyediakan Akses
• Penanganan dan akses merupakan risiko besar terhadap keamanan
dokumen.
• Selalu awasi orang-orang yang melihat arsip anda, berikan panduan
tentang penanganan dokumen dasar
• Buat peraturan yang membatasi jenis barang yang dapat dibawa atau
tidak.
• Siapapun yang menggunakan arsip harus menanganinya dengan hati-
hati.
• Buat aturan ruang baca
Handling
• Menyentuh arsip sesedikit mungkin
• Pastikan tangan bersih dan kering
• Gunakan pensil untuk mencatat
• Hindari penggunaan penanda halaman seperti ‘Post It’ dan sebagainya
• Gunakan benda dengan bobot lunak untuk menahan halaman
• Jangan menjilat jari pada saat membalikan halaman
• Membawa dokumen dengan troli, terutama dokumen yang banyak dan berat
• Fotokopi dapat merusak dokumen, sehingga jika diperlukan, fotokopi minimal
sekali dan disimpan kopiannya. Bila diperlukan kopian lain, fotokopi kopian
tersebut, untuk menghindari fotokopi dokumen asli lebih dari sekali
Pengawasan
• Selalu awasi siapa saja yang melihat arsip
• Memiliki area khusus untuk membaca arsip
• Area harus bersih, rapi dan disajikan dengan baik
• Area harus mudah untuk diawasi
• Orang yang tidak berkepentingan tidak boleh diizinkan masuk area
penyimpanan
• Pastikan arsip yang baru saja dibaca tersimpan kembali dengan baik